Создание проекта

Создайте проект до того, как информация разойдется по разным каналам

Создавайте проект, когда команде требуется единое место для холстов, ответственных лиц, дат, статусов, тегов, представлений и общего прогресса. Лучшее время для создания проекта: момент, когда работа готовится к распределению между сотрудниками или этапами. Если Вы будете ждать, пока каждое обсуждение, файл и холст уже появятся в других местах, то настройка превратится в уборку.

Проекту не обязательно быть сложным с первого дня. Достаточно понятного названия, нескольких разделов и первых реальных холстов. Вы можете добавлять теги, фильтры, даты календаря, участников и правила прогресса на панели управления по мере того, как проект будет становиться более активным.

Если Вы не уверены, нужен ли Вам проект, ознакомьтесь с разделом Знакомство с проектами.

Перед созданием проекта

Определите область ответственности проекта. Хороший проект имеет четкие границы. Название «Редизайн сайта» намного понятнее, чем «Маркетинговые дела». Название «Адаптация клиентов: третий квартал» понятнее, чем «Разное по клиентам».

Определите, кто будет его поддерживать. Проекты часто оказываются заброшенными, когда каждый считает, что обновлять даты, ответственных и статусы должен кто-то другой. Назначьте владельца или небольшую группу ответственных лиц, даже если ALLO не требует заполнения этого поля при создании.

Выберите первоначальную структуру. Можно использовать этапы, команды, статусы или типы результатов. Начните с малого. Гораздо проще добавить раздел позже, чем убедить команду использовать проект, в котором изначально создано двадцать пустых разделов.

Создание проекта

Откройте раздел «Проекты» в боковом меню рабочего пространства, затем выберите действие по созданию нового проекта. Введите понятное название проекта. Добавьте дополнительные сведения, такие как описание, участники, значок или начальная структура, если эти поля отображаются в Вашем рабочем пространстве.

Создайте проект и откройте его. Убедитесь, что название указано верно, проект находится в правильном рабочем пространстве, а первое представление понятно. Чтобы к проекту было легко возвращаться, добавьте его в избранное с помощью значка звезды в меню или заголовке проекта. Подробнее см. раздел Использование избранного.

Если кнопка создания проекта отсутствует, возможно, Ваша роль в рабочем пространстве не позволяет создавать проекты или данный раздел не поддерживает это действие. В таком случае обратитесь к администратору рабочего пространства или владельцу проекта для подтверждения Вашей роли.

Выбирайте понятные названия

Названия проектов должны быть информативными для разделов Поиск, избранного, Доступные мне, активности и виджетов панели управления. Добавляйте контекст, помогающий отличать одну задачу от другой.

Хорошие примеры названий содержат указание команды, клиента, квартала, региона или конечного результата: «Запуск партнерской программы: третий квартал», «Адаптация клиента А», «Обновление бренда: сайт», «План найма: дизайн» или «Практикум по планированию на 2026 год».

Неудачные примеры создают лишний шум при поиске: «Планирование», «Новый проект», «Работа», «Клиент», «Запуск» или «Тест». Если в рабочем пространстве много похожих проектов, неконкретные названия со временем затруднят навигацию.

Добавьте первые разделы

Разделы должны соответствовать рабочему процессу, который уже привычен сотрудникам. Для запуска продукта подойдут разделы «Планирование», «Производство», «Проверка», «Готово» и «Дальнейшие шаги». Для простого Канбана используйте разделы «К выполнению», «В работе» и «Выполнено». Для контент-плана: «Идеи», «Черновик», «Редактирование», «Запланировано» и «Опубликовано».

Не создавайте разделы для каждого редкого исключения. Начните с основного маршрута, по которому проходит большинство задач. Используйте теги для сквозных категорий, таких как приоритет, канал, риски или команда.

Если раздел опустел и больше не помогает координировать действия, переименуйте или удалите его. Структура проекта должна отражать реальные рабочие процессы команды.

Подробнее о меню разделов, отметке разделов как завершенных и перемещении разделов см. в статье Организация холстов и разделов.

Добавьте первые холсты

Создайте холсты, которые наполнят проект смыслом. Холст проекта должен описывать действие, конкретный результат, область проверки или рабочую область: «Бриф запуска», «Анализ страницы цен», «Скриншоты продукта», «Согласование с юристами» или «Ретроспектива».

Добавляйте только ту структуру, которая помогает действовать:

• ответственных лиц, когда кто-то отвечает за результат
• даты, когда сроки имеют критическое значение
• теги холста, если они помогут при фильтрации
• заметки, файлы, элементы типа Комментарий, решения и готовые материалы внутри холста за строкой проекта

См. разделы Создание холста в проекте и Добавление холста в проект.

