Gérer les notifications
Définissez comment ALLO vous informe de vos mentions, invitations, rappels, demandes d'accès, nouveautés de la boîte de réception, e-mails, notifications push et périodes de silence.
Les notifications vous aident à suivre le travail sans avoir à ouvrir chaque canvas
ALLO peut vous informer des activités nécessitant votre attention :
- Mentions et réponses
- Invitations et demandes d'accès
- Rappels, affectations, dates d'échéance et mises à jour du statut des projets
- Suivi des OKR
- Résultats d'exportation
- Décisions concernant les invitations aux espaces de travail
La boîte de réception regroupe toutes vos notifications directement dans l'application. Les e-mails, les notifications de bureau, les notifications push mobiles, les badges et les paramètres de période de silence vous permettent de choisir comment ALLO vous alerte en dehors de l'application.
L'objectif n'est pas d'activer toutes les alertes, mais de garder une visibilité sur les collaborations importantes sans générer de distractions inutiles que vous finiriez par ignorer.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la boîte de réception, consultez Utiliser la boîte de réception. Pour comprendre le fonctionnement du système de Commentaire et des mentions, lisez Commentaire et mentions et Mentionner des personnes et des collaborateurs de canvas.
Disponibilité et autorisations
| Élément | Détails |
|---|---|
| Disponible sur | Tous les espaces de travail où les notifications sont activées. |
| Disponible pour | L'application web, l'application de bureau et les flux mobiles pris en charge. |
| Qui peut gérer ses paramètres de notification personnels | Chaque utilisateur connecté. |
| Qui peut modifier le comportement des notifications de l'espace de travail | Les administrateurs de l'espace de travail (si des paramètres globaux existent). |
| Impact des paramètres | Le mode de réception et le niveau d'interruption. Ils ne donnent pas accès aux documents ou travaux privés. |
Où trouver les paramètres de notification
Pour consulter ou modifier vos paramètres de notification :
- Ouvrez votre profil ou les paramètres de votre compte.
- Allez dans l'onglet Notifications.
- Si un lien vers les paramètres de notification est proposé directement depuis la boîte de réception, vous pouvez également passer par là.
- En cas de problème de réception sur votre ordinateur ou votre mobile, vérifiez également les autorisations au niveau de votre navigateur, de l'application de bureau, de votre système d'exploitation ou des paramètres de votre appareil mobile.
Les notifications de bureau et les systèmes d'exploitation mobiles peuvent bloquer les alertes même si vos paramètres de notification ALLO sont correctement configurés.
Les options de facturation et les paramètres d'administration de l'espace de travail sont distincts. Vos choix de notification définissent uniquement la manière de recevoir les alertes, pas les droits d'accès à vos travaux.
Canaux de notification disponibles
| Emplacement | Usage | En cas d'absence, vérifiez |
|---|---|---|
| Boîte de réception | Liste complète des notifications ALLO directement intégrée à l'application. | Votre espace de travail actif, votre accès au document d'origine et si l'élément a été marqué comme terminé. |
| Aperçu de l'accueil | Un résumé compact des activités récentes nécessitant votre attention. | Ouvrez la boîte de réception complète si l'aperçu vous semble incomplet. |
| Nombre sur le badge | Un signal rapide indiquant que des éléments requièrent votre attention. | Les décomptes se mettent à jour en temps réel et peuvent évoluer suite à des correctifs ou à des actions accomplies. |
| Notification de bureau | Alerte visuelle ou sonore envoyée par le navigateur ou l'application de bureau. | Les paramètres ALLO, les autorisations du navigateur, celles du système d'exploitation et le mode Ne pas déranger. |
| Notification push mobile | Notifications sur smartphone ou tablette lorsqu'elles sont prises en charge. | Les paramètres ALLO, les autorisations de l'application mobile, le mode de concentration de l'appareil et la connexion réseau. |
| Notification externe pour les types de mises à jour pris en charge. | Les options d'e-mail activées, le dossier des courriers indésirables (spams), la mise en quarantaine, vos filtres de messagerie et l'adresse e-mail de votre compte. |
Types de notifications essentiels
Réfléchissez bien avant de désactiver les notifications liées aux mentions, invitations, demandes d'accès et rappels. Ces alertes correspondent généralement à des tâches importantes que vos collaborateurs s'attendent à vous voir traiter.
