Projekttermine, Status und Benachrichtigungen

Projekttermine und der Projektstatus informieren darüber, wie es um das gesamte Projekt steht. Canvas-Termine zeigen hingegen an, wann einzelne Arbeitsschritte Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie diese beiden Ebenen voneinander trennen, wird das Projekt wesentlich übersichtlicher.

Nutzen Sie diesen Artikel, wenn ein Projekttermin fehlerhaft erscheint, eine Statusänderung das Team überrascht hat oder Unklarheit darüber besteht, warum eine Projektbenachrichtigung im Posteingang angezeigt wurde.

Für Informationen zu Fortschritt und Burndown-Charts lesen Sie den Artikel Projekt-Dashboard und Fortschritt. Details zu terminierten Canvases im Kalender finden Sie unter Einen Projektkalender nutzen. Um Benachrichtigungen aufzuräumen, lesen Sie Benachrichtigungen im Posteingang verwalten.

Projekttermine im Vergleich zu Canvas-Terminen

Der Projekt-Header kann einen Projekt-Zeitraum anzeigen, der häufig als Start- und Endfenster des Gesamtprojekts dient. Ein Canvas innerhalb des Projekts kann ebenfalls ein eigenes Fälligkeitsdatum oder einen eigenen Zeitraum haben.

Verwenden Sie den Projekttermin für den übergeordneten Rahmen: das Launch-Fenster, den Projektzeitraum, den Zeitraum für eine Unterrichtsaufgabe, die Laufzeit einer Kampagne oder den Bereitstellungszyklus.

Verwenden Sie Canvas-Termine für die eigentliche Arbeit: die kreative Überprüfung am Freitag, die Feedback-Runde mit dem Kunden am nächsten Dienstag, die Qualitätssicherung vor dem Launch oder die Retrospektive nach der Veröffentlichung.

Wenn sich der Projekttermin ändert, verschiebt sich der gesamte Projektzeitplan. Wenn sich hingegen ein Canvas-Termin ändert, ist davon nur dieser spezifische Arbeitsschritt betroffen.

Projekttermine festlegen oder ändern

Öffnen Sie das Projekt und verwenden Sie die Datumsauswahl im Projekt-Header. Wählen Sie das Start- und Enddatum aus, die den Projektzeitraum definieren, und speichern Sie die Einstellungen.

Verwenden Sie tatsächliche Termine. Ein fiktives Projektenddatum beeinträchtigt die Zuverlässigkeit von Projektlisten, Erinnerungen und Reviews. Wenn die Deadline noch unbekannt ist, lassen Sie das Datum am besten so lange unbestimmt, bis das Team einen konkreten Zeitraum festgelegt hat.

Die Änderung eines Projekttermins kann in den Projektaktivitäten angezeigt werden, sodass das Team den Verlauf nachvollziehen kann. Dies führt jedoch nicht dazu, dass Canvases automatisch abgeschlossen, Abschnitte verschoben oder der Fortschritt auf dem Dashboard geändert werden.

Canvas-Termine für die Arbeit im Projekt festlegen

Öffnen Sie die Canvas-Zeile, die Canvas-Details, den Kalendereintrag oder ein unterstütztes Datums-Tool im Projekt und legen Sie das Canvas-Datum für die Durchführung der Arbeit fest. Nutzen Sie Canvas-Termine für Review-Fristen, Veröffentlichungstage, Übergaben, Meetings und Folgetermine.

Die Zeitleiste basiert auf Canvas-Terminen. Der Kalender ebenfalls, allerdings lässt er ein Canvas ohne Datum nie weg, sondern platziert es am Tag seiner Erstellung. Wenn ein Projekt also ein gültiges Enddatum hat und der Kalender rund um dieses Datum trotzdem leer wirkt, prüfen Sie den sichtbaren Datumsbereich und die Filter und geben Sie den Canvases dann echte Termine.

Wenn ein Datum für die tägliche Arbeit eines Teammitglieds wichtig ist, tragen Sie es auf dem Canvas ein. Wenn es für das gesamte Projekt von Bedeutung ist, legen Sie es auf Projektebene fest.

Projektstatus

Der Projektstatus beschreibt den aktuellen Zustand des gesamten Projekts. Die Hauptstatus sind In Bearbeitung, Pausiert und Abgeschlossen.

Verwenden Sie In Bearbeitung, solange das Team aktiv an den Canvases innerhalb des Projekts arbeitet.

Verwenden Sie Pausiert, wenn das Projekt absichtlich ruht: beispielsweise bei einer ausstehenden Entscheidung des Kunden, einer Budgetfreigabe, einer Unterrichtspause, personellen Veränderungen oder einer externen Abhängigkeit.

