Planejar um lançamento

Um lançamento precisa de um plano e de uma superfície de trabalho

O trabalho de lançamento geralmente falha devido à falta de integração entre as ferramentas: o gerenciador de projeto fica separado do resumo (briefing), os arquivos se perdem no chat, os comentários de revisão ficam em um canvas que ninguém consegue encontrar e a data final é alterada sem que todos percebam. Os projetos do ALLO ajudam você a manter os canvases, proprietários, datas, tags, visualizações e o progresso em um único fluxo de trabalho.

Use o projeto para coordenar o lançamento. Use os canvases para criar e revisar o material de lançamento. Use a ferramenta de Arquivos para recuperar anexos. Use a aba de Atividade para entender as alterações recentes. Use a Lixeira caso algo seja excluído por engano.

Este artigo apresenta um modelo prático de lançamento. Adapte os nomes das seções, os tipos de canvas e as etapas conforme a necessidade da sua equipe.

Crie o projeto de lançamento

Crie um projeto com um nome que ainda faça sentido na aba Buscar e em Favoritos mais tarde. Inclua o produto, público, trimestre, região ou tipo de lançamento, se necessário: Q3 mobile launch, Partner launch - EMEA ou Pricing page launch.

Adicione uma breve descrição com o objetivo do lançamento, a data-alvo, o proprietário e o público-alvo principal. Convide a equipe principal com as permissões adequadas. Se os revisores externos precisarem apenas de materiais selecionados, compartilhe esses canvases específicos mais tarde, em vez de conceder um acesso amplo ao projeto.

Para conferir as etapas de configuração, consulte Criar um projeto.

Crie as seções de lançamento

Utilize seções que correspondam ao fluxo do seu lançamento. Um lançamento simples pode usar as seguintes seções:

Se a sua equipe já utiliza nomes de etapas diferentes, use-os. O projeto deve refletir a forma como o trabalho realmente flui no dia a dia.

Adicione canvases de lançamento

Crie canvases no projeto para os trabalhos que exigem atribuição de responsabilidade, revisão ou um registro durável. Exemplos de canvases úteis para lançamentos incluem:

Não crie um único canvas gigante de Lançamento. Divida o trabalho quando os proprietários, as datas, os revisores ou os materiais forem diferentes. Consulte Criar um canvas em um projeto.

Traga canvases existentes para o projeto

O trabalho de lançamento geralmente começa antes mesmo de o projeto ser criado. Mova ou copie canvases existentes referentes ao briefing do lançamento, revisão criativa, checklist de QA, revisão de partes interessadas, plano de capacitação, sala de lançamento e retrospectiva.

Utilize modelos quando o lançamento seguir um padrão repetível. Um modelo de resumo de lançamento, de retrospectiva ou de revisão de canvas pode economizar tempo de configuração e manter a consistência entre as equipes. Consulte Criar um canvas a partir de um modelo.

Mantenha cada linha do projeto compreensível e coloque o material detalhado no canvas. O projeto mostra quem é o proprietário do briefing de lançamento e o prazo estabelecido. O canvas contém o briefing em si, arquivos, comentários, decisões e páginas de apresentação.

Para obter detalhes sobre movimentação, cópia e organização de subcanvases, consulte Adicionar um canvas a um projeto e Organizar canvases e seções.

Use tags para segmentar o lançamento

As tags de canvas ajudam cada equipe a encontrar sua parte correspondente sem precisar duplicar o projeto. Tags comuns de lançamento incluem Design, Redação, Jurídico, QA, Produto, Treinamento, Cliente, Alto risco, Revisão externa e Dia do lançamento.

Mantenha a consistência nas tags. Defina se a equipe usará Redação ou Conteúdo, Jurídico ou Compliance, Alto risco ou Em risco. Um vocabulário unificado torna o uso de filtros muito mais confiável.

Use os filtros de tag durante reuniões. Por exemplo, filtre por Alto risco na revisão de prontidão de lançamento ou por Jurídico para verificar o status de aprovação. Consulte Usar tags e filtros.

Marque as seções concluídas antes da revisão do lançamento

O progresso no Dashboard é baseado nos canvases de nível superior do projeto localizados em seções marcadas como concluídas. Para um lançamento, isso pode significar seções como Pronto, Aprovado, Publicado ou Acompanhamento, dependendo de como sua equipe define o trabalho concluído.

Mais de uma seção pode ser considerada como concluída. Uma equipe pode marcar tanto Pronto quanto Publicado como concluídos se cada seção representar um trabalho que não exige mais ações da equipe de lançamento. Se a seção Concluído não estiver definida como concluída, os canvases nela não contarão para o progresso, independentemente do quão finalizados pareçam.

Você pode definir as seções concluídas mais tarde. Se a equipe já tiver movido canvases para Aprovado, marcar Aprovado como concluído fará com que esses canvases existentes sejam contabilizados no progresso assim que o Dashboard for atualizado. O ALLO pode utilizar o histórico de movimentação disponível para gerar o gráfico de burndown, evitando que você precise refazer o projeto do zero.

Use visualizações para diferentes reuniões de lançamento

Use o modo Kanban para reuniões diárias (standups). Ele exibe de maneira clara o que está planejado, em andamento, em revisão, pronto e concluído.

Use o modo Lista para organizar e limpar os dados. É mais prático editar proprietários, datas de vencimento, tags e títulos de canvases em uma estrutura mais compacta.

Use a visualização de Calendário para programar as datas de lançamento. Essa visualização mostra se as revisões estão muito próximas do dia do lançamento, se as dependências estão acumuladas em uma única pessoa e se as etapas de acompanhamento possuem datas reais de fato.

