Menzionare persone e collaboratori della canvas

Le menzioni rappresentano il modo in cui ALLO trasforma una parte di testo della canvas in una collaborazione responsabile. Utilizzate una menzione quando qualcuno deve vedere una domanda, approvare un dettaglio, rispondere a un commento, esaminare un messaggio di chat o prendere atto di una decisione sulla canvas. Per completare il ciclo di feedback, abbinate le menzioni ai commenti, alla Inbox e alle impostazioni di notifica del destinatario.

Menzionare non equivale semplicemente a digitare un nome. Una vera menzione viene selezionata dal selettore con la @ e appare sotto forma di chip o collegamento strutturato. Questa struttura consente ad ALLO di collegare la menzione alla Inbox, alle impostazioni di notifica, ai controlli di accesso e alla navigazione del profilo o della canvas. Se il testo si trova all'interno di una nota, di una forma, di una cella di un foglio di calcolo o di un altro oggetto modificabile della canvas, la menzione viene avviata dall'editor rich text.

Dove sono disponibili le menzioni

Se il selettore delle menzioni non si apre in una determinata superficie, utilizzate i controlli visibili per i commenti, la chat o il testo avanzato di quella superficie. ALLO non espone tutti i target di menzione ovunque.

Chi e cosa può essere menzionato

Menzionare qualcuno non garantisce l'accesso. Se la persona non riesce ad aprire la canvas, condividete la canvas prima o regolate il suo accesso, quindi menzionatela nella discussione corretta.

Le menzioni a tutti i membri della canvas utilizzano la canvas corrente como limite per il pubblico. Nei contesti di progetto pubblici, ALLO può comunque filtrare i destinatari limitandoli alle persone che si sono effettivamente unite o che possono accedere al progetto e alla canvas in questione. Ecco perché l'opzione per tutti i membri della canvas non è una scorciatoia affidabile per "chiunque nell'area di lavoro".

Aggiungere una menzione

Digitate @ in un editor supportato, quindi iniziate a scrivere il nome della persona, del team, della canvas o del pubblico. Scegliete il risultato desiderato dal selettore. Se la barra degli strumenti dei commenti presenta un pulsante @, potete utilizzarlo per aprire lo stesso flusso di menzione in corrispondenza del cursore.

Prima di inviare o salvare, verificate che la menzione sia sotto forma di chip o di risultato selezionato, e non di semplice testo normale. Il testo semplice @Jordan può sembrare corretto a un lettore umano, ma ALLO non può trattarlo come una menzione a meno che non sia stato inserito dal selettore.

Per i commenti, inserite la menzione nel commento che contiene la richiesta. Per gli oggetti della canvas, utilizzate le menzioni quando il riferimento deve rimanere visibile sulla canvas. Per la chat, utilizzate le menzioni quando qualcuno deve prestare attenzione alla conversazione dal vivo, ma spostate le decisioni di revisione durature nei commenti o nei contenuti della canvas.

Cosa succede dopo aver menzionato qualcuno

Al momento dell'invio del commento, del messaggio di chat o della modifica del testo avanzato, ALLO registra la menzione e crea i relativi destinatari per le persone interessate. Le menzioni dirette alla persona vanno a quell'utente. Le menzioni di team si estendono ai membri del team. Le menzioni per tutti i membri della canvas si estendono alle persone che ALLO considera membri idonei per quella canvas.

Tali destinatari possono visualizzare le notifiche nella Inbox e nelle anteprime delle menzioni della Home come menzioni esplicite. La consegna si sviluppa quindi attraverso diversi livelli:

• La consegna tramite notifiche push, email, desktop e mobile segue le impostazioni di notifica, i permessi del dispositivo, le impostazioni dei periodi di silenzio e l'elaborazione in background delle notifiche di ALLO.
• L'invio dell'email di menzione viene programmato poco dopo l'evento nella Inbox, con circa un minuto di scarto nel flusso di notifica corrente, perciò è normale che un elemento o un badge della Inbox appaia prima dell'email.
• La consegna esterna può essere saltata o ritardata in base alle impostazioni dell'utente, ai permessi del dispositivo, ai filtri di posta e ai ripristini degli accessi.

Le risposte e la partecipazione alle discussioni possono generare elementi nella Inbox, ma la sezione Menzioni della Home è progettata per evidenziare le menzioni esplicite. Se avete bisogno dell'intervento di una singola persona, menzionatela direttamente invece di sperare che noti una discussione molto attiva.

ALLO evita di notificare l'autore come destinatario in diversi flussi di menzione. Se menzionate voi stessi durante la stesura o la risposta, non utilizzate la vostra esperienza di notifica personale come prova del fatto che i destinatari non siano stati notificati.

La modifica del testo può aggiungere nuovi record di menzione quando la superficie supporta gli aggiornamenti delle menzioni. Non è possibile annullare un'email o una notifica push che ha già lasciato ALLO. Se menzionate accidentalmente la persona sbagliata, modificate il testo e lasciate un commento di chiarimento successivo se l'errore può creare confusione.

Evitare menzioni eccessive o rumorose

Menzionate il gruppo più piccolo possibile in grado di agire. Una menzione diretta è la scelta migliore quando una sola persona possiede la risposta. Una menzione di team è preferibile quando qualsiasi membro del team può rispondere. La menzione di tutti i membri della canvas è indicata per rari richiami globali, come "Stiamo iniziando la revisione ora" o "Si prega di interrompere la modifica di questa pagina prima dell'esportazione".

Non menzionate un pubblico numeroso per semplici aggiornamenti informativi (FYI) o per decorare lo stato di avanzamento. Questo abitua le persone a ignorare le menzioni, che è il modo più rapido per rendere inutile un sistema di collaborazione.

Se necessitate di consapevolezza ma non di azioni, scrivete un commento chiaro o aggiornate il riepilogo della canvas. Se necessitate di una decisione, menzionate il responsabile della decisione e formulate la richiesta in modo esplicito.

Ospiti e collaboratori esterni

Gli ospiti possono commentare, rispondere e menzionare quando l'accesso ospite include il permesso di commento. Potrebbero non visualizzare lo stesso elenco di suggerimenti dei membri dell'area di lavoro e non dispongono di tutte le azioni di moderazione concesse ai proprietari o ai collaboratori dell'area di lavoro.

I collaboratori esterni possono essere validi target di menzione quando partecipano attivamente alla canvas corrente. I target riservati all'area di lavoro, come i team interni, potrebbero non avere significato per un ospite. Se un collaboratore esterno non riesce ad aprire una risorsa menzionata, verificate la condivisione della canvas, il link ospite, l'account dell'area di lavoro e se ha effettuato l'accesso con l'indirizzo email corretto.

Perché qualcuno potrebbe non ricevere una notifica di menzione

Se una menzione è importante, abbinatela a una richiesta chiara e a una posizione precisa. "Puoi approvare i testi in questa nota?" è decisamente preferibile rispetto a menzionare qualcuno accanto a un paragrafo generico.