Utilizzare la Inbox

La Inbox raccoglie gli aggiornamenti che richiedono attenzione

La Inbox è lo spazio integrato nel prodotto dedicato agli aggiornamenti di ALLO che potrebbero richiedere una risposta: menzioni, risposte, inviti, richieste di accesso, promemoria, aggiornamenti sulle assegnazioni, Check-in degli OKR, promemoria delle scadenze, modifiche dello stato dei progetti, risultati dell'esportazione di file e decisioni sugli inviti allo spazio di lavoro.

La schermata Home può mostrare delle anteprime, ma la Inbox gestisce l'elenco completo delle notifiche e le relative azioni. Utilizzatela quando dovete individuare le novità, completare elementi, riaprire elementi completati, esaminare una richiesta, rispondere a una discussione, accettare o rifiutare un invito o tornare al lavoro originale.

Per le impostazioni delle notifiche, consultate la guida Gestire le notifiche. Per il comportamento delle menzioni nel canvas, consultate Menzionare persone e collaboratori del canvas. Per il flusso di lavoro più ampio relativo ai commenti, consultate Lavorare con commenti e menzioni.

Disponibilità e autorizzazioni

Dove trovare la Inbox

È possibile aprire la Inbox dall'intestazione dell'applicazione, dall'anteprima della Home, dall'icona delle notifiche o dal punto di accesso della Inbox disponibile nel vostro spazio di lavoro. Il pannello laterale rappresenta l'interfaccia principale per le notifiche all'interno del prodotto.

Se la Home mostra un'anteprima, consideratela come una scorciatoia. Aprite la Inbox per accedere all'elenco completo, alle schede di stato, alle azioni rapide per ogni riga, alle risposte, alle valutazioni delle richieste di accesso, alle decisioni sugli inviti e agli elementi completati.

Cosa può apparire nella Inbox

Le azioni esatte dipendono dal tipo di notifica, dallo stato della risorsa e dalle vostre autorizzazioni.

Nuovi e Completati

La Inbox suddivide il lavoro attivo da quello completato.

La scheda Nuovi contiene le notifiche che richiedono ancora attenzione o che non sono state contrassegnate come completate. La scheda Completati racchiude gli elementi che avete già terminato o contrassegnato come completati. Se desiderate gestire un elemento in un secondo momento, lasciatelo in Nuovi finché non sarete pronti a contrassegnarlo come completato.

Il conteggio può aggiornarsi mentre lavorate. Se un numero cambia dopo l'apertura della Inbox, di solito significa che ALLO ha ricevuto aggiornamenti in tempo reale o ha ripristinato una notifica la cui risorsa sottostante non è più disponibile.

Alcuni elenchi della Inbox includono un divisore denominato "Visualizzati in precedenza". Questa riga di separazione vi aiuta a distinguere gli elementi più recenti da quelli che erano già stati caricati durante la vostra ultima visita.

Azioni comuni della Inbox

Utilizzate l'opzione Segna tutti come completati con attenzione. È indicata soprattutto per ripulire notifiche di scarso valore o già gestite, e non per ignorare richieste attive.

Come la Inbox gestisce il lavoro non disponibile

La Inbox non deve esporre lavori privati o eliminati per il solo fatto che esiste una notifica. Se la risorsa originale è stata eliminata, spostata, non è più condivisa o appartiene a uno spazio di lavoro in cui il vostro accesso è stato disattivato, ALLO potrebbe nascondere la notifica, ripristinarla o impedirne l'apertura.

Gli inviti allo spazio di lavoro rappresentano un caso particolare, in quanto l'invito stesso costituisce il percorso di accesso. Potrebbe essere possibile agire su un invito ancora prima di avere un normale accesso allo spazio di lavoro.

Se una notifica proviene da un altro spazio di lavoro, passate a quello spazio di lavoro prima di riprovare. Se l'elemento continua a non aprirsi, consultate la guida Quando non è possibile accedere al lavoro.

Esempi

Se qualcuno vi menziona in un Commento del canvas, aprite l'elemento nella Inbox, leggete la discussione nel contesto, rispondete se necessario e infine contrassegnate l'elemento come completato una volta che il lavoro è stato gestito.

Se qualcuno richiede l'accesso a un canvas che gestite, aprite la richiesta di accesso dalla Inbox. Verificate chi sta effettuando la richiesta, di cosa ha bisogno e se deve ricevere l'accesso in visualizzazione, commento, modifica o nessun accesso.

Se un'esportazione in formato PDF è pronta, utilizzate l'azione della Inbox per scaricare l'esportazione corrente. Se l'URL è scaduto, il file non è disponibile o l'esportazione non è riuscita, consultate Risolvere un'esportazione del canvas non riuscita ed eseguite nuovamente l'esportazione dal canvas.

Se un Check-in di un Key Result cambia stato, aprite la notifica per esaminare il Key Result e il contesto dell'aggiornamento. Consultate Verificare i progressi per informazioni sul funzionamento dei Check-in.

Errori comuni

Non considerate la Inbox come un registro completo delle attività. Utilizzate la sezione Attività quando avete bisogno di una cronologia delle modifiche più ampia.

Non presumete che un elemento sia stato eliminato solo perché una vecchia notifica non si apre più. Potrebbe trovarsi in un altro spazio di lavoro, non essere più condiviso con voi, essere stato archiviato, disattivato o escluso dai filtri.

Non selezionate Segna tutti come completati se dovete ancora esaminare le richieste di accesso o decidere sugli inviti. Aprite prima questi elementi.

Non fate affidamento solo sulle e-mail. La Inbox è la fonte principale all'interno dell'applicazione per le notifiche di ALLO, anche se le impostazioni e-mail o push sono disabilitate.

Risoluzione dei problemi della Inbox

La Inbox è vuota, ma vi aspettavate degli aggiornamenti:

• Spazio di lavoro non corretto: Verificate di trovarvi nello spazio di lavoro attivo giusto.
• Impostazioni di notifica disattivate: Controllate le vostre preferenze in Gestire le notifiche.
• Lavoro eliminato: Accertatevi che il lavoro originale esista ancora.

Un elemento della Inbox non si apre:

• Mancanza di autorizzazioni: Verificate di disporre dei diritti di accesso per il lavoro originale.
• Richiesta di condivisione: Se necessario, chiedete al proprietario della risorsa di condividerla nuovamente con voi.

I conteggi delle notifiche sembrano obsoleti:

• Pannello aperto durante gli aggiornamenti: Nuovi aggiornamenti potrebbero essere arrivati mentre il pannello della Inbox era aperto.
• Elementi spostati o ripristinati: Le notifiche completate o ripristinate potrebbero essersi spostate tra le schede.
• Soluzione: Eseguite un riavvio o aggiornamento dell'applicazione.

Una richiesta di accesso non viene visualizzata:

• Incongruenza dell'account: Chiedete al mittente di verificare l'indirizzo e-mail con cui ha effettuato l'accesso.
• Soluzione: Invitate il richiedente a riprovare utilizzando il link corrente.

Notifiche relative a contenuti sensibili che non dovreste più visualizzare:

• Autorizzazioni obsolete: Le autorizzazioni di accesso sottostanti richiedono una pulizia.
• Soluzione: Contattate immediatamente il proprietario della risorsa o l'amministratore dello spazio di lavoro.