Planificar un lanzamiento

Un lanzamiento requiere un plan y una superficie de trabajo

El trabajo de un lanzamiento suele fallar debido a la desconexión entre las herramientas: el rastreador de proyectos está separado de la descripción general, los archivos quedan dispersos en los chats, los comentarios de revisión se encuentran en un canvas que nadie puede localizar y la fecha límite cambia sin que todo el equipo se entere. Los proyectos de ALLO ayudan a solucionar esto al centralizar los canvases, los responsables, las fechas, las etiquetas, las vistas y el progreso en un único flujo de trabajo.

Utilice el proyecto para coordinar el lanzamiento. Use los canvases para crear y revisar el material de lanzamiento. Utilice Archivos para recuperar archivos adjuntos. Use Actividad para comprender los cambios recientes. Utilice la Papelera cuando elimine algo por error.

Este artículo ofrece un patrón práctico para lanzamientos. Adapte los nombres de las secciones, los tipos de canvas y las secciones correspondientes según las necesidades de su equipo.

Cree el proyecto de lanzamiento

Cree un proyecto con un nombre que siga teniendo sentido más adelante al usar la función de Buscar y la sección de Favoritos. Si es necesario, incluya el producto, la audiencia, el trimestre, la región o el tipo de lanzamiento; por ejemplo: Q3 mobile launch, Partner launch - EMEA o Pricing page launch.

Añada una descripción breve con el objetivo del lanzamiento, la fecha límite, el responsable y el público objetivo principal. Invite al equipo principal con los permisos adecuados. Si los revisores externos solo necesitan materiales específicos, comparta esos canvases individualmente más adelante en lugar de otorgar un acceso amplio al proyecto.

Para conocer los pasos de configuración, consulte Crear un proyecto.

Construya las secciones de lanzamiento

Utilice secciones que coincidan con el flujo del lanzamiento. Un lanzamiento sencillo puede emplear las siguientes:

Si su equipo ya utiliza nombres de etapas diferentes, úselos. El proyecto debe reflejar la forma real en que las personas gestionan y avanzan en el trabajo.

Agregue canvases de lanzamiento

Cree canvases de proyecto para el trabajo que requiera asignación de responsables, revisión o un registro permanente. Entre los canvases de lanzamiento útiles se incluyen:

Evite crear un único canvas gigante para el lanzamiento. Divida el trabajo cuando difieran los responsables, las fechas, los revisores o los materiales. Consulte Crear un canvas en un proyecto.

Incorpore canvases existentes al proyecto

Con frecuencia, el trabajo de lanzamiento comienza antes de que exista el proyecto. Mueva o copie los canvases existentes destinados al brief de lanzamiento, la revisión creativa, la lista de verificación de control de calidad (QA), la revisión de las partes interesadas, el plan de capacitación, la sala de lanzamiento y la retrospectiva.

Utilice plantillas cuando el lanzamiento siga un patrón repetible. Una plantilla para el brief de lanzamiento, para la retrospectiva o para la revisión del canvas puede ahorrar tiempo de configuración y mantener la coherencia entre los equipos. Consulte Crear un canvas a partir de una plantilla.

Mantenga comprensible cada fila del proyecto y coloque la información detallada en el canvas. El proyecto muestra quién es el responsable del brief de lanzamiento y su fecha de vencimiento. El canvas contiene el brief real, los archivos, los comentarios, las decisiones y las páginas de presentación.

Para conocer la ubicación de subcanvases, así como los procesos para mover y copiar, consulte Añadir un canvas a un proyecto y Organizar canvases y secciones.

Use etiquetas para los segmentos del lanzamiento

Las etiquetas de los canvases ayudan a que cada equipo encuentre su segmento correspondiente sin duplicar el proyecto. Entre las etiquetas de lanzamiento habituales se incluyen Diseño, Textos, Legal, QA (Control de calidad), Producto, Capacitación, Cliente, Riesgo alto, Revisión externa y Día del lanzamiento.

