Résoudre les problèmes d'accès partagé

Les problèmes d'accès partagé proviennent généralement du compte, de l'espace de travail, des autorisations ou d'une suppression

Si un canvas ou un projet partagé ne s'ouvre pas, commencez par effectuer les vérifications les plus simples :

• Êtes-vous connecté avec la bonne adresse e-mail ?
• Vous trouvez-vous dans le bon espace de travail ?
• Utilisez-vous un lien de partage qui existe toujours ?

La plupart des problèmes d'accès partagé n'ont rien de mystérieux. L'élément a pu être partagé avec un autre compte, le propriétaire a pu modifier les autorisations, le travail a pu être supprimé, le lien peut être obsolète ou le partage vous donne tout simplement moins d'accès que prévu.

L'affichage Partagé avec moi est une interface de récupération, mais elle ne peut pas contourner les autorisations définies sur le travail d'origine. Si vous ne disposez plus de l'accès au canvas ou au projet, la liste peut afficher moins d'informations, échouer à ouvrir l'élément ou cesser de l'afficher après actualisation.

Pour connaître les étapes d'ouverture normales, consultez Ouvrir un travail partagé.

Vérifier d'abord le compte

Assurez-vous d'être connecté avec l'adresse e-mail qui a reçu le partage. Si un collaborateur a partagé un travail avec vous@entreprise.com, le fait de vous connecter avec vous@gmail.com ne vous donnera pas accès au document sous prétexte que les deux comptes vous appartiennent.

Si vous utilisez plusieurs espaces de travail ALLO, utilisez la fonction Changer d'espace de travail. Le travail partagé appartient à un espace de travail spécifique. Un canvas partagé au sein de l'espace de travail « Client Review » n'apparaîtra pas dans l'espace de travail « Product Team ».

Si vous avez ouvert un lien direct à partir d'un e-mail ou d'une discussion, déconnectez-vous et reconnectez-vous avec le compte prévu, puis ouvrez à nouveau le lien. Si cela résout le problème, cela signifie que le partage était valide mais lié à un compte différent de celui que vous utilisiez.

Vérifier ce qui a été réellement partagé

Demandez à l'expéditeur s'il a partagé un canvas, un projet, une invitation à un espace de travail ou s'il s'est contenté de copier un lien. Ce sont des chemins d'accès distincts.

Le partage d'un canvas peut vous permettre d'ouvrir un seul canvas sans vous autoriser à parcourir l'ensemble du projet. Le partage d'un projet peut vous permettre d'ouvrir les vues du projet tout en limitant l'accès à certains canvases si ces derniers disposent d'autorisations d'accès distinctes. Une invitation à un espace de travail offre une adhésion plus large à l'espace de travail, mais celle-ci dépend toujours de votre rôle.

Si vous vous attendiez à recevoir un projet mais que vous avez reçu un canvas, demandez à l'expéditeur de partager le projet. Si vous vous attendiez à disposer d'un accès en modification mais que vous avez reçu un accès en lecture seule, demandez-lui de modifier les autorisations de partage. Si vous vous attendiez à accéder à tous les canvases d'un projet et que l'un d'eux ne s'ouvre pas, demandez l'accès à ce canvas spécifique.

Vérifier l'état en lecture seule

L'état en lecture seule n'est pas toujours une erreur. De nombreux canvases sont intentionnellement partagés uniquement pour révision. Si vous parvenez à ouvrir le document mais que vous ne pouvez pas le modifier, y ajouter de commentaire, le télécharger, l'exporter ou supprimer des fichiers, il est possible que votre rôle actuel ne vous autorise pas à effectuer ces actions.

Recherchez les options et paramètres au sein du canvas ou du projet ouvert. Si les actions de modification sont absentes, demandez au propriétaire s'il avait l'intention de vous accorder une autorisation de lecture seule, de commentaire ou de modification. Pour un dépannage général de la lecture seule, consultez Accès en lecture seule.

Ne demandez pas à l'assistance de « corriger » l'accès en lecture seule tant que le propriétaire n'a pas confirmé l'autorisation souhaitée. ALLO doit respecter les paramètres de partage définis par le propriétaire.

Vérifier si le travail a été supprimé ou déplacé

Si un élément partagé s'ouvrait auparavant mais que cela échoue désormais, le propriétaire l'a peut-être supprimé, déplacé, restauré ailleurs ou a révoqué votre accès. Demandez à l'expéditeur d'ouvrir l'élément depuis son propre compte. S'il ne le trouve pas non plus, il doit vérifier la Corbeille avant la fin de la période de conservation.

