Übersicht über Suche und Aktivitäten

Suche, Aktivitäten und Favoriten lösen unterschiedliche Erinnerungsprobleme

ALLO bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, zu Ihrer Arbeit zurückzukehren, da sich Menschen auf unterschiedliche Weise an ihre Arbeit erinnern. Manchmal erinnern Sie sich an einen Titel oder ein Schlüsselwort. Manchmal erinnern Sie sich daran, dass gestern jemand etwas geändert hat. Manchmal wissen Sie, dass eine Arbeit wichtig ist, und möchten diese jeden Tag mit nur einem Klick aufrufen können.

Nutzen Sie die Suche, wenn Sie bestimmte Wörter kennen. Nutzen Sie Aktivitäten, wenn Sie sich an Bewegungen erinnern: wer etwas geändert hat, wann es geändert wurde oder wo die Arbeit stattgefunden hat. Nutzen Sie Favoriten, wenn Sie eine persönliche Verknüpfung zu Arbeiten wünschen, zu denen Sie häufig zurückkehren.

Diese Tools überschneiden sich zwar, sind aber nicht austauschbar. Die Suche findet zugängliche Arbeiten anhand von Begriffen und Vorschlägen. Aktivitäten erklären die jüngsten Änderungen. Favoriten sind Ihre eigene, organisierte Liste von Verknüpfungen. Die Wahl des richtigen Tools spart Zeit und verhindert den falschen Schluss, dass etwas fehlt.

Wo diese Tools angezeigt werden

Die Suche ist über die Schaltfläche Suche in der oberen Leiste verfügbar. Sie lässt sich schnell über Tastaturkürzel öffnen, üblicherweise mit Befehlstaste+K (oder Cmd+K) auf dem Mac beziehungsweise Strg+K auf Windows und Linux. Einige Oberflächen bieten möglicherweise auch eine lokale Suche für den jeweiligen Bereich an, wie beispielsweise die Dateisuche, die Suche in Alle Canvases oder Projektfilter.

Aktivitäten können als Home-Vorschau, als arbeitsbereichsweite oder globale Aktivitätsansicht sowie als bereichsbezogene Aktivitäten innerhalb von Bereichen wie Projekten, Canvases, Aufgaben, OKRs oder Dashboards angezeigt werden. Der Kontext ist entscheidend: Die Canvas-Aktivität beantwortet, was auf diesem Canvas passiert ist; Aktivitäten auf Arbeitsbereichsebene können ein breiteres Spektrum an Arbeiten abdecken, auf die Sie Zugriff haben.

Favoriten werden in der Home-Seitenleiste als Ihre persönliche Liste wichtiger Arbeiten angezeigt. Sie können sie in Abschnitte einteilen, Elemente neu anordnen und Elemente entfernen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Die zugehörige Dokumentation finden Sie unter „Home“, da die Seitenleiste der Ort ist, an dem diese Funktion tatsächlich genutzt wird.

Das passende Tool auswählen

Informationen zum ausführlichen Durchsuchen von Canvases finden Sie in der Übersicht „Alle Canvases“. Informationen zu Dateien finden Sie in der Dateien-Übersicht. Informationen zu gelöschten Arbeiten finden Sie unter So funktioniert der Papierkorb.

Die Suche ist für das Finden anhand von Text und Vorschlägen gedacht

Die globale Suche hilft Ihnen, Arbeiten in ganz ALLO an einem zentralen Ort zu finden. Wenn Sie sie ohne Suchanfrage öffnen, werden Ihnen nützliche Befehle, kürzlich durchgeführte Suchen und vorgeschlagene Ressourcen angezeigt. Während Sie tippen, schlägt das System passende Elemente vor und zeigt die Suchergebnisse nach Ressourcentyp strukturiert an.

