Crear un proyecto

Cree el proyecto antes de que el trabajo se disperse

Cree un proyecto cuando el equipo necesite un único lugar para los canvases, los responsables, las fechas, el estado, las etiquetas, las vistas y el progreso compartido. El mejor momento para crearlo es cuando el trabajo está a punto de dividirse entre personas o etapas. Si espera hasta que cada conversación, archivo y canvas ya exista en otro lugar, la configuración se convertirá en una tarea de limpieza.

Un proyecto no necesita ser complejo desde el primer día. Un nombre claro, algunas secciones y los primeros canvases reales son suficientes. Puede agregar etiquetas, filtros, fechas de calendario, miembros y reglas de progreso del Panel de control a medida que el proyecto se vuelva más activo.

Si no tiene claro si necesita un proyecto, lea Entender los proyectos.

Antes de crearlo

Decida de qué será responsable el proyecto. Un proyecto bien definido tiene un límite claro. «Rediseño del sitio web» es más claro que «Cosas de marketing». «Inducción de clientes - T3» es más claro que «Cosas de clientes».

Decida quién lo mantendrá. Los proyectos fallan cuando todos asumen que otra persona actualizará las fechas, los responsables y el estado. Defina un responsable o un grupo pequeño de responsables, incluso si ALLO no requiere ese campo al momento de la creación.

Decida la primera estructura de trabajo. Puede utilizar fases, equipos, estados o tipos de entregables. Mantenga la primera versión simple. Es más fácil agregar una sección más tarde que convencer al equipo de usar un proyecto que comienza con veinte secciones vacías.

Crear un proyecto

Abra Proyectos desde la navegación del espacio de trabajo y, a continuación, elija la acción de crear o nuevo proyecto. Ingrese un nombre de proyecto claro. Agregue detalles opcionales como la descripción, los miembros, el ícono o la estructura inicial si su espacio de trabajo muestra esos campos.

Use la pantalla de creación para definir el límite del proyecto antes de añadir canvases o invitar personas. Si el nombre del proyecto todavía es impreciso, deténgase ahí: los nombres vagos se convierten más tarde en enlaces, notificaciones y responsabilidades vagas.

Cree el proyecto y luego ábralo. Confirme que el título sea claro, que el proyecto esté en el espacio de trabajo correcto y que la primera vista sea comprensible. Si desea que sea fácil volver al proyecto, agréguelo a sus elementos destacados desde el menú o el encabezado del proyecto. Consulte Usar elementos destacados.

Si no ve la acción de creación, es posible que el rol de su espacio de trabajo no permita crear proyectos o que el área actual no lo admita. Solicite a un administrador del espacio de trabajo o al responsable del proyecto que confirme su rol, y use Miembros, invitados y colaboradores externos si el límite del rol no está claro.

Asigne un nombre claro al proyecto

Los nombres de los proyectos deben tener sentido en Buscar, elementos destacados, Compartido conmigo, Actividad y los widgets del panel de control. Agregue contexto que ayude a las personas a distinguir trabajos similares.

Los nombres descriptivos incluyen un equipo, cliente, trimestre, región o entregable: Lanzamiento de socios - T3, Inducción del cliente A, Renovación de marca - web, Plan de contratación - diseño o Taller de planificación 2026.

Los nombres imprecisos generan ruido en las búsquedas: Planificación, Nuevo proyecto, Trabajo, Cliente, Lanzamiento o Prueba. Si el espacio de trabajo tiene muchos proyectos similares, los nombres imprecisos se convertirán en un problema de soporte más adelante.

Agregue las primeras secciones

Las secciones deben coincidir con el flujo de trabajo que las personas ya comprenden. Para trabajos de lanzamiento, utilice secciones como «Planificación», «Producción», «Revisión», «Listo» y «Seguimiento». Para un flujo de trabajo Kanban simple, utilice «Por hacer», «En progreso» y «Hecho». Para contenido, utilice «Ideas», «Borrador», «Edición», «Programado» y «Publicado».

No cree secciones para cada posible caso excepcional. Comience con la ruta que sigue la mayoría de los trabajos. Utilice etiquetas para categorías transversales como prioridad, canal, riesgo o equipo.

Si una sección se vacía y ya no ayuda a las personas a actuar, cámbiele el nombre o elimínela. La estructura del proyecto debe mantenerse cercana al flujo de trabajo real del equipo.

Para conocer los menús de sección, el comportamiento de sección completada y los movimientos de sección, consulte Organizar canvases y secciones.

Agregue los primeros canvases

Cree los canvases que hagan que el proyecto sea real. Un canvas de proyecto debe describir una acción, un entregable, una superficie de revisión o una sala de trabajo: Resumen de lanzamiento, Revisión de página de precios, Capturas de pantalla del producto, Aprobación legal o Retrospectiva.

