Favoriten organisieren

Favoriten organisieren, damit Ihre Verknüpfungen übersichtlich bleiben

Die Favoriten-Funktion ist am nützlichsten, wenn Sie sie schnell erfassen können. Durch Abschnitte, eine angepasste Reihenfolge und das Bereinigen veralteter Verknüpfungen verhindern Sie, dass dieser Bereich zu einer unübersichtlichen Liste anwächst. Organisieren Sie Ihre Favoriten, sobald Ihre Liste mehr als nur ein paar Einträge umfasst oder wenn verschiedene Aufgabenbereiche eine eigene Struktur erfordern.

Das Organisieren der Favoriten wirkt sich ausschließlich auf Ihr eigenes Konto aus. Die zugrunde liegenden Elemente werden für Ihre Teammitglieder weder umbenannt, verschoben, archiviert, gelöscht noch anders strukturiert.

Informationen zu den Grundlagen des Hinzufügens und Öffnens von Elementen finden Sie unter Favoriten verwenden.

Die Favoriten befinden sich in der Home-Seitenleiste. Sie sind kein Filter der Suche und kein freigegebener Team-Ordner. Nutzen Sie diesen Bereich als Ihre persönliche Startrampe für die Arbeit, auf die Sie immer wieder zugreifen.

Abschnitte erstellen

Erstellen Sie Abschnitte für wiederkehrende Arbeitsabläufe wie zum Beispiel Täglich, Diese Woche, Launch, Dashboards, OKRs, Kunden, Personen oder Bald archivieren. Verwenden Sie Bezeichnungen, die Ihnen die Entscheidung erleichtern, worauf Sie klicken sollten, anstatt nur den Elementtyp zu beschreiben.

Ein sinnvoller Abschnitt erfüllt einen bestimmten Zweck. Die Bezeichnung Täglich ist besser als Wichtig, wenn sie bedeutet: „Jeden Morgen als Erstes öffnen“. Kunde A ist hilfreicher als Sonstiges, wenn Sie damit sofort den passenden Kundenkontext aufrufen können.

Unterteilen Sie eine kurze Liste nicht in zu viele Abschnitte. Wenn Sie nur fünf favorisierte Elemente haben, ist eine einzelne Liste oft übersichtlicher und schneller zu erfassen als vier fast leere Abschnitte.

Abschnitte umbenennen

Benennen Sie einen Abschnitt um, sobald sich dessen Zweck ändert. Benennen Sie beispielsweise Q2 Launch in Q3 Planung um, wenn das Team den nächsten Schritt macht, oder ersetzen Sie Kunden-Review durch den tatsächlichen Namen des Kunden, wenn der Abschnitt dauerhaft genutzt wird.

Das Umbenennen eines Abschnitts ändert nicht die Namen der darin enthaltenen Projekte, Canvases, Dashboards oder OKRs. Es passt lediglich die Strukturierung Ihrer persönlichen Favoriten an.

Wenn Ihnen eine Abschnittsbezeichnung bei der Suche nach Ihren Aufgaben nicht mehr hilft, ändern Sie diese. Die Favoritenliste ist ein praktisches Hilfsmittel, kein starres Archivierungssystem.

Elemente verschieben und neu anordnen

Verschieben Sie häufig genutzte Elemente an den Anfang eines Abschnitts. Platzieren Sie temporäre Elemente weiter unten oder in einem zeitbasierten Abschnitt. Falls Drag-and-Drop unterstützt wird, ziehen Sie die Elemente einfach innerhalb eines Abschnitts oder zwischen Abschnitten an die gewünschte Stelle. Alternativ können Sie Menüaktionen nutzen, um Elemente zu verschieben oder neu anzuordnen.

Laden Sie die Seite nach dem Verschieben eines Elements nur dann neu, wenn die geänderte Reihenfolge nicht übernommen wurde. ALLO speichert Ihre Favoriten-Reihenfolge sitzungsübergreifend, jedoch können veraltete Browser-Tabs die vorherige Reihenfolge anzeigen, bis sie aktualisiert werden.

