Usar objetos de hoja de cálculo en el canvas

Los objetos de hoja de cálculo son tablas ligeras que residen directamente en el canvas. Utilícelos cuando la información estructurada deba estar junto a sus notas, capturas de pantalla, diagramas y comentarios: matrices de puntuación, votaciones de talleres, cronogramas de agendas, tablas comparativas, rastreadores sencillos, resúmenes de investigación o registros de decisiones.

Su objetivo no es reemplazar un libro de trabajo completo de hoja de cálculo.

Cuando el origen deba estar en una aplicación de hoja de cálculo externa, coloque en el canvas la vista exportada, el archivo o el enlace.

Disponibilidad y permisos

Cuándo utilizar un objeto de hoja de cálculo

Utilice un objeto de hoja de cálculo cuando la tabla deba formar parte del espacio de trabajo visual. Algunos buenos ejemplos son una matriz de decisión junto a tarjetas de opciones, la agenda de una reunión al lado de notas adhesivas, un registro de riesgos junto a los hitos del proyecto o una pequeña tabla de puntuación para una revisión de diseño.

Utilice un objeto de texto normal cuando la información consista principalmente en prosa. Utilice notas adhesivas si necesita que cada elemento se mueva de forma independiente. Utilice un archivo de hoja de cálculo cargado cuando el origen sea un libro de trabajo formal. Y utilice un objeto de archivo si los colaboradores necesitan previsualizar o descargar la hoja de cálculo original.

Cómo añadir una hoja de cálculo

Seleccione Hoja de cálculo en la barra de herramientas del canvas. En la versión de escritorio, la herramienta utiliza un flujo de colocación: seleccione la herramienta, muévala hacia el canvas y haga clic o pulse Enter para colocar la tabla. Algunas secciones de la barra de herramientas pueden mostrar plantillas o vistas previas de hojas de cálculo, pero el flujo habitual crea una tabla sencilla y editable.

Una vez que aparezca el objeto, colóquelo cerca del tema que respalda. Cámbiele el nombre o etiquete la sección circundante si el propósito de la tabla no es evidente. Una tabla llamada "Priorización" junto a las opciones es mucho más fácil de comprender que una cuadrícula sin etiquetas abandonada en la esquina de un canvas saturado.

Para ver una lista más amplia de herramientas de creación de objetos, consulte Añadir y seleccionar elementos del canvas.

Utilice una hoja de cálculo para organizar la información que el equipo necesita comparar.

Edición de celdas frente a selección de objetos

Los objetos de hoja de cálculo tienen dos modos que pueden parecer similares pero realizan funciones muy diferentes. La selección de objetos sirve para mover, cambiar el tamaño, agrupar, ordenar capas, bloquear, duplicar, eliminar o comentar sobre toda la tabla. La edición de celdas sirve para modificar el contenido y la estructura interna de la tabla.

Si sus clics y pulsaciones de teclas están modificando las celdas cuando en realidad quería mover la tabla, salga de la edición de celdas y seleccione el borde del objeto. Si al arrastrar se mueve toda la tabla cuando su intención era seleccionar celdas, entre primero en el modo de edición de celdas.

Esta distinción es muy importante durante las revisiones. Es posible que un comentador pueda seleccionar el objeto y dejar sus aportes, mientras que un editor puede modificar las celdas directamente. Por su parte, un lector solo podrá inspeccionar la tabla, sin posibilidad de editar las celdas ni la estructura del objeto.

Editar celdas y la estructura de la tabla

En el modo de edición, utilice la selección de celdas y el menú contextual de la hoja de cálculo para realizar operaciones en la tabla. Según el rango que seleccione, las acciones pueden incluir insertar filas arriba o abajo, insertar columnas a la izquierda o derecha, eliminar filas o columnas, combinar celdas y separar celdas. Otras acciones de estructura, como borrar celdas o distribuir el tamaño de las filas o columnas, podrían aparecer solo en las interfaces compatibles.

Combine celdas cuando una etiqueta o encabezado deba abarcar varias columnas o filas. Sepárelas si la tabla debe volver a su cuadrícula regular. Borre las celdas cuando desee conservar la estructura pero eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Distribuya el espacio si las filas o columnas tienen tamaños desiguales que dificultan la lectura de la tabla.

