Usare gli oggetti foglio di calcolo sul canvas

Gli oggetti foglio di calcolo sono tabelle leggere integrate direttamente sul canvas. Usali quando hai bisogno di inserire informazioni strutturate accanto a note, screenshot, diagrammi e commenti: ad esempio matrici di valutazione, votazioni di workshop, tempi dell'ordine del giorno, tabelle di confronto, tracker semplici, riepiloghi di ricerca o registri decisionali.

Non sono pensati per sostituire un intero foglio di calcolo complesso.

Quando il file sorgente appartiene a un'applicazione esterna di fogli di calcolo, ti consigliamo di inserire sul canvas la vista esportata, il file o il link.

Disponibilità e permessi

Quando usare un oggetto foglio di calcolo

Usa un oggetto foglio di calcolo quando la tabella fa parte dello spazio di lavoro visivo. Tra gli esempi tipici vi sono una matrice decisionale accanto alle schede delle opzioni, l'ordine del giorno di una riunione accanto alle note adesive, un registro dei rischi accanto alle tappe del progetto o una piccola tabella di valutazione per una revisione del design.

Usa un normale oggetto di testo se le informazioni sono prevalentemente testuali. Usa le note adesive se ogni elemento deve potersi spostare in modo indipendente. Carica un file di foglio di calcolo esterno se la sorgente è un foglio di lavoro formale. Infine, usa un oggetto file se i collaboratori hanno bisogno di visualizzare in anteprima o scaricare il foglio di calcolo originale.

Aggiungere un foglio di calcolo

Seleziona Foglio di calcolo dalla barra degli strumenti del canvas. Su desktop, lo strumento utilizza un flusso di posizionamento: seleziona lo strumento, spostati sul canvas, quindi fai clic o premi Invio per inserire la tabella. Alcuni percorsi della barra degli strumenti possono mostrare modelli predefiniti o anteprime del foglio di calcolo, ma il flusso standard crea una semplice tabella modificabile.

Una volta visualizzato l'oggetto, posizionalo vicino al tema di riferimento. Rinomina o assegna un'etichetta alla sezione circostante se lo scopo della tabella non è evidente. Una tabella intitolata "Assegnazione delle priorità" accanto alle opzioni è molto più facile da comprendere rispetto a una griglia senza nome posizionata nell'angolo di un canvas affollato.

Per un elenco completo di tutti gli strumenti di creazione degli oggetti, vedi Aggiungere e selezionare elementi del canvas.

Modifica delle celle rispetto alla selezione dell'oggetto

Gli oggetti foglio di calcolo dispongono di due modalità che sembrano simili ma eseguono attività differenti. La selezione dell'oggetto serve a spostare, ridimensionare, raggruppare, gestire i livelli, bloccare, duplicare, eliminare o commentare l'intera tabella. La modifica delle celle serve invece a variare il contenuto e la struttura della tabella.

Se facendo clic o digitando modifichi le celle mentre desideravi spostare la tabella, esci dalla modifica delle celle e seleziona il bordo dell'oggetto. Se invece trascinando sposti l'intera tabella quando desideravi selezionare delle celle, accedi prima di tutto alla modalità di modifica.

Questa differenza è fondamentale durante le revisioni. Un utente con permessi di commento può selezionare l'oggetto e lasciare un feedback, mentre un utente con accesso di modifica può variare le celle. Chi dispone di permessi di sola visualizzazione può esaminare la tabella ma non può modificarne le celle o la geometria dell'oggetto.

Modificare le celle e la struttura della tabella

In modalità di modifica, seleziona le celle e usa il menu contestuale del foglio di calcolo per gestire la tabella. In base all'intervallo selezionato, puoi inserire righe sopra o sotto, inserire colonne a sinistra o a destra, eliminare righe o colonne, unire e dividere le celle. Altre azioni strutturali, come lo svuotamento delle celle o la distribuzione uniforme della larghezza di righe o colonne, vengono mostrate solo nelle interfacce che le supportano.

Usa l'unione quando un'etichetta o un'intestazione deve estendersi su più celle. Dividi le celle quando hai bisogno che la tabella ritorni a essere una griglia regolare. Svuota le celle se desideri conservare la struttura ma rimuovere il contenuto delle celle selezionate. Usa la distribuzione quando la larghezza irregolare di righe o colonne rende la tabella difficile da leggere.

