Einen Launch planen

Ein Launch benötigt einen Plan und eine Arbeitsfläche

Launches scheitern oft an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Tools: Der Projekt-Tracker ist vom Briefing getrennt, Dateien verbleiben im Chat, Feedback-Kommentare liegen auf einem unauffindbaren Canvas und das finale Veröffentlichungsdatum verschiebt sich, ohne dass alle Beteiligten es bemerken. ALLO-Projekte schaffen hier Abhilfe, indem sie Canvases, Zuständigkeiten, Termine, Tags, Ansichten und den Projektfortschritt in einem einzigen Workflow zusammenführen.

Nutzen Sie das Projekt, um den Launch zu koordinieren. Verwenden Sie Canvases, um Launch-Materialien zu erstellen und zu überprüfen. Nutzen Sie den Bereich Dateien, um Anhänge wiederherzustellen. Verwenden Sie Aktivität, um aktuelle Änderungen nachzuvollziehen. Nutzen Sie den Papierkorb, wenn ein Element versehentlich gelöscht wurde.

Dieser Artikel beschreibt einen praktischen Ablauf für Ihren Launch. Passen Sie die Abschnittsnamen, Canvas-Typen und abgeschlossenen Bereiche individuell an Ihr Team an.

Das Launch-Projekt erstellen

Erstellen Sie ein Projekt mit einem Namen, der auch später in der Suche und unter Ihren Favoriten noch eindeutig zugeordnet werden kann. Nennen Sie beispielsweise das Produkt, die Zielgruppe, das Quartal, die Region oder den Typ des Launches: Q3-Mobile-Launch, Partner-Launch - EMEA oder Launch der Preisseite.

Fügen Sie eine kurze Beschreibung mit dem Ziel des Launches, dem Zieldatum, den Verantwortlichen und der primären Zielgruppe hinzu. Laden Sie das Kernteam mit den entsprechenden Berechtigungen ein. Wenn externe Reviewer nur ausgewählte Materialien benötigen, teilen Sie diese Canvases später einzeln, anstatt umfassenden Zugriff auf das gesamte Projekt zu gewähren.

Die einzelnen Schritte zur Einrichtung finden Sie unter Projekt erstellen.

Launch-Abschnitte erstellen

Verwenden Sie Abschnitte, die dem tatsächlichen Ablauf Ihres Launches entsprechen. Für einen einfachen Launch können folgende Bereiche genutzt werden:

Wenn Ihr Team bereits andere Bezeichnungen für die einzelnen Phasen nutzt, verwenden Sie diese. Das Projekt sollte den tatsächlichen Arbeitsablauf Ihres Teams widerspiegeln.

Launch-Canvases hinzufügen

Erstellen Sie Projekt-Canvases für Aufgaben, die eine klare Zuständigkeit, eine Überprüfung oder eine dauerhafte Dokumentation erfordern. Hilfreiche Canvases für einen Launch sind unter anderem:

Erstellen Sie kein einzelnes, überdimensioniertes Launch-Canvas. Teilen Sie die Arbeit stattdessen auf, wenn sich Verantwortlichkeiten, Fristen, Reviewer oder Materialien unterscheiden. Siehe Ein Canvas in einem Projekt erstellen.

Bestehende Canvases in das Projekt einbringen

Oft beginnt die Arbeit an einem Launch bereits, bevor das eigentliche Projekt angelegt wird. Sie können bestehende Canvases für das Launch-Briefing, kreative Reviews, die QA-Checkliste, das Stakeholder-Review, den Enablement-Plan, den Launch-Room und die Retrospektive ganz einfach verschieben oder kopieren.

Nutzen Sie Vorlagen, wenn der Launch einem wiederkehrenden Muster folgt. Eine Vorlage für das Launch-Briefing, die Retrospektive oder das Review-Canvas spart Zeit bei der Einrichtung und sorgt für konsistente Standards im Team. Siehe Ein Canvas aus einer Vorlage erstellen.

Sorgen Sie dafür, dass jede Zeile im Projekt übersichtlich bleibt, und lagern Sie detaillierte Inhalte direkt auf das jeweilige Canvas aus. Das Projekt zeigt übersichtlich an, wer für das Launch-Briefing verantwortlich ist und wann es fällig ist. Das Canvas selbst enthält dann das eigentliche Briefing, Dateien, Kommentare, Beschlüsse und Präsentationsseiten.

Informationen zum Verschieben, Kopieren und Platzieren von Unter-Canvases finden Sie unter Ein Canvas zu einem Projekt hinzufügen and Canvases und Abschnitte organisieren.

Tags für Launch-Teilbereiche nutzen

Canvas-Tags helfen den einzelnen Teams, die für sie relevanten Teilbereiche schnell zu finden, ohne das gesamte Projekt duplizieren zu müssen. Häufig verwendete Launch-Tags sind „Design“, „Copy“, „Legal“, „QA“, „Product“, „Enablement“, „Customer“, „High risk“, „External review“ und „Launch day“.

