キャンバスでスプレッドシートオブジェクトを使う

スプレッドシートオブジェクトは、キャンバス上に直接置ける軽量な表です。構造化された情報を、ノート、スクリーンショット、図、コメントのそばに置く必要があるときに使います。スコアリングマトリクス、ワークショップ投票、議題の時間配分、比較表、簡単なトラッカー、リサーチ要約、意思決定ログなどです。

本格的なスプレッドシートブックの代わりにするためのものではありません。

元データがスプレッドシートアプリに属する場合は、エクスポートした表示、ファイル、またはリンクをキャンバスに置きます。

利用範囲と権限

スプレッドシートオブジェクトを使う場面

表が視覚的なワークスペースの一部である場合は、スプレッドシートオブジェクトを使います。よい例は、選択肢カードの横にある意思決定マトリクス、スティッキーノートの横にある会議議題、プロジェクトマイルストーンの横にあるリスク登録表、デザインレビュー用の小さなスコア表などです。

情報の大半が文章である場合は、通常のテキストオブジェクトを使います。各項目を独立して動かす必要がある場合は、スティッキーノートを使います。元データが正式なブックである場合は、アップロード済みスプレッドシートファイルを使います。元のスプレッドシートをプレビューまたはダウンロードしてもらう必要がある場合は、ファイルオブジェクトを使います。

スプレッドシートを追加する

キャンバスツールバーからスプレッドシートを選びます。デスクトップでは、スプレッドシートツールは配置フローを使います。ツールを選択し、キャンバスへ移動してから、クリックまたは Enter で表を配置します。一部のツールバー経路ではスプレッドシートのプリセットやプレビューが表示される場合がありますが、一般的な流れではシンプルな編集可能な表が作成されます。

オブジェクトが表示されたら、それが支えるトピックの近くに置きます。表の目的が明らかでない場合は、周囲のセクション名を変えるかラベルを付けます。忙しいキャンバスの隅にあるラベルなしのグリッドより、選択肢の横に置かれた「優先順位付け」という表のほうが理解しやすくなります。

オブジェクト作成ツールのより広い一覧は、キャンバス要素を追加して選択するを参照してください。

セル編集とオブジェクト選択

スプレッドシートオブジェクトには、似ているようで別の作業をする2つのモードがあります。オブジェクト選択は、表全体の移動、サイズ変更、グループ化、レイヤー操作、ロック、複製、削除、コメントに使います。セル編集は、表の内容と構造を変更するために使います。

表を動かしたいのにクリックやキー入力でセルが変わる場合は、セル編集を終了してオブジェクトの境界を選択します。セルを選択したいのにドラッグで表全体が動く場合は、先に編集モードに入ります。

この区別はレビュー中に重要です。コメント権限の人は、オブジェクトを選択してフィードバックを残せる場合があります。一方、編集者はセルを変更できます。閲覧者は表を確認できても、セルもオブジェクトの形状も編集できない場合があります。

セルと表構造を編集する

編集モードでは、スプレッドシートのセル選択とコンテキストメニューを使って表を操作します。選択範囲に応じて、上または下への行挿入、左または右への列挿入、行や列の削除、セル結合、結合解除などの操作が含まれる場合があります。セルのクリア、行や列サイズの均等分配など、その他の構造操作は、それをサポートするサーフェスでのみ表示される場合があります。

ラベルや見出しを複数セルにまたがらせる必要があるときは、結合を使います。表を通常のグリッドへ戻す必要があるときは、結合解除を使います。構造は残し、選択セルの内容だけを削除したいときは、クリアを使います。行や列のサイズが不揃いで表をスキャンしにくいときは、均等分配を使います。

表は、現在のズームレベルで読める大きさに保ちます。巨大な表は、全員にパン、ズーム、文脈探しを強制します。キャンバス上で人が理解できる範囲を超えて表が大きくなったら、元データを本格的なスプレッドシートアプリへ移し、キャンバスには要約を残します。

共同編集用のセル内容を書式設定する

スプレッドシートセルには、プレーンテキスト以上の内容を入れられます。対応しているセル編集状態では、セルツールバーを使って、フォントファミリー、フォントサイズ、文字色、背景色、太字、斜体、下線、取り消し線、整列、リンク、チェックリスト形式の内容、結合、結合解除、セルのクリアを適用できます。リンクコントロールは、リンクを付ける表示テキストがセル内にある場合に便利です。選択セルが空の場合は、先にラベルを追加します。