Mantieni le tabelle abbastanza compatte da poter essere lette al livello di zoom corrente. Una tabella gigantesca costringe tutti a spostarsi continuamente, zoomare e cercare i contenuti. Se la tabella cresce oltre il limite della comprensibilità sul canvas, sposta il file sorgente in un'app di fogli di calcolo esterna e conserva sul canvas solo un riepilogo visivo.

Formattare i contenuti collaborativi delle celle

Le celle del foglio di calcolo possono contenere molto più di un semplice testo. Nello stato di modifica delle celle supportato, usa la barra degli strumenti delle celle per applicare la famiglia e la dimensione del carattere, il colore del testo, il colore dello sfondo, il grassetto, il corsivo, il sottolineato, il barrato, l'allineamento, i link, i contenuti in formato checklist, l'unione, la divisione e lo svuotamento delle celle. Lo strumento di inserimento dei link è molto utile quando una cella contiene già del testo a cui agganciare il collegamento; se la cella selezionata è vuota, inserisci prima di tutto il testo.

In questo modo, la tabella sul canvas diventa ideale per ordini del giorno, tracciamento di attività, griglie di stato e checklist di revisione. Ad esempio, una cella può contenere una voce dell'elenco di controllo, un'altra può menzionare la persona responsabile e un'altra ancora può rimandare a un canvas correlato o a una sorgente esterna. Mantieni i contenuti concisi: se una cella si trasforma in un intero paragrafo con diversi link e una lunga discussione, probabilmente quel contenuto dovrebbe essere inserito in una nota, in un documento o in un thread di commenti.

Le menzioni possono essere disponibili durante la modifica delle celle del foglio di calcolo, se supportate dall'editor. Usale nelle celle per fare riferimento in modo rapido a una persona o a un elemento ALLO correlato. Usa invece i commenti dell'oggetto se hai bisogno di una revisione formale, di un thread di risposte o di uno stato di risoluzione, poiché i commenti sono progettati specificamente per la gestione del follow-up.

Per i link all'interno delle celle, usa testi chiari affinché i collaboratori sappiano se il collegamento rimanda a un altro canvas ALLO o a un sito web esterno. Per scoprire di più sul comportamento dei link, vedi Link e video incorporati di YouTube.

Usare formule e funzioni

Gli oggetti foglio di calcolo supportano formule leggere e suggerimenti di funzioni per eseguire calcoli semplici direttamente sul canvas. Digita = all'inizio di una cella e inizia a scrivere il nome di una funzione per visualizzare i suggerimenti disponibili. I suggerimenti vengono mostrati solo dopo aver digitato = seguito da un termine di ricerca per la funzione, ad esempio =S, =SUM o =COUNT.

L'elenco dei suggerimenti delle funzioni viene generato in base alla configurazione delle funzioni del foglio di calcolo in ALLO. Include molti nomi classici:

• Matematica e riepilogo: SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNT, COUNTIF, MIN, MAX, ROUND, PRODUCT, POWER e SQRT.
• Logica e confronto: IF, AND, OR, NOT, TRUE, FALSE, EQ, NE, GTE, LT, LTE e SWITCH.
• Testo: LEFT, RIGHT, MID, LEN, LOWER, UPPER, TRIM, CONCATENATE, SPLIT e REGEXMATCH.
• Data e ora: DATE, DAY, MONTH, YEAR, TODAY, NOW, TIME e WEEKDAY.
• Finanza e statistica: NPV, IRR, PMT, STDEV.P, STDEV.S, VAR.P, VAR.S, MEDIAN e PERCENTILEINC.

Considera questo elenco di suggerimenti come l'insieme di formule supportate dalla tabella del canvas, non come una garanzia che i fogli di lavoro importati da Excel o Google Sheets si comportino allo stesso identico modo. Gli oggetti foglio di calcolo sul canvas servono per calcoli condivisi rapidi in contesti specifici. Non si tratta di motori di calcolo completi con più fogli, intervalli protetti, connettori dati esterni, tabelle pivot, macro o funzioni personalizzate di terze parti.