Mantenga las tablas con un tamaño lo suficientemente compacto como para que se puedan leer bien con el nivel de zoom actual. Una tabla gigantesca obliga a todos los colaboradores a desplazarse, hacer zoom y buscar el contexto continuamente. Si la tabla crece más allá de lo comprensible en el canvas, traslade el origen a una aplicación de hoja de cálculo externa y conserve únicamente un resumen en el canvas.

Dar formato al contenido colaborativo de las celdas

Las celdas de la hoja de cálculo pueden contener mucho más que texto sin formato. En los estados de edición de celdas compatibles, utilice la barra de herramientas de celda para aplicar fuentes, tamaños de letra, color de texto, color de fondo, negrita, cursiva, subrayado, tachado, alineación, enlaces, formato de lista de verificación, combinar, separar y borrar celdas. El control de enlace es muy útil cuando la celda ya tiene texto visible al cual asociarlo; si la celda está vacía, añada la etiqueta de texto primero.

Esto hace que las tablas de canvas sean excelentes para agendas, seguimiento de actividades, cuadrículas de estado sencillas y listas de verificación de revisión. Por ejemplo, una celda puede contener un elemento de lista, otra puede mencionar al responsable y otra puede enlazar al canvas relacionado o a una fuente externa. Intente mantener este contenido conciso. Si una celda se convierte en un párrafo largo con múltiples enlaces y discusiones detalladas, probablemente sea mejor mover esa información a una nota, documento o hilo de comentarios.

Las menciones pueden estar disponibles en la edición de celdas de hoja de cálculo en las interfaces compatibles. Use menciones en las celdas para hacer referencias rápidas a una persona o a un elemento de ALLO relacionado. Use comentarios del objeto si necesita una revisión formal, un hilo de respuestas o marcar un estado como resuelto, ya que los comentarios están diseñados específicamente para el seguimiento de tareas.

En el caso de los enlaces dentro de las celdas, asegúrese de que el texto sea lo suficientemente claro para que los colaboradores entiendan si abre otro canvas de ALLO o un sitio web externo. Para obtener más información sobre el comportamiento de los enlaces, consulte Enlaces e inserciones de YouTube.

Utilizar fórmulas y funciones

Los objetos de hoja de cálculo admiten fórmulas ligeras y sugerencias de funciones para realizar cálculos sencillos dentro de su canvas. Empiece la celda con el signo = y escriba el nombre de una función para ver las sugerencias disponibles. Las sugerencias solo aparecen una vez que la fórmula comienza con = y contiene un término de búsqueda, como =S, =SUM o =COUNT.

La lista de sugerencias de funciones se genera a partir de la configuración predefinida de ALLO e incluye nombres clásicos de hojas de cálculo:

• Matemáticas y resúmenes: SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNT, COUNTIF, MIN, MAX, ROUND, PRODUCT, POWER y SQRT.
• Lógica y comparación: IF, AND, OR, NOT, TRUE, FALSE, EQ, NE, GTE, LT, LTE y SWITCH.
• Texto: LEFT, RIGHT, MID, LEN, LOWER, UPPER, TRIM, CONCATENATE, SPLIT y REGEXMATCH.
• Fecha y hora: DATE, DAY, MONTH, YEAR, TODAY, NOW, TIME y WEEKDAY.
• Financieras o estadísticas: NPV, IRR, PMT, STDEV.P, STDEV.S, VAR.P, VAR.S, MEDIAN y PERCENTILEINC.

Considere esta lista como el vocabulario de fórmulas compatible con la tabla del canvas, no como una garantía de que los libros importados de Excel o Google Sheets se comportarán de manera idéntica. Los objetos de hoja de cálculo en el canvas están diseñados para realizar cálculos compartidos sencillos en contexto. No son motores de cálculo complejos con varias hojas, rangos protegidos, conectores de datos externos, tablas dinámicas, macros o todas las peculiaridades de cada proveedor.