Die Suche berücksichtigt die jeweiligen Zugriffsberechtigungen. Wenn Sie ein Projekt, ein Canvas, eine Datei, ein Dashboard oder ein Personenprofil im aktuellen Arbeitsbereich nicht öffnen können, wird dieses Element in der Suche nicht als reguläre, zugängliche Arbeit aufgeführt. Wenn ein Teammitglied ein Element findet, das Sie nicht finden können, sollten Sie zunächst die Einstellungen für Arbeitsbereich, Konto, Rolle und Freigabeberechtigungen abgleichen, bevor Sie davon ausgehen, dass die Suche fehlerhaft ist.

Die Suche unterscheidet sich von den lokalen Such- und Filtermöglichkeiten. Die Dateisuche eignet sich besser für das Auffinden einzelner Dateizeilen. Die Suche in Alle Canvases ist ideal, wenn Sie bereits Canvases durchsuchen und canvas-spezifische Sortier-, Filter- oder Ansichtsoptionen nutzen möchten. Projektfilter wiederum eignen sich am besten direkt innerhalb eines Projekts. Siehe auch Suche in ganz ALLO and Wenn die Suche ein Ergebnis nicht findet.

Aktivitäten dienen dazu, Vorkommnisse nachzuvollziehen

Der Bereich „Aktivitäten“ hilft bei der Beantwortung der Frage „Was hat sich geändert?“. Er zeigt Ihnen kürzliche Ereignisse mit ausreichend Kontext an, um direkt die ursprüngliche Arbeit zu öffnen. Verwenden Sie diesen Bereich, wenn Sie sich erinnern, dass jemand ein Canvas bearbeitet, einen Kommentar hinzugefügt, ein Projekt aktualisiert, ein Dashboard geändert oder die Arbeit vorangebracht hat, Sie sich aber nicht mehr an den genauen Titel erinnern.

Aktivitäten sind kein vollständiger Audit-Export und garantieren nicht, dass jedes im Hintergrund liegende Systemdetail aufgeführt wird. Es handelt sich um einen benutzerorientierten Feed zum Nachvollziehen sichtbarer Änderungen an der Arbeit. Welche Einträge Ihnen angezeigt werden, hängt von der jeweiligen Oberfläche, dem aktuellen Kontext, Ihren Zugriffsrechten und den Aktivitätstypen ab, die ALLO dort bereitstellt.

Siehe Aktivitäten überprüfen für Beispiele und Fehlerbehebung.

Favoriten dienen als persönliche Verknüpfungen

Die Favoriten sorgen dafür, dass Sie wichtige Arbeiten mühelos wieder öffnen können. Sie können Canvases, Projekte, Dashboards, OKR-Inhalte, Kanäle, Personen und andere unterstützte Ressourcentypen mit einem Stern versehen, je nachdem, welche Funktionen in Ihrem Arbeitsbereich aktiv sind. Die Favoritenliste ist persönlich: Ihre Liste der Favoriten wird nicht automatisch für andere Personen freigegeben oder übernommen.

Verwenden Sie Favoriten für laufende Projekte, regelmäßig genutzte Dashboards, Team-Kanäle, OKR-Sitzungen, wichtige Kontakte und Dokumente, die Sie für Besprechungen benötigen. Verlassen Sie sich jedoch nicht auf die Favoriten als einzigen Ort, an dem ein Team gemeinsame Arbeiten finden kann. Wichtige Teamprojekte sollten weiterhin eindeutige Namen, festgelegte Eigentümer, Projektorte und direkte Verknüpfungen aufweisen.

Siehe Favoriten verwenden und Favoriten organisieren.

Berechtigungen wirken sich auf alle drei Tools aus

Sowohl die Suche als auch Aktivitäten und Favoriten berücksichtigen stets Ihre Zugriffsberechtigungen. Ein als Favorit markiertes Element kann ausgeblendet werden oder sich nicht mehr öffnen lassen, wenn Sie die Berechtigung dafür verlieren. Ein Aktivitätseintrag wird unter Umständen nicht angezeigt, wenn Sie keinen Zugriff auf die zugrundeliegende Arbeit haben. Suchergebnisse können verborgen bleiben, wenn sich das Element in einem anderen Arbeitsbereich befindet, gelöscht wurde, privat ist oder für ein anderes Konto freigegeben wurde.

