Personen und Projektbeteiligte erwähnen

Durch Erwähnungen verwandelt ALLO einfachen Text auf dem Canvas in verbindliche Zusammenarbeit. Verwenden Sie eine Erwähnung, wenn jemand eine Frage sehen, ein Detail genehmigen, auf einen Kommentar antworten, eine Chat-Nachricht überprüfen oder eine Entscheidung auf dem Canvas wahrnehmen soll. Für einen lückenlosen Feedback-Ablauf kombinieren Sie Erwähnungen mit Kommentaren, der Inbox und den Benachrichtigungseinstellungen des Empfängers.

Eine Erwähnung ist nicht dasselbe wie das bloße Eintippen eines Namens. Eine echte Erwähnung wird aus der @-Auswahlliste ausgewählt und erscheint als strukturiertes Element (Chip) oder Link. Diese Struktur ermöglicht es ALLO, die Erwähnung mit der Inbox, den Benachrichtigungseinstellungen, den Zugriffsprüfungen und der Profil- oder Canvas-Navigation zu verknüpfen. Wenn sich der Text in einer Notiz, Form, Tabellenzelle oder einem anderen bearbeitbaren Canvas-Objekt befindet, starten Sie die Erwähnung über den Rich-Text-Editor.

Wo Erwähnungen verfügbar sind

Wenn sich die Erwähnungsliste in einem Bereich nicht öffnet, nutzen Sie die sichtbaren Kommentar-, Chat- oder Rich-Text-Steuerelemente für diesen Bereich. ALLO stellt nicht überall jedes Erwähnungsziel zur Verfügung.

Wer und was erwähnt werden kann

Das Erwähnen von jemandem gewährt keinen Zugriff. Wenn die Person das Canvas nicht öffnen kann, teilen Sie das Canvas zuerst oder passen Sie deren Zugriff an, und erwähnen Sie sie dann im entsprechenden Thread.

Erwähnungen an alle Canvas-Mitglieder nutzen das aktuelle Canvas als Grenze für das Publikum. In öffentlichen Projektkontexten kann ALLO die Empfänger immer noch auf Personen filtern, die dem jeweiligen Projekt und Canvas tatsächlich beigetreten sind oder Zugriff darauf haben. Aus diesem Grund ist „Alle Canvas-Mitglieder“ kein verlässlicher Kurzbefehl für „jeden im Workspace“.

Eine Erwähnung hinzufügen

Tippen Sie @ in einen unterstützten Editor und beginnen Sie dann mit der Eingabe des Namens der Person, des Teams, des Canvas oder des Publikums. Wählen Sie das gewünschte Ergebnis aus der Liste aus. Wenn die Kommentar-Werkzeugleiste eine @-Schaltfläche hat, können Sie diese verwenden, um denselben Erwähnungsablauf an der Cursorposition zu öffnen.

Vor dem Senden oder Speichern überprüfen Sie, ob die Erwähnung als strukturiertes Element (Chip) oder ausgewähltes Ergebnis dargestellt wird und nicht nur als reiner Text. Einfacher Text wie „@Jordan“ mag für einen menschlichen Leser richtig aussehen, aber ALLO kann ihn nicht als Erwähnung behandeln, es sei denn, er wurde aus der Auswahlliste eingefügt.

Platzieren Sie bei Kommentaren die Erwähnung in dem Kommentar, der die Anfrage enthält. Verwenden Sie bei Canvas-Objekten Erwähnungen, wenn die Referenz auf dem Canvas sichtbar bleiben soll. Verwenden Sie bei Chats Erwähnungen, wenn jemand auf die Live-Unterhaltung aufmerksam gemacht werden soll, aber verschieben Sie dauerhafte Überprüfungsentscheidungen in Kommentare oder Canvas-Inhalte.

Was geschieht, nachdem Sie jemanden erwähnt haben

Wenn der Kommentar, die Chat-Nachricht oder die Rich-Text-Änderung abgeschickt wird, registriert ALLO die Erwähnung und erstellt Benachrichtigungen für die betroffenen Personen. Direkte Erwähnungen von Personen gehen an diese Person. Team-Erwähnungen werden auf die Teammitglieder ausgeweitet. Erwähnungen an alle Canvas-Mitglieder werden auf die Personen ausgeweitet, die ALLO als berechtigte Canvas-Mitglieder für dieses Canvas einstuft.