Mantenga la coherencia en las etiquetas. Defina si el equipo utilizará términos como Textos o Contenido, Legal o Cumplimiento, Riesgo alto o En riesgo. Disponer de un vocabulario unificado garantiza que los filtros sean confiables.

Utilice filtros de etiquetas en las reuniones. Por ejemplo, filtre por la etiqueta Riesgo alto durante la revisión de preparación para el lanzamiento, o bien por Legal al verificar el estado de aprobación. Consulte Usar etiquetas y filtros.

Marque las secciones completadas antes de la revisión del lanzamiento

El progreso en el Dashboard se calcula en función de los canvases principales del proyecto ubicados en las secciones marcadas como completadas. Para un lanzamiento, esto podría representar secciones como Listo, Aprobado, Publicado o Seguimiento, según la definición de trabajo terminado de su equipo.

Es posible marcar más de una sección como completada. Un equipo puede clasificar tanto Listo como Publicado como completadas si ambas representan tareas que ya no requieren la intervención del equipo de lanzamiento. Si la sección Hecho no se marca como completada, los canvases en esa sección no se contabilizarán en el progreso, independientemente de lo terminados que parezcan.

Usted puede configurar las secciones completadas más adelante. Si el equipo ya ha trasladado canvases a Aprobado, marcar esa sección como completada permitirá que los canvases existentes se sumen al progreso cuando se actualice el Dashboard. ALLO puede utilizar el historial de movimiento disponible para el gráfico de trabajo restante (burndown) en lugar de obligarle a reconstruir el proyecto.

Use vistas para las diferentes reuniones de lanzamiento

Utilice la vista Kanban para las reuniones breves (standups). Esta muestra claramente lo que está planificado, en progreso, en revisión, listo y terminado.

Utilice la vista de Lista para realizar tareas de organización y limpieza. Este diseño compacto facilita la edición de los responsables, las fechas de vencimiento, las etiquetas y los títulos de los canvases.

Utilice la vista de Calendario para planificar los plazos del lanzamiento. Le permite ver si las revisiones están demasiado próximas al día del lanzamiento, si existen dependencias acumuladas en una sola persona o si las tareas de seguimiento tienen una fecha real asignada.

Utilice el Dashboard para evaluar la preparación. Revise el progreso del proyecto, el total de canvases, los canvases vencidos, el número de subtareas por canvas, el gráfico de trabajo restante, la carga laboral, la distribución de secciones, los riesgos principales y la actividad del proyecto antes de asistir a las reuniones de estado.

Utilice vistas guardadas o filtradas para los distintos equipos cuando el proyecto sea de gran tamaño; por ejemplo: Revisión de diseño, Legal, Esta semana, En riesgo o Día del lanzamiento.

Consulte Usar vistas de proyecto and Usar el calendario del proyecto.

Realice revisiones de lanzamiento

Antes de cada revisión, filtre por los canvases relevantes y abra aquellos que requieran discusión. Los revisores deben añadir un Comentario en el canvas cuando los comentarios correspondan directamente al material, y trasladar el canvas a la sección correcta a medida que el trabajo cambie de etapa.

Utilice menciones cuando necesite una respuesta específica. Use la fila del proyecto para indicar el responsable, la fecha, la etiqueta y la sección. Utilice el canvas para proporcionar comentarios detallados. Esto evita que el proyecto se convierta en un muro de comentarios y mantiene la trazabilidad del trabajo.

Para conocer los flujos de trabajo de los comentarios, consulte Comentarios y menciones.

Gestione archivos durante el lanzamiento

Suba los recursos visuales del lanzamiento, presentaciones, capturas de pantalla, videos y archivos PDF a los canvases conectados correspondientes. Los archivos añadidos en contexto son más fáciles de recuperar después, ya que la sección de Archivos puede vincularlos directamente con el canvas o proyecto que los contiene.

Si los recursos tienen nombres similares, asigne nombres claros a los archivos y canvases. El nombre hero-image-final.png no resulta suficiente si cada equipo tiene su propia imagen principal definitiva. Incorpore el contexto del proyecto o del canal siempre que sea posible.

