Организация избранного

Организуйте избранное, чтобы быстро находить нужные ярлыки

Раздел «Избранное» приносит максимум пользы, когда его можно быстро просмотреть. Разделы, правильный порядок и своевременное удаление элементов не позволят ему превратиться в длинный хаотичный список. Используйте функции организации, если в вашем списке избранного накопилось много элементов или когда разные направления работы требуют отдельных визуальных блоков.

Настройка структуры избранного влияет только на вашу учетную запись. Она не приводит к переименованию, перемещению, архивации, удалению или реорганизации исходных материалов для остальных участников вашей команды.

Основные сведения о добавлении и открытии элементов приведены в статье Использование избранного.

Раздел «Избранное» расположен на боковой панели главного экрана. Он не является фильтром поиска и не представляет собой общую папку команды. Относитесь к нему как к личной панели быстрого запуска для материалов, которые вы открываете регулярно.

Создание разделов

Создавайте разделы для регулярных рабочих процессов: например, «Ежедневно», «На этой неделе», «Запуск», «Панели мониторинга», «OKR», «Клиенты», «Коллеги» или «В архив». Используйте названия, которые помогают быстро решить, куда нажать, а не просто описывают тип объекта.

У каждого хорошего раздела должна быть своя задача. Название «Ежедневно» подходит лучше, чем «Важное», если оно означает «открывать эти материалы каждое утро». Название «Клиент А» лучше названия «Разное», если оно помогает быстрее войти в контекст нужного проекта.

Не создавайте слишком много разделов для короткого списка. Если у вас всего пять избранных элементов, работать с одним общим списком будет быстрее, чем с четырьмя пустыми разделами.

Переименование разделов

Переименовывайте разделы при изменении их назначения. Например, измените название «Запуск во втором квартале» на «Планирование на третий квартал», когда команда переходит к новым задачам. Также можно изменить название «Обзор клиента» на имя конкретного клиента, когда этот раздел становится постоянным.

Переименование раздела не меняет названия проектов, холстов, панелей мониторинга или OKR внутри него. Это действие меняет исключительно структуру вашего списка избранного.

Если название раздела больше не помогает находить работу, измените его. Панель избранного создана для удобства, а не ради соблюдения строгих формальностей.

Перемещение элементов и изменение их порядка

Перемещайте часто используемые элементы ближе к началу раздела. Размещайте временные элементы ниже или в специальном временном разделе. При наличии функции перетаскивания вы можете перемещать элементы мышью внутри раздела или между разделами. Если доступны действия в меню, используйте их для перемещения или сортировки.

После перемещения элемента обновляйте страницу только в том случае, если порядок не сохранился. ALLO сохраняет настроенный порядок избранного между сессиями, однако на устаревших вкладках браузера может отображаться прежний порядок до тех пор, пока вы их не обновите.

Если после добавления в избранное элемент оказался не в том разделе, просто переместите его. Не нужно удалять его из избранного и добавлять заново.

Перемещение элементов между разделами

Перемещайте элементы между разделами при переходе работы на следующий этап. Например, холст может перейти из раздела «Планирование» в раздел «Обзор», панель мониторинга переносится из «Разработки» в «Ежедневно», а проект отправляется из раздела «Активные» в «Ожидание».

Перемещение элемента между разделами не меняет сам проект, холст, панель мониторинга или цель. Это действие влияет только на расположение ваших ярлыков быстрого доступа.

Если элемент был предоставлен вам другими участниками (или находится в разделе Доступные мне), его перемещение внутри вашего списка избранного никак не повлияет на автора или других коллег.

Удаление устаревших элементов

Убирайте из избранного элементы, которые вам больше не нужны. Удаление элемента из списка избранного не стирает и не архивирует саму работу, а просто убирает ярлык быстрого доступа с вашей панели.

В первую очередь стоит убирать из избранного завершенные холсты запусков, старые панели мониторинга, проекты, над которыми вы больше не работаете, повторяющиеся ярлыки, а также профили коллег или каналы, которые вы редко открываете.

Если вы случайно удалили нужный элемент из избранного, найдите его снова с помощью функций Поиск, Недавние на главной, Все холсты, Проекты, Панели мониторинга или OKR, а затем снова добавьте его в избранное.

