Lavorare con **Commenti** e menzioni

I Commenti mantengono i feedback collegati al lavoro

Utilizzate i Commenti quando i feedback appartengono a una parte specifica del lavoro. Un Commento può essere posizionato su un Oggetto del canvas, una pagina, un file, una nota, un'immagine o una posizione di revisione. Questo rende più semplice, per il collaboratore successivo, comprendere l'oggetto esatto del feedback.

Le menzioni consentono di coinvolgere una persona specifica nel thread. Invece di indicare genericamente che qualcuno dovrebbe verificare un elemento, menzionate direttamente il responsabile. Quest'ultimo riceverà una notifica nella Inbox e potrà aprire il lavoro originale nel suo contesto.

Per i controlli specifici dei canvas, consultate la guida Fornire feedback con Commenti e menzioni. Per il comportamento delle notifiche, consultate Utilizzare la Inbox.

Utilizzate i Commenti per i feedback che devono rimanere disponibili anche al termine della sessione in tempo reale. Utilizzate la Chat del canvas per il coordinamento live. Utilizzate una Chiamata audio/video quando la comunicazione verbale risulta più rapida. Questi strumenti si integrano a vicenda, ma i Commenti rappresentano lo spazio ideale per registrare decisioni, approvazioni, domande o richieste che saranno necessarie in un secondo momento.

Disponibilità e permessi

Dove trovare i Commenti

Su un canvas, aprite il pannello laterale di collaborazione o la scheda Commenti per esaminare i thread aperti e risolti. È inoltre possibile aggiungere Commenti dalla barra degli strumenti dell'Oggetto selezionato, dal menu contestuale o da un'altra azione di Commento visibile, laddove supportato.

Dalla Inbox, aprite una notifica di menzione o di risposta per tornare al Commento correlato. Se il lavoro originale è stato eliminato, spostato, non è più condiviso o non è più disponibile, l'elemento nella Inbox potrebbe non aprirsi.

Per la revisione da dispositivi mobili, utilizzate il flusso di Commento supportato nell'applicazione mobile. Alcune azioni di creazione e gestione potrebbero essere disponibili in modo più completo nell'applicazione web o desktop.

Commento, menzione, risposta, risoluzione

Scrivere Commenti chiari e pronti all'azione

Un Commento utile definisce chiaramente cosa deve essere fatto, chi deve decidere e quale deve essere il risultato finale. Mantenete le discussioni in tempo reale nella Chat del canvas quando la posizione non è rilevante. Utilizzate i Commenti quando la posizione è importante.

Esempi:

Menzioni e Inbox

Quando menzionate un utente, ALLO può generare una notifica nella Inbox. Il destinatario può aprire la notifica e accedere direttamente al lavoro, purché disponga ancora dei permessi necessari.

Le menzioni non sostituiscono i permessi di accesso. Se menzionate un utente che non ha la possibilità di aprire il canvas o l'elemento condiviso, quest'ultimo potrebbe ricevere una notifica non chiara o visualizzare un percorso di richiesta di accesso. Condividete il lavoro prima di procedere con la menzione.

Se una menzione non appare nella Inbox dell'utente, verificate se la menzione è stata effettivamente salvata, se l'utente dispone dell'accesso, se le impostazioni delle notifiche escludono l'invio tramite e-mail o notifiche push, e se l'utente sta controllando nello spazio di lavoro corretto. La Inbox interna all'applicazione e le impostazioni per e-mail/push sono collegate ma non identiche. Consultate la guida Gestire le notifiche.

Commenti, chat e chiamate a confronto

Utilizzate i Commenti per i feedback ancorati a un punto specifico. Utilizzate la Chat del canvas per le conversazioni a livello di canvas che non richiedono un segnaposto. Utilizzate una Chiamata audio/video quando il gruppo ha l'esigenza di prendere una decisione in tempo reale. Utilizzate la chat con intelligenza artificiale esclusivamente per ricevere assistenza dall'IA, non per le decisioni tra collaboratori.

