Dar valoraciones con comentarios y menciones

"Haga esto más grande". ¿En qué pantalla? ¿En la azul o en la final? Las opiniones pierden la mitad de su sentido en el momento en que flotan libres del elemento sobre el que tratan. Un comentario en ALLO resuelve esto al residir sobre el trabajo: fijado a la nota adhesiva, imagen o página exacta a la que se refiere, con un hilo de respuestas y un estado resuelto, para que tres semanas más tarde usted pueda seguir viendo qué se decidió y por qué.

Esta guía detalla dónde debe colocarse un comentario, cómo atraer a la persona adecuada sin saturar de notificaciones y cómo evitar que un canvas con mucha actividad se sature de hilos abiertos.

Resumen

Coloque un comentario en un objeto cuando la valoración sea sobre ese objeto, y en la página cuando sea sobre toda la sección. Escriba @ para mencionar a la única persona que debe actuar. Responda para mantener el debate en un solo hilo, seleccione resolver cuando esté finalizado y seleccione volver a abrir si el problema vuelve a surgir. Los comentarios son el registro duradero; utilice el chat y las llamadas para la conversación en vivo y escriba la decisión de nuevo en un comentario cuando se concrete.

Quién puede hacer qué

Cada acción de comentario se rige por un único factor: si usted dispone de acceso de comentario al canvas. Ese único límite determina la adición, las respuestas, las reacciones y la resolución de comentarios, y es idéntico para los miembros registrados y los invitados.

Vale la pena concretar dos reglas porque las personas preguntan sobre ellas constantemente:

• Usted siempre puede editar o eliminar su propio comentario, independientemente del rol. Eliminar el comentario de otra persona o un hilo completo está reservado para el propietario del canvas.
• Los invitados nunca obtienen la moderación de hilos. Un invitado con acceso de comentarios es un participante de pleno derecho en la conversación, pero las opciones de resolver, volver a abrir y eliminar hilos quedan reservadas para los colaboradores del espacio de trabajo que son propietarios del canvas.

Si la herramienta de comentarios está desactivada, el motivo es el tipo de acceso de comentarios, no un fallo del sistema. El canvas se ha compartido con usted en modo de solo lectura, o bien el acceso de invitados en ese canvas no incluye la opción de comentar.

Coloque el comentario donde corresponde

La decisión más útil es determinar dónde reside un comentario. Vincúlelo al objeto cuando la valoración sea sobre ese objeto específico; colóquelo en la página cuando trate sobre toda la sección.

Los comentarios de objeto permanecen vinculados al elemento al que apuntan: una nota adhesiva, una captura de pantalla, un PDF, una forma, una hoja de cálculo o un mosaico de sub-canvas. "Reemplace esta captura de pantalla con la última exportación" solo tiene sentido cuando el comentario está sobre esa captura de pantalla, de modo que vincúlelo allí en lugar de dejar una nota de texto flotante cerca. Los comentarios vinculados también aparecen en la pestaña Comentarios y se pueden resolver, algo que nunca ocurrirá con un cuadro de texto suelto.

Los comentarios de página son para opiniones sobre la sección en su conjunto: "Esta página está lista para la revisión de las partes interesadas", "Mueva este ejercicio antes de la página de priorización", "Pliegue esto antes de que el cliente lo vea". Se adjuntan a la página, por lo que se desplazan con ella y se tienen en cuenta cuando la página se elimina (más información sobre esto a continuación)."

Mencione a la única persona que debe actuar

Escriba @ en el comentario y seleccione a la persona. Una mención es una señal deliberada: le indica a ALLO que trate a esa persona como destinatario y dirija el comentario a su atención.

Mencione a la persona que tiene que hacer algo, no a toda la sala. Un hilo con ocho nombres es un hilo que nadie asume, y la verdadera pregunta se pierde entre los agradecimientos. Si un comentario requiere una decisión, mencione a la persona responsable de tomarla en el comentario que contiene la solicitud, no tres respuestas más tarde.