Achten Sie auf konsistente Tags. Entscheiden Sie gemeinsam, ob das Team Begriffe wie „Copy“ oder „Content“, „Legal“ oder „Compliance“, „High risk“ oder „At risk“ verwenden soll. Ein einheitlicher Wortschatz sorgt für zuverlässig funktionierende Filter.

Nutzen Sie Tag-Filter in Meetings. Filtern Sie beispielsweise beim Launch-Readiness-Review nach „High risk“ oder prüfen Sie den Freigabestatus mit dem Filter „Legal“. Siehe Tags und Filter verwenden.

Abschnitte vor dem Launch-Review als abgeschlossen markieren

Der Fortschritt im Dashboard basiert auf den übergeordneten Projekt-Canvases in den Abschnitten, die als abgeschlossen markiert sind. Bei einem Launch können dies beispielsweise Abschnitte wie „Bereit“, „Freigegeben“, „Veröffentlicht“ oder „Nachbereitung“ sein – je nachdem, wie Ihr Team fertige Arbeiten definiert.

Es kann mehr als ein Abschnitt als abgeschlossen gewertet werden. Ein Team kann beispielsweise sowohl „Bereit“ als auch „Veröffentlicht“ als abgeschlossen markieren, wenn die darin enthaltenen Arbeiten keine weiteren Maßnahmen des Launch-Teams erfordern. Wenn ein Bereich wie „Erledigt“ nicht explizit als abgeschlossen definiert ist, zählen die dortigen Canvases nicht zum Fortschritt hinzu – unabhängig davon, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist.

Sie können die abgeschlossenen Abschnitte auch später festlegen. Wenn das Team bereits Canvases in den Bereich „Freigegeben“ verschoben hat, führt das Markieren dieses Abschnitts als abgeschlossen dazu, dass die dortigen Canvases beim nächsten Aktualisieren des Dashboards für den Fortschritt berücksichtigt werden. ALLO kann den bisherigen Verlauf der Element-Verschiebungen direkt für das Burndown-Diagramm nutzen, ohne dass Sie das Projekt neu anlegen müssen.

Verschiedene Projektansichten für Meetings nutzen

Nutzen Sie die Kanban-Ansicht für Standups. Sie zeigt auf einen Blick, was geplant, in Bearbeitung, im Review, bereit oder bereits erledigt ist.

Verwenden Sie die Listenansicht zum Aufräumen. In diesem kompakten Layout lassen sich Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Tags und Canvas-Titel besonders schnell bearbeiten.

Nutzen Sie den Kalender für die zeitliche Launch-Planung. So sehen Sie sofort, ob Review-Termine zu nah am Launch-Tag liegen, ob zu viele Abhängigkeiten bei einer einzigen Person liegen und ob für die Nachbereitung bereits ein konkretes Datum eingetragen ist.

Nutzen Sie das Dashboard zur Überprüfung der Launch-Bereitschaft. Kontrollieren Sie vor Status-Meetings den Projektfortschritt, die Gesamtzahl der Canvases, überfällige Canvases, die Anzahl der Unteraufgaben, das Burndown-Diagramm, die Arbeitsauslastung, die Verteilung der Abschnitte, die größten Risiken sowie die Projektaktivität.

Erstellen Sie gespeicherte oder gefilterte Ansichten für verschiedene Teams, wenn das Projekt an Umfang zunimmt: „Design-Review“, „Legal“, „Diese Woche“, „Gefährdet“ oder „Launch-Tag“.

Siehe Projektansichten verwenden und Einen Projektkalender verwenden.

Launch-Reviews durchführen

Filtern Sie vor jedem Review nach den relevanten Canvases und öffnen Sie diejenigen, die besprochen werden müssen. Reviewer sollten direkt auf dem Canvas einen Kommentar hinterlassen, wenn das Feedback sich auf die konkreten Inhalte bezieht, und das Canvas in den passenden Abschnitt verschieben, sobald sich der Bearbeitungsstatus ändert.

Nutzen Sie Erwähnungen (@-Mentions), wenn Sie eine konkrete Rückmeldung benötigen. Verwenden Sie die Projektzeile für Zuständigkeiten, Termine, Tags und Abschnitte. Nutzen Sie das Canvas selbst für detailliertes Feedback. So verhindern Sie, dass das Projekt mit einer Flut an Kommentaren überladen wird, während gleichzeitig alle Arbeitsschritte nachvollziehbar bleiben.

Informationen zu Kommentar-Workflows finden Sie unter Kommentare und Erwähnungen.

Dateien während des Launches verwalten

Laden Sie Launch-Assets, Präsentationen, Screenshots, Videos und PDFs direkt auf den zugehörigen Canvases hoch. Im Kontext hinzugefügte Dateien lassen sich später leichter wiederfinden, da der Bereich Dateien direkt auf das übergeordnete Canvas oder Projekt verweist.