| Type de notification | Importance |
|---|---|
| Mentions et réponses | Un collaborateur vous demande d'examiner un document, de prendre une décision ou de répondre directement dans son contexte. |
| Demandes d'accès | Un utilisateur est bloqué pour ouvrir un document ou un travail que vous contrôlez. |
| Invitations à l'espace de travail | Une personne attend potentiellement de rejoindre l'espace de travail. |
| Rappels et dates d'échéance | Les tâches urgentes risquent d'être oubliées si vous ne recevez pas de rappels. |
| Suivi des OKR | Les progrès ont changé et doivent éventuellement être examinés. |
| Résultats d'exportation | Un PDF ou un fichier d'exportation est prêt à être téléchargé, ou l'exportation a échoué. |
Ajuster les e-mails et les notifications push sans perdre la boîte de réception
Désactiver les e-mails ou les notifications push ne supprime pas les éléments de votre boîte de réception. La boîte de réception est la source d'information interne de l'application, tandis que l'e-mail et le push sont de simples canaux de transmission.
Si vous souhaitez limiter les distractions, nous vous conseillons de réduire d'abord les e-mails et les notifications push tout en conservant l'accès à votre boîte de réception. Si vous désactivez trop d'options, vos collaborateurs pourront toujours vous mentionner, mais vous devrez ouvrir ALLO pour en être informé.
Certaines notifications sont activées par défaut tant que vous n'avez pas enregistré de préférences spécifiques. Si le comportement d'une notification vous surprend, accédez aux paramètres de Notifications pour enregistrer explicitement vos préférences.
Mentions, réponses et délais de réception
Bien que les mentions et les réponses soient liées, ALLO ne les traite pas de manière identique. Une mention explicite via le symbole @ est un événement destiné à un destinataire ciblé et s'affiche dans les sections dédiées aux mentions de votre boîte de réception ou de l'accueil. Une simple réponse dans un fil de discussion génère une notification dans la boîte de réception des participants, mais elle n'est pas assimilée à une mention directe.
La réception sur les canaux externes peut parfois accuser un léger retard par rapport à la boîte de réception. Référez-vous à ce tableau pour identifier l'origine d'un éventuel retard :
| Symptôme | Signification probable | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|---|
| L'élément apparaît dans la boîte de réception, mais aucun e-mail n'a été reçu. | L'événement interne a fonctionné, mais la livraison de l'e-mail a pris du retard, a été désactivée ou a été filtrée. | Les paramètres de notification par e-mail, les courriers indésirables (spams), la mise en quarantaine, les filtres de messagerie et l'adresse e-mail associée à votre compte. |
| L'élément apparaît dans la boîte de réception, mais aucune alerte push ou notification de bureau n'a surgi. | L'événement interne a fonctionné, mais le canal de l'appareil ne vous a pas alerté. | Les paramètres ALLO, les autorisations de l'appareil, l'état de votre connexion, vos paramètres de période de silence et le regroupement des notifications. |
| Aucun élément n'apparaît dans la boîte de réception. | La notification n'a probablement pas été créée pour vous. | Vérifiez si vous avez bien été sélectionné dans le sélecteur de mention, si vous aviez accès au travail d'origine et si le fil de discussion ou l'Élément de canvas existe toujours. |
Dans le flux actuel d'envoi d'e-mails pour les mentions, ALLO planifie généralement l'envoi de l'e-mail peu après l'événement de la boîte de réception, environ une minute plus tard, tandis que l'élément ou le badge dans l'application peut apparaître immédiatement.
Périodes de silence et paramètres de l'appareil
Si votre espace de travail ou votre compte prend en charge le mode Ne pas déranger ou les périodes de silence, utilisez-les pour suspendre les alertes intrusives durant vos moments de concentration. Les périodes de silence ne suppriment aucun message. Vous pourrez toujours consulter plus tard tous les éléments arrivés dans votre boîte de réception.
| Canal | Dépend de | En cas d'absence de notification |
|---|---|---|
| Notifications de bureau | Les autorisations du navigateur ou de l'application de bureau, les paramètres de notification du système d'exploitation, l'état de votre connexion et les modes de concentration. | Comparez les paramètres ALLO avec les autorisations de votre système d'exploitation et de votre navigateur. |
| Notifications push mobiles | Les autorisations de l'application mobile, les paramètres de notification de votre smartphone ou tablette, l'état de votre connexion, les modes de concentration et l'état du réseau. | Vérifiez d'abord l'application mobile et les paramètres de votre appareil. |
Si un appareil reste silencieux alors qu'un autre fonctionne correctement, comparez les autorisations de chaque appareil avant de modifier les paramètres de l'espace de travail. Pour les problèmes d'envoi propres aux mobiles, consultez Résoudre les problèmes de l'application mobile.