Los invitados también pueden mencionar a personas, siempre que la opción de comentar para invitados esté activada. Quién aparece en la lista de sugerencias y cómo se resuelven las menciones de equipos o de todo el canvas depende del uso compartido y de la membresía; la guía Mencionar personas y colaboradores de canvas detalla estos destinatarios.

Cómo llegan realmente las notificaciones a las personas

Existen dos formas diferentes de que un comentario llegue al radar de alguien, y no son lo mismo.

• Una mención explícita con @ es la señal directa. Coloca el comentario en la sección Menciones de Inicio del destinatario y en su Bandeja de entrada.
• La participación en el hilo es la señal indirecta. Si responde en un hilo del que alguien ya forma parte, esa persona lo verá en su Bandeja de entrada aunque usted no la haya mencionado con @. Una respuesta simple como esta no es una mención: aparece en la Bandeja de entrada completa, pero no se muestra en Menciones de Inicio.

Por lo tanto, si realmente necesita a una persona específica, menciónela con @. No asuma que una respuesta en el hilo es suficiente para que vuelva a prestar atención.

El orden de entrega es predecible:

La Bandeja de entrada es inmediata, el correo electrónico llega con aproximadamente un minuto de retraso y todo lo que va más allá de la Bandeja de entrada respeta la configuración del destinatario. La entrega de menciones no es un proceso instantáneo de cronómetro.

Responder, reaccionar, adjuntar y editar

Responda dentro del hilo para mantener el debate conectado con el comentario que lo inició. Reaccione cuando un pulgar hacia arriba sea suficiente y una respuesta completa solo añadiría ruido.

Usted puede adjuntar archivos a un comentario arrastrándolos o pegándolos en el cuadro de redacción. Utilice este recurso para un archivo de apoyo que el debate requiera. Si el archivo en sí necesita una revisión visual, colóquelo en el canvas como un objeto y comente sobre él allí, donde todos puedan verlo en contexto.

Edite su propio comentario para corregir la redacción o añadir contexto. Elimínelo únicamente si era incorrecto o si no debe permanecer en el historial. Si el comentario plasmó una decisión, seleccione resolver el hilo en lugar de eliminarlo, para que el registro perdure.

Resolver y volver a abrir

Resuelva un hilo cuando el asunto esté finalizado. Un hilo resuelto no desaparece: se contrae a su último comentario, oculta las respuestas anteriores tras un indicador de N comentarios más y deja de aceptar nuevas respuestas. El historial se mantiene; el ruido no. Vuelva a abrirlo desde la cabecera del hilo si el problema reaparece o si la decisión resulta estar incompleta.

Resolver y volver a abrir son acciones exclusivas de propietarios y colaboradores. Los invitados pueden seguir conversando en un hilo pero no pueden cerrarlo, lo que mantiene la decisión de "¿está esto terminado?" en manos de las personas responsables del canvas.

Buscar valoraciones no leídas sin tener que rastrearlas

No tiene que desplazarse por el tablero buscando burbujas. Los comentarios no leídos utilizan un relleno de burbuja de color lima, la barra deslizante marca las páginas que tienen actividad no leída y la pestaña Comentarios del panel lateral enumera todos los hilos para que pueda trabajar en ellos por orden. Abrir un hilo lo marca como leído.

En un canvas denso, navegue desde la pestaña Comentarios o desde un enlace de comentario copiado, en lugar de desplazarse hasta divisar una burbuja. Si los hilos antiguos siguen añadiendo ruido visual, resuélvalos; para eso sirve la opción de resolver.

Mover una burbuja para despejar el área

Con acceso de comentarios, usted puede arrastrar una burbuja de comentario para que deje de cubrir el elemento sobre el que trata. La burbuja permanece sujeta a la página, por lo que no se desplazará a un espacio vacío. La única regla: no la arrastre tan lejos que deje de apuntar claramente al trabajo. Un canvas de aspecto ordenado no compensa tener un comentario que nadie puede situar.

