Usar objetos de hoja de cálculo en el canvas

Los objetos de hoja de cálculo son tablas ligeras que residen directamente en el canvas. Utilízalos cuando la información estructurada deba estar junto a tus notas, capturas de pantalla, diagramas y comentarios: matrices de puntuación, votaciones de talleres, cronogramas de agendas, tablas comparativas, rastreadores sencillos, resúmenes de investigación o registros de decisiones.

Su objetivo no es reemplazar un libro de trabajo completo de hoja de cálculo.

Cuando el origen deba estar en una aplicación de hoja de cálculo externa, te recomendamos colocar en el canvas la vista exportada, el archivo o el enlace.

Disponibilidad y permisos

Cuándo utilizar un objeto de hoja de cálculo

Utiliza un objeto de hoja de cálculo cuando la tabla deba formar parte del espacio de trabajo visual. Algunos buenos ejemplos son una matriz de decisión junto a tarjetas de opciones, la agenda de una reunión al lado de notas adhesivas, un registro de riesgos junto a los hitos del proyecto o una pequeña tabla de puntuación para una revisión de diseño.

Utiliza un objeto de texto normal cuando la información consista principalmente en prosa. Utiliza notas adhesivas si necesitas que cada elemento se mueva de forma independiente. Utiliza un archivo de hoja de cálculo cargado cuando el origen sea un libro de trabajo formal. Y utiliza un objeto de archivo si los colaboradores necesitan previsualizar o descargar la hoja de cálculo original.

Cómo añadir una hoja de cálculo

Selecciona Hoja de cálculo en la barra de herramientas del canvas. En la versión de escritorio, la herramienta utiliza un flujo de colocación: selecciona la herramienta, muévela hacia el canvas y haz clic o presiona Enter para colocar la tabla. Algunas secciones de la barra de herramientas pueden mostrar plantillas o vistas previas de hojas de cálculo, pero el flujo habitual crea una tabla sencilla y editable.

Una vez que aparezca el objeto, colócalo cerca del tema que respalda. Te aconsejamos cambiarle el nombre o etiquetar la sección circundante si el propósito de la tabla no es evidente. Una tabla llamada "Priorización" situada junto a las opciones es mucho más fácil de comprender que una cuadrícula sin etiquetas abandonada en la esquina de un canvas saturado.

Para ver una lista más amplia de herramientas de creación de objetos, consulta Añadir y seleccionar elementos del canvas.

Edición de celdas frente a selección de objetos

Los objetos de hoja de cálculo tienen dos modos que pueden parecer similares pero realizan funciones muy diferentes. La selección de objetos sirve para mover, cambiar el tamaño, agrupar, ordenar capas, bloquear, duplicar, eliminar o comentar sobre toda la tabla. La edición de celdas sirve para modificar el contenido y la estructura interna de la tabla.

Si tus clics y pulsaciones de teclas están modificando las celdas cuando en realidad querías mover la tabla, sal de la edición de celdas y selecciona el borde del objeto. Si al arrastrar se mueve toda la tabla cuando tu intención era seleccionar celdas, entra primero en el modo de edición de celdas.

Esta distinción es muy importante durante las revisiones. Es posible que un comentador pueda seleccionar el objeto y dejar sus aportes, mientras que un editor puede modificar las celdas directamente. Por su parte, un lector solo podrá inspeccionar la tabla, sin posibilidad de editar las celdas ni la estructura del objeto.

Editar celdas y la estructura de la tabla

En el modo de edición, utiliza la selección de celdas y el menú contextual de la hoja de cálculo para realizar operaciones en la tabla. Según el rango que selecciones, las acciones pueden incluir insertar filas arriba o abajo, insertar columnas a la izquierda o derecha, eliminar filas o columnas, combinar celdas y separar celdas. Otras acciones de estructura, como borrar celdas o distribuir el tamaño de las filas o columnas, podrían aparecer solo en las interfaces compatibles.

Combina celdas cuando una etiqueta o encabezado deba abarcar varias columnas o filas. Sepáralas si la tabla debe volver a su cuadrícula regular. Borra las celdas cuando desees conservar la estructura pero eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Distribuye el espacio si las filas o columnas tienen tamaños desiguales que dificultan la lectura de la tabla.

