Usare gli oggetti foglio di calcolo sulla canvas

Gli oggetti foglio di calcolo sono tabelle leggere integrate direttamente sulla canvas. Usateli quando avete bisogno di inserire informazioni strutturate accanto a note, screenshot, diagrammi e commenti: ad esempio matrici di valutazione, votazioni di workshop, tempi dell'ordine del giorno, tabelle di confronto, tracker semplici, riepiloghi di ricerca o registri decisionali.

Non sono pensati per sostituire un intero foglio di calcolo complesso.

Quando il file sorgente appartiene a un'applicazione esterna di fogli di calcolo, vi consigliamo di inserire sulla canvas la vista esportata, il file o il link.

Disponibilità e permessi

Quando usare un oggetto foglio di calcolo

Usate un oggetto foglio di calcolo quando la tabella fa parte dello spazio di lavoro visivo. Tra gli esempi tipici vi sono una matrice decisionale accanto alle schede delle opzioni, l'ordine del giorno di una riunione accanto alle note adesive, un registro dei rischi accanto alle tappe del progetto o una piccola tabella di valutazione per una revisione del design.

Usate un normale oggetto di testo se le informazioni sono prevalentemente testuali. Usate le note adesive se ogni elemento deve potersi spostare in modo indipendente. Caricate un file di foglio di calcolo esterno se la sorgente è un foglio di lavoro formale. Infine, usate un oggetto file se i collaboratori hanno bisogno di visualizzare in anteprima o scaricare il foglio di calcolo originale.

Aggiungere un foglio di calcolo

Selezionate Foglio di calcolo dalla barra degli strumenti della canvas. Su desktop, lo strumento utilizza un flusso di posizionamento: selezionate lo strumento, spostatevi sulla canvas, quindi fate clic o premete Invio per inserire la tabella. Alcuni percorsi della barra degli strumenti possono mostrare modelli predefiniti o anteprime del foglio di calcolo, ma il flusso standard crea una semplice tabella modificabile.

Una volta visualizzato l'oggetto, posizionatelo vicino al tema di riferimento. Rinominate o assegnate un'etichetta alla sezione circostante se lo scopo della tabella non è evidente. Una tabella intitolata "Assegnazione delle priorità" accanto alle opzioni è molto più facile da comprendere rispetto a una griglia senza nome posizionata nell'angolo di una canvas affollata.

Per un elenco completo di tutti gli strumenti di creazione degli oggetti, vedete Aggiungere e selezionare elementi della canvas.

Usate un foglio di calcolo per organizzare le informazioni che il team deve confrontare.

Modifica delle celle rispetto alla selezione dell'oggetto

Gli oggetti foglio di calcolo dispongono di due modalità che sembrano simili ma eseguono attività differenti. La selezione dell'oggetto serve a spostare, ridimensionare, raggruppare, gestire i livelli, bloccare, duplicare, eliminare o commentare l'intera tabella. La modifica delle celle serve invece a variare il contenuto e la struttura della tabella.

Se facendo clic o digitando modificate le celle mentre desideravate spostare la tabella, uscite dalla modifica delle celle e selezionate il bordo dell'oggetto. Se invece trascinando spostate l'intera tabella quando desideravate selezionare delle celle, accedete prima di tutto alla modalità di modifica.

Questa differenza è fondamentale durante le revisioni. Un utente con permessi di commento può selezionare l'oggetto e lasciare un feedback, mentre un utente con accesso di modifica può variare le celle. Chi dispone di permessi di sola visualizzazione può esaminare la tabella ma non può modificarne le celle o la geometria dell'oggetto.

Modificare le celle e la struttura della tabella

In modalità di modifica, selezionate le celle e usate il menu contestuale del foglio di calcolo per gestire la tabella. In base all'intervallo selezionato, potete inserire righe sopra o sotto, inserire colonne a sinistra o a destra, eliminare righe o colonne, unire e dividere le celle. Altre azioni strutturali, come lo svuotamento delle celle o la distribuzione uniforme della larghezza di righe o colonne, vengono mostrate solo nelle interfacce che le supportano.

Usate l'unione quando un'etichetta o un'intestazione deve estendersi su più celle. Dividete le celle quando avete bisogno che la tabella ritorni a essere una griglia regolare. Svuotate le celle se desiderate conservare la struttura ma rimuovere il contenuto delle celle selezionate. Usate la distribuzione quando la larghezza irregolare di righe o colonne rende la tabella difficile da leggere.

