Organizzare gli elementi preferiti

Organizzate gli elementi preferiti per mantenere utili le scorciatoie

Gli elementi preferiti sono particolarmente utili quando potete scorrerli rapidamente. La creazione di sezioni, l'ordinamento e la rimozione degli elementi evitano che questa sezione si trasformi in un altro lungo elenco. Organizzate gli elementi preferiti quando l'elenco contiene più di qualche voce o quando attività di tipo diverso richiedono una suddivisione logica differente.

L'organizzazione degli elementi preferiti influisce solo sul vostro account. Non rinomina, sposta, archivia, elimina o riorganizza il lavoro sottostante per i vostri colleghi.

Per le informazioni di base sull'aggiunta e l'apertura degli elementi, consultate la guida Usare gli elementi preferiti.

La sezione dei preferiti si trova nella barra laterale della Home. Non si tratta di un filtro di Cerca né di una cartella condivisa del team. Consideratela come una rampa di lancio personale per i lavori che aprite più frequentemente.

Creare sezioni

Create sezioni per gli schemi ricorrenti, come Giornaliero, Questa settimana, Lancio, Dashboard, OKR, Clienti, Persone o Archiviazione a breve. Utilizzate nomi che vi aiutino a decidere dove fare clic, piuttosto che nomi che si limitano a descrivere il tipo di oggetto.

Una buona sezione ha uno scopo preciso. Un'etichetta come Giornaliero è migliore rispetto a Importante se significa "apri questi elementi ogni mattina". Cliente A è preferibile a Varie se vi aiuta a entrare rapidamente nel contesto del relativo account.

Evitate di creare troppe sezioni per un elenco ridotto. Se avete solo cinque elementi preferiti, un unico elenco potrebbe risultare più rapido da consultare rispetto a quattro sezioni vuote.

Rinominare sezioni

Rinominate una sezione quando il suo scopo cambia. Ad esempio, rinominate Lancio Q2 in Pianificazione Q3 quando il team procede con le attività, oppure rinominate Revisione cliente con il nome specifico del cliente quando la sezione diventa permanente.

Rinominare una sezione non rinomina alcun progetto, canvas, dashboard o OKR contenuto al suo interno. Modifica esclusivamente l'organizzazione dei vostri elementi preferiti.

Se il nome di una sezione non vi aiuta più a trovare il vostro lavoro, modificatelo. La gestione dei preferiti è uno strumento pratico, non una cerimonia di archiviazione.

Spostare e riordinare gli elementi

Spostate gli elementi utilizzati più di frequente verso la parte superiore di una sezione. Collocate gli elementi temporanei più in basso o in una sezione basata sul tempo. Se la funzione di trascinamento è disponibile, trascinate gli elementi all'interno di una sezione o tra sezioni diverse. Se sono disponibili azioni di menu, utilizzatele per spostare o riordinare gli elementi.

Dopo aver spostato un elemento, aggiornate la pagina solo se l'ordine non sembra essere stato applicato. ALLO dovrebbe conservare l'ordine dei preferiti tra le varie sessioni, ma le schede del browser non aggiornate potrebbero mostrare un vecchio ordine finché non vengono ricaricate.

Se un elemento appare nella sezione errata dopo averlo aggiunto ai preferiti, spostatelo anziché rimuoverlo e aggiungerlo di nuovo.

Spostare gli elementi tra le sezioni

Utilizzate gli spostamenti tra sezioni quando il lavoro cambia fase. Un canvas può passare da Pianificazione a Revisione. Una dashboard può essere spostata da Sviluppo a Giornaliero. Un progetto può passare da Attivo a In attesa.

Spostare un elemento tra le sezioni non modifica il progetto, il canvas, la dashboard o l'obiettivo stesso. Cambia soltanto la disposizione delle vostre scorciatoie.

Se l'elemento è condiviso con voi, spostarlo tra i preferiti non influisce sul mittente o sugli altri collaboratori.

Rimuovere gli elementi obsoleti

Rimuovete dai preferiti gli elementi che non vi servono più. La rimozione di un elemento preferito non elimina né archivia il lavoro sottostante. Rimuove semplicemente la scorciatoia dal vostro elenco dei preferiti.

Tra gli elementi ideali da rimuovere vi sono i canvas di lancio completati, le vecchie dashboard, i progetti a cui non lavorate più, le scorciatoie duplicate, nonché i profili delle persone o i canali che aprite raramente.

Se rimuovete un elemento per errore, potete ritrovarlo tramite la funzione Cerca, la sezione dei Lavori recenti della Home, l'area Tutti i canvases, i Progetti, le Dashboard o gli OKR, per poi aggiungerlo nuovamente ai preferiti.