Si l'élément a été définitivement supprimé ou retiré automatiquement après la période de conservation, un accès partagé normal ne permettra pas de le restaurer. Le propriétaire ou l'administrateur doit consulter la page Période de conservation de la corbeille ainsi que le guide Que faire lorsqu'un travail semble manquant.

Si un projet a été déplacé ou renommé, votre ancien lien peut toujours fonctionner, mais le titre ou l'emplacement dans Partagé avec moi peut sembler différent. Effectuez une recherche en utilisant le titre actuel si l'ancien titre ne s'affiche plus.

Vérifier les limites des invités et des collaborateurs externes

Les invités et les collaborateurs externes peuvent disposer d'un accès plus limité que les membres de l'espace de travail. Ils ne voient parfois que le canvas ou le projet qui a été explicitement partagé avec eux. Ils peuvent ne pas avoir accès à l'ensemble des fichiers, des membres, des tableaux de bord ou des listes de projets de l'espace de travail.

Si vous êtes un invité et que vous avez besoin d'un accès plus large, demandez au propriétaire de l'espace de travail s'il est possible de vous inviter en tant que membre ou de vous donner accès à d'autres documents. Pour en savoir plus sur la configuration, consultez Inviter des Invités et des collaborateurs externes et Collaboration des invités.

Si vous collaborez avec une autre entreprise, assurez-vous que l'expéditeur a partagé l'accès vers l'adresse e-mail que vous utilisez réellement pour vous connecter. Les alias de messagerie externes constituent une source fréquente de boucles de refus d'accès.

Vérifier l'adhésion et la désactivation

Si votre appartenance à l'espace de travail a changé, les éléments partagés peuvent cesser de s'ouvrir. Cela peut se produire après des changements de rôle, des changements d'équipe, un départ de l'entreprise, la désactivation de l'espace de travail ou l'expiration de l'invitation d'un invité.

Demandez à un administrateur de l'espace de travail de confirmer que votre compte est actif et qu'il dispose du rôle approprié. Si votre accès a été désactivé, consultez Accès désactivé. S'il est nécessaire de modifier votre rôle, consultez Modifier le rôle d'un membre.

Si vous avez récemment accepté une invitation, actualisez ALLO ou déconnectez-vous puis reconnectez-vous afin que l'application charge vos informations d'adhésion à jour.

Si l'élément apparaît dans Partagé avec moi mais ne s'ouvre pas

• L'élément s'affiche mais ne s'ouvre pas : Commencez par actualiser la page, puis essayez d'ouvrir l'élément via son lien direct si vous en possédez un. Si le lien direct fonctionne, il s'agissait simplement d'un affichage obsolète dans Partagé avec moi.
• Ni la carte ni le lien direct ne fonctionnent : Demandez à l'expéditeur de confirmer que votre accès est toujours valide. Il doit s'assurer que l'élément n'est pas dans la Corbeille et vérifier ses paramètres de partage.
• La carte indique un projet ou un expéditeur incorrect : L'élément a pu être renommé, déplacé ou partagé par un autre canal. Comparez le titre et la date de partage pour vous assurer que vous faites référence au même document.

Si le lien direct s'ouvre mais que l'élément est absent de Partagé avec moi

• Vérifier l'espace de travail : Assurez-vous d'être connecté au même espace de travail que celui associé au lien de partage.
• Utiliser la recherche : Effectuez une recherche par titre dans Partagé avec moi si l'option est disponible, et vérifiez s'il s'agit d'un contenu marqué comme déjà lu.
• L'élément ne figure pas dans la liste : L'affichage peut ne pas être à jour ou la méthode de partage utilisée n'a peut-être pas créé d'entrée automatique pour votre compte. Conservez précieusement le lien direct et demandez à l'expéditeur de partager l'élément directement avec votre compte.
• Accéder rapidement à l'élément : Vous pouvez marquer d'un favori le canvas ou le projet ouvert pour y accéder en un clic. Consultez Utiliser les favoris depuis la barre latérale.

Informations à fournir lors d'une demande d'aide

Veuillez transmettre le nom de l'espace de travail, l'adresse e-mail avec laquelle vous êtes connecté, le titre de l'élément, sa nature (canvas ou projet), l'identité de l'expéditeur, le lien de partage si vous en disposez, le message d'erreur éventuel, et indiquez si vous parvenez à ouvrir d'autres documents partagés. S'il s'agit d'un problème d'accès en lecture seule, précisez l'action que vous souhaitiez effectuer.

Ces renseignements permettront au propriétaire, à l'administrateur ou à l'assistance d'identifier rapidement l'origine exacte du problème : mauvais compte, mauvais espace de travail, d'autorisation manquante, d'élément supprimé, d'invitation expirée ou d'affichage de partage obsolète.