Travailler avec les commentaires et les mentions

Les commentaires lient les retours directement au travail

Utilisez les commentaires lorsque les retours concernent une partie spécifique du travail. Un commentaire peut être placé sur un élément de canvas, une page, un fichier, une note, une image ou un emplacement de révision. Cela permet à la personne suivante de comprendre plus facilement à quoi se réfèrent les retours.

Les mentions permettent d'intégrer une personne spécifique au fil de discussion. Au lieu de dire « quelqu'un devrait vérifier ceci », mentionnez directement la personne responsable. Elle recevra une notification dans sa boîte de réception (Inbox) et pourra ouvrir le travail d'origine directement en contexte.

Pour les commandes spécifiques au canvas, consultez Donner des retours avec des commentaires et des mentions. Pour le comportement des notifications, consultez Utiliser la boîte de réception.

Utilisez les commentaires pour les retours qui doivent être conservés après la session en direct. Utilisez le chat d'équipe pour la coordination en temps réel. Privilégiez un appel audio/vidéo lorsque la communication orale est plus rapide. Ces outils sont complémentaires, mais les commentaires restent le meilleur endroit pour consigner une décision, une approbation, une question ou une demande dont quelqu'un aura besoin ultérieurement.

Disponibilité et autorisations

Où trouver les commentaires

Sur un canvas, ouvrez le panneau latéral de collaboration ou l'onglet Commentaires pour consulter les fils de discussion ouverts et résolus. Vous pouvez également ajouter des commentaires depuis la barre d'outils de l'élément de canvas sélectionné, le menu contextuel ou toute autre action de commentaire visible lorsque cela est pris en charge.

Depuis votre boîte de réception (Inbox), ouvrez une notification de mention ou de réponse pour revenir au commentaire associé. Si le travail d'origine a été supprimé, déplacé, n'est plus partagé ou ne vous est plus accessible, l'élément de la boîte de réception peut ne pas s'ouvrir.

Pour une révision sur mobile, utilisez le flux de commentaires pris en charge dans l'application mobile. Certaines actions de création et de gestion peuvent être plus complètes sur l'application web ou de bureau.

Commentaire, mention, réponse, résolution

Rédiger des commentaires clairs et exploitables

Un commentaire utile précise ce qui doit être fait, qui doit décider et où la réponse doit être apportée. Privilégiez le chat d'équipe pour les discussions en direct lorsque l'emplacement visuel n'a pas d'importance. Utilisez les commentaires lorsque l'emplacement est important.

Exemples :

Mentions et boîte de réception

Lorsque vous mentionnez quelqu'un, ALLO peut générer une notification dans sa boîte de réception. Le destinataire peut ouvrir la notification et accéder directement au travail concerné s'il dispose toujours des autorisations d'accès.

Les mentions ne remplacent pas les autorisations d'accès. Si vous mentionnez une personne qui ne peut pas ouvrir le canvas ou l'élément partagé, elle risque de recevoir une notification confuse ou d'être redirigée vers un processus de demande d'accès. Partagez le travail en premier lieu, puis mentionnez-la.

Si une mention n'apparaît pas dans la boîte de réception d'une personne, vérifiez si la mention a bien été enregistrée, si cette personne dispose des droits d'accès, si ses paramètres de notification bloquent les e-mails ou les notifications push, et si elle consulte le bon espace de travail. La boîte de réception intégrée à l'application et les paramètres d'e-mail/push sont liés mais distincts. Consultez Gérer les notifications.

Commentaires, chat et appels

Utilisez les commentaires pour les retours localisés. Utilisez le chat d'équipe pour les conversations globales à l'échelle du canvas qui ne nécessitent pas d'épingle. Privilégiez un appel audio/vidéo lorsque le groupe doit prendre une décision en direct. N'utilisez le chat IA que pour obtenir une assistance de l'intelligence artificielle, et non pour solliciter des décisions de la part de vos collaborateurs.

Si des retours doivent être examinés ultérieurement, les commentaires s'avèrent généralement plus adaptés que le chat. Si l'équipe a besoin d'échanges rapides en temps réel tout en consultant le même canvas, le chat ou un appel peut être préférable. Consultez Utiliser le chat du canvas et Utiliser les appels audio/vidéo.

Remarques sur les autorisations et la visibilité

L'accès aux commentaires permet de discuter du travail sans en modifier le contenu. L'accès en modification permet de modifier le contenu et généralement d'ajouter également des commentaires. Un accès en lecture seule peut masquer les options de commentaire.

Les invités peuvent ajouter des commentaires uniquement lorsque l'élément partagé le permet. Si un invité ne peut pas commenter, vérifiez le lien ou les autorisations d'invitation.

Il est possible que des collaborateurs externes puissent commenter un élément sans figurer dans la section Membres. Ce comportement est normal. Vous pouvez gérer leur accès à partir de la boîte de dialogue de partage de l'élément.

Les liens de commentaires nécessitent toujours un accès au travail sous-jacent. Copier un lien de commentaire ne confère aucune autorisation d'accès. Si le destinataire ne fait pas partie de l'audience actuelle du travail, partagez d'abord l'élément, puis envoyez-lui le lien du commentaire.

Erreurs courantes

Ne mentionnez pas d'utilisateurs avant de leur avoir partagé le travail. Ils risquent de ne pas pouvoir ouvrir la notification.

Ne créez pas un nouveau fil de commentaires pour chaque réponse. Répondez au sein du fil existant lorsque les discussions sont liées.

Ne résolvez pas un fil de discussion uniquement pour masquer une question délicate. Résolvez-le une fois le travail traité ou la décision enregistrée.

N'utilisez pas le chat d'équipe pour des retours qui doivent rester associés à un élément de canvas spécifique. Ces retours seront plus difficiles à retrouver par la suite.

Résolution des problèmes de commentaires et de mentions

• Le bouton « Ajouter un commentaire » n'apparaît pas :

  • L'élément est peut-être configuré en lecture seule.
  • L'élément a pu être archivé ou verrouillé.
  • Le partage a été effectué avec un accès en lecture seule.
  • Consultez notre guide : Lorsque le travail est en lecture seule.

• Un utilisateur n'apparaît pas dans la recherche des mentions :

  • La personne ne fait pas partie de l'espace de travail.
  • La personne ne dispose pas des droits d'accès à l'élément partagé.
  • Pour les intervenants externes, veillez à partager l'élément en premier lieu.

• Un lien de commentaire ne s'ouvre pas :

  • Le destinataire ne possède plus les droits d'accès requis.
  • L'élément de canvas d'origine ou le canvas lui-même a été supprimé.

• Les notifications sont manquantes :

  • Vos paramètres de notification bloquent les e-mails ou les notifications push.
  • Vérifiez ces réglages directement dans votre boîte de réception (Inbox). Les mises à jour restent stockées dans l'application même si les envois externes sont désactivés.

• Un fil de commentaires important était associé à un élément supprimé :

  • L'élément d'origine a été placé dans la corbeille.
  • Demandez au propriétaire de restaurer le travail.
  • Vous pouvez également copier la décision finale dans un nouvel emplacement. Consultez Fonctionnement de la Corbeille et Lorsque le travail semble avoir disparu.