Mantieni le formule facili da leggere. Una formula breve in una tabella di priorità è utile; un modello di reportistica denso e complesso sepolto in una piccola tabella del canvas non lo è. Se i collaboratori hanno bisogno di tracciabilità, molte schede, dati esterni, celle protette o reportistica formale, conserva il file originale in un'app di fogli di calcolo esterna e posiziona sul canvas solo l'esportazione, il file o il link corrispondente.

Se il risultato di una formula appare errato, fai clic sulla cella ed esamina la sintassi della formula. Se la tabella è stata copiata da un'altra sorgente, verifica che le celle di riferimento e le funzioni supportate corrispondano alla tabella sul canvas. Se non appare alcun suggerimento, controlla di essere effettivamente in modalità di modifica della cella, che la formula inizi con = e che il nome della funzione utilizzi lettere o la punteggiatura supportata dalle funzioni.

Esempio: una tabella di priorità pratica e chiara

Una tabella utile sul canvas si trova solitamente accanto al materiale di supporto che sintetizza. Per una sessione di assegnazione delle priorità, posiziona a sinistra le schede delle opzioni, gli screenshot, le note di ricerca o le citazioni dei clienti, quindi aggiungi un oggetto foglio di calcolo a destra con colonne per l'opzione, l'impatto, l'impegno, la fiducia, il responsabile, il punteggio e il passaggio successivo.

Nella colonna del punteggio, usa una formula breve come =(B2*C2)/D2 o una funzione supportata come =ROUND((B2*C2)/D2, 1) se il team ha bisogno di un valore di riferimento da ordinare. La formula non rappresenta la decisione finale, ma funge da test di affidabilità: se tutti non sono d'accordo con il punteggio generato, la tabella ha svolto il suo compito, evidenziando quale ipotesi richiede maggiore discussione.

Usa le menzioni nella colonna del responsabile quando vuoi associare una persona a una riga. Seleziona la persona dal menu a comparsa delle menzioni affinché ALLO la registri come tale e non come semplice testo. Se il responsabile deve rispondere a una domanda specifica, aggiungi anche un commento all'oggetto: i commenti offrono un thread di risposte organizzato e un punto per risolvere la revisione.

Usa i contenuti in formato checklist nella colonna del passaggio successivo per piccole azioni visibili, ad esempio "confermare l'origine dei dati", "chiedere alle vendite due esempi" o "convertire il punteggio in Iniziativa". Mantieni i testi brevi: una checklist all'interno di una cella è ideale per una gestione rapida durante una riunione, ma non è il luogo adatto per inserire un intero piano di progetto.

Questo è l'uso ideale per un foglio di calcolo sul canvas: una struttura sufficiente a rendere evidente una decisione, una forte vicinanza al materiale sorgente affinché tutti possano esaminare le prove e una leggerezza tale da evitare di dover aprire altre schede del browser per comprendere la discussione.

Esempio: l'ordine del giorno collaborativo di una riunione

Per una riunione di pianificazione periodica, crea una tabella dell'ordine del giorno con il tempo previsto, l'argomento, il responsabile, lo stato e il risultato. La cella del responsabile può menzionare chi conduce quella sezione. La cella dello stato può usare elementi in formato checklist come "pronto", "richiede feedback" e "decisione presa". La cella del risultato può contenere un link a una pagina del canvas, a un documento esterno o a un oggetto di follow-up.

Durante la riunione, mantieni la tabella dell'ordine del giorno sulla stessa pagina in cui si trovano le note e gli oggetti decisionali. Se un argomento richiede più tempo del previsto, chi facilita la sessione può aggiornare la cella del tempo e lasciare un commento sull'oggetto foglio di calcolo spiegando la variazione. Una volta presa una decisione, scrivila nella cella del risultato e inserisci il collegamento alla pagina o all'oggetto di supporto.

In questo modo, il verbale della riunione non si disperderà in luoghi diversi. Il canvas mostrerà l'ordine del giorno, le prove e le decisioni in un unico spazio visivo. L'oggetto foglio di calcolo fornirà la struttura necessaria senza appesantire la riunione.

Azioni del menu dell'oggetto

Quando l'intero oggetto foglio di calcolo è selezionato, usa il Menu dell'elemento per eseguire azioni a livello di oggetto: commentare, copiare il link, raggruppare, separare, bloccare, sbloccare, ordinare i livelli, duplicare, copiare, eliminare e altre azioni applicabili all'oggetto.