Mantén las tablas con un tamaño lo suficientemente compacto como para que se puedan leer bien con el nivel de zoom actual. Una tabla gigantesca obliga a todos los colaboradores a desplazarse, hacer zoom y buscar el contexto continuamente. Si la tabla crece más allá de lo comprensible en el lienzo, traslada el origen a una aplicación de hoja de cálculo externa y conserva únicamente un resumen en el canvas.

Dar formato al contenido colaborativo de las celdas

Las celdas de la hoja de cálculo pueden contener mucho más que texto sin formato. En los estados de edición de celdas compatibles, utiliza la barra de herramientas de celda para aplicar fuentes, tamaños de letra, color de texto, color de fondo, negrita, cursiva, subrayado, tachado, alineación, enlaces, formato de lista de verificación, combinar, separar y borrar celdas. El control de enlace es muy útil cuando la celda ya tiene texto visible al cual asociarlo; si la celda está vacía, añade la etiqueta de texto primero.

Esto hace que las tablas de canvas sean excelentes para agendas, seguimiento de actividades, cuadrículas de estado sencillas y listas de verificación de revisión. Por ejemplo, una celda puede contener un elemento de lista, otra puede mencionar al responsable y otra puede enlazar al canvas relacionado o a una fuente externa. Intenta mantener este contenido conciso. Si una celda se convierte en un párrafo largo con múltiples enlaces y discusiones detalladas, probablemente sea mejor mover esa información a una nota, documento o hilo de comentarios.

Las menciones pueden estar disponibles en la edición de celdas de hoja de cálculo en las interfaces compatibles. Utiliza las menciones en las celdas para hacer referencias rápidas a una persona o a un elemento de ALLO relacionado. Utiliza los comentarios del objeto si necesitas que un colaborador realice una revisión formal, un hilo de respuestas o marcar un estado como resuelto, ya que los comentarios están diseñados específicamente para el seguimiento de tareas.

En el caso de los enlaces dentro de las celdas, asegúrate de que el texto sea lo suficientemente claro para que los colaboradores entiendan si abre otro canvas de ALLO o un sitio web externo. Para obtener más información sobre el comportamiento de los enlaces, consulta Enlaces e inserciones de YouTube.

Utilizar fórmulas y funciones

Los objetos de hoja de cálculo admiten fórmulas ligeras y sugerencias de funciones para realizar cálculos sencillos dentro de tu canvas. Empieza la celda con el signo = y escribe el nombre de una función para ver las sugerencias disponibles. Las sugerencias solo aparecen una vez que la fórmula comienza con = y contiene un término de búsqueda, como =S, =SUM o =COUNT.

La lista de sugerencias de funciones se genera a partir de la configuración predefinida de ALLO e incluye nombres clásicos de hojas de cálculo:

• Matemáticas y resúmenes: SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNT, COUNTIF, MIN, MAX, ROUND, PRODUCT, POWER y SQRT.
• Lógica y comparación: IF, AND, OR, NOT, TRUE, FALSE, EQ, NE, GTE, LT, LTE y SWITCH.
• Texto: LEFT, RIGHT, MID, LEN, LOWER, UPPER, TRIM, CONCATENATE, SPLIT y REGEXMATCH.
• Fecha y hora: DATE, DAY, MONTH, YEAR, TODAY, NOW, TIME y WEEKDAY.
• Financieras o estadísticas: NPV, IRR, PMT, STDEV.P, STDEV.S, VAR.P, VAR.S, MEDIAN y PERCENTILEINC.

Considera esta lista como el vocabulario de fórmulas compatible con la tabla del canvas, no como una garantía de que los libros importados de Excel o Google Sheets se comportarán de manera idéntica. Los objetos de hoja de cálculo en el canvas están diseñados para realizar cálculos compartidos sencillos en contexto. No son motores de cálculo complejos con varias hojas, rangos protegidos, conectores de datos externos, tablas dinámicas, macros o todas las peculiaridades de cada proveedor.