Procure que sus fórmulas sean fáciles de leer. Una fórmula corta en una tabla de priorización es muy útil; sin embargo, un modelo de informe denso sepultado dentro de una pequeña tabla de canvas no lo es. Si los colaboradores necesitan auditoría de datos, múltiples pestañas, datos externos, celdas protegidas o informes formales, mantenga el archivo de origen en su aplicación de hoja de cálculo externa y coloque en el canvas la exportación, archivo o enlace correspondiente.

Si el resultado de una fórmula parece incorrecto, entre en la celda e inspeccione el texto de la fórmula. Si copió la tabla desde otra fuente, compruebe que las celdas referenciadas y las funciones admitidas sigan coincidiendo con las de la tabla del canvas. Si no aparecen sugerencias, asegúrese de estar editando la celda, de haber iniciado la fórmula con el signo = y de que el nombre de la función use caracteres correctos.

Ejemplo: una tabla de priorización práctica y útil

Una hoja de cálculo útil en un canvas suele situarse junto a las evidencias que resume. Para una sesión de priorización de producto, coloque las tarjetas de opciones, capturas de pantalla, notas de investigación o testimonios de clientes a la izquierda. Después, añada el objeto de hoja de cálculo a la derecha con columnas para la opción, el impacto, el esfuerzo, la confianza, el responsable, la puntuación y el siguiente paso.

En la columna de puntuación, utilice una fórmula corta como =(B2*C2)/D2 o una función admitida como =ROUND((B2*C2)/D2, 1) si el equipo necesita un valor de referencia aproximado para ordenar los elementos. La fórmula en sí no toma la decisión; funciona como una prueba de esfuerzo. Si todo el mundo está en desacuerdo con la puntuación resultante, la tabla cumplió su propósito: reveló qué suposición de fondo necesita discutirse.

Use menciones en la columna del responsable cuando necesite asociar una persona a una fila concreta. Seleccione a la persona desde el buscador de menciones para que ALLO la registre como tal, en lugar de ser un simple texto escrito. Si el responsable necesita responder a una pregunta específica, añada también un comentario en el objeto, ya que los comentarios ofrecen hilos de respuestas y permiten llevar seguimiento formal hasta la resolución.

Utilice listas de verificación en la columna del siguiente paso para registrar acciones breves y visibles: "confirmar fuente de datos", "solicitar dos ejemplos a Ventas", o "convertir puntuación en iniciativa". Manténgalo sencillo. Una lista de verificación dentro de una celda es excelente para un seguimiento rápido durante una reunión, pero es el lugar equivocado para desarrollar un plan de proyecto completo.

Este es el punto fuerte de las hojas de cálculo del canvas: ofrecen la estructura suficiente para visibilizar una decisión, se sitúan lo bastante cerca de la información de origen para poder revisar las evidencias y son tan ligeras que nadie tiene que abrir otra pestaña en el navegador para comprender la conversación.

Ejemplo: la agenda colaborativa de una reunión

Para una reunión de planificación recurrente, puede crear una tabla de agenda con el tiempo, el tema, el responsable, el estado y el resultado. La celda del responsable puede mencionar directamente a la persona encargada de esa sección. La celda de estado puede utilizar el formato de lista de verificación para valores como "listo", "requiere aportes" o "decisión tomada". Finalmente, la celda de resultado puede enlazar a una página del canvas, a un documento externo o a un objeto de seguimiento.

Durante la reunión, mantenga la tabla de la agenda en la misma página que las notas y los objetos de decisión. Si un tema se extiende más de lo previsto, el facilitador puede actualizar la celda del tiempo y dejar un comentario en la hoja de cálculo explicando el cambio. Al tomar una decisión, escríbala en la celda del resultado y enlácela a la página u objeto de soporte.

Esto evita que el registro de la reunión se disperse en tres lugares diferentes. El canvas unifica la agenda, las evidencias y las decisiones. El objeto de hoja de cálculo aporta la estructura necesaria sin necesidad de convertir la reunión en un engorroso libro de cálculo.

Acciones del menú de elementos

Cuando el objeto de hoja de cálculo está seleccionado por completo, utilice el menú de elementos para acceder a las acciones a nivel de objeto: comentar, copiar enlace, agrupar, desagrupar, bloquear, desbloquear, ordenar capas, duplicar, copiar, eliminar y otras opciones compatibles.