Dirigir a alguien directamente a un hilo

Utilice Copiar texto para trasladar la redacción del comentario a una tarea, un documento o un mensaje. Utilice Copiar enlace del comentario cuando alguien deba llegar directamente al hilo: el enlace abre el canvas y enfoca ese comentario.

Un enlace de comentario es un indicador, no una clave de acceso. Dirige al hilo una vez que el canvas está abierto, pero la persona sigue necesitando acceso al propio canvas. Si no tiene la certeza de que disponga de él, comparta el canvas primero y, a continuación, envíe el enlace. (La guía de Enlaces privados y enlaces para compartir explica la diferencia).

Antes de eliminar un objeto o página

Los comentarios residen en el elemento al que están adjuntos, por lo que eliminar ese elemento se lleva el debate consigo. ALLO no permitirá que esto ocurra de forma silenciosa: al eliminar un objeto o una página con comentarios se muestra una confirmación que indica exactamente cuántos comentarios e hilos se perderán.

Cuando aparezca esa advertencia, decida con detenimiento. Por lo general, la acción correcta es una de las siguientes:

1. Resolver el hilo, porque el debate ha finalizado.
2. Copiar primero el enlace o el texto del comentario en una tarea o registro de decisiones.
3. Plegar la página en lugar de eliminarla, para que los comentarios se conserven.

Comentarios, chat y llamadas

Los comentarios, el chat y las llamadas son tres herramientas diferentes. La diferencia es la durabilidad:

• Utilice el chat para la coordinación mientras trabaja: "quedan dos minutos para esta ronda".
• Utilice una llamada cuando el grupo necesite debatir un tema en vivo.
• Utilice los comentarios para el registro de información.

Si alguien va a necesitar la decisión el día de mañana, esta debe figurar en un comentario o en el propio canvas, no únicamente en una línea de chat o en una llamada que nadie registró. El panel lateral de colaboración es donde puede revisar los hilos de comentarios en forma de lista.

Qué puede fallar

No puede añadir un comentario. Para comentar se requiere acceso de comentarios, y algunos factores pueden retirarlo:

• Acceso de solo lectura (ver) o acceso de invitado sin comentarios. Compruebe su rol en Compartir.
• El canvas se acaba de abrir y aún se está cargando. Espere un segundo.
• El canvas es de solo lectura debido al plan o la facturación del espacio de trabajo propietario, no por su rol. Esto desactiva la edición y los comentarios para todos, y se activa cuando ese espacio de trabajo supera el límite de su plan Gratuito, supera su cuota de almacenamiento o tiene una suscripción impagada. En un canvas compartido, lo que cuenta es el espacio de trabajo del propietario, por lo que pídales que comprueben su plan o solucionen un problema de pago.

Alguien a quien ha mencionado no puede abrir el comentario. No tiene acceso al canvas. Comparta el canvas y, a continuación, vuelva a enviar el enlace del comentario.

No aparece la opción de resolver o volver a abrir. Usted es un invitado, o bien no es el propietario del canvas. La moderación de los hilos corresponde al propietario.

Un comentario ha desaparecido. Su objeto o página de origen fue eliminado, lo que suprime el hilo de comentarios. Si la página solo fue plegada, los comentarios siguen estando allí. Busque la página en la barra deslizante o en la pestaña Comentarios.

Una mención no notificó a nadie. Repase estos puntos:

• ¿Los mencionó explícitamente con @ o solo respondió en el hilo? Únicamente una mención explícita con @ llega a Menciones de Inicio.
• ¿Tienen acceso al canvas?
• ¿El hilo ya está resuelto?
• ¿Su configuración de notificaciones o las horas de silencio están reteniendo los correos electrónicos y las notificaciones push?

La Bandeja de entrada se actualización de inmediato. El correo electrónico tiene un desfase de un minuto por diseño.