Mencionar personas y colaboradores de canvas

Las menciones son la forma en que ALLO convierte un fragmento de texto del canvas en una colaboración responsable. Utilice una mención cuando alguien deba ver una pregunta, aprobar un detalle, responder a un comentario, revisar un mensaje de chat o notar una decisión en el canvas. Para completar el ciclo de valoración, combine las menciones con los comentarios, la Bandeja de entrada y la configuración de notificaciones del destinatario.

Una mención no es lo mismo que escribir un nombre. Una mención real se elige desde el selector @ y se muestra como una ficha estructurada o un enlace. Esa estructura le permite a ALLO conectar la mención con la Bandeja de entrada, la configuración de notificaciones, las comprobaciones de acceso y la navegación hacia el perfil o el canvas. Si el texto reside dentro de una nota, forma, celda de hoja de cálculo u otro objeto editable del canvas, la mención se inicia desde el editor de texto enriquecido.

Dónde están disponibles las menciones

Si el selector de menciones no se abre en alguna superficie, utilice los controles visibles de comentarios, chat o texto enriquecido de esa sección. ALLO no expone todos los destinatarios de mención en todas partes.

A quién y qué se puede mencionar

Mencionar a alguien no le otorga acceso al elemento. Si la persona no puede abrir el canvas, primero comparta el canvas o ajuste su acceso, y luego menciónela en el hilo correspondiente.

Las menciones a todos los miembros del canvas utilizan el canvas actual como límite de público. En contextos de proyectos públicos, ALLO aún puede filtrar a los destinatarios para incluir solo a las personas que realmente se han unido o pueden acceder al proyecto y canvas correspondientes. Por este motivo, la mención a todos los miembros del canvas no es un método abreviado confiable para dirigirse a «todos los miembros del espacio de trabajo».

Añadir una mención

Escriba @ en un editor compatible y luego comience a escribir el nombre de la persona, del equipo, del canvas o del público. Elija el resultado deseado en el selector. Si la barra de herramientas de comentarios cuenta con un botón @, puede utilizarlo para abrir el mismo flujo de mención en la posición del cursor.

Antes de enviar o guardar, compruebe que la mención sea una ficha o un resultado seleccionado, y no un texto sin formato. El texto simple «@Jordan» puede parecer correcto para un lector humano, pero ALLO no podrá tratarlo como una mención a menos que se haya introducido desde el selector.

Para los comentarios, coloque la mención en el comentario que contiene la solicitud. Para los objetos del canvas, utilice las menciones cuando la referencia deba permanecer visible en el canvas. Para el chat, utilice las menciones cuando alguien deba prestar atención a la conversación en vivo, pero traslade las decisiones de revisión duraderas a los comentarios o al contenido del canvas.

Qué ocurre después de mencionar a alguien

Cuando se envía el comentario, el mensaje de chat o el cambio de texto enriquecido, ALLO registra la mención y define a los destinatarios de la mención para las personas correspondientes. Las menciones directas a personas se dirigen a esa persona. Las menciones de equipo se extienden a los miembros del equipo. Las menciones a todos los miembros del canvas se extienden a las personas que ALLO trata como miembros aptos de ese canvas.

Esos destinatarios pueden aparecer en la Bandeja de entrada y en las vistas previas de menciones de Inicio como menciones explícitas. A partir de ahí, la entrega se gestiona a través de varios niveles:

• La entrega por notificaciones push, correo electrónico, aplicación de escritorio y dispositivos móviles sigue la configuración de notificaciones, los permisos del dispositivo, las horas de silencio y el procesamiento de notificaciones en segundo plano de ALLO.
• El correo electrónico de mención se programa poco después del evento en la Bandeja de entrada, con aproximadamente un minuto de retraso en el flujo de notificaciones actual, por lo que es normal que aparezca un elemento o indicador en la Bandeja de entrada antes del correo electrónico.
• La entrega externa puede omitirse o retrasarse debido a la configuración del usuario, los permisos del dispositivo, el filtrado de correo y las correcciones de acceso.

Las respuestas y la participación en hilos también pueden generar elementos en la Bandeja de entrada, pero las Menciones de Inicio están diseñadas para destacar las menciones explícitas. Si necesita que una persona específica actúe, menciónela directamente con @ en lugar de esperar a que note un hilo con mucha actividad.

ALLO evita notificar al autor como destinatario en varios flujos de mención. Si se menciona a sí mismo al redactar o responder, no utilice su propia experiencia de notificación como prueba de que los demás destinatarios no fueron notificados.

Editar el texto puede añadir nuevos registros de menciones cuando la superficie admite actualizaciones de menciones. Sin embargo, no permite retirar un correo electrónico o una notificación push que ya haya salido de ALLO. Si menciona accidentalmente a la persona equivocada, edite el texto y luego deje un comentario de seguimiento claro si el error pudiera generar confusión.

Evitar menciones innecesarias

Menciones al grupo más pequeño que pueda actuar. Una mención directa es la mejor opción cuando una sola persona debe encargarse de responder. Una mención de equipo es más recomendable cuando cualquier miembro de ese equipo puede responder. Mencionar a todos los miembros del canvas es preferible para convocatorias poco comunes para todo el canvas, como «Vamos a comenzar la revisión ahora» o «Por favor, dejen de editar esta página antes de la exportación».

No mencione a un público numeroso para actualizaciones informativas o adornar el estado del trabajo. Esto acostumbra a las personas a ignorar las menciones, lo cual es la forma más rápida de hacer que un sistema de colaboración deje de ser útil.

Si requiere visibilidad pero no acción directa, escriba un comentario claro o actualice el resumen del canvas. Si necesita una decisión, mencione al responsable de la decisión y haga que la solicitud sea explícita.

Invitados y colaboradores externos

Los invitados pueden comentar, responder y mencionar cuando el acceso de invitados incluye el permiso de comentarios. Es posible que no vean la misma lista de sugerencias que los miembros del espacio de trabajo, y no disponen de todas las acciones de moderación que poseen los propietarios o los colaboradores del espacio de trabajo.

Los colaboradores externos pueden ser destinatarios de mención válidos cuando participan actualmente en el canvas. Los destinatarios exclusivos del espacio de trabajo, como los equipos internos, pueden no tener sentido para un invitado. Si un colaborador externo no puede abrir un enlace de mención, compruebe el uso compartido del canvas, el enlace de invitado, la cuenta del espacio de trabajo y si ha iniciado sesión con el correo electrónico que posee acceso.

Por qué alguien podría no recibir una notificación de mención

Si una mención es importante, combínela con una solicitud clara y una ubicación precisa. «¿Puede aprobar el texto de esta nota?» es mucho mejor que mencionar a alguien junto a un párrafo impreciso.