Tenga en cuenta que estas acciones no equivalen a las acciones en las celdas de la hoja de cálculo. Eliminar el objeto borrará la tabla por completo del canvas, mientras que eliminar una fila solo cambia la estructura de la tabla. Bloquear el objeto ayuda a evitar desplazamientos accidentales, pero también puede desorientar a los colaboradores si necesitan editar la tabla y no saben por qué está bloqueada.

Si ha creado la hoja de cálculo como parte de un flujo de trabajo más grande, agrúpela con su título o nota de instrucciones una vez que el diseño esté consolidado. Así se asegurará de mantener la tabla y su explicación siempre unidas.

Colaborar con objetos de hoja de cálculo

Use comentarios si algún colaborador necesita revisar un valor, explicar una fila o aprobar una tabla. Los comentarios de objeto son ideales para mensajes como "Confirmen esta estimación" o "Usen aquí las fechas definitivas de campaña". Como los comentarios se vinculan a todo el objeto de hoja de cálculo, si se refiere a una celda específica, mencione la fila, columna o etiqueta correspondiente en el texto. Para conocer el flujo de trabajo completo, consulte Comentarios y menciones.

En talleres en vivo, gestione la edición de celdas con cuidado. Si todos los participantes deben aportar de forma independiente, las notas adhesivas suelen funcionar mejor, ya que cada persona puede añadir y mover su propia nota. Si hay un facilitador unificando los resultados, el objeto de hoja de cálculo es ideal para transformar los aportes del taller en una tabla clara y estructurada.

Al compartir el trabajo con colaboradores externos, asegúrese de verificar que tengan el rol adecuado. Una persona con acceso de lectura o de comentario podrá examinar la tabla, pero no podrá modificar sus celdas. Consulte Compartir un canvas para conocer el comportamiento de cada rol.

Ejemplos

• Para una sesión de priorización, cree una tabla con filas para las opciones y columnas para el impacto, el esfuerzo, el responsable, la puntuación basada en fórmulas y la decisión final. Colóquela al lado de las notas adhesivas o capturas de pantalla que explican cada opción.
• Para la planificación de reuniones, cree una tabla de agenda con el tiempo, el tema, el responsable, el estado de lista de verificación y el resultado final. Sitúela cerca de las instrucciones del taller o de la página correspondiente para que los participantes la lean sin abrir otro documento.
• Para resúmenes de investigación, cree una pequeña tabla comparativa de fuentes, niveles de confianza y siguientes acciones. Enlace o cargue los archivos de origen en las inmediaciones en lugar de pegar cada detalle dentro de las celdas.

Qué puede salir mal

• Si no puede mover la hoja de cálculo, es posible que aún esté editando celdas. Salga del modo de edición, haga clic en el borde exterior de la tabla y vuelva a intentar mover el objeto.
• Si no aparecen las acciones para filas o columnas, asegúrese de seleccionar primero las celdas y de encontrarte en el modo de edición de hoja de cálculo con los permisos correspondientes.
• Si las sugerencias de fórmulas no se muestran, asegúrese de haber empezado la celda con el signo =, de estar editando activamente la celda y de que la función que busca forme parte de las funciones compatibles en ALLO.
• Si el resultado de una fórmula parece desactualizado o incorrecto, acceda a la celda, inspeccione la fórmula escrita y verifique que las celdas de referencia contengan los valores esperados.
• Si la edición de una celda no se guarda al instante, espere un momento y evite repetir la misma acción de forma consecutiva. Las modificaciones en la hoja de cálculo se guardan de forma automática a través del sistema de guardado continuo del canvas.
• Si la tabla se vuelve difícil de leer, reduzca el número de filas o columnas, divida el contenido en varias tablas o conserve el libro de trabajo detallado en una aplicación externa, resumiendo únicamente la decisión final en el canvas.
• Si los colaboradores editan por error partes de la tabla que no deberían, añada una pequeña nota de instrucciones al lado o bloquee el objeto una vez finalizada la tabla.