Verwenden Sie Abgeschlossen, wenn das Projekt selbst abgeschlossen ist. Der Projektabschluss unterscheidet sich vom bloßen Verschieben einzelner Canvases in abgeschlossene Bereiche. Ein Projekt kann einen Fortschritt von 100 % aufweisen und dennoch für abschließende Notizen, Dateien, Retrospektiven oder Berichte geöffnet bleiben.

Statusänderungen und Posteingangs-Benachrichtigungen

Wenn der Projektstatus geändert wird, können andere Projektmitglieder eine Benachrichtigung im Posteingang erhalten. Die Person, die die Änderung vorgenommen hat, erhält diese Benachrichtigung nicht, da sie die Aktion bereits selbst durchgeführt hat.

Verwenden Sie Statusänderungen mit Bedacht. Der Status Pausiert sollte signalisieren, dass das Team vorerst keine Aktivitäten mehr erwarten muss. Abgeschlossen sollte bedeuten, dass das Projekt so weit abgeschlossen ist, dass die Mitglieder keine regelmäßigen Aktualisierungen mehr verfolgen müssen.

Falls ein Teammitglied meldet, keine Statusbenachrichtigung erhalten zu haben, prüfen Sie, ob diese Person dem Projekt beigetreten ist, Zugriff darauf hat, ob die Benachrichtigungseinstellungen dies zulassen und ob der richtige Workspace ausgewählt ist.

Erinnerungen für Projekt-Fälligkeitstermine

Erinnerungen an Fälligkeitstermine unterscheiden sich von Aktivitäten bei Terminänderungen. Eine Bearbeitung des Projekttermins wird zwar möglicherweise im Aktivitätsverlauf angezeigt, bedeutet jedoch nicht, dass jede Änderung eine separate Erinnerung sendet.

Erinnerungen für Projekt-Fälligkeitstermine sind für beigetretene Projektmitglieder gedacht, wenn Erinnerungen aktiviert sind und das Projekt noch relevant ist. Archivierte oder abgeschlossene Projekte sollten sich nicht wie aktive Arbeiten verhalten, die Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn die Erinnerungen als störend empfunden werden, prüfen Sie, ob der Projekttermin realistisch ist, ob das Projekt als Abgeschlossen markiert werden sollte und ob alte Projekte archiviert oder bereinigt werden sollten.

Status, Fortschritt und Dashboard hängen zusammen, sind aber getrennt

Der Projektstatus beschreibt den Zustand des Gesamtprojekts. Der Projektfortschritt ist der prozentuale Anteil der übergeordneten Canvases in abgeschlossenen Abschnitten. Das Dashboard ist die Übersichtsseite, die den Fortschritt, überfällige Canvases, Burndown-Charts, Risiken, die Arbeitsauslastung und die Aktivitäten anzeigt.

Eine Statusänderung hat keinen Einfluss auf den Fortschritt. Das Markieren eines Abschnitts als abgeschlossen oder das Verschieben eines Canvas in einen abgeschlossenen Abschnitt hingegen kann den Fortschritt verändern. Das Ändern des Projekt-Fälligkeitsdatums kann Erinnerungen und Aktivitäten beeinflussen, nicht jedoch den Fortschritt.

Diese Unterscheidung ist äußerst sinnvoll. Ein Projekt kann beispielsweise bei einem Fortschritt von 80 % auf Pausiert gesetzt werden, weil das abschließende Review durch einen Kunden aussteht. Ebenso kann ein Projekt trotz eines Fortschritts von 100 % den Status In Bearbeitung beibehalten, weil das Team zwar jedes Canvas in einen abgeschlossenen Abschnitt verschoben hat, jedoch noch eine Retrospektive durchführen möchte. Schließlich kann ein Projekt als Abgeschlossen gekennzeichnet werden, obwohl noch einige unvollständige Canvases vorhanden sind, sofern die Projektleitung das Projekt bewusst geschlossen und Archivierungsnotizen hinterlegt hat.

Beispiel: Status-Meeting

Die Projektleitung öffnet vor dem wöchentlichen Review das Dashboard. Der Fortschritt liegt bei 71 %, das Burndown-Chart verläuft flach und zwei Canvases sind überfällig. Das Projekt selbst befindet sich weiterhin im Status In Bearbeitung.

Das Team stellt fest, dass das Projekt auf eine externe Genehmigung wartet. Die Projektleitung ändert den Status auf Pausiert, hinterlässt einen Kommentar auf dem Genehmigungs-Canvas und aktualisiert den Projekt-Zeitraum. Beigetretene Mitglieder sehen die Statusänderung in ihrem Posteingang oder im Aktivitätsverlauf, und das nächste Teammitglied, das