Planifier un lancement

Un lancement nécessite un plan et un espace de travail

Le travail de lancement échoue généralement en raison du manque de coordination entre les outils : le suivi de projet est séparé du brief, les fichiers sont dispersés dans les chats, les commentaires de révision restent sur un canvas introuvable et la date finale change sans que tout le monde en soit informé. Les projets ALLO vous aident en regroupant les canvases, les responsables, les dates, les étiquettes, les vues et la progression au sein d'un flux de travail unique.

Utilisez le projet pour coordonner le lancement. Utilisez les canvases pour créer et réviser le matériel de lancement. Utilisez Fichiers pour récupérer les pièces jointes. Utilisez Activité pour comprendre les modifications récentes. Utilisez la Corbeille si un élément est supprimé par erreur.

Cet article présente un modèle pratique de lancement. Adaptez les noms des sections, les types de canvases et les sections terminées selon les besoins de votre équipe.

Créer le projet de lancement

Créez un projet avec un nom qui restera clair et facile à retrouver plus tard dans la Recherche et vos favoris. Incluez le produit, l'audience, le trimestre, la région ou le type de lancement si nécessaire : Lancement mobile T3, Lancement partenaire - EMEA ou Lancement de la page des tarifs.

Ajoutez une brève description indiquant l'objectif du lancement, la date cible, le responsable et l'audience principale. Invitez l'équipe principale en configurant les autorisations appropriées. Si des réviseurs externes ont uniquement besoin de consulter certains contenus spécifiques, partagez ces canvases ultérieurement plutôt que de leur accorder un accès complet au projet.

Pour connaître les étapes de configuration, consultez Créer un projet.

Structurer les sections du lancement

Utilisez des sections qui correspondent aux étapes de votre lancement. Un lancement simple peut s'organiser ainsi :

Si votre équipe utilise déjà d'autres noms d'étapes, conservez-les. Le projet doit refléter la manière dont vous faites réellement progresser votre travail.

Ajouter des canvases de lancement

Créez des canvases de projet pour les tâches qui nécessitent un responsable, une révision ou un suivi durable. Voici quelques exemples de canvases utiles pour un lancement :

Ne créez pas un seul canvas géant intitulé « Lancement ». Répartissez le travail lorsque les responsables, les dates, les réviseurs ou les contenus diffèrent. Consultez Créer un canvas dans un projet.

Intégrer des canvases existants au projet

Le travail de lancement commence souvent avant même que le projet ne soit créé. Déplacez ou copiez des canvases existants pour le brief de lancement, la révision créative, la liste de contrôle QA, la révision par les parties prenantes, le plan de préparation, l'espace de lancement et la rétrospective.

Utilisez des modèles lorsque le lancement suit un processus reproductible. Un modèle de brief de lancement, de rétrospective ou de canvas de révision permet de gagner du temps lors de la configuration et de maintenir la cohérence de l'équipe. Consultez Créer un canvas à partir d'un modèle.

Veillez à ce que chaque ligne du projet reste simple et lisible, et placez les contenus détaillés directement dans le canvas. Le projet indique qui est responsable du brief de lancement et quelle est son échéance. Le canvas, quant à lui, contient le brief réel, les fichiers, les commentaires, les décisions et les pages de présentation.

Pour en savoir plus sur le déplacement, la copie et l'organisation des sous-canvases, consultez Ajouter un canvas à un projet et Organiser les canvases et les sections.

Utiliser les étiquettes pour segmenter le lancement

Les étiquettes de canvas permettent à chaque équipe de retrouver facilement sa partie sans dupliquer le projet. Les étiquettes de lancement courantes incluent Design, Rédaction, Juridique, QA, Produit, Formation, Client, Risque élevé, Révision externe et Jour de lancement.

Veillez à la cohérence de vos étiquettes. Déterminez si l'équipe doit utiliser Rédaction ou Contenu, Juridique ou Conformité, Risque élevé ou À risque. L'utilisation d'un vocabulaire unique garantit la fiabilité des filtres.