Wenn Assets ähnliche Bezeichnungen haben, achten Sie auf eindeutige Datei- und Canvas-Namen. Ein Name wie hero-image-final.png is nicht aussagekräftig genug, wenn jedes Team ein finales Teaserbild hochlädt. Ergänzen Sie nach Möglichkeit den Namen des Projekts oder Kanals.

Falls eine Datei nicht mehr verfügbar ist oder entfernt wurde, lesen Sie Dateien vorschauen, öffnen und herunterladen, Nicht verfügbare und durch Aufbewahrungsfristen gesperrte Dateien sowie Papierkorb.

Launch-Inhalte sicher teilen

Interne Launch-Teams benötigen meist Zugriff auf das gesamte Projekt. Externe Reviewer hingegen brauchen oft nur Zugang zu einem einzelnen Canvas. Teilen Sie Inhalte restriktiv, wenn ein Reviewer nicht jedes Projekt-Canvas oder jede Datei einsehen soll.

Falls jemand ein Canvas, aber nicht das übergeordnete Projekt öffnen kann, verfügt die Person wahrscheinlich nur über Zugriff auf Canvas-Ebene. Kann die Person das Projekt öffnen, nicht jedoch ein bestimmtes Canvas, muss dieses Canvas möglicherweise separat freigegeben werden. Nutzen Sie Ein Canvas teilen und Freigegebenen Zugriff unter „Mit mir geteilt“ korrigieren.

Informationen für Nutzer mit der Rolle Gast finden Sie unter Gäste und externe Partner einladen.

Workflow am Launch-Tag

Nutzen Sie am Launch-Tag eine gefilterte Ansicht oder den Kalender für die am Launch-Tag relevanten Canvases. Sorgen Sie dafür, dass die Zuständigkeiten sichtbar bleiben. Öffnen Sie das Canvas für den Launch-Room, um Notizen, Entscheidungen und aktuelle Probleme festzuhalten. Verwenden Sie Kommentare und Erwähnungen, um konkrete Hindernisse (Blocker) direkt zu adressieren.

Verschieben Sie Canvases, sobald die zugehörigen Aufgaben abgeschlossen sind, aber löschen Sie diese nicht direkt. Abgeschlossene Launch-Canvases sind wertvoll für die Nachbereitung, den Dashboard-Verlauf und für die Planung zukünftiger Launches.

Falls ein Launch-Canvas verschwindet, prüfen Sie die aktiven Filter, Ansichten, den Bereich Alle Canvases, die Suche, die Aktivität sowie den Papierkorb, bevor Sie es neu erstellen. Doppelte Notfall-Canvases können das Team während eines laufenden Launches zusätzlich verwirren.

Nachbereitung und Retrospektive

Erstellen Sie noch vor dem Ende des Launch-Tags Canvases für die Nachbereitung. Fügen Sie Canvases für Kennzahlen-Reviews, Kundenfeedback, Bug-Nachverfolgung, Sales-Enablement, Dokumentationsbereinigung und die Retrospektive hinzu. Weisen Sie diesen direkt Verantwortliche und Termine zu.

Verknüpfen Sie ein Retrospektive-Canvas, damit das Team festhalten kann, was gut lief, was nicht funktioniert hat und was beim nächsten Mal geändert werden sollte. Fügen Sie das Projekt oder das Retrospektive-Canvas zu Ihren Favoriten hinzu, falls das Team beim nächsten Launch darauf zurückgreifen möchte.

Archivieren oder bereinigen Sie das Projekt nach dem Launch erst, wenn das Team zustimmt. Bewahren Sie nützliche Canvases, Dateien und Entscheidungen auf. Falls Sie versehentlich etwas gelöscht haben, nutzen Sie die Option Gelöschte Inhalte wiederherstellen, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft.

Häufige Probleme bei einem Launch

• Niemand weiß, welche Aufgaben überfällig sind: Fügen Sie Fälligkeitstermine hinzu und nutzen Sie den Kalender.
• Feedback wird nicht gefunden: Verschieben Sie Feedback-Diskussionen direkt auf die entsprechenden Canvases.
• Reviewer sehen zu viele Informationen: Teilen Sie nur das jeweils relevante Canvas anstatt des gesamten Projekts.
• Canvases werden nicht angezeigt: Überprüfen Sie die aktiven Filter und setzen Sie diese gegebenenfalls zurück.
• Der Dashboard-Fortschritt wird fehlerhaft angezeigt: Prüfen Sie, ob die entsprechenden Abschnitte als abgeschlossen markiert sind.
• Dateien oder Medien fehlen: Nutzen Sie den Bereich Dateien oder suchen Sie direkt auf dem zugehörigen Canvas.
• Ein alter Launch überfordert die Seitenleiste: Entfernen Sie das Element aus den Favoriten (Unstar), anstatt den nützlichen Verlauf zu löschen.

Das Ziel ist nicht das Erstellen eines perfekten Projekts. Das Ziel ist es, die nächste Entscheidung so klar und einfach wie möglich zu machen.