Procura que tus fórmulas sean fáciles de leer. Una fórmula corta en una tabla de priorización es muy útil; sin embargo, un modelo de informe denso sepultado dentro de una pequeña tabla de canvas no lo es. Si los colaboradores necesitan auditoría de datos, múltiples pestañas, datos externos, celdas protegidas o informes formales, mantén el archivo de origen en tu aplicación de hoja de cálculo externa y coloca en el canvas la exportación, archivo o enlace correspondiente.

Si el resultado de una fórmula parece incorrecto, entra en la celda e inspecciona el texto de la fórmula. Si has copiado la tabla desde otra fuente, comprueba que las celdas referenciadas y las funciones admitidas sigan coincidiendo con las de la tabla del canvas. Si no aparecen sugerencias, asegúrate de estar editando la celda, de haber iniciado la fórmula con el signo = y de que el nombre de la función utilice caracteres correctos.

Ejemplo: una tabla de priorización práctica y útil

Una hoja de cálculo útil en un canvas suele situarse junto a las evidencias que resume. Para una sesión de priorización de producto, coloca las tarjetas de opciones, capturas de pantalla, notas de investigación o testimonios de clientes a la izquierda. Después, añade el objeto de hoja de cálculo a la derecha con columnas para la opción, el impacto, el esfuerzo, la confianza, el responsable, la puntuación y el siguiente paso.

En la columna de puntuación, utiliza una fórmula corta como =(B2*C2)/D2 o una función admitida como =ROUND((B2*C2)/D2, 1) si el equipo necesita un valor de referencia aproximado para ordenar los elementos. La fórmula en sí no toma la decisión; funciona como una prueba de esfuerzo. Si todo el mundo está en desacuerdo con la puntuación resultante, la tabla ha cumplido su propósito: ha reveló qué suposición de fondo necesita discutirse.

Utiliza menciones en la columna del responsable cuando necesites asociar una persona a una fila concreta. Selecciona a la persona desde el buscador de menciones para que ALLO la registre como tal, en lugar de ser un simple texto escrito. Si el responsable necesita responder a una pregunta específica, te recomendamos añadir también un comentario en el objeto, ya que estos ofrecen hilos de respuestas y permiten llevar un seguimiento formal hasta su resolución.

Utiliza listas de verificación en la columna del siguiente paso para registrar acciones breves y visibles: "confirmar fuente de datos", "solicitar dos ejemplos a Ventas", o "convertir puntuación en iniciativa". Mantenlo sencillo. Una lista de verificación dentro de una celda es excelente para un seguimiento rápido durante una reunión, pero es el lugar equivocado para desarrollar un plan de proyecto completo.

Este es el punto fuerte de las hojas de cálculo del canvas: ofrecen la estructura suficiente para visibilizar una decisión, se sitúan lo bastante cerca de la información de origen para poder revisar las evidencias y son tan ligeras que nadie tiene que abrir otra pestaña en el navegador para comprender la conversación.

Ejemplo: la agenda colaborativa de una reunión

Para una reunión de planificación recurrente, puedes crear una tabla de agenda con el tiempo, el tema, el responsable, el estado y el resultado. La celda del responsable puede mencionar directamente a la persona encargada de esa sección. La celda de estado puede utilizar el formato de lista de verificación para valores como "listo", "requiere aportes" o "decisión tomada". Finalmente, la celda de resultado puede enlazar a una página del canvas, a un documento externo o a un objeto de seguimiento.

Durante la reunión, mantén la tabla de la agenda en la misma página que las notas y los objetos de decisión. Si un tema se extiende más de lo previsto, el facilitador puede actualizar la celda del tiempo y dejar un comentario en la hoja de cálculo explicando el cambio. Al tomar una decisión, escríbela en la celda del resultado y enlázala a la página u objeto de soporte.

Esto evita que el registro de la reunión se disperse en tres lugares diferentes. El canvas unifica la agenda, las evidencias y las decisiones. El objeto de hoja de cálculo aporta la estructura necesaria sin necesidad de convertir la reunión en un engorroso libro de cálculo.

Acciones del menú de elementos

Cuando el objeto de hoja de cálculo está seleccionado por completo, utiliza el menú de elementos para acceder a las acciones a nivel de objeto: comentar, copiar enlace, agrupar, desagrupar, bloquear, desbloquear, ordenar capas, duplicar, copiar, eliminar y otras opciones compatibles.