Agregue solo la estructura que ayude a las personas a actuar:

• responsables cuando alguien deba rendir cuentas por el trabajo
• fechas cuando el tiempo sea un factor crítico
• etiquetas de canvas cuando ayuden a filtrar
• notas, archivos, comentarios, decisiones y entregables dentro del canvas detrás de la fila del proyecto

Consulte Crear un canvas en un proyecto y Agregar un canvas a un proyecto.

Evite llenar el proyecto con canvases de marcadores de posición que nadie actualizará. Una estructura vacía parece organizada por un día, pero luego se convierte en ruido para todos los demás.

Elija las vistas iniciales

Utilice la vista de Lista cuando necesite ingresar o editar muchos detalles de los canvases. Utilice la vista de Kanban cuando el equipo necesite escanear las etapas del flujo de trabajo. Utilice la vista de Calendario cuando las fechas sean el principal factor de riesgo. Utilice la vista de Panel de control cuando la pregunta clave sea si el proyecto está avanzando.

Las vistas no crean copias separadas de los canvases; son diferentes perspectivas del mismo proyecto. Comience con la vista que su equipo realmente abrirá primero. Agregue o use otras vistas una vez que el proyecto tenga suficientes canvases para justificarlas.

Consulte Usar las vistas del proyecto, Panel de control del proyecto y progreso y Usar un calendario de proyecto.

Agregue etiquetas con cuidado

Las etiquetas son útiles cuando ayudan a las personas a encontrar trabajo en diferentes secciones. Las categorías recomendadas de etiquetas de canvas incluyen prioridad, flujo de trabajo, canal, cliente, región, riesgo o tipo de revisión. Las etiquetas innecesarias duplican lo que las secciones, los responsables o las fechas de vencimiento ya indican.

Cree un conjunto pequeño de etiquetas y asígneles nombres de manera consistente. Si la mitad del equipo usa Diseño, otra parte usa Creativo y un tercero usa Recursos, los filtros se volverán poco confiables.

Consulte Usar etiquetas y filtros.

Invite o comparta con las personas adecuadas

Otorgue acceso a las personas que necesitan planificar, ejecutar, revisar u observar el proyecto.

Es posible que los colaboradores externos y los invitados necesiten un acceso más limitado. Asegúrese de compartir únicamente el trabajo que ellos deben ver. Para obtener detalles sobre invitados y roles, consulte Miembros, invitados y colaboradores externos e Invitar a invitados y colaboradores externos.

Si un compañero de equipo no puede abrir el proyecto después de compartirlo, utilice Solucionar problemas de acceso a proyectos y canvases.

Acciones y permisos del proyecto

Los menús del proyecto pueden incluir acciones como cambiar el nombre, duplicar, archivar, eliminar, copiar el enlace, agregar a elementos destacados, administrar miembros o abandonar el proyecto. Las acciones visibles dependen de su rol, el estado del proyecto, la configuración del espacio de trabajo y si el proyecto está archivado o restringido de otra manera.

Si creó el proyecto pero luego pierde el acceso a una acción, verifique si su rol cambió o si otro propietario modificó el estado del proyecto. La falta de acciones en el menú suele deberse a problemas de permisos o de estado, no a menús con errores.

Tenga cuidado al archivar y eliminar. El trabajo archivado se puede ocultar de las vistas normales y el trabajo eliminado se mueve a la Papelera y retención. Si un proyecto se eliminó por error, consulte la Papelera.

Después de la creación

Realice una verificación rápida del estado del proyecto:

1. ¿Puede un compañero de equipo comprender el proyecto a partir del título y las secciones?
2. ¿Tienen los primeros canvases responsables asignados donde sea necesario?
3. ¿Se agregan las fechas de vencimiento solo donde el tiempo sea un factor crítico?
4. ¿Contienen los canvases las notas, los archivos, los comentarios y las decisiones que las personas necesitan?
5. ¿Pueden las personas adecuadas abrir el proyecto?
6. ¿Coinciden las secciones completadas con la forma en que el panel de control debe contabilizar el progreso?
7. ¿Es fácil encontrar el proyecto desde Buscar, elementos destacados o Inicio?

Si la respuesta es no, resuelva esos aspectos básicos antes de agregar más campos.

Ejemplos

Para el lanzamiento de un producto, cree «Lanzamiento móvil - T3», con secciones para «Planificación», «Recursos», «Revisión», «Semana de lanzamiento» y «Seguimiento», y luego agregue canvases para el resumen, el posicionamiento, el diseño, el control de calidad, el departamento legal, la lista de verificación de lanzamiento y la retrospectiva. Marque las secciones que representan trabajo terminado como completadas para que el progreso del panel de control sea preciso.

Para un proyecto de inducción de clientes, cree secciones para «Preparación», «Inicio», «Configuración», «Revisión» y «Entrega». Vincule canvases para las notas de inicio, el mapa de implementación y los comentarios de los clientes.

Para un proyecto de operaciones recurrentes del equipo, utilice secciones simples y etiquetas por equipo. Agregue el proyecto a sus elementos destacados para un acceso diario y utilice filtros para el trabajo de cada responsable.