Планирование запуска

Для каждого запуска необходимы план и рабочая область

Работа над запуском часто идет не по плану из-за разобщенности инструментов, когда трекер проектов существует отдельно от брифа, файлы отправляются в чат, комментарии с обратной связью остаются на холсте, который никто не может найти, а финальная дата сдвигается незаметно для команды. Проекты ALLO помогают решить эту проблему, объединяя холсты, ответственных, даты, теги, режимы просмотра и отслеживание прогресса в едином рабочем процессе.

Используйте проект для координации процесса. Используйте холсты для разработки и проверки материалов запуска. Используйте раздел Файлы для восстановления вложений. Используйте раздел Активность для просмотра последних изменений. Используйте раздел Корзина, если что-то было удалено по ошибке.

В этой статье описывается один из практических шаблонов для организации запуска. Вы можете адаптировать названия разделов, типы холстов и этапы под потребности Вашей команды.

Создание проекта запуска

Создайте проект с названием, которое будет легко найти через Поиск или в разделе Избранное в будущем. При необходимости укажите в названии продукт, целевую аудиторию, квартал, регион или тип запуска, например: Мобильный запуск в 3-м квартале, Запуск с партнерами (регион EMEA) или Запуск страницы цен.

Добавьте краткое описание, указав цель запуска, планируемую дату, ответственного и основную аудиторию. Пригласите ключевых участников команды, предоставив им соответствующие права доступа. Если внешним рецензентам нужны только определенные материалы, Вы можете позже поделиться с ними конкретными холстами, вместо того чтобы открывать доступ ко всему проекту целиком.

Пошаговое руководство по настройке приведено в статье Создание проекта.

Настройка разделов запуска

Разделите проект на этапы, соответствующие процессу запуска. Для простого запуска можно использовать следующие разделы:

Если в Вашей команде уже приняты другие названия этапов, используйте их. Проект должен отражать реальный рабочий процесс команды.

Добавление холстов запуска

Создавайте холсты проекта для задач, требующих назначения ответственных, проведения обзоров или сохранения важной информации. Полезные холсты для запуска могут включать следующие элементы:

Не стоит создавать один огромный холст для всего запуска. Разделяйте работу, если над задачами работают разные ответственные, установлены разные даты, требуются другие рецензенты или материалы. См. раздел Создание холста в проекте.

Перенос существующих холстов в проект

Работа над запуском часто начинается еще до создания самого проекта. Вы можете перенести или скопировать уже созданные холсты для брифа запуска, креативного обзора, чек-листа тестирования, согласования с заинтересованными сторонами, плана подготовки, штаба запуска и ретроспективы.

Используйте шаблоны для повторяющихся запусков. Шаблоны брифа запуска, ретроспективы или обзорного холста помогут сэкономить время на настройку и обеспечат согласованность действий команды. См. раздел Создание холста на основе шаблона.

Старайтесь, чтобы каждая строка проекта была максимально понятной, а все подробные материалы размещайте непосредственно на холсте. В проекте отображается информация о том, кто отвечает за бриф запуска и когда истекает срок его выполнения. На самом же холсте находятся текст брифа, файлы, комментарии, решения и страницы презентации.

Инструкции по переносу, копированию и размещению подхолстов приведены в статьях Добавление холста в проект и Организация холстов и разделов.

Использование тегов для фильтрации задач

Теги холстов помогают каждой команде быстро находить свои задачи без необходимости дублировать проект. Популярные теги для запуска включают Design, Copy, Legal, QA, Product, Enablement, Customer, High risk, External review и Launch day.

Соблюдайте единообразие тегов. Согласуйте внутри команды, какие именно теги Вы будете использовать: например, Copy или Content, Legal или Compliance, High risk или At risk. Единый словарь сделает фильтрацию надежной.

Используйте фильтры по тегам во время рабочих встреч. Например, Вы можете настроить фильтр по тегу High risk во время оценки готовности к запуску или по тегу Legal при проверке статуса согласования. См. раздел Использование тегов и фильтров.

Обозначение завершенных разделов перед обзором запуска

Прогресс на панели мониторинга рассчитывается на основе холстов верхнего уровня в разделах, которые отмечены как завершенные. При запуске это могут быть разделы Ready, Approved, Published или Follow-up, в зависимости от принятых в Вашей команде критериев готовности.

Завершенными можно объявить сразу несколько разделов. Команда может отметить как завершенные и Ready, и Published, если задачи в них больше не требуют активных действий со стороны команды запуска. Обратите внимание: если раздел Done не отмечен как завершенный в настройках, холсты в нем не будут учитываться в общем прогрессе, даже если они выглядят полностью готовыми.

Вы можете настроить завершенные разделы позже. Если команда уже переместила холсты в раздел Approved, отметка этого раздела как завершенного позволит автоматически учесть эти холсты при следующем обновлении панели мониторинга. ALLO может использовать доступную историю перемещений для построения диаграммы сгорания задач, избавляя Вас от необходимости настраивать проект заново.

Использование различных режимов просмотра для совещаний

Используйте Канбан для стендапов. Он наглядно показывает, какие задачи запланированы, находятся в работе, на согласовании, готовы или уже выполнены.

Используйте Список для наведения порядка. В компактном макете гораздо удобнее редактировать ответственных, сроки выполнения, теги и названия холстов.

Используйте Календарь для контроля сроков запуска. Он помогает увидеть, не слишком ли близко даты согласования стоят к дню запуска, не перегружен ли кто-то один из команды и назначена ли реальная дата для подведения итогов.

