Den Rich-Text-Editor verwenden

Der Rich-Text-Editor ist die gemeinsame Textoberfläche für alles, was im Canvas mehr braucht als eine schlichte Beschriftung. Nutzen Sie ihn, wenn die Worte innerhalb eines Elements wichtig sind: eine Haftnotiz mit Link, ein Text-Element als Überschrift, die Beschriftung einer Form, eine Tabellenzelle mit Checklistenpunkt oder ein Kommentar, in dem Sie die Person erwähnen, die antworten soll.

Der Editor ist bewusst kompakter als ein vollwertiger Dokumenten-Editor. Er gibt Canvas-Inhalten genug Struktur, damit sie direkt am Ort der Arbeit lesbar bleiben, ohne jedes einzelne Element in ein separates Dokument zu verwandeln.

Einsatzbereiche des Rich-Text-Editors

Der Editor wird für verschiedene Schreibbereiche im Canvas verwendet, sodass sich dieselben Arbeitsweisen übertragen: Halten Sie Überschriften kurz, nutzen Sie Erwähnungen, wenn jemand antworten muss, und verwenden Sie Checklisten nur dann, wenn ein Punkt auch tatsächlich nachverfolgt werden kann.

Wenn eine Steuerungsfunktion auf einer Oberfläche fehlt, bedeutet das nicht, dass der Editor fehlerhaft ist. ALLO blendet Funktionen aus, die für das aktuelle Element, die jeweiligen Berechtigungen, die Auswahl oder das Eingabefeld nicht zutreffen.

Canvas-Text formatieren

Wählen Sie den Text aus oder setzen Sie den Cursor in den bearbeitbaren Text und nutzen Sie dann die sichtbaren Steuerelemente der Werkzeugleiste. Je nach Oberfläche kann ALLO Optionen für Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Schriftart, Schriftgröße, Textfarbe, Hervorhebungs- oder Hintergrundfarbe, Ausrichtung, Links, Aufzählungspunkte, nummerierte Listen, Checklisten, Überschriften, Zitate, Inline-Code und Code-Blöcke anzeigen.

Eine Überschrift sollte einen echten Abschnitt kennzeichnen. Eine Checkliste sollte konkrete Aufgaben darstellen. Eine Hervorhebung sollte die Aufmerksamkeit auf eine Entscheidung, ein Risiko oder einen Status lenken. Wenn jedes Wort fett gedruckt ist, hebt sich am Ende nichts mehr ab.

Nutzen Sie die Stil-Steuerelemente, um das Canvas bei normaler Zoomstufe lesbar zu machen. Wenn eine Formatierung nur funktioniert, wenn alle Beteiligten nah heranzoomen müssen, vereinfachen Sie das Element oder teilen Sie den Inhalt auf mehrere Notizen auf.

Text auf dem Canvas eignet sich für gut lesbare Überschriften und kurze Erklärungen.

Schriftarten und -größen auswählen

Nutzen Sie die Steuerung für Schriftarten und -größen, wenn der Text eine klare Funktion auf dem Canvas erfüllen soll: eine große Überschrift für einen Abschnitt, eine kompakte Beschriftung für ein Diagramm, eine handschriftliche Notiz zur Erfassung von Workshop-Inhalten oder eine Festbreiten-Schrift (Monospace) für Code-Inhalte. Die Auswahl der Schriftart wird mit dem Elementtext oder dem Zelleninhalt gespeichert, sodass Teammitglieder beim Öffnen des Canvas den gewählten Stil sehen.

Die Auswahl enthält konfigurierte englische, japanische und koreanische Schriftarten. Ist der Editor auf eine dieser Sprachen eingestellt, erscheint der jeweilige Schriftsatz zuerst; danach folgen die übrigen konfigurierten Schriften.

Wählen Sie eine Schriftart, die zur Funktion des Textes passt. Überschriften, Beschriftungen, Bildunterschriften und dichte Notizen erfordern nicht dieselbe Formatierung, insbesondere auf einem Canvas, das auf einem geteilten Bildschirm präsentiert wird.

Verwenden Sie pro Canvas nur wenige Schriftarten. Ein gut gestaltetetes Canvas verfügt in der Regel über eine gut lesbare Standardschrift, eine markantere Schrift für Abschnittsüberschriften und eventuell eine spezielle Schriftart für bewusste visuelle Akzente. Zu viele verschiedene Schriftarten erschweren das Erfassen der Inhalte und können kopierten oder eingefügten Text unruhig wirken lassen.

Für eine Workshop-Seite bedeutet dies meist: eine schlichte Schriftart für die Notizen im Hauptteil, eine größere oder fettere Variante für Abschnittsüberschriften und eine bewusst abweichende Schriftart nur dort, wo sie dem Publikum hilft, die Struktur zu verstehen. Ein Planungs-Canvas verträgt eine handschriftliche Marker-Schrift im Bereich für „offene Fragen“. Es verliert jedoch an Professionalität, wenn jede Haftnotiz, jede Tabellenüberschrift und jedes Entscheidungsetikett versucht, die meiste Aufmerksamkeit auf der Seite zu beanspruchen.