Mantenete le tabelle abbastanza compatte da poter essere lette al livello di zoom corrente. Una tabella gigantesca costringe tutti a spostarsi continuamente, zoomare e cercare i contenuti. Se la tabella cresce oltre il limite della comprensibilità sulla canvas, spostate il file sorgente in un'app di fogli di calcolo esterna e conservate sulla canvas solo un riepilogo visivo.

Formattare i contenuti collaborativi delle celle

Le celle del foglio di calcolo possono contenere molto più di un semplice testo. Nello stato di modifica delle celle supportato, usate la barra degli strumenti delle celle per applicare la famiglia e la dimensione del carattere, il colore del testo, il colore dello sfondo, il grassetto, il corsivo, il sottolineato, il barrato, l'allineamento, i link, i contenuti in formato checklist, l'unione, la divisione e lo svuotamento delle celle. Lo strumento di inserimento dei link è molto utile quando una cella contiene già del testo a cui agganciare il collegamento; se la cella selezionata è vuota, inserite prima di tutto il testo.

In questo modo, la tabella sulla canvas diventa ideale per ordini del giorno, tracciamento di attività, griglie di stato e checklist di revisione. Ad esempio, una cella può contenere una voce dell'elenco di controllo, un'altra può menzionare la persona responsabile e un'altra ancora può rimandare a una canvas correlata o a una sorgente esterna. Mantenete i contenuti concisi: se una cella si trasforma in un intero paragrafo con diversi link e una lunga discussione, probabilmente quel contenuto dovrebbe essere inserito in una nota, in un documento o in un thread di commenti.

Le menzioni possono essere disponibili durante la modifica delle celle del foglio di calcolo, se supportate dall'editor. Usatele nelle celle per fare riferimento in modo rapido a una persona o a un elemento ALLO correlato. Usate invece i commenti dell'oggetto se avete bisogno di una revisione formale, di un thread di risposte o di uno stato di risoluzione, poiché i commenti sono progettati specificamente per la gestione del follow-up.

Per i link all'interno delle celle, usate testi chiari affinché i collaboratori sappiano se il collegamento rimanda a un altro canvas ALLO o a un sito web esterno. Per scoprire di più sul comportamento dei link, vedete Link e video incorporati di YouTube.

Usare formule e funzioni

Gli oggetti foglio di calcolo supportano formule leggere e suggerimenti di funzioni per eseguire calcoli semplici direttamente sulla canvas. Digitate = all'inizio di una cella e iniziate a scrivere il nome di una funzione per visualizzare i suggerimenti disponibili. I suggerimenti vengono mostrati solo dopo aver digitato = seguito da un termine di ricerca per la funzione, ad esempio =S, =SUM o =COUNT.

L'elenco dei suggerimenti delle funzioni viene generato in base alla configurazione delle funzioni del foglio di calcolo in ALLO. Include molti nomi classici:

• Matematica e riepilogo: SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNT, COUNTIF, MIN, MAX, ROUND, PRODUCT, POWER e SQRT.
• Logica e confronto: IF, AND, OR, NOT, TRUE, FALSE, EQ, NE, GTE, LT, LTE e SWITCH.
• Testo: LEFT, RIGHT, MID, LEN, LOWER, UPPER, TRIM, CONCATENATE, SPLIT e REGEXMATCH.
• Data e ora: DATE, DAY, MONTH, YEAR, TODAY, NOW, TIME e WEEKDAY.
• Finanza e statistica: NPV, IRR, PMT, STDEV.P, STDEV.S, VAR.P, VAR.S, MEDIAN e PERCENTILEINC.

Considerate questo elenco di suggerimenti come l'insieme di formule supportate dalla tabella della canvas, non come una garanzia che i fogli di lavoro importati da Excel o Google Sheets si comportino allo stesso identico modo. Gli oggetti foglio di calcolo sulla canvas servono per calcoli condivisi rapidi in contesti specifici. Non si tratta di motori di calcolo completi con più fogli, intervalli protetti, connettori dati esterni, tabelle pivot, macro o funzioni personalizzate di terze parti.