Используйте Панель мониторинга для оценки общей готовности. Перед статусными встречами проверяйте прогресс проекта, общее количество холстов, просроченные холсты, количество подзадач, диаграмму сгорания задач, рабочую нагрузку, распределение по разделам, основные риски и общую активность по проекту.

Используйте сохраненные или отфильтрованные режимы просмотра, если проект разрастается: например, Design review, Legal, This week, At risk или Launch day.

См. разделы Использование режимов просмотра проектов и Календарь проекта.

Проведение обзоров запуска

Перед каждым обзором настройте фильтр для отображения нужных холстов и откройте те из них, которые требуют обсуждения. Рецензентам следует оставлять комментарии непосредственно на холсте, чтобы отзывы относились к конкретным материалам, и перемещать холст в соответствующий раздел по мере изменения этапа работы.

Используйте упоминания, если Вам нужен ответ от конкретного человека. Используйте строку проекта для указания ответственного, даты, тега и раздела, а детальную обратную связь размещайте непосредственно на холсте. Это поможет избежать превращения проекта в бесконечную стену сообщений и сохранит прозрачность всей работы.

Для настройки совместной работы с комментариями см. раздел Комментарии и упоминания.

Управление файлами во время запуска

Загружайте материалы запуска, презентации, скриншоты, видео и PDF-файлы на соответствующие холсты, к которым они относятся. Файлы, добавленные в контексте работы, гораздо проще найти в будущем, так как раздел Файлы может ссылаться на содержащий их холст или проект.

Если материалы имеют схожие названия, используйте понятные имена для файлов и холстов. Названия hero-image-final.png будет недостаточно, если у каждой команды есть своя финальная версия главного изображения. По возможности добавляйте в названия контекст проекта или канала коммуникации.

Если файл стал недоступен или был удален, обратитесь к разделам Просмотр, открытие и скачивание файлов, Недоступные и заблокированные для сохранения файлы, а также Корзина.

Безопасный совместный доступ к материалам запуска

Внутренним командам запуска может потребоваться доступ ко всему проекту. В то же время внешним рецензентам зачастую достаточно предоставить доступ только к одному холсту. Настраивайте доступ точечно, если рецензенту не нужно видеть все холсты и файлы проекта.

Если пользователь сообщает, что может открыть холст, но не сам проект, скорее всего, ему предоставлен доступ только на уровне холста. Если же он может открыть проект, но не конкретный холст, то для этого холста могут потребоваться отдельные настройки доступа. Используйте разделы Поделиться холстом и Исправление проблем в разделе Доступные мне.

Информацию о работе с пользователями со статусом Гость см. в статье Приглашение гостей и внешних участников.

Рабочий процесс в день запуска

В день запуска используйте отфильтрованный режим просмотра или Календарь для отображения холстов, запланированных на этот день. Следите за тем, чтобы имена ответственных были на виду. Откройте холст штаба запуска для внесения заметок, принятия решений и отслеживания возникающих проблем. Используйте комментарии и упоминания для быстрого решения критических вопросов.

Перемещайте холсты по мере выполнения задач, но не удаляйте их только потому, что работа завершена. Выполненные холсты запуска необходимы для подведения итогов, сохранения истории на панели мониторинга и планирования будущих проектов.

Если холст запуска исчез, перед созданием его копии проверьте фильтры, режимы просмотра, разделы Все холсты, Поиск, Активность и Корзина. Дублирование экстренных задач может запутать команду в процессе запуска.

Подведение итогов и ретроспектива

До завершения дня запуска создайте холсты для подведения итогов. Сюда можно отнести холсты для анализа метрик, отзывов клиентов, отслеживания ошибок, обучения отдела продаж, обновления документации и проведения ретроспективы. Назначьте для каждого из них ответственных и даты.

Подключите холст ретроспективы, чтобы команда могла зафиксировать, что прошло успешно, что пошло не так и что необходимо изменить в следующий раз. Добавьте проект или холст ретроспективы в раздел Избранное, если команда планирует вернуться к этим материалам при подготовке следующего запуска.

После завершения запуска переходите к архивированию или очистке проекта только с согласия всей команды. Сохраняйте полезные холсты, файлы и принятые решения. Если Вы случайно удалили важный элемент, используйте функцию Восстановление удаленной работы до истечения срока хранения файлов.

Что может пойти не так

• Никто не знает, какие задачи просрочены
  • В задачах отсутствуют даты выполнения. Установите сроки и используйте Календарь.
• Участники не могут найти отзывы и обратную связь
  • Обсуждение ведется в сторонних чатах. Перенесите все обсуждения обзоров на соответствующие холсты.
• Рецензенты видят лишнюю конфиденциальную информацию
  • Предоставлен слишком широкий доступ. Поделитесь только одним нужным холстом вместо всего проекта.
• Некоторые холсты внезапно скрылись из списка
  • Активны старые фильтры. Сбросьте все фильтры в текущем режиме просмотра.
• Прогресс на панели мониторинга отображается некорректно
  • Не настроены завершенные этапы. Убедитесь, что нужные разделы отмечены как завершенные.
• Не удается найти нужные файлы или вложения
  • Материалы прикреплены к другому элементу. Воспользуйтесь разделом Файлы или проверьте содержащий их холст.
• Старый запуск перегружает боковую панель
  • Проект остался в быстром доступе. Удалите проект из раздела Избранное вместо удаления всей истории.

Цель заключается не в создании идеального проекта. Главная задача состоит в том, чтобы сделать следующее решение очевидным для каждого участника.