Présentation de la recherche et de l'activité

La recherche, l'activité et les favoris répondent à des besoins de mémorisation différents

ALLO vous propose plusieurs façons de reprendre votre travail car chacun se souvient de ses tâches de manière différente. Parfois, vous vous rappelez d'un titre ou d'un mot-clé. Parfois, vous vous souvenez que quelqu'un a modifié un élément hier. Parfois, vous savez que ce travail est important et vous souhaitez y accéder en un seul clic chaque jour.

Utilisez la Recherche lorsque vous connaissez des mots. Utilisez l'activité lorsque vous vous souvenez d'une action : qui a modifié un élément, quand il a été modifié ou à quel endroit le travail a eu lieu. Utilisez les favoris lorsque vous souhaitez un raccourci personnel vers un travail auquel vous revenez souvent.

Ces outils se recoupent, mais ils ne sont pas interchangeables. La Recherche trouve les travaux accessibles par le biais de termes et de suggestions. L'activité explique les modifications récentes. Les favoris constituent votre propre liste de raccourcis organisés. Choisir le bon outil vous fait gagner du temps et vous évite de conclure à tort qu'un élément est manquant.

Où apparaissent ces outils

La Recherche est accessible depuis le bouton de Recherche situé dans la barre supérieure. Des raccourcis clavier permettent de l'ouvrir rapidement, généralement Command+K sur Mac ou Ctrl+K sur Windows et Linux. Certaines interfaces peuvent également proposer une recherche locale pour cet espace, comme la recherche de fichiers, la recherche dans Tous les canvases ou les filtres de projet.

L'activité peut s'afficher sous la forme d'un aperçu de l'activité de l'Accueil, d'une vue d'activité globale ou d'espace de travail, et d'une activité ciblée au sein d'espaces spécifiques tels que les projets, les canvases, les tâches, les OKR ou les tableaux de bord. Le périmètre est important : l'activité d'un canvas indique ce qui s'est passé sur ce canvas spécifique, tandis que l'activité de l'espace de travail peut couvrir un ensemble plus large de travaux auxquels vous avez accès.

Les favoris apparaissent dans la barre latérale de l'Accueil sous la forme d'une liste personnelle de travaux importants. Vous pouvez les organiser en sections, réordonner les éléments et retirer ceux qui ne vous sont plus utiles. Les documents d'aide s'y rapportant se trouvent dans la section Accueil car c'est dans la barre latérale que vous les utilisez principalement.

Choisir le bon outil

Pour une navigation approfondie dans les canvases, consultez la Présentation de Tous les canvases. Pour les fichiers, consultez l'Aperçu des fichiers. Pour le travail supprimé, consultez le Fonctionnement de la Corbeille.

La Recherche permet de trouver par texte et suggestions

La Recherche globale vous aide à trouver votre travail dans tout ALLO depuis un emplacement unique. Lorsqu'elle est ouverte sans requête, elle peut afficher des commandes utiles, des recherches récentes et des ressources suggérées. À mesure que vous saisissez du texte, elle peut suggérer des éléments correspondants et afficher les résultats de recherche organisés par type de ressource.

La Recherche respecte les accès. Si vous ne pouvez pas ouvrir un projet, un canvas, un fichier, un tableau de bord ou le profil d'une personne dans l'espace de travail actuel, la Recherche ne le traitera pas comme un travail accessible ordinaire. Si un collaborateur trouve un élément que vous ne trouvez pas, comparez l'espace de travail, le compte, le rôle et les autorisations de partage avant de supposer que la Recherche rencontre un problème.

La Recherche globale est différente des outils de recherche locale. La recherche de fichiers est plus adaptée aux lignes de fichiers. La recherche dans Tous les canvases est préférable lorsque vous parcourez déjà des canvases et souhaitez utiliser des commandes de tri, de filtrage ou d'affichage spécifiques aux canvases. Les filtres de projet sont plus adaptés à l'intérieur d'un projet. Consultez Recherche globale sur ALLO et Quand la recherche ne trouve pas de résultat.

L'activité permet de comprendre ce qui s'est passé

L'activité aide à répondre à la question : « qu'est-ce qui a changé ? ». Elle peut afficher des événements récents avec suffisamment de contexte pour ouvrir le travail d'origine. Utilisez-la lorsque vous vous souvenez que quelqu'un a modifié un canvas, ajouté un Commentaire, mis à jour un projet, modifié un tableau de bord ou fait progresser un travail, mais que vous ne vous rappelez pas du titre exact.