Utilisez les filtres d'étiquettes lors de vos réunions. Par exemple, filtrez par Risque élevé pendant la révision de la préparation au lancement, ou par Juridique pour vérifier l'état d'approbation. Consultez Utiliser les étiquettes et les filtres.

Marquer les sections comme terminées avant la révision du lancement

La progression affichée sur le tableau de bord repose sur les canvases de premier niveau situés dans les sections marquées comme terminées. Pour un lancement, il peut s'agir des sections Prêt, Approuvé, Publié ou Suivi, selon la définition du travail terminé adoptée par votre équipe.

Plusieurs sections peuvent être comptabilisées comme terminées. Par exemple, une équipe peut marquer à la fois Prêt et Publié comme terminés si chacune de ces sections contient des tâches qui ne nécessitent plus d'action de la part de l'équipe de lancement. Si la section Terminé n'est pas configurée comme une section complète, les canvases qu'elle contient ne seront pas comptabilisés comme terminés, quel que soit leur état d'avancement apparent.

Vous pouvez définir les sections terminées ultérieurement. Si l'équipe a déjà déplacé des canvases dans la section Approuvé, le fait de marquer cette section comme terminée permettra de comptabiliser les canvases existants dans la progression lors de l'actualisation du tableau de bord. ALLO peut s'appuyer sur l'historique des déplacements pour générer le diagramme de burndown (suivi d'avancement) sans vous obliger à reconstruire le projet.

Utiliser les différentes vues pour animer les réunions de lancement

Utilisez la vue Kanban pour vos réunions quotidiennes (stand-ups). Elle indique clairement ce qui est planifié, en cours, en révision, prêt et terminé.

Utilisez la vue Liste pour organiser et nettoyer vos tâches. Cette présentation compacte facilite la modification des responsables, des échéances, des étiquettes et des titres des canvases.

Utilisez la vue Calendrier pour maîtriser le calendrier de lancement. Elle permet de vérifier si les révisions ne sont pas trop proches du jour du lancement, si les dépendances ne reposent pas sur une seule personne et si les tâches de suivi ont une date définie.

Utilisez le Tableau de bord pour évaluer l'état de préparation. Avant vos réunions de suivi, examinez la progression globale du projet, le nombre total de canvases, les échéances dépassées, le nombre de sous-tâches, le diagramme de burndown, la charge de travail, la répartition par section, les risques majeurs et l'activité du projet.

Utilisez des vues enregistrées ou filtrées par équipe lorsque le projet prend de l'ampleur : Révision Design, Juridique, Cette semaine, À risque ou Jour de lancement.

Consultez Utiliser les vues de projet et Utiliser un calendrier de projet.

Animer les révisions de lancement

Avant chaque réunion de révision, filtrez les canvases pertinents et ouvrez ceux qui doivent faire l'objet d'une discussion. Les réviseurs doivent ajouter des commentaires directement sur le canvas si les remarques concernent le contenu même, et déplacer le canvas vers la section appropriée dès que l'étape de travail change.

Utilisez les mentions lorsque vous avez besoin d'une réponse précise. Utilisez la ligne du projet pour définir le responsable, la date, l'étiquette et la section, et réservez le canvas pour les retours détaillés. Cela évite que le projet ne se transforme en un mur de commentaires interminable tout en préservant la traçabilité du travail.

Pour en savoir plus sur la gestion des commentaires, consultez Commentaires et mentions.

Gérer les fichiers lors du lancement

Déposez les ressources graphiques, présentations, captures d'écran, vidéos et fichiers PDF sur les canvases correspondants. Les fichiers ajoutés en contexte sont plus faciles à retrouver ultérieurement, car l'outil Fichiers permet de remonter directement au canvas ou au projet d'origine.

Si des ressources ont des noms similaires, utilisez des titres explicites pour vos fichiers et canvases. Par exemple, le nom hero-image-final.png ne suffit pas si chaque équipe possède sa propre image finale. Ajoutez du contexte lié au projet ou au canal de diffusion dès que possible.

