Pianificare un lancio

Un lancio richiede un piano e uno spazio di lavoro

In genere, le attività di lancio falliscono a causa della frammentazione tra i vari strumenti: il tracker di progetto è separato dal brief, i file rimangono dispersi nelle chat, i commenti di revisione si trovano su un canvas che nessuno riesce a trovare e la data finale viene spostata senza che tutti se ne accorgano. I progetti ALLO semplificano questo flusso mantenendo canvases, responsabili, date, tag, visualizzazioni e progressi all'interno di un unico ambiente di lavoro.

Utilizzate il progetto per coordinare il lancio. Utilizzate i canvases per creare e revisionare il materiale di lancio. Utilizzate la sezione File per recuperare gli allegati. Utilizzate la sezione Attività per comprendere le modifiche recenti. Utilizzate il Cestino qualora un elemento venisse eliminato per errore.

Questo articolo propone un modello pratico per la gestione del lancio. Potete adattare i nomi delle sezioni, le tipologie di canvas e le sezioni completate in base alle esigenze del vostro team.

Creare il progetto di lancio

Create un progetto con un nome chiaro, che sia facile da ritrovare in seguito tramite la funzione Cerca o nella sezione Speciali. Se necessario, includete dettagli relativi al prodotto, al pubblico di destinazione, al trimestre, alla regione geografica o al tipo di lancio, ad esempio: Lancio mobile Q3, Lancio partner - EMEA oppure Lancio pagina dei prezzi.

Aggiungete una breve descrizione che indichi l'obiettivo del lancio, la data prevista, il responsabile e il pubblico principale. Invitate il team principale assegnando le autorizzazioni corrette. Se i revisori esterni necessitano solo di consultare materiali specifici, condividete i singoli canvas in un secondo momento anziché concedere un accesso esteso all'intero progetto.

Per i passaggi relativi alla configurazione, consultate la guida Creare un progetto.

Configurare le sezioni del lancio

Utilizzate sezioni che riflettano le fasi effettive del lancio. Un lancio semplice può includere:

Se il vostro team utilizza già nomi differenti per queste fasi, adottate la vostra terminologia abituale. Il progetto deve rispecchiare il modo effettivo in cui le persone gestiscono e portano avanti il lavoro.

Aggiungere i canvases per il lancio

Create canvases di progetto per le attività che richiedono un responsabile, una revisione o una traccia documentale permanente. Tra i canvases utili per un lancio figurano:

Evitate di creare un unico canvas di lancio di dimensioni eccessive. Suddividete il lavoro quando i responsabili, le date, i revisori o i materiali differiscono tra loro. Consultate la guida Creare un canvas in un progetto.

Inserire canvas esistenti nel progetto

Spesso le attività di lancio iniziano prima ancora che venga creato il progetto. Potete spostare o copiare i canvas esistenti relativi al brief di lancio, alla revisione creativa, alla checklist di QA, alla revisione degli stakeholder, al piano di abilitazione, alla control room di lancio e alla retrospettiva.

Utilizzate i modelli quando il lancio segue un processo ripetibile. Un modello per il brief di lancio, per la retrospettiva o per la revisione del canvas può far risparmiare tempo nella configurazione e garantire coerenza tra i team. Consultate la guida Creare un canvas da un modello.

Mantenete ogni riga di progetto chiara e di facile comprensione, inserendo i materiali più complessi e dettagliati direttamente all'interno del canvas. Il progetto mostra chi è il responsabile del brief di lancio e la relativa scadenza, mentre il canvas contiene il brief vero e proprio, i file, i commenti, le decisioni prese e le pagine di presentazione.

Per maggiori dettagli sullo spostamento, sulla copia e sul posizionamento dei sotto-canvas, consultate le guide Aggiungere un canvas a un progetto e Organizzare canvas e sezioni.

Utilizzare i tag per organizzare le diverse attività di lancio

I tag del canvas aiutano ciascun team a trovare rapidamente la propria area di competenza senza duplicare il progetto. Tra i tag di lancio più comuni figurano Design, Copy, Legal, QA, Product, Enablement, Customer, Rischio elevato, Revisione esterna e Giorno di lancio.

Mantenete i tag coerenti tra loro. Concordate con il team se utilizzare termini come Copy o Contenuto, Legal o Compliance, Rischio elevato o A rischio. Definire un vocabolario univoco rende l'uso dei filtri affidabile ed efficace.