Gäste und externe Partner sehen möglicherweise weniger Ergebnisse als reguläre Mitglieder des Arbeitsbereichs. Geteilte Arbeiten können über den Bereich Mit mir geteilt zugänglich sein, ohne dass Ihnen dadurch eine umfassende Sichtbarkeit in der allgemeinen Suche des Arbeitsbereichs erteilt wird.

Falls die Ursache bei den Zugriffsberechtigungen liegt, helfen Ihnen die Artikel Kein Zugriff auf die Arbeit, Geteilten Zugriff reparieren sowie Mitglieder, Gäste und externe Partner weiter.

Typische Arbeitsabläufe

Wenn Sie den Titel kennen, drücken Sie Befehlstaste+K (oder Cmd+K) beziehungsweise Strg+K, geben Sie den Titel ein und öffnen Sie das Ergebnis. Falls Sie das gewünschte Element nicht finden können, setzen Sie die Filter zurück, versuchen Sie es mit weniger Suchbegriffen und lesen Sie den Artikel Wenn die Suche ein Ergebnis nicht findet.

Wenn Sie sich lediglich daran erinnern, dass ein Teammitglied gestern etwas geändert hat, öffnen Sie die Aktivitäten, überfliegen Sie die neuesten Einträge und öffnen Sie das ursprüngliche Canvas oder Projekt direkt über den jeweiligen Eintrag. Falls die Aktivitäten auf den falschen Bereich beschränkt sind, wechseln Sie zu einer allgemeineren, umfassenderen Aktivitätsansicht.

Wenn Sie beispielsweise jeden Morgen dasselbe Dashboard öffnen, fügen Sie es zu den Favoriten hinzu und legen Sie es in einem entsprechenden Favoriten-Abschnitt ab. Falls das Dashboard später verschoben oder umbenannt wird, sorgt die Favoriten-Funktion dafür, dass die Verknüpfung aktualisiert bleibt, solange Sie weiterhin Zugriff darauf haben.

Wenn Sie gelöschte Arbeiten wiederherstellen müssen, überspringen Sie die Suche und öffnen Sie den Papierkorb. Gelöschte Arbeiten werden in den regulären Suchergebnissen in der Regel nicht angezeigt.

Vermeidung von Missverständnissen bei der Suche (False Negatives)

Gehen Sie nicht voreilig davon aus, dass ALLO Ihre Arbeit gelöscht hat, nur weil ein bestimmtes Tool sie nicht sofort findet. Unterschiedliche Tools sind auf verschiedene Situationen ausgelegt.

• Die Suche liefert kein Ergebnis:
  • Mögliche Ursachen: Fehlender Zugriff, falscher Arbeitsbereich, aktive Filter, Tippfehler, kürzliche Namensänderungen oder das Element wurde gelöscht.
• Die Aktivitätsliste zeigt ein Ereignis nicht an:
  • Mögliche Ursachen: Das Ereignis liegt außerhalb des aktuellen Bereichs oder Filters.
• Ein Element ist nicht mehr in den Favoriten:
  • Mögliche Ursachen: Sie haben die Favoritenauswahl für dieses Element aufgehoben, es in einen anderen Bereich verschoben oder Ihre Zugriffsberechtigungen haben sich geändert.

Nutzen Sie dasjenige Tool, das am besten zu den Ihnen vorliegenden Informationen passt. Falls Sie die Arbeit mit keinem der Tools finden können, notieren Sie sich den Namen des Arbeitsbereichs, den Elementtyp, den wahrscheinlichen Titel, den Eigentümer, den letzten bekannten Speicherort sowie die Schritte, die Sie bereits unternommen haben, bevor Sie den Support kontaktieren.