Exemples concrets
| Situation | Marche à suivre |
|---|---|
| Vous avez manqué une mention. | Ouvrez d'abord votre boîte de réception. Si l'élément y figure, le problème vient probablement des e-mails, du push, du badge ou de la distribution sur votre appareil. Si l'élément n'y figure pas, vérifiez que vous avez bien été mentionné et que vous disposez toujours des accès nécessaires. |
| Un collaborateur indique avoir demandé un accès, mais vous n'avez rien reçu. | Ouvrez votre boîte de réception et vérifiez les sections Nouveau et Terminé. Si vous y avez accès, ouvrez ensuite la boîte de dialogue de partage de l'élément. Le collaborateur a pu faire sa demande depuis une autre adresse e-mail ou via un ancien lien. |
| Les notifications push mobiles ne s'affichent pas, mais la boîte de réception fonctionne. | Vérifiez les autorisations de notification de l'application mobile, le mode de concentration de votre appareil et assurez-vous d'être connecté au bon compte. |
| Les invitations par e-mail n'arrivent pas. | Vérifiez vos courriers indésirables (spams) et la mise en quarantaine de votre entreprise. Consultez la liste de vérification dans Que faire lorsqu'une invitation n'arrive pas. |
Erreurs courantes
- Résoudre les problèmes de permission via les notifications : Ne modifiez pas vos paramètres de notification pour régler des problèmes d'accès. Si un utilisateur ne peut pas accéder à un travail, corrigez le partage, son adhésion à l'espace de travail ou l'état d'activation de son compte.
- Considérer l'e-mail comme la source d'information principale : N'assumez pas que l'e-mail fait foi. La boîte de réception intégrée reste la liste de référence. Les e-mails peuvent être retardés, filtrés ou désactivés.
- Tout marquer comme terminé pour effacer les badges : Ne marquez pas à la hâte tous les éléments comme terminés simplement pour masquer vos badges de notification si vous devez encore traiter des demandes d'accès ou répondre à des mentions.
- Espérer qu'un e-mail désactivé empêche les mentions : Désactiver les e-mails n'empêchera pas vos collaborateurs de vous mentionner. Cela modifie uniquement le canal de réception de l'alerte.
Que faire si vos notifications semblent anormales
- Trop de notifications reçues : examinez en priorité vos canaux d'e-mail et de notifications push. Utilisez ensuite votre boîte de réception pour marquer les éléments obsolètes comme terminés. Nous vous conseillons de garder les mentions et les demandes d'accès activées à moins d'avoir une raison majeure de les masquer.
- Pas assez de notifications reçues : vérifiez d'abord votre boîte de réception dans l'application, puis les paramètres de notification de votre profil. Enfin, contrôlez les autorisations accordées à votre navigateur, votre ordinateur ou votre appareil mobile.
- Impossible d'ouvrir une notification : assurez-vous que le document d'origine n'a pas été supprimé, déplacé, retiré du partage ou qu'il n'appartient pas à un autre espace de travail. Reportez-vous à l'article Que faire en cas d'impossibilité d'accéder à un travail.
- Notifications reçues pour des éléments confidentiels : si vous recevez des alertes concernant des documents que vous ne devriez pas voir, demandez au propriétaire ou à l'administrateur de l'espace de travail de vérifier vos autorisations. La gestion des notifications doit découler de la gestion des accès.
- Besoin d'assistance personnalisée : si vous contactez le support, merci de préciser le type de notification concerné, le nom de l'espace de travail, l'adresse e-mail affectée, l'appareil ou l'application utilisée, l'heure approximative du problème et si l'alerte est apparue dans votre boîte de réception, par e-mail, par push ou nulle part.
Articles associés
- Donner des retours avec les commentaires et mentions
- Mentionner des membres et des collaborateurs de canvas
- Utiliser la Boîte de réception
- Modifier les paramètres du profil
- Utiliser les notifications et les badges
- Utiliser les commentaires sur mobile
- Lorsque l'invitation n'arrive pas