Utilizzate i filtri per tag durante le riunioni. Ad esempio, potete filtrare per Rischio elevato durante la revisione della prontezza al lancio, oppure filtrare per Legal quando dovete verificare lo stato delle approvazioni. Consultate la guida Utilizzare tag e filtri.

Contrassegnare le sezioni completate prima della revisione del lancio

I progressi mostrati nella Dashboard si basano sui canvas di progetto di livello superiore situati all'interno delle sezioni contrassegnate como completate. Per un lancio, queste sezioni potrebbero corrispondere a Pronto, Approvato, Pubblicato o Monitoraggio successivo, a seconda di come il vostro team definisce un'attività conclusa.

È possibile contrassegnare come completata più di una sezione. Ad esempio, un team potrebbe contrassegnare come completate sia la sezione Pronto sia la sezione Pubblicato se entrambe contengono lavori che non richiedono ulteriori azioni da parte del team di lancio. Tenete presente che se la sezione Fatto non è configurata come completata, i canvas in essa contenuti non verranno conteggiati nei progressi, indipendentemente dal loro effettivo stato di completamento.

Potete impostare le sezioni completate anche in un secondo momento. Se il team ha già spostato alcuni canvas in Approvato, contrassegnare la sezione Approvato come completata farà sì che tali canvas vengano conteggiati nei progressi al successivo aggiornamento della Dashboard. ALLO è in grado di utilizzare lo storico degli spostamenti disponibili per il grafico di burndown, evitando di dover ricostruire il progetto da zero.

Utilizzare visualizzazioni diverse per le riunioni di lancio

Utilizzate la visualizzazione Kanban per i brevi incontri di allineamento (standup). Consente di visualizzare chiaramente ciò che è pianificato, in corso, in revisione, pronto e completato.

Utilizzate la visualizzazione a Elenco per le attività di pulizia. Un layout compatto rende più agevole la modifica dei responsabili, delle date di scadenza, dei tag e dei titoli dei canvas.

Utilizzate la visualizzazione Calendario per gestire le tempistiche del lancio. Vi consente di verificare se le revisioni sono troppo a ridosso del giorno di lancio, se vi sono troppe dipendenze concentrate su un'unica persona o se le attività di monitoraggio successivo hanno una data effettiva.

Utilizzate la Dashboard per valutare lo stato di prontezza complessivo. Prima delle riunioni di avanzamento, verificate i progressi del progetto, il numero totale di canvas, gli elementi scaduti, il conteggio delle sotto-attività dei canvas, il burndown, il carico di lavoro, la distribuzione delle sezioni, i rischi principali e l'attività complessiva del progetto.

Se il progetto diventa molto esteso, utilizzate visualizzazioni salvate o filtrate per i singoli team o per ambiti specifici, ad esempio: Revisione del design, Legal, Questa settimana, A rischio o Giorno di lancio.

Consultate le guide Utilizzare le visualizzazioni di progetto e Utilizzare il calendario di progetto.

Condurre le revisioni del lancio

Prima di ogni sessione di revisione, filtrate i canvas interessati e aprite quelli che richiedono una discussione. I revisori dovrebbero inserire un Commento direttamente sul canvas se il feedback riguarda il materiale, e spostare il canvas nella sezione opportuna quando il lavoro passa alla fase successiva.

Utilizzate le menzioni quando avete bisogno di una risposta specifica da parte di qualcuno. Utilizzate la riga del progetto per gestire il responsabile, la data, i tag e la sezione. Utilizzate invece il canvas per i feedback dettagliati. Questo evita che il progetto si trasformi in una bacheca satura di commenti, mantenendo al contempo il lavoro perfettamente tracciabile.

Per maggiori informazioni sul flusso di lavoro dei commenti, consultate la guida Commenti e menzioni.

Gestire i file durante il lancio

Caricate le risorse di lancio, le presentazioni, gli screenshot, i video e i PDF direttamente nei rispettivi canvas collegati. I file inseriti nel loro contesto naturale sono più facili da recuperare in seguito, poiché la sezione File può rimandare direttamente al canvas o al progetto che li contiene.