Bei einer technischen Überprüfung hilft eine Festbreiten-Schrift (Monospace) beim Erkennen von exakten Werten: API-Namen, Fehlercodes, SQL-Snippets, Pricing-IDs oder kleine Konfigurationsfragmente. Nutzen Sie dies gezielt zur Verdeutlichung und nicht als bloßes Design-Element, da Teammitglieder es sonst als Dekoration statt als sachlichen Inhalt wahrnehmen.

Wenn die gewünschte Schriftart nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich an den Support und nennen Sie den genauen Namen der Schrift.

Links verwenden

Nutzen Sie die Link-Funktion (⌘K auf dem Mac oder Ctrl+K unter Windows und Linux), wenn der ausgewählte Text zu einem anderen Ort führen soll. Links können auf ein anderes ALLO-Canvas oder eine externe Website verweisen. Canvas-Links unterliegen weiterhin den Zugriffsrechten des Ziel-Canvas. Das Hinzufügen eines Links erteilt dem Leser nicht automatisch die Berechtigung, das Ziel zu öffnen. Informationen zu kopierten Links für Seiten, Elemente, Kommentare und Chats finden Sie unter Private Links und Freigabelinks in einem Canvas.

Wenn Sie eine vollständige Webadresse eingeben und die Leertaste oder die Eingabetaste drücken, kann ALLO diese automatisch als Link formatieren. Nutzen Sie dies zur schnellen Erfassung und benennen Sie den sichtbaren Text um, wenn die URL sehr lang oder unübersichtlich ist. Ein Link mit dem Namen „Finale Preistabelle“ ist weitaus hilfreicher als eine eingefügte URL, die sich über die gesamte Haftnotiz zieht.

Wenn das Link-Popup nicht angezeigt wird, stellen Sie sicher, dass sich Ihr Cursor im bearbeitbaren Text befindet oder Sie den zu verlinkenden Text ausgewählt haben. Links auf Objektebene und kopierte Objektlinks unterscheiden sich von Rich-Text-Links; nutzen Sie das Element-Menü, wenn Sie einen Link direkt zum ausgewählten Canvas-Element erstellen möchten.

Slash-Befehle verwenden

Auf Rich-Text-Oberflächen, die Slash-Befehle unterstützen, können Sie / am Anfang einer Zeile oder nach einem Leerzeichen eingeben und dann einen Befehl aus dem Menü wählen. Mit Slash-Befehlen lassen sich gängige Textformatierungen anwenden – wie Überschriften, Trennlinien, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Aufzählungen, nummerierte Listen, Checklisten, Zitate, Inline-Code, Code-Blöcke, Fließtext und Ausrichtungen.

Das Menü für Slash-Befehle filtert die Ergebnisse bereits während der Eingabe. Die Eingabe von /check grenzt die Auswahl beispielsweise auf die Formatierung für Checklisten ein, sofern dieser Befehl verfügbar ist. Drücken Sie die Eingabetaste, um den ausgewählten Befehl anzuwenden, oder schreiben Sie einfach weiter, wenn Sie ein normales Wort mit einem Schrägstrich eingeben wollten.

Das Canvas verfügt außerdem über eine separate Werkzeugauswahl für Slash-Befehle in der Haupt-Werkzeugleiste. Diese Auswahl dient dem Aufrufen von Canvas-Werkzeugen. Das Rich-Text-Menü mit / ist ausschließlich für die Formatierung des Textes gedacht, den Sie gerade bearbeiten.

Checklisten verwenden

Nutzen Sie die Checklisten-Formatierung für einfache Aufgaben, die direkt zum Canvas-Inhalt gehören. Eine Checkliste in einer Haftnotiz, einem Text-Element, der Beschriftung einer Form oder einer Tabellenzelle macht die nächsten kleinen Schritte sichtbar, ohne dass ein separates Aufgabenverwaltungssystem eingerichtet werden muss.

ALLO kann Checklisten-Zeilen aus Canvas-Elementen und Tabellenzellen in der Checklisten-Ansicht des Canvas bündeln. Ein Klick auf ein Element in dieser Übersicht führt Sie direkt zum Ursprungselement oder der Quellzelle zurück. Das Ändern des Status (Erledigt/Offen) wird direkt in den ursprünglichen Inhalt zurückgeschrieben.

Halten Sie die Zeilen der Checkliste kurz. Wenn jeder Punkt eine zugewiesene Person, ein Fälligkeitsdatum, einen Status oder eine ausführliche Diskussion erfordert, nutzen Sie stattdessen die Projekt- oder Aufgaben-Workflows, anstatt das Projektmanagement in einer Haftnotiz zu verstecken.