Ten en cuenta que estas acciones no equivalen a las acciones en las celdas de la hoja de cálculo. Eliminar el objeto borrará la tabla por completo del canvas, mientras que eliminar una fila solo cambia la estructura de la tabla. Bloquear el objeto ayuda a evitar desplazamientos accidentales, pero también puede desorientar a los colaboradores si necesitan editar la tabla y no saben por qué está bloqueada.

Si has creado la hoja de cálculo como parte de un flujo de trabajo más grande, agrúpala con su título o nota de instrucciones una vez que el diseño esté consolidado. Así te asegurarás de mantener la tabla y su explicación siempre unidas.

Colaborar con objetos de hoja de cálculo

Utiliza los comentarios si algún colaborador necesita revisar un valor, explicar una fila o aprobar una tabla. Los comentarios de objeto son ideales para mensajes como "Por favor, confirmen esta estimación" o "Utilicen aquí las fechas de campaña definitivas". Dado que los comentarios se vinculan a todo el objeto de hoja de cálculo, si te refieres a una celda específica, asegúrate de mencionar la fila, columna o etiqueta correspondiente en el texto de tu comentario. Para conocer el flujo de trabajo completo, consulta Comentarios y menciones.

En talleres en vivo, gestiona la edición de celdas con cuidado. Si todos los participantes deben aportar de forma independiente, las notas adhesivas suelen funcionar mejor, ya que cada persona puede añadir y mover su propia nota. Si hay un facilitador unificando los resultados, el objeto de hoja de cálculo es ideal para transformar los aportes del taller en una tabla clara y estructurada.

Al compartir el trabajo con colaboradores externos, asegúrate de verificar que tengan el rol adecuado. Una persona con acceso de lectura o de comentario podrá examinar la tabla, pero no podrá modificar sus celdas. Consulta Compartir un canvas para conocer el comportamiento de cada rol.

Ejemplos

• Para una sesión de priorización, crea una tabla con filas para las opciones y columnas para el impacto, el esfuerzo, el responsable, la puntuación basada en fórmulas y la decisión final. Colócala al lado de las notas adhesivas o capturas de pantalla que explican cada opción.
• Para la planificación de reuniones, crea una tabla de agenda con el tiempo, el tema, el responsable, el estado de lista de verificación y el resultado final. Sitúala cerca de las instrucciones del taller o de la página correspondiente para que los participantes la lean sin abrir otro documento.
• Para resúmenes de investigación, crea una pequeña tabla comparativa de fuentes, niveles de confianza y siguientes acciones. Enlaza o carga los archivos de origen en las inmediaciones en lugar de pegar cada detalle dentro de las celdas.

Qué puede salir mal

• Si no puedes mover la hoja de cálculo, es posible que aún estés editando celdas. Sal del modo de edición, haz clic en el borde exterior de la tabla y vuelve a intentar mover el objeto.
• Si no aparecen las acciones para filas o columnas, asegúrate de seleccionar primero las celdas y de encontrarte en el modo de edición de hoja de cálculo con los permisos correspondientes.
• Si las sugerencias de fórmulas no se muestran, asegúrate de haber empezado la celda con el signo =, de estar editando activamente la celda y de que la función que buscas forme parte de las funciones compatibles en ALLO.
• Si el resultado de una fórmula parece desactualizado o incorrecto, accede a la celda, inspecciona la fórmula escrita y verifica que las celdas de referencia contengan los valores esperados.
• Si la edición de una celda no se guarda al instante, espera un momento y evita repetir la misma acción de forma consecutiva. Las modificaciones en la hoja de cálculo se guardan de forma automática a través del sistema de guardado continuo del canvas.
• Si la tabla se vuelve difícil de leer, reduce el número de filas o columnas, divide el contenido en varias tablas o conserva el libro de trabajo detallado en una aplicación externa, resumiendo únicamente la decisión final en el canvas.
• Si los colaboradores editan por error partes de la tabla que no deberían, te recomendamos añadir una pequeña nota de instrucciones al lado o bloquear el objeto una vez finalizada la tabla.