これにより、キャンバス上の表は、議題、アクショントラッカー、軽量なステータスグリッド、レビューチェックリストに役立ちます。たとえば、1つのセルにチェックリスト項目を置き、別のセルで担当者をメンションし、さらに別のセルから関連キャンバスや外部ソースへリンクできます。その内容は簡潔に保ってください。セルが複数のリンクと長い議論を含む段落になっている場合、それはノート、文書、またはコメントスレッドに置くほうがよいでしょう。

メンションは、エディターが対応しているスプレッドシートセル編集で利用できる場合があります。セル内のメンションは、人物や関連する ALLO 項目への軽量な参照として使います。責任あるレビュー、返信スレッド、解決状態が必要な場合は、オブジェクトコメントを使います。コメントはフォローアップのために設計されているからです。

セル内のリンクでは、そのリンクが別の ALLO キャンバスを開くのか外部 Web サイトを開くのかを共同編集者が理解できるよう、テキストを明確にします。より広いリンク動作については、リンクと YouTube 埋め込みを参照してください。

数式と関数を使う

スプレッドシートオブジェクトは、キャンバス内で簡単な計算を行うための軽量な数式と関数候補に対応しています。セルを = で始め、関数名を入力すると、利用可能な関数候補が表示されます。候補は、数式が = で始まり、=S、=SUM、=COUNT のような関数検索語を含む場合にだけ表示されます。

関数候補リストは、ALLO に設定されているスプレッドシート関数リストから生成されます。よく知られたスプレッドシート風の名前が多く含まれています。

• 数学と集計: SUM、SUMIF、AVERAGE、COUNT、COUNTIF、MIN、MAX、ROUND、PRODUCT、POWER、SQRT。
• 論理と比較: IF、AND、OR、NOT、TRUE、FALSE、EQ、NE、GTE、LT、LTE、SWITCH。
• テキスト: LEFT、RIGHT、MID、LEN、LOWER、UPPER、TRIM、CONCATENATE、SPLIT、REGEXMATCH。
• 日付と時刻: DATE、DAY、MONTH、YEAR、TODAY、NOW、TIME、WEEKDAY。
• 財務または統計: NPV、IRR、PMT、STDEV.P、STDEV.S、VAR.P、VAR.S、MEDIAN、PERCENTILEINC。

候補リストは、キャンバス表が対応している数式語彙として扱ってください。インポートした Excel や Google Sheets のブックが同じように動作するという約束ではありません。キャンバスのスプレッドシートオブジェクトは、文脈内での軽量な共有計算のためのものです。複数シート、保護範囲、外部データコネクタ、ピボットテーブル、マクロ、または各ベンダー固有の関数動作をすべて備えた完全なブックエンジンではありません。

数式は読みやすく保ちます。優先順位付け表の短い数式は役に立ちます。小さなキャンバス表に埋め込まれた密なレポートモデルは役に立ちません。監査可能性、多数のタブ、外部データ、保護セル、正式なレポートが共同編集者に必要な場合は、元データをスプレッドシートアプリに置き、関連するエクスポート、ファイル、またはリンクをキャンバスに置きます。

数式結果がおかしく見える場合は、セルに入り、数式テキストを確認します。別のソースから表をコピーした場合は、参照セルと対応関数がまだキャンバス表に合っているかを確認します。候補が表示されない場合は、セルを編集中であること、数式が = で始まっていること、関数名に文字または対応している関数用の記号を使っていることを確認します。

例: 実際に使える優先順位付け表

有用なキャンバススプレッドシートは、通常、それが要約する証拠のそばに置かれます。プロダクト優先順位付けセッションでは、左側に選択肢カード、スクリーンショット、リサーチメモ、顧客の引用を置き、右側に選択肢、影響度、工数、信頼度、担当者、スコア、次のステップの列を持つスプレッドシートオブジェクトを追加します。

スコア列では、チームが大まかに並べ替えられる値を必要とする場合、=(B2*C2)/D2 のような短い数式や、=ROUND((B2*C2)/D2, 1) のような対応関数を使います。数式は決定ではありません。前提を試すためのものです。全員がスコアに同意しないなら、その表は役目を果たしています。どの前提に議論が必要かを示したからです。

表で行に人物を付ける必要がある場合は、担当者列でメンションを使います。単なる入力テキストではなく ALLO がメンションとして保存できるよう、メンションピッカーから人物を選びます。担当者が特定の質問に答える必要がある場合は、オブジェクトコメントも追加します。コメントには返信スレッドとレビューを解決する場所があるためです。

次のステップ列では、「データソースを確認」「Sales に例を2つ依頼」「スコアを Initiative に変換」のような小さく見えるアクションにチェックリスト内容を使います。短く保ってください。セル内チェックリストは、会議中の軽量なフォローに向いています。完全なプロジェクト計画には向いていません。