Se le risorse hanno nomi simili, utilizzate titoli chiari sia per i file sia per i canvas. Denominare un file hero-image-final.png non è sufficiente se ogni team possiede una propria immagine principale finale. Laddove possibile, aggiungete indicazioni di contesto relative al progetto o al canale.

Se un file non è più disponibile o è stato rimosso, consultate le guide Visualizzare in anteprima, aprire e scaricare file, File non disponibili e bloccati dalla policy di conservazione e il Cestino.

Condividere il lavoro di lancio in sicurezza

I team di lancio interni potrebbero necessitare dell'accesso all'intero progetto. Ai revisori esterni, invece, è spesso sufficiente concedere l'accesso a un singolo canvas. Limitate la condivisione se il revisore non deve visualizzare tutti i file o i canvas del progetto.

Se un utente riferisce di riuscire ad aprire il canvas ma non il progetto, è probabile che disponga solo di un accesso a livello di canvas. Se invece riesce ad aprire il progetto ma non un canvas specifico, potrebbe essere necessario condividere quel singolo canvas separatamente. Consultate le guide Condividere un canvas e Risolvere i problemi di accesso agli elementi condivisi.

Per gli utenti con ruolo di Ospite, consultate la guida Invitare ospiti e collaboratori esterni.

Flusso di lavoro per il giorno di lancio

Nel giorno del lancio, utilizzate una visualizzazione filtrata o il Calendario per visualizzare i canvas dedicati a tale giornata. Mantenete sempre visibili i responsabili. Aprite il canvas della control room di lancio per inserire note, decisioni e segnalare problemi in tempo reale. Utilizzate lo strumento Commento e le menzioni per evidenziare blocchi specifici.

Spostate i canvas man mano che le relative attività vengono completate, ma evitate di eliminarli solo perché sono conclusi. I canvas di un lancio completato sono estremamente preziosi per le verifiche post-lancio, lo storico della Dashboard e la pianificazione di lanci futuri.

Se un canvas di lancio scompare, verificate i filtri, le visualizzazioni, le sezioni Tutti i canvases, Cerca, Attività e il Cestino prima di crearlo nuovamente. Un lavoro duplicato in una fase di emergenza rischia di generare confusione nel team durante il lancio.

Monitoraggio successivo e retrospettiva

Create i canvas di monitoraggio successivo prima che si concluda la giornata di lancio. Aggiungete canvas dedicati alla revisione delle metriche, al feedback dei clienti, al tracciamento dei bug, all'abilitazione delle vendite, alla pulizia della documentazione e alla retrospettiva. Assegnate a ciascuno un responsabile e una data.

Collegate un canvas di retrospettiva affinché il team possa registrare cosa ha funzionato, cosa è fallito e cosa dovrebbe essere modificato in futuro. Aggiungete agli Speciali il progetto o il canvas di retrospettiva se il team avrà bisogno di riaprirlo per il lancio successivo.

Al termine del lancio, procedete all'archiviazione o alla pulizia solo dopo aver ottenuto il consenso del team. Conservate i canvas, i file e le decisioni utili. Se eliminate un elemento per errore, utilizzate la guida Ripristinare i lavori eliminati prima della scadenza del periodo di conservazione.

Problemi comuni durante il lancio

I collaboratori non sanno quali attività sono in ritardo

• Inserite date di scadenza per ogni canvas.
• Utilizzate la visualizzazione Calendario per monitorare le scadenze.

Il team non riesce a trovare i feedback e le revisioni

• Spostate i commenti e le discussioni direttamente all'interno dei relativi canvas di progetto.

I revisori esterni hanno visibilità su troppi materiali di progetto

• Condividete esclusivamente il singolo canvas pertinente anziché concedere l'accesso all'intero progetto.

Alcuni canvas sembrano essere scomparsi

• Verificate i filtri attivi ed eventualmente cancellateli per mostrare tutti gli elementi.

I progressi mostrati nella Dashboard non sembrano corretti

• Verificate quali sezioni sono state effettivamente contrassegnate come completate.

Le risorse di lancio e gli allegati non sono rintracciabili

• Utilizzate la sezione File o aprite il canvas specifico che dovrebbe contenere l'allegato.

La barra laterale è sovraccarica di vecchi progetti di lancio

• Rimuovete il progetto dagli Speciali anziché eliminare lo storico delle attività.