Wenn ein Element nach dem Markieren als Favorit im falschen Abschnitt landet, verschieben Sie es einfach, anstatt das Stern-Symbol zu entfernen und erneut hinzuzufügen.

Elemente zwischen Abschnitten verschieben

Verschieben Sie Elemente in andere Abschnitte, wenn sich der Status einer Aufgabe ändert. So kann ein Canvas beispielsweise von Planung in Review verschoben werden, ein Dashboard von Erstellung in Täglich oder ein Projekt von Aktiv in Wartend.

Das Verschieben eines Elements zwischen Abschnitten ändert nichts am Projekt, am Canvas, am Dashboard oder am Ziel selbst. Es passt lediglich das Layout Ihrer persönlichen Verknüpfungen an.

Wenn das Element mit Ihnen geteilt wurde, hat das Verschieben in den Favoriten keine Auswirkungen auf die Person, die es freigegeben hat, oder auf andere Projektbeteiligte.

Veraltete Elemente entfernen

Entfernen Sie die Favoriten-Markierung bei Elementen, die Sie nicht mehr benötigen. Das Entfernen eines Elements aus den Favoriten löscht oder archiviert die eigentliche Arbeit nicht. Es entfernt lediglich die Verknüpfung aus Ihrer Favoritenliste.

Gute Kandidaten für die Bereinigung sind abgeschlossene Launch-Canvases, veraltete Dashboards, Projekte, an denen Sie nicht mehr arbeiten, doppelte Verknüpfungen sowie Personen oder Kanäle, die Sie selten öffnen.

Sollten Sie ein Element versehentlich entfernen, können Sie es über die Suche, die Kürzlich geöffneten Dokumente, Alle Canvases, Projekte, Dashboards oder OKRs wiederfinden und erneut als Favorit markieren.

Abschnitte löschen

Löschen Sie einen Abschnitt nur dann, wenn er keinen Zweck mehr erfüllt. Falls der Abschnitt noch Elemente enthält, bittet ALLO Sie möglicherweise vorab um Bestätigung oder fordert Sie auf, die Elemente zuerst zu verschieben. Lesen Sie den Hinweis sorgfältig durch, um zu verstehen, ob Sie nur den Abschnitt löschen oder auch die darin enthaltenen Verknüpfungen entfernen.

Das Löschen eines Abschnitts löscht keinesfalls die zugrunde liegende Arbeit. Es handelt sich um eine reine Organisationsmaßnahme für Ihre Favoritenliste. Sollte in einem Hinweis angegeben werden, dass die zugrunde liegende Arbeit gelöscht wird, halten Sie inne und überprüfen Sie die Aktion.

Wenn Sie sich unsicher sind, verschieben Sie die Elemente zunächst in einen anderen Abschnitt und löschen Sie erst danach den leeren Abschnitt.

Duplikate vermeiden

ALLO verhindert in der Regel, dass doppelte Favoriten-Verknüpfungen für dieselbe Ressource erstellt werden. Wenn Sie versuchen, ein Element als Favorit zu markieren, und scheinbar nichts passiert, prüfen Sie, ob es sich bereits in einem anderen Abschnitt befindet.

Scheinbar doppelte Einträge können dennoch vorkommen, wenn zwei unterschiedliche Ressourcen denselben Namen tragen. Zwei Projekte mit dem Namen Planung sind zwei verschiedene Projekte. Zwei Dashboards mit demselben Titel können zu unterschiedlichen Teams gehören. Öffnen Sie das Element oder prüfen Sie dessen Kontext, bevor Sie eines der Elemente entfernen.

Vergeben Sie eindeutige Titel für Ihre Arbeiten, falls identische Namen regelmäßig zu Verwirrung führen. Hilfe zur Benennung von Projekten finden Sie unter Projekte verstehen.