Избегайте заполнения проекта фиктивными холстами, которые никто не будет обновлять. Пустая структура выглядит аккуратно лишь в первый день, после чего превращается в информационный шум для остальных участников.

Выберите начальные представления

Используйте список, когда Вам нужно ввести или отредактировать множество деталей холста. Используйте Канбан, когда команде необходимо быстро оценить этапы рабочего процесса. Используйте календарь, если основным фактором риска являются сроки. Используйте панель управления, когда нужно оценить общий прогресс проекта.

Представления не создают отдельные копии холстов. Это лишь разные способы отображения одного и того же проекта. Начните с представления, которое Ваша команда гарантированно откроет в первую очередь. Добавляйте другие представления по мере наполнения проекта холстами.

См. статьи Использование представлений проекта, Панель управления проектом и прогресс и Использование календаря проекта.

Относитесь к добавлению тегов обдуманно

Теги полезны, когда они помогают находить задачи в разных разделах. Хорошими категориями для тегов холста являются приоритет, поток задач, канал, клиент, регион, риски или тип проверки. Плохие теги лишь дублируют то, что уже указано в названиях разделов, именах ответственных или датах выполнения.

Создайте небольшой набор тегов и придерживайтесь единых правил их наименования. Если половина команды использует тег «Дизайн», другая часть использует «Творчество», а третья пишет «Материалы», то фильтрация станет неэффективной.

См. подробнее в статье Использование тегов и фильтров.

Приглашайте нужных людей и настраивайте доступ

Предоставляйте доступ тем сотрудникам, которым необходимо планировать, выполнять, проверять или отслеживать проект.

Внешним партнерам и пользователям с ролью Гость может потребоваться более ограниченный доступ. Убедитесь, что Вы делитесь только той работой, которую они действительно должны видеть. Подробные сведения о ролях и пользователях в статусе Гость см. в статьях Участники, гости и внешние соавторы и Приглашение гостей и внешних соавторов.

Если коллега не может открыть проект после того, как Вы поделились им, воспользуйтесь рекомендациями из статьи Устранение проблем с доступом к проектам и холстам.

Действия с проектом и права доступа

Меню проекта может включать такие действия, как переименование, дублирование, архивирование, удаление, копирование ссылки, добавление в избранное, управление участниками или выход из проекта. Доступные действия зависят от Вашей роли, состояния проекта, настроек рабочего пространства, а также от того, архивирован ли проект или на него наложены иные ограничения.

Если Вы создали проект, но позже потеряли доступ к какому-то действию, проверьте, не изменилась ли Ваша роль и не изменил ли другой владелец состояние проекта. Отсутствие пунктов меню обычно связано с правами доступа или статусом проекта, а не с техническими сбоями.

Будьте осторожны с архивированием и удалением. Архивированные проекты могут быть скрыты из обычных представлений, а удаленные перемещаются в Корзину. Если проект был удален по ошибке, обратитесь к разделу Корзина.

После создания

Выполните быструю проверку готовности проекта:

1. Поймет ли коллега суть проекта, прочитав его название и названия разделов?
2. Назначены ли ответственные лица для первых холстов?
3. Добавлены ли даты выполнения только там, где сроки действительно важны?
4. Содержат ли холсты необходимые заметки, файлы, элементы типа Комментарий и решения?
5. Могут ли нужные люди открыть проект?
6. Соответствуют ли завершенные разделы тому, как панель управления должна учитывать прогресс?
7. Легко ли найти проект через раздел Поиск, избранное или раздел Главная?

Если на какой-то из вопросов Вы ответили отрицательно, исправьте эти базовые моменты перед тем, как добавлять новые дополнительные поля.

Примеры

При запуске продукта создайте проект «Мобильный запуск: третий квартал», добавьте разделы «Планирование», «Материалы», «Проверка», «Неделя запуска» и «Дальнейшие шаги». Затем добавьте холсты для брифа, позиционирования, дизайна, тестирования, согласования с юристами, контрольного списка и ретроспективы. Отметьте разделы с готовой работой как завершенные, чтобы прогресс на панели управления отображался корректно.

Для адаптации клиентов создайте разделы «Подготовка», «Стартовая встреча», «Настройка», «Проверка» и «Передача проекта». Добавьте холсты для протокола стартовой встречи, схемы внедрения и отзывов клиента.

Для регулярной операционной работы команды используйте простые разделы и теги по отделам. Добавьте проект в избранное для быстрого ежедневного доступа и используйте фильтры для просмотра задач каждого отдельного сотрудника.