Formatierten Text einfügen

Das Einfügen von Text in ein Canvas ist so konzipiert, dass nützliche Strukturen erhalten bleiben, während unsichere oder unruhige Formatierungen von Webseiten entfernt werden. Gängige Formatierungen wie Überschriften, Listen, sichere Farben, unterstützte Schriftarten, Code-Blöcke, Zitate und sichere http- oder https-Links bleiben erhalten. Lange Webseiten, kopierte Dokumente und Auswahlen aus dem Browser werden unter Umständen vereinfacht, damit sich das Ergebnis wie Canvas-Text verhält und nicht wie das Fragment einer fehlerhaften Webseite.

Eingefügte URLs können automatisch in Links umgewandelt werden, wenn ALLO sie sicher lesen kann. Unsichere Link-Strukturen und ungewöhnliche Steuerzeichen werden ignoriert, anstatt in klickbare Links umgewandelt zu werden. Wenn der eingefügte Text eine einfache URL darstellt, wählen Sie diese aus und nutzen Sie die Link-Funktion, um das Ziel explizit anzugeben.

Eingefügte Bilder sind nicht dafür gedacht, versteckt im Fließtext einer Notiz oder einer Zelle zu leben. Wenn Sie ein Bild einfügen oder hineinziehen, erstellt ALLO stattdessen über den Bild-Upload-Ablauf ein normales Canvas-Bild-Element. Dadurch bleiben Bilder frei beweglich, in der Vorschau anzeigbar, kommentierbar und stehen für bildspezifische Aktionen wie Zuschneiden, Ersetzen und das Entfernen des Hintergrunds zur Verfügung.

Teammitglieder erwähnen

Geben Sie @ ein oder nutzen Sie das Erwähnungssymbol, sofern verfügbar, um ein Erwähnungs-Badge einzufügen. Erwähnungen unterscheiden sich von einfachem Text: Wenn Sie eine Person, ein Team, ein Canvas oder die Gruppe aller Canvas-Mitglieder über die Auswahl bestimmen, werden strukturierte Erwähnungsdaten erstellt, die ALLO für die Navigation und Benachrichtigungen nutzen kann.

Wer erwähnt werden kann, wie die Inbox und die Benachrichtigungen funktionieren und warum eine Erwähnung unter Umständen jemanden nicht benachrichtigt, erfahren Sie unter Personen und Canvas-Partner erwähnen.

Tastatursteuerung

Solange sich Ihr Cursor im Rich-Text-Editor befindet, sind Tastaturkurzbefehle primär für die Textbearbeitung reserviert. Werkzeug-Shortcuts des Canvas sind währenddessen bewusst deaktiviert, damit die Eingabe von Buchstaben wie T, P oder S während des Schreibens nicht plötzlich das aktive Werkzeug umschaltet.

Drücken Sie die Eingabetaste für einen neuen Absatz oder Listenpunkt. In Tabellenzellen bleibt die Eingabetaste im aktiven Zelleneditor, während die Tabulatortaste durch die Zellen navigiert, sofern Sie sich nicht in einer eingerückten Liste befinden. Wenn eine Tastenkombination das Canvas statt des Textes beeinflusst, klicken Sie wieder in den bearbeitbaren Text. Eine vollständige Übersicht finden Sie unter Canvas-Tastaturkürzel.

Wenn Steuerelemente nicht verfügbar sind

Wenn die Werkzeugleiste nicht wie erwartet aussieht, prüfen Sie zunächst, ob Sie tatsächlich Text bearbeiten oder nur das Element ausgewählt haben. Dieser feine Unterschied klärt die meisten Missverständnisse auf.

Probleme beheben

Wenn eine Formatierung nicht angewendet wird, befindet sich Ihr Cursor möglicherweise nicht im bearbeitbaren Text, das ausgewählte Element ist gesperrt oder die aktuelle Oberfläche unterstützt dieses Format nicht. Wählen Sie den Text erneut aus, vergewissern Sie sich, dass Sie Bearbeitungsrechte besitzen, und versuchen Sie es noch einmal über das sichtbare Steuerelement.

Wenn ein Link für Sie funktioniert, aber nicht für jemand anderen, erfordert das Ziel möglicherweise Zugriffsrechte, die diese Person nicht besitzt. Teilen Sie das Ziel-Canvas oder die entsprechende Ressource, bevor Sie den Link zur gemeinsamen Überprüfung nutzen.

Wenn eine Erwähnung wie normaler Text aussieht, wurde sie möglicherweise nicht über das Erwähnungsmenü ausgewählt. Löschen Sie den eingegebenen Namen, geben Sie erneut @ ein und wählen Sie das gewünschte Ziel aus der Liste, damit ALLO ein echtes Erwähnungs-Badge einfügt.

Wenn eine lange Notiz oder ein Text-Element unleserlich wird, teilen Sie den Inhalt auf. Nutzen Sie eine Überschrift und mehrere kürzere Elemente oder verlagern Sie ausführliche Erklärungen in ein separates Dokument, das Sie auf dem Canvas verlinken.