L'activité n'est pas un export d'audit complet ou la garantie que chaque détail système masqué apparaîtra. Il s'agit d'un flux destiné aux utilisateurs pour comprendre les modifications visibles apportées aux travaux. Les entrées que vous voyez dépendent de l'interface, du périmètre actuel, de vos accès et des types d'activité que ALLO y affiche.

Consultez Consulter l'activité pour obtenir des exemples et résoudre les problèmes.

Les favoris constituent vos raccourcis personnels

Les favoris permettent de rouvrir facilement vos travaux importants. Vous pouvez ajouter aux favoris des canvases, des projets, des tableaux de bord, des éléments d'OKR, des canaux, des personnes et d'autres types de ressources compatibles selon les fonctionnalités utilisées dans votre espace de travail. Les favoris sont personnels : votre liste de favoris ne devient pas automatiquement celle d'un autre utilisateur.

Utilisez les favoris pour les projets en cours, les tableaux de bord récurrents, les canaux d'équipe, les sessions d'objectifs, les collaborateurs clés et les éléments dont vous avez besoin lors d'une réunion. Ne comptez pas sur les favoris comme unique moyen pour une équipe de trouver un travail partagé ; les travaux d'équipe importants doivent toujours avoir des titres clairs, des propriétaires définis, des emplacements de projet précis et des liens d'accès.

Consultez Utiliser les favoris et Organiser les favoris.

Les autorisations affectent ces trois outils

La Recherche, l'activité et les favoris respectent tous les droits d'accès. Un élément ajouté aux favoris peut disparaître ou ne plus s'ouvrir si vous perdez vos droits d'accès. Une entrée d'activité peut être manquante car vous ne pouvez pas accéder au travail sous-jacent. Un résultat de Recherche peut être masqué car l'élément se trouve dans un autre espace de travail, a été supprimé, est privé ou est partagé avec un autre compte.

Les Invités et les collaborateurs externes peuvent voir des résultats plus restreints que les membres de l'espace de travail. Le travail partagé peut être visible via la section Partagé avec moi sans pour autant accorder une visibilité globale lors d'une Recherche dans l'espace de travail.

Si le problème semble lié à un droit d'accès, commencez par consulter En cas d'impossibilité d'accéder au travail, Résoudre les problèmes d'accès partagé et Membres, invités et collaborateurs externes.

Flux de travail courants

Si vous connaissez un titre, appuyez sur Command+K ou Ctrl+K, saisissez le titre et ouvrez le résultat. Si vous ne parvenez pas à le trouver, effacez les filtres, essayez d'utiliser moins de mots et consultez Quand la recherche ne trouve pas de résultat.

Si vous vous souvenez uniquement qu'un collaborateur a modifié un élément hier, ouvrez l'activité, examinez les entrées récentes et ouvrez le canvas ou le projet d'origine à partir de l'entrée. Si l'activité est ciblée sur le mauvais emplacement, passez à une vue d'activité plus large.

Si vous ouvrez le même tableau de bord chaque matin, ajoutez-le à vos favoris et placez-le dans une section de favoris. Si le tableau de bord est déplacé ultérieurement ou si son nom change, le raccourci des favoris devrait se mettre à jour automatiquement tant que vous conservez vos droits d'accès.

Si vous devez récupérer un travail supprimé, ignorez la Recherche et ouvrez la Corbeille. Les travaux supprimés peuvent ne pas apparaître dans les résultats de recherche habituels.

Éviter les conclusions hâtives

Ne concluez pas que « ALLO l'a perdu » simplement parce qu'un outil ne trouve pas un élément. La Recherche peut ne pas trouver un travail en raison des accès, de l'espace de travail, des filtres, de l'orthographe, d'un changement de nom, des délais d'indexation ou d'une suppression. L'activité peut omettre un travail parce que l'événement se situe en dehors du périmètre actuel. Un élément peut disparaître des favoris parce que vous l'avez retiré des favoris, déplacé dans une autre section ou parce que vous avez perdu vos droits d'accès.

Utilisez l'outil qui correspond à l'indice dont vous disposez. Si aucun d'eux ne permet de retrouver le travail, rassemblez le nom de l'espace de travail, le type d'élément, le titre probable, le propriétaire, le dernier emplacement connu et ce que vous avez déjà vérifié avant de contacter l'assistance.