Mantenete le formule facili da leggere. Una formula breve in una tabella di priorità è utile; un modello di reportistica denso e complesso sepolto in una piccola tabella della canvas non lo è. Se i collaboratori hanno bisogno di tracciabilità, molte schede, dati esterni, celle protette o reportistica formale, conservate il file originale in un'app di fogli di calcolo esterna e posizionate sulla canvas solo l'esportazione, il file o il link corrispondente.

Se il risultato di una formula appare errato, fate clic sulla cella ed esaminate la sintassi della formula. Se la tabella è stata copiata da un'altra sorgente, verificate che le celle di riferimento e le funzioni supportate corrispondano alla tabella sulla canvas. Se non appare alcun suggerimento, controllate di essere effettivamente in modalità di modifica della cella, che la formula inizi con = e che il nome della funzione utilizzi lettere o la punteggiatura supportata dalle funzioni.

Esempio: una tabella di priorità pratica e chiara

Una tabella utile sulla canvas si trova solitamente accanto al materiale di supporto che sintetizza. Per una sessione di assegnazione delle priorità, posizionate a sinistra le schede delle opzioni, gli screenshot, le note di ricerca o le citazioni dei clienti, quindi aggiungete un oggetto foglio di calcolo a destra con colonne per l'opzione, l'impatto, l'impegno, la fiducia, il responsabile, il punteggio e il passaggio successivo.

Nella colonna del punteggio, usate una formula breve come =(B2*C2)/D2 o una funzione supportata come =ROUND((B2*C2)/D2, 1) se il team ha bisogno di un valore di riferimento da ordinare. La formula non rappresenta la decisione finale, ma funge da test di affidabilità: se tutti non sono d'accordo con il punteggio generato, la tabella ha svolto il suo compito, evidenziando quale ipotesi richiede maggiore discussione.

Usate le menzioni nella colonna del responsabile quando volete associare una persona a una riga. Selezionate la persona dal menu a comparsa delle menzioni affinché ALLO la registri come tale e non come semplice testo. Se il responsabile deve rispondere a una domanda specifica, aggiungete anche un commento all'oggetto: i commenti offrono un thread di risposte organizzato e un punto per risolvere la revisione.

Usate i contenuti in formato checklist nella colonna del passaggio successivo per piccole azioni visibili, ad esempio "confermare l'origine dei dati", "chiedere alle vendite due esempi" o "convertire il punteggio in Iniziativa". Mantenete i testi brevi: una checklist all'interno di una cella è ideale per una gestione rapida durante una riunione, ma non è il luogo adatto per inserire un intero piano di progetto.

Questo è l'uso ideale per un foglio di calcolo sulla canvas: una struttura sufficiente a rendere evidente una decisione, una forte vicinanza al materiale sorgente affinché tutti possano esaminare le prove e una leggerezza tale da evitare di dover aprire altre schede del browser per comprendere la discussione.

Esempio: l'ordine del giorno collaborativo di una riunione

Per una riunione di pianificazione periodica, create una tabella dell'ordine del giorno con il tempo previsto, l'argomento, il responsabile, lo stato e il risultato. La cella del responsabile può menzionare chi conduce quella sezione. La cella dello stato può usare elementi in formato checklist come "pronto", "richiede feedback" e "decisione presa". La cella del risultato può contenere un link a una pagina della canvas, a un documento esterno o a un oggetto di follow-up.

Durante la riunione, mantenete la tabella dell'ordine del giorno sulla stessa pagina in cui si trovano le note e gli oggetti decisionali. Se un argomento richiede più tempo del previsto, chi facilita la sessione può aggiornare la cella del tempo e lasciare un commento sull'oggetto foglio di calcolo spiegando la variazione. Una volta presa una decisione, scrivetela nella cella del risultato e inserite il collegamento alla pagina o all'oggetto di supporto.

In questo modo, il verbale della riunione non si disperderà in luoghi diversi. La canvas mostrerà l'ordine del giorno, le prove e le decisioni in un unico spazio visivo. L'oggetto foglio di calcolo fornirà la struttura necessaria senza appesantire la riunione.

Azioni del menu dell'oggetto

Quando l'intero oggetto foglio di calcolo è selezionato, usate il Menu dell'elemento per eseguire azioni a livello di oggetto: commentare, copiare il link, raggruppare, separare, bloccare, sbloccare, ordinare i livelli, duplicare, copiare, eliminare e altre azioni applicabili all'oggetto.