Wenn sich Namen, Symbole oder Berechtigungen ändern

Favoriten-Verknüpfungen werden automatisch aktualisiert, wenn das zugrunde liegende Element umbenannt, verschoben, gelöscht oder die Freigabe aufgehoben wird. Falls eine Verknüpfung plötzlich anders aussieht, öffnen Sie diese und prüfen Sie, ob sich das Element selbst geändert hat.

Sollten sich eine Verknüpfung nicht öffnen lassen, haben Sie möglicherweise den Zugriff verloren oder das Element wurde gelöscht. Das Entfernen der veralteten Verknüpfung bereinigt zwar Ihre Liste, stellt jedoch den Zugriff nicht wieder her. Bitten Sie den Eigentümer, das Element erneut freizugeben, nutzen Sie die Hilfestellung unter Kein Zugriff auf Arbeitsergebnisse oder stellen Sie es bei Bedarf aus dem Papierkorb wieder her.

Falls ein umbenanntes Element immer noch den alten Namen anzeigt, laden Sie ALLO neu. Bleibt die Anzeige fehlerhaft, entfernen Sie das Element aus den Favoriten und fügen Sie es erneut hinzu, nachdem Sie sich vergewissert haben, dass die zugrunde liegende Arbeit korrekt benannt ist.

Beispiele für die Organisation von Favoriten

Für das Tagesgeschäft können Sie Abschnitte wie Heute, Team und Dashboards erstellen. Platzieren Sie dort das tägliche Planungs-Canvas, Ihr aktives Projekt, das wöchentliche Dashboard und den Teamkanal.

Für einen Produktstart können Sie Abschnitte wie Jetzt launchen, Assets, Reviews und Nach dem Launch erstellen. Verschieben Sie die Elemente im Verlauf des Launches durch diese Abschnitte. Nutzen Sie dies in Kombination mit Einen Launch planen und Den Projektkalender nutzen.

Für Reviews mit der Führungsebene eignen sich Abschnitte wie Kennzahlen, OKRs und Personen. Markieren Sie die Dashboards, die OKR-Sitzung und die Profile der Projektbeteiligten als Favorit, die Sie für regelmäßige Abstimmungen benötigen.

Fehlerbehebung bei der Organisation

Sollten Probleme bei der Strukturierung Ihrer Favoriten auftreten, helfen Ihnen folgende Lösungsansätze:

• Die neue Reihenfolge wird nicht gespeichert:

  • Laden Sie die Seite neu und versuchen Sie es erneut.
  • Prüfen Sie, ob dasselbe Element noch in einem anderen Browser-Tab geöffnet ist, der eventuell noch die alte Reihenfolge anzeigt.

• Ein Abschnitt lässt sich nicht löschen:

  • Stellen Sie sicher, dass der Abschnitt vollständig leer ist. Verschieben oder entfernen Sie alle darin enthaltenen Elemente und versuchen Sie es erneut.
  • Aktualisieren Sie gegebenenfalls die Benutzeroberfläche von ALLO.

• Ein favorisiertes Element ist verschwunden:

  • Überprüfen Sie, ob Sie die Favoriten-Markierung versehentlich aufgehoben oder das Element in einen anderen Abschnitt verschoben haben.
  • Prüfen Sie, ob Sie weiterhin Zugriff auf das Dokument besitzen oder ob die zugrunde liegende Arbeit gelöscht wurde. Suchen Sie gezielt nach dem Element, bevor Sie annehmen, dass es verloren gegangen ist.

• Die Favoritenliste bleibt trotz Bereinigung unübersichtlich:

  • Verwenden Sie weniger Abschnitte und beschränken Sie sich auf Dokumente, die Sie täglich öffnen. Die Suche sowie der Bereich für kürzlich geöffnete Dokumente bieten schnellen Zugriff auf alle übrigen Elemente.