Se i feedback devono essere riesaminati in un secondo momento, i Commenti sono solitamente preferibili alla chat. Se invece il team necessita di un rapido scambio di opinioni mentre esamina lo stesso canvas, la chat o una chiamata potrebbero essere più adatte. Consultate le guide Utilizzare la chat del canvas e Utilizzare le chiamate audio/video.

Note su permessi e visibilità

L'accesso di Commento consente di discutere del lavoro svolto senza poterne modificare i contenuti. L'accesso di modifica permette invece di variare i contenuti e, di norma, include anche la possibilità di commentare. L'accesso di sola visualizzazione potrebbe nascondere i comandi per i Commenti.

Gli utenti esterni con ruolo Ospite possono aggiungere Commenti solo quando l'elemento condiviso lo consente. Se un Ospite non riesce a inserire un Commento, verificate i permessi del link o dell'invito.

I collaboratori esterni potrebbero essere in grado di commentare un singolo elemento senza comparire nella sezione Persone. Questo comportamento è previsto dal sistema. Potete gestire il loro accesso direttamente dalla finestra di dialogo di condivisione dell'elemento.

I collegamenti ai Commenti richiedono comunque l'accesso al lavoro sottostante. La copia di un link a un Commento non concede alcun permesso di accesso. Se il destinatario non fa parte del pubblico attualmente autorizzato a visualizzare il lavoro, condividete prima l'elemento e poi inviate il link al Commento.

Errori comuni

Evitate di menzionare le persone prima di aver condiviso il lavoro con loro. In caso contrario, potrebbero non essere in grado di aprire la notifica ricevuta.

Non create un nuovo thread di Commento per ogni singola risposta. Rispondete all'interno del thread esistente quando la discussione riguarda lo stesso argomento.

Non risolvete un thread solo per nascondere una domanda complessa. Risolvete la discussione solo quando la questione è stata effettivamente gestita o la decisione è stata registrata.

Non utilizzate la Chat del canvas per feedback che devono rimanere associati a uno specifico Oggetto. In seguito risulterà molto più difficile ritrovarli.

Risoluzione dei problemi con Commenti e menzioni

In caso di problemi con l'inserimento o la visualizzazione di Commenti e menzioni, fate riferimento alle seguenti indicazioni per ripristinare il corretto funzionamento.

• L'opzione per aggiungere un commento non è disponibile:

  • L'elemento potrebbe essere in modalità di sola lettura, archiviato o bloccato.
  • L'elemento potrebbe essere stato condiviso con accesso di sola visualizzazione. Consultate la guida Quando il lavoro è in sola lettura per ulteriori dettagli.

• Una persona non appare nella ricerca delle menzioni:

  • L'utente potrebbe non far parte dello spazio di lavoro.
  • L'utente potrebbe non disporre dell'accesso all'elemento condiviso. La funzione Cerca delle menzioni dipende dai permessi. Per gli utenti esterni, assicuratevi di condividere prima l'elemento.

• Un link al commento non si apre:

  • Il destinatario potrebbe non disporre più dell'accesso al lavoro sottostante.
  • L'Oggetto o il canvas originale potrebbe essere stato eliminato.

• Le notifiche non vengono recapitate:

  • Le notifiche push o via e-mail potrebbero essere disabilitate nelle vostre impostazioni personali. Aprite direttamente la Inbox e verificate le impostazioni di notifica. La Inbox interna e le notifiche push o via e-mail possono essere configurate in modo indipendente.

• Un thread di commenti importante era associato a un lavoro eliminato:

  • Il lavoro potrebbe essere stato spostato nel Cestino. Chiedete al proprietario dell'elemento se è possibile ripristinarlo dal Cestino, oppure copiate la decisione in una nuova posizione. Per ulteriori dettagli, consultate Come funziona il Cestino e Quando il lavoro sembra mancante.