Удаление разделов

Удаляйте раздел только тогда, когда в нем больше нет необходимости. Если внутри раздела есть элементы, система ALLO может предложить вам подтвердить удаление или сначала переместить эти элементы. Внимательно читайте всплывающие подсказки, чтобы понимать, удаляете ли вы только сам раздел или одновременно очищаете содержащиеся в нем ярлыки.

Удаление раздела не должно приводить к уничтожению исходных материалов. Это исключительно действие по организации вашего списка избранного. Если в каком-либо сообщении указано, что исходные материалы будут удалены, остановите действие и внимательно проверьте настройки.

Если вы сомневаетесь, сначала перенесите все ярлыки в другой раздел, а затем удалите пустой.

Как избежать дублирования

Платформа ALLO спроектирована так, чтобы предотвращать добавление дубликатов ярлыков для одного и того же ресурса в избранное. Если вы пытаетесь добавить элемент в избранное, но ничего не происходит, проверьте, возможно, этот ярлык уже присутствует в другом разделе.

Похожие на дубликаты записи могут возникать, когда два совершенно разных ресурса имеют одинаковое название. Например, два проекта с именем «Планирование» являются разными проектами. Две панели мониторинга с одинаковыми заголовками могут принадлежать разным командам. Всегда открывайте элемент или проверяйте его контекст перед удалением одного из ярлыков.

Если одинаковые названия постоянно вызывают путаницу, переименуйте рабочие материалы, чтобы сделать их заголовки более понятными. Советы по именованию проектов приведены в статье Знакомство с проектами.

Изменения названий, значков или прав доступа

Ярлыки в избранном обновляются автоматически при переименовании, перемещении, удалении исходного элемента или при закрытии совместного доступа к нему. Если вид ярлыка внезапно изменился, откройте его и проверьте, не поменялся ли сам исходный элемент.

Если ярлык не открывается, возможно, у вас больше нет прав доступа или сам элемент был удален. Удаление нерабочего ярлыка очистит ваш список, но не восстановит доступ к файлам. Попросите владельца заново открыть доступ к элементу, воспользуйтесь рекомендациями из статьи Если вы не можете получить доступ к материалам или восстановите элемент из раздела Корзина при необходимости.

Если переименованный элемент продолжает отображаться под прежним именем, обновите страницу ALLO. Если имя по-прежнему устарело, удалите ярлык из избранного и добавьте его снова, предварительно убедившись в правильности исходного материала.

Примеры организации избранного

Для ежедневной работы можно создать разделы «Сегодня», «Команда» и «Панели мониторинга». Поместите туда холст ежедневного планирования, активный проект, еженедельную панель мониторинга и командный канал.

Для подготовки к запуску создайте разделы «Текущий запуск», «Материалы», «Рецензии» и «После запуска». Переносите элементы из одного раздела в другой по мере продвижения проекта. Сочетайте эту схему с рекомендациями из статей Планирование запуска и Использование календаря проекта.

Для контроля со стороны руководства создайте разделы «Метрики», «OKR» и «Сотрудники». Добавляйте в избранное панели мониторинга, сессии OKR и профили коллег, необходимые для регулярных встреч и проверок.

Устранение неполадок при организации избранного

• Порядок элементов не сохраняется.

  • Обновите страницу и повторите попытку.
  • Убедитесь, что этот же элемент не открыт во второй вкладке браузера, которая может транслировать устаревший порядок.

• Раздел не удаляется.

  • Проверьте, есть ли в этом разделе оставшиеся элементы. Сначала перенесите или удалите их.
  • Попробуйте обновить страницу ALLO, если раздел пуст, но кнопка удаления не срабатывает.

• Элемент пропал из списка избранного.

  • Возможно, вы случайно убрали его из избранного или перенесли в другой раздел.
  • Проверьте, не потеряли ли вы доступ к этому материалу.
  • Возможно, исходный материал был удален. Прежде чем делать выводы, воспользуйтесь функцией Поиск или проверьте раздел Корзина.

• Список избранного остается перегруженным даже после очистки.

  • Рекомендуется использовать меньше разделов.
  • Оставляйте на панели только те материалы, к которым вы обращаетесь ежедневно. Для остальных задач используйте функции Поиск и список Недавние.