Queste operazioni non corrispondono alle azioni sulle singole celle del foglio di calcolo. Se elimini l'oggetto, rimuoverai l'intera tabella dal canvas. Rimuovere una riga, invece, modifica la struttura interna della tabella. Bloccare l'oggetto è utile per evitare spostamenti accidentali, ma potrebbe confondere i collaboratori che hanno bisogno di modificare la tabella e non sanno perché è bloccata.

Se hai creato la tabella all'interno di un flusso di lavoro più ampio, raggruppala con il titolo o con la nota informativa una volta che il layout si è stabilizzato. In questo modo la tabella e la sua spiegazione rimarranno unite.

Collaborare con gli oggetti foglio di calcolo

Usa i commenti quando hai bisogno che un collaboratore verifichi un valore, spieghi una riga o approvi una tabella. I commenti dell'oggetto sono perfetti per richieste come "Conferma questa stima, grazie" o "Inserisci qui le date definitive della campagna". Dato che i commenti vengono associati all'oggetto nel suo complesso, se fai riferimento a una cella specifica ti consigliamo di indicare la riga, la colonna o l'etichetta visibile nel testo del commento. Per scoprire l'intero flusso di lavoro dei commenti, vedi Commenti e menzioni.

Durante i workshop dal vivo, gestisci la modifica delle celle in modo ordinato. Se tutti i partecipanti devono contribuire in modo indipendente, le note adesive potrebbero funzionare meglio, poiché ciascuno può inserire e spostare la propria nota. Se invece c'è una persona incaricata di facilitare la sessione e consolidare i risultati, l'oggetto foglio di calcolo è ideale per riorganizzare l'output del workshop in una tabella chiara.

Quando condividi il lavoro con collaboratori esterni, verifica che dispongano del ruolo corretto. Chi ha accesso di sola visualizzazione o commento può leggere la tabella, ma non può modificarne le celle. Vedi Condividere un canvas per scoprire il funzionamento dei vari ruoli.

Esempi pratici

Per una sessione di assegnazione delle priorità, crea una tabella con righe per le opzioni e colonne per l'impatto, l'impegno, il responsabile, il punteggio basato su formule e la decisione finale. Posizionala accanto alle note adesive o agli screenshot che illustrano ciascuna opzione.

Per pianificare una riunione, crea una tabella dell'ordine del giorno con il tempo, l'argomento, il responsabile, lo stato in formato checklist e il risultato finale. Posizionala vicino alla pagina di riferimento o alle istruzioni del workshop per consentire ai partecipanti di leggerla senza aprire altri documenti.

Per la sintesi di una ricerca, crea una piccola tabella di confronto per indicare le sorgenti, il livello di fiducia e l'azione successiva. Ti consigliamo di inserire i link o caricare i file sorgente nelle vicinanze, invece di incollare ogni singolo dettaglio all'interno delle celle.

Risoluzione dei problemi

Se non riesci a spostare la tabella, potresti trovarti ancora nella modalità di modifica delle celle. Esci dalla modalità di modifica, fai clic sul bordo esterno della tabella e sposta l'oggetto.

Se mancano le azioni per le righe o le colonne, assicurati di selezionare prima le celle e verifica di trovarti nella modalità di modifica del foglio di calcolo con i relativi permessi.

Se i suggerimenti delle formule non vengono visualizzati, assicurati che la cella inizi con =, di essere in modalità di modifica della cella e che la funzione desiderata sia supportata nell'elenco delle funzioni del foglio di calcolo di ALLO.

Se il risultato di una formula appare non aggiornato o imprevisto, fai clic sulla cella, esamina la formula e verifica che le celle di riferimento contengano ancora i valori previsti.

Se la modifica di una cella non viene salvata immediatamente, attendi qualche istante ed evita di ripetere la stessa operazione. Le modifiche dei fogli di calcolo vengono salvate automaticamente tramite il sistema degli oggetti del canvas.

Se la tabella diventa difficile da leggere, riduci il numero di righe o colonne, suddividi il contenuto in più tabelle oppure conserva il foglio di lavoro dettagliato in un'applicazione esterna, limitandoti a riassumere la decisione finale sul canvas.

Se i collaboratori continuano a modificare le sezioni sbagliate della tabella, inserisci una breve nota informativa con le istruzioni oppure blocca l'oggetto una volta finalizzata la tabella.