Queste operazioni non corrispondono alle azioni sulle singole celle del foglio di calcolo. Se eliminate l'oggetto, rimuoverete l'intera tabella dalla canvas. Rimuovere una riga, invece, modifica la struttura interna della tabella. Bloccare l'oggetto è utile per evitare spostamenti accidentali, ma potrebbe confondere i collaboratori che hanno bisogno di modificare la tabella e non sanno perché è bloccata.

Se avete creato la tabella all'interno di un flusso di lavoro più ampio, raggruppatela con il titolo o con la nota informativa una volta che il layout si è stabilizzato. In questo modo la tabella e la sua spiegazione rimarranno unite.

Collaborare con gli oggetti foglio di calcolo

Usate i commenti quando avete bisogno che un collaboratore verifichi un valore, spieghi una riga o approvi una tabella. I commenti dell'oggetto sono perfetti per richieste come "Conferma questa stima, grazie" o "Inserisci qui le date definitive della campagna". Dato che i commenti vengono associati all'oggetto nel suo complesso, se fate riferimento a una cella specifica vi consigliamo di indicare la riga, la colonna o l'etichetta visibile nel testo del commento. Per scoprire l'intero flusso di lavoro dei commenti, vedete Commenti e menzioni.

Durante i workshop dal vivo, gestite la modifica delle celle in modo ordinato. Se tutti i partecipanti devono contribuire in modo indipendente, le note adesive potrebbero funzionare meglio, poiché ciascuno può inserire e spostare la propria nota. Se invece c'è una persona incaricata di facilitare la sessione e consolidare i risultati, l'oggetto foglio di calcolo è ideale per riorganizzare l'output del workshop in una tabella chiara.

Quando condividete il lavoro con collaboratori esterni, verificate che dispongano del ruolo corretto. Chi ha accesso di sola visualizzazione o commento può leggere la tabella, ma non può modificarne le celle. Vedete Condividere una canvas per scoprire il funzionamento dei vari ruoli.

Esempi pratici

Per una sessione di assegnazione delle priorità, create una tabella con righe per le opzioni e colonne per l'impatto, l'impegno, il responsabile, il punteggio basato su formule e la decisione finale. Posizionatela accanto alle note adesive o agli screenshot che illustrano ciascuna opzione.

Per pianificare una riunione, create una tabella dell'ordine del giorno con il tempo, l'argomento, il responsabile, lo stato in formato checklist e il risultato finale. Posizionatela vicino alla pagina di riferimento o alle istruzioni del workshop per consentire ai partecipanti di leggerla senza aprire altri documenti.

Per la sintesi di una ricerca, create una piccola tabella di confronto per indicare le sorgenti, il livello di fiducia e l'azione successiva. Vi consigliamo di inserire i link o caricare i file sorgente nelle vicinanze, invece di incollare ogni singolo dettaglio all'interno delle celle.

Risoluzione dei problemi

Se non riuscite a spostare la tabella, potreste trovarvi ancora nella modalità di modifica delle celle. Uscite dalla modalità di modifica, fate clic sul bordo esterno della tabella e spostate l'oggetto.

Se mancano le azioni per le righe o le colonne, assicuratevi di selezionare prima le celle e verificate di trovarvi nella modalità di modifica del foglio di calcolo con i relativi permessi.

Se i suggerimenti delle formule non vengono visualizzati, assicuratevi che la cella inizi con =, di essere in modalità di modifica della cella e che la funzione desiderata sia supportata nell'elenco delle funzioni del foglio di calcolo di ALLO.

Se il risultato di una formula appare non aggiornato o imprevisto, fate clic sulla cella, esaminate la formula e verificate che le celle di riferimento contengano ancora i valori previsti.

Se la modifica di una cella non viene salvata immediatamente, attendete qualche istante ed evitate di ripetere la stessa operazione. Le modifiche dei fogli di calcolo vengono salvate automaticamente tramite il sistema degli oggetti della canvas.

Se la tabella diventa difficile da leggere, riducete il numero di righe o colonne, suddividete il contenuto in più tabelle oppure conservate il foglio di lavoro dettagliato in un'applicazione esterna, limitandovi a riassumere la decisione finale sulla canvas.

Se i collaboratori continuano a modificare le sezioni sbagliate della tabella, inserite una breve nota informativa con le istruzioni oppure bloccate l'oggetto una volta finalizzata la tabella.