Diese Empfänger sehen die Erwähnung in der Inbox und den Erwähnungsvorschauen auf der Startseite als explizite Erwähnungen. Die Zustellung erfolgt dann über mehrere Ebenen:

• Push-, E-Mail-, Desktop- und mobile Zustellungen folgen den Benachrichtigungseinstellungen, Geräteberechtigungen, Ruhezeit-Einstellungen und der Hintergrundverarbeitung von Benachrichtigungen durch ALLO.
• E-Mails zu Erwähnungen werden kurz nach dem Ereignis in der Inbox geplant (etwa eine Minute im aktuellen Benachrichtigungsfluss). Daher ist es normal, dass ein Eintrag oder ein Badge in der Inbox vor der E-Mail erscheint.
• Die externe Zustellung kann durch Benutzereinstellungen, Geräteberechtigungen, E-Mail-Filter und Zugriffskorrekturen übersprungen oder verzögert werden.

Antworten und die Teilnahme an Threads können ebenfalls Einträge in der Inbox erstellen, aber die Erwähnungen auf der Startseite sind so konzipiert, dass sie explizite Erwähnungen hervorheben. Wenn Sie möchten, dass eine bestimmte Person handelt, erwähnen Sie diese direkt, anstatt darauf zu hoffen, dass sie einen belebten Thread bemerkt.

ALLO vermeidet es, in verschiedenen Erwähnungsabläufen den Autor selbst als Empfänger zu benachrichtigen. Wenn Sie sich selbst beim Entwerfen oder Antworten erwähnen, nutzen Sie Ihre eigene Benachrichtigungserfahrung nicht als Beweis dafür, dass die Empfänger nicht benachrichtigt wurden.

Das Bearbeiten von Text kann neue Erwähnungseinträge hinzufügen, wenn der Bereich Erwährungs-Updates unterstützt. Bereits versendete E-Mails oder Push-Benachrichtigungen können dadurch jedoch nicht zurückgerufen werden. Wenn Sie versehentlich die falsche Person erwähnt haben, bearbeiten Sie den Text und hinterlassen Sie einen klaren Folgekommentar, falls der Fehler Verwirrung stiften könnte.

Überflüssige Erwähnungen vermeiden

Erwähnen Sie die kleinstmögliche Gruppe, die handeln kann. Eine direkte Erwähnung ist am besten, wenn eine Person die Antwort kennt. Eine Team-Erwähnung eignet sich, wenn jedes Mitglied dieses Teams antworten kann. „Alle Canvas-Mitglieder“ ist am besten für seltene, canvasweite Aufrufe geeignet, wie z. B. „Wir beginnen jetzt mit der Überprüfung“ oder „Bitte bearbeiten Sie diese Seite vor dem Export nicht weiter“.

Erwähnen Sie kein großes Publikum für reine Informations-Updates oder zur bloßen Status-Dekoration. Das führt dazu, dass Menschen Erwähnungen ignorieren, was ein System für die Zusammenarbeit schnell nutzlos macht.

Wenn Sie Aufmerksamkeit, aber keine Aktion benötigen, schreiben Sie einen klaren Kommentar oder aktualisieren Sie die Canvas-Zusammenfassung. Wenn Sie eine Entscheidung benötigen, erwähnen Sie den Entscheidungsträger und formulieren Sie die Anfrage präzise.

Gäste und externe Projektbeteiligte

Gäste können kommentieren, antworten und Personen erwähnen, sofern der Gastzugriff die Kommentarberechtigung einschließt. Sie sehen möglicherweise nicht dieselbe Vorschlagsliste wie Workspace-Mitglieder und erhalten nicht alle Moderationsmöglichkeiten, die Eigentümern oder Workspace-Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Externe Projektbeteiligte können gültige Erwähnungsziele sein, wenn sie derzeit am Canvas mitarbeiten. Ziele, die nur im Workspace existieren (wie interne Teams), sind für einen Gast unter Umständen nicht aussagekräftig. Wenn ein externer Projektbeteiligter eine Erwähnung nicht öffnen kann, überprüfen Sie die Canvas-Freigabe, den Gastlink, das Workspace-Konto und ob die Person mit der E-Mail-Adresse angemeldet ist, die Zugriff auf das Canvas hat.

Warum jemand keine Benachrichtigung über eine Erwähnung erhält

Wenn eine Erwähnung wichtig ist, verbinden Sie diese mit einer klaren Bitte und einem präzisen Ort auf dem Canvas. „Können Sie den Text in dieser Notiz freigeben?“ ist weitaus besser, als jemanden neben einem vagen Absatz zu erwähnen.