Eliminare sezioni

Eliminate una sezione solo quando non ha più alcuno scopo. Se la sezione contiene elementi, ALLO potrebbe chiedervi di confermare l'operazione o di spostare prima tali elementi. Leggete attentamente il messaggio per capire se state eliminando solo la sezione o se state rimuovendo anche gli elementi al suo interno.

L'eliminazione di una sezione non comporta la cancellazione del lavoro sottostante. Si tratta di un'azione puramente organizzativa per il vostro elenco di preferiti. Qualora comparisse un messaggio indicante che il lavoro sottostante verrebbe eliminato, interrompete l'operazione e verificate l'azione.

In caso di dubbi, spostate prima gli elementi in un'altra sezione e poi eliminate la sezione vuota.

Evitare i duplicati

ALLO evita di aggiungere scorciatoie duplicate nei preferiti per la stessa risorsa. Se provate ad aggiungere un elemento ai preferiti e non succede nulla, verificate se sia già presente in un'altra sezione.

Tuttavia, possono verificarsi inserimenti apparentemente duplicati quando due risorse diverse condividono lo stesso nome. Ad esempio, due progetti denominati Pianificazione sono progetti distinti. Due dashboard con lo stesso titolo possono appartenere a team diversi. Aprite l'elemento o verificatene il contesto prima di rimuoverne uno.

Rinominate le attività con titoli chiari qualora i nomi duplicati diventino una fonte frequente di confusione. Per ricevere assistenza sulla ridenominazione dei progetti, consultate la guida Comprendere i progetti.

Quando cambiano nomi, icone o diritti di accesso

Le scorciatoie dei preferiti possono aggiornarsi quando l'elemento sottostante viene rinominato, spostato, eliminato o non è più condiviso. Se una scorciatoia appare improvvisamente diversa, apritela e verificate se l'elemento stesso ha subito modifiche.

Se non riuscite ad aprire una scorciatoia, potreste aver perso l'accesso o l'elemento potrebbe essere stato eliminato. La rimozione della scorciatoia obsoleta consente di pulire l'elenco, ma non ripristina l'accesso. Se necessario, chiedete al proprietario di condividere nuovamente l'elemento, consultate la guida In caso di problemi di accesso al lavoro o ripristinatelo dal Cestino.

Se un elemento rinominato mostra ancora il vecchio nome, aggiornate ALLO. Se il nome rimane obsoleto, rimuovete l'elemento dai preferiti e aggiungetelo di nuovo dopo aver verificato che il lavoro sottostante sia corretto.

Esempi di organizzazione dei preferiti

Per le attività quotidiane, create le sezioni Oggi, Team e Dashboard. Collocate al loro interno il canvas di pianificazione giornaliera, il progetto attivo, la dashboard settimanale e il canale del team.

Per un lancio, create le sezioni Lancio imminente, Risorse, Revisioni e Dopo il lancio. Spostate gli elementi tra le sezioni man mano che il lancio procede. Abbinate questa organizzazione alle guide Pianificare un lancio e Utilizzare il calendario del progetto.

Per le verifiche da parte del gruppo dirigente, create le sezioni Metriche, OKR e Persone. Aggiungete ai preferiti le dashboard, la sessione OKR e i profili dei collaboratori necessari per i controlli periodici.

Risoluzione dei problemi di organizzazione

• L'ordinamento non viene mantenuto:

  • Aggiornate la pagina e riprovate.
  • Verificate se lo stesso elemento è aperto in un'altra scheda del browser che mostra ancora il vecchio ordine.

• Impossibile eliminare una sezione:

  • La sezione potrebbe contenere ancora degli elementi. Spostate o rimuovete gli elementi prima di procedere.
  • L'interfaccia corrente potrebbe richiedere un semplice aggiornamento della pagina.

• Un elemento è scomparso dall'elenco:

  • Verificate se è stato rimosso accidentalmente dai preferiti o spostato in un'altra sezione.
  • Potreste aver perso i diritti di accesso o il lavoro sottostante potrebbe essere stato eliminato. Provate a cercarlo direttamente tramite la funzione Cerca prima di presumere che sia andato perduto.

• La sezione dei preferiti risulta troppo affollata anche dopo la pulizia:

  • Utilizzate un numero inferiore di sezioni.
  • Conservate in quest'area soltanto il lavoro che aprite ripetutamente. Per tutti gli altri elementi, affidatevi alla funzione Cerca o ai lavori recenti.