Use o Dashboard para avaliar a prontidão do projeto. Verifique o progresso geral, total de canvases, canvases atrasados, quantidade de subtarefas, burndown, carga de trabalho, distribuição de seções, principais riscos e a atividade recente do projeto antes das reuniões de alinhamento.

Use visualizações salvas ou filtradas para as equipes quando o projeto se tornar muito grande: Revisão de design, Jurídico, Esta semana, Em risco ou Dia do lançamento.

Consulte Usar visualizações de projeto e Usar o Calendário do projeto.

Realize revisões de lançamento

Antes de cada revisão, filtre os canvases relevantes e abra aqueles que precisam de discussão. Os revisores devem adicionar um comentário diretamente no canvas quando o feedback for específico para aquele material e mover o canvas para a seção correta conforme o estágio do trabalho mudar.

Utilize menções quando precisar de uma resposta específica. Use a linha do projeto para definir o proprietário, data, tag e seção, e utilize o canvas para feedbacks detalhados. Isso evita que o projeto se transforme em um mural de comentários, mantendo todo o histórico de trabalho fácil de rastrear.

Para obter detalhes sobre fluxos de trabalho de comentários, consulte Comentários e menções.

Gerencie arquivos durante o lançamento

Faça o upload de ativos (assets) de lançamento, apresentações, capturas de tela, vídeos e PDFs diretamente nos canvases conectados onde eles devem ficar. Arquivos adicionados de forma contextualizada são mais fáceis de recuperar depois, pois a área de Arquivos pode indicar diretamente o canvas ou projeto que contém os itens.

Se os ativos tiverem nomes semelhantes, defina nomes claros para os arquivos e canvases. Apenas hero-image-final.png não é suficiente se cada equipe tiver sua própria versão de imagem principal. Sempre que possível, inclua o contexto do projeto ou canal no nome dos arquivos.

Caso um arquivo fique indisponível ou seja removido, consulte Visualizar, abrir e baixar arquivos, Arquivos indisponíveis e bloqueados por retenção e a Lixeira.

Compartilhe o trabalho de lançamento com segurança

As equipes internas de lançamento podem precisar de acesso ao projeto. Já os revisores externos muitas vezes necessitam apenas de visualizar um único canvas. Compartilhe o acesso de forma restrita se o revisor não precisar ver todos os arquivos ou canvases do projeto.

Se alguém relatar que consegue abrir o canvas, mas não o projeto, essa pessoa provavelmente possui apenas permissão de acesso no nível de canvas. Se ela conseguir abrir o projeto, mas não um canvas específico, esse canvas pode necessitar de compartilhamento individual. Use as opções Compartilhar um canvas e Corrigir o acesso em Compartilhado comigo.

Para obter detalhes sobre o perfil Convidado, consulte Convidar convidados e colaboradores externos.

Fluxo de trabalho para o dia do lançamento

No dia do lançamento, utilize uma visualização filtrada ou o Calendário para focar nos canvases agendados para esse dia. Mantenha os proprietários visíveis. Abra o canvas da sala de lançamento para registrar notas, decisões e problemas em tempo real. Use comentários e menções para tratar de impedimentos específicos.

Mova os canvases de seção à medida que forem concluídos, mas não os exclua apenas porque o trabalho acabou. Os canvases concluídos são muito úteis para análises pós-lançamento, histórico de progresso no Dashboard e planejamentos futuros.

Se um canvas de lançamento desaparecer, verifique os filtros, as visualizações, a página Todos os canvases, a ferramenta Buscar, a aba Atividade e a Lixeira antes de recriá-lo. Criar trabalhos duplicados por engano durante uma emergência pode gerar desorganização na equipe no momento do lançamento.

Acompanhamento e retrospectiva

Crie os canvases de acompanhamento antes do fim do dia do lançamento. Adicione áreas dedicadas para revisão de métricas, feedback de clientes, correção de bugs, capacitação comercial, organização de documentações e retrospectiva. Atribua proprietários e datas de vencimento para cada um deles.

Conecte um canvas de retrospectiva para que a equipe possa registrar o que funcionou, o que falhou e o que deve ser melhorado no futuro. Adicione aos Favoritos o projeto ou o canvas de retrospectiva se a equipe precisar consultá-los no próximo lançamento.

Após a conclusão, arquive ou faça a limpeza dos materiais apenas quando a equipe concordar. Preserve canvases, arquivos e decisões que possam ser úteis mais tarde. Se você excluir algo por engano, utilize o recurso de Restaurar trabalho excluído antes do término do período de retenção de dados.

Problemas comuns de lançamento

Se algo der errado, use as seguintes soluções:

• Ninguém sabe o que está atrasado: adicione datas de vencimento e use a visualização de Calendário para acompanhar os prazos.
• As pessoas não conseguem encontrar os feedbacks: mova as discussões de revisão para dentro dos canvases por meio de comentários.
• Os revisores têm acesso a informações excessivas: compartilhe apenas o canvas relevante em vez de dar acesso a todo o projeto.
• Os canvases estão ocultos: limpe todos os filtros ativos nas visualizações do projeto.
• O progresso no Dashboard parece incorreto: verifique se as seções correspondentes estão marcadas como concluídas.
• Os arquivos ou ativos sumiram: use a ferramenta de Arquivos ou verifique o canvas onde eles foram originalmente anexados.
• Um lançamento antigo está poluindo a barra lateral: remova a estrela do projeto em vez de excluir um histórico que pode ser útil no futuro.

O objetivo não é criar um projeto perfeito. O objetivo é tornar a próxima decisão óbvia.