Si un fichier devient indisponible ou a été supprimé, consultez Prévisualiser, ouvrir et télécharger des fichiers, Fichiers indisponibles et verrouillés pour rétention et la Corbeille.

Partager le travail de lancement en toute sécurité

Les équipes internes chargées du lancement peuvent avoir besoin d'accéder à l'intégralité du projet. En revanche, les réviseurs externes n'ont souvent besoin d'accéder qu'à un seul canvas. Optez pour un partage restreint si un réviseur ne doit pas visualiser l'ensemble des fichiers ou canvases du projet.

Si un utilisateur parvient à ouvrir le canvas mais pas le projet, cela signifie qu'il possède un accès limité au canvas uniquement. S'il peut accéder au projet mais pas à un canvas spécifique, il est probable que ce canvas nécessite une configuration de partage distincte. Consultez Partager un canvas et Résoudre les problèmes d'accès partagé.

Pour en savoir plus sur les invités, consultez Inviter des invités et des collaborateurs externes.

Flux de travail du jour du lancement

Le jour du lancement, utilisez une vue filtrée ou la vue Calendrier pour afficher les canvases du jour. Gardez les responsables bien visibles. Ouvrez le canvas de l'espace de lancement pour y consigner les notes, les décisions et les problèmes en direct. Utilisez les commentaires et les mentions pour signaler tout obstacle précis.

Déplacez les canvases au fur et à mesure que les tâches se terminent, mais ne les supprimez pas simplement parce qu'elles sont faites. Les canvases de lancement terminés restent utiles pour les bilans post-lancement, l'historique du tableau de bord et la planification future.

Si un canvas de lancement disparaît, vérifiez les filtres, les vues, Tous les canvases, la Recherche, Activité et la Corbeille avant de le recréer. Le fait de dupliquer des tâches en urgence peut désorienter l'équipe en plein lancement.

Suivi et rétrospective

Créez vos canvases de suivi avant la fin de la journée de lancement. Ajoutez des canvases pour l'examen des indicateurs, les retours des clients, le suivi des bugs, la formation des équipes de vente, la mise à jour de la documentation et la rétrospective. Attribuez-leur des responsables et des dates.

Associez un canvas de rétrospective pour permettre à l'équipe de noter ce qui a fonctionné, ce qui a échoué et ce qu'il conviendra de changer la prochaine fois. Marquez le projet ou le canvas de rétrospective d'une étoile pour l'ajouter à vos favoris si l'équipe doit y revenir lors du prochain lancement. Consultez Favoris.

Après le lancement, n'archivez ou ne nettoyez l'espace que si l'équipe est d'accord. Conservez les canvases, fichiers et décisions utiles. Si vous supprimez un élément par mégarde, utilisez Restaurer le travail supprimé avant l'expiration du délai de rétention.

Problèmes de lancement courants

Si vous rencontrez des difficultés lors du lancement, voici les solutions rapides à appliquer :

• Personne ne sait quelles tâches sont en retard
  • Ajoutez des échéances précises aux tâches.
  • Utilisez la vue Calendrier pour visualiser l'ensemble du calendrier.
• Les membres de l'équipe ne trouvent pas les retours
  • Déplacez toutes les discussions et révisions directement à l'intérieur des canvases concernés.
• Les réviseurs ont accès à trop d'informations
  • Partagez uniquement le canvas concerné plutôt que l'intégralité du projet.
• Des canvases semblent avoir disparu
  • Réinitialisez ou effacez tous les filtres actifs.
• La progression du tableau de bord semble incorrecte
  • Vérifiez la configuration des sections marquées comme terminées.
• Des ressources ou pièces jointes sont manquantes
  • Utilisez l'outil Fichiers ou recherchez-les directement dans le canvas qui les contient.
• Un ancien lancement encombre la barre latérale
  • Retirez-le de vos favoris (enlevez l'étoile) au lieu de supprimer un historique précieux.