Si un archivo deja de estar disponible o se ha eliminado, consulte Previsualizar, abrir y descargar archivos, Archivos no disponibles y bloqueados por retención y la Papelera.

Comparta el trabajo de lanzamiento de forma segura

Es posible que los equipos internos de lanzamiento requieran acceso a todo el proyecto. Sin embargo, los revisores externos a menudo solo necesitan acceder a un canvas. Comparta la información de manera restringida cuando el revisor no deba ver todos los canvases o archivos del proyecto.

Si un usuario indica que puede abrir el canvas pero no el proyecto, es probable que tenga un nivel de acceso limitado al canvas. Si puede abrir el proyecto pero no un canvas específico, es posible que ese canvas deba compartirse de forma independiente. Utilice Compartir un canvas y Solucionar problemas de acceso en Compartido conmigo.

Para los invitados, consulte Invitar invitados y colaboradores externos.

Flujo de trabajo para el día del lanzamiento

En el día del lanzamiento, utilice una vista filtrada o el Calendario para visualizar los canvases correspondientes a ese día. Mantenga visibles a los responsables. Abra el canvas de la sala de lanzamiento para registrar notas, decisiones e incidentes en tiempo real. Utilice comentarios y menciones para reportar bloqueos específicos.

Traslade los canvases a medida que se completen, pero no los elimine solo porque estén terminados. Los canvases de lanzamiento finalizados son muy útiles para la revisión posterior al lanzamiento, el historial del Dashboard y la planificación futura.

Si un canvas de lanzamiento desaparece, compruebe los filtros, las vistas, la sección de Todos los canvases, la función de Buscar, la sección de Actividad y la Papelera antes de volver a crearlo. Duplicar tareas de emergencia puede generar confusión en el equipo durante el lanzamiento.

Seguimiento y retrospectiva

Cree canvases de seguimiento antes de que finalice el día del lanzamiento. Añada canvases para la revisión de métricas, comentarios de los clientes, seguimiento de errores (bugs), capacitación de ventas, organización de documentación y la retrospectiva. Asígneles responsables y fechas límite.

Conecte un canvas de retrospectiva para que el equipo pueda registrar qué funcionó, qué falló y qué debería cambiarse la próxima vez. Marque como Favorito el proyecto o el canvas de retrospectiva si el equipo planea volver a consultarlo en futuros lanzamientos.

Después del lanzamiento, archive o limpie los elementos solo cuando el equipo esté de acuerdo. Conserve los canvases, archivos y decisiones útiles. Si elimina algún elemento por error, utilice la opción Restaurar trabajo eliminado antes de que finalice el periodo de retención.

Problemas comunes del lanzamiento

A continuación se presentan algunos problemas habituales que pueden surgir durante un lanzamiento y las soluciones recomendadas para resolverlos de manera rápida:

• Nadie sabe qué tareas están retrasadas:
  • Añada fechas límite claras a las actividades.
  • Utilice la vista de Calendario para visualizar los plazos.
• Los colaboradores no encuentran los comentarios:
  • Mueva las discusiones y revisiones directamente dentro de los canvases en lugar de usar chats externos.
• Los revisores tienen acceso a demasiada información:
  • Evite compartir todo el proyecto.
  • Comparta únicamente el canvas correspondiente de forma individual.
• Los canvases no aparecen o están ocultos:
  • Verifique y limpie todos los filtros activos en la vista actual.
• El progreso en el Dashboard es incorrecto:
  • Revise la configuración de las secciones.
  • Asegúrese de marcar correctamente cuáles secciones representan trabajo completado.
• Faltan archivos o recursos visuales:
  • Acceda a la sección de Archivos para localizarlos.
  • Compruebe el canvas específico que contiene dichos recursos.
• Un lanzamiento antiguo satura la barra lateral:
  • Quite el proyecto de la sección de Favoritos en lugar de eliminar el historial útil.

El objetivo no es crear un proyecto perfecto. El objetivo es hacer que la siguiente decisión sea evidente.