これがキャンバススプレッドシートのちょうどよい使い方です。決定を見えるようにするだけの構造があり、人々が証拠を確認できるほど元資料の近くにあり、会話を理解するために別タブを開かなくてよい程度に軽量です。

例: 共同編集用の会議議題

定例の計画会議では、時間、トピック、担当者、ステータス、結果を持つ議題表を作成します。担当者セルでは、そのセクションを進行する人をメンションできます。ステータスセルでは、「準備完了」「入力待ち」「決定済み」のチェックリスト形式の内容を使えます。結果セルでは、キャンバスページ、外部文書、フォローアップオブジェクトへリンクできます。

会議中は、議題表をノートや決定オブジェクトと同じページに置きます。トピックが長引いたら、進行役が時間セルを更新し、何が変わったかを説明するコメントをスプレッドシートオブジェクトに残せます。決定が出たら、結果セルに決定を書き、補足ページまたはオブジェクトへリンクします。

これにより、会議記録が3か所に分裂するのを防げます。キャンバスには、議題、証拠、決定が一緒に表示されます。スプレッドシートオブジェクトは、会議をブックに変えることなく構造を提供します。

オブジェクトメニュー操作

スプレッドシートオブジェクト全体を選択しているときは、要素メニューでオブジェクト単位の操作を使います。コメント、リンクをコピー、グループ化、グループ解除、ロック、ロック解除、レイヤー順、複製、コピー、削除、選択中のオブジェクトに適用されるその他の操作です。

これらの操作は、スプレッドシートのセル操作とは違います。オブジェクトを削除すると、キャンバスから表が削除されます。行を削除すると、表が変更されます。オブジェクトをロックすると誤移動を防げますが、共同編集者が表を編集する必要があり、なぜロックされているか分からない場合は混乱を招くこともあります。

スプレッドシートが大きなワークフローの一部として作成された場合は、レイアウトが安定した後、タイトルや指示ノートとグループ化します。そうすると、表とその説明を一緒に保てます。

スプレッドシートオブジェクトで共同編集する

誰かが値を確認する、行を説明する、表を承認する必要がある場合は、コメントを使います。オブジェクトコメントは、「この見積もりを確認してください」や「ここでは最終キャンペーン日程を使ってください」に向いています。コメントはスプレッドシートオブジェクト全体に添付されるため、特定のセルを指す場合は、コメント本文に行、列、または見えるラベルを書いてください。コメント全体の流れは、コメントとメンションを参照してください。

ライブワークショップでは、セル編集を意図的に扱います。全員が独立して参加する必要がある場合は、各自が自分のノートを追加して動かせるスティッキーノートのほうが向いていることがあります。1人の進行役が結果を集約する場合は、スプレッドシートオブジェクトでワークショップの出力を明確な表にできます。

外部共同編集者と共有する場合は、相手に適切なロールがあることを確認します。閲覧またはコメントアクセスの人は、表を理解できてもセルを編集できない場合があります。ロールの動作については、キャンバスを共有を参照してください。

例

優先順位付けセッションでは、選択肢を行にし、影響度、工数、担当者、数式ベースのスコア、決定を列にした表を作成します。各選択肢を説明するスティッキーノートやスクリーンショットの横に置きます。

会議計画では、時間、トピック、担当者、チェックリストステータス、結果を持つ議題表を作成します。参加者が別の文書を開かなくても読めるよう、関連するページやワークショップ指示の近くに置きます。

リサーチ統合では、ソース、信頼度、次のアクションの小さな比較表を作成します。すべての詳細をセルに貼り付けるのではなく、近くにソースファイルをリンクまたはアップロードします。

うまくいかないとき

スプレッドシートを移動できない場合は、まだセルを編集中かもしれません。編集モードを終了し、表の境界をクリックしてからオブジェクトを移動します。

行または列の操作が見当たらない場合は、まずセルを選択し、編集権限を持ってスプレッドシート編集モードにいることを確認します。

数式候補が表示されない場合は、セルが = で始まっていること、セルを編集中であること、使いたい関数が ALLO のスプレッドシート関数リストで対応していることを確認します。

数式結果が古い、または意外に見える場合は、セルに入り、数式を確認し、参照セルに期待どおりの値がまだ入っているかを確認します。

セル編集がすぐに保存されない場合は、少し待ち、同じ変更を何度も繰り返さないでください。スプレッドシート編集は、キャンバスオブジェクトシステムを通じて自動保存されます。

表が読みにくくなった場合は、行や列の数を減らし、内容を複数の表に分割するか、詳細なブックは別の場所に保管してキャンバスには決定を要約します。

共同編集者が表の間違った部分を編集し続ける場合は、短い指示ノートを追加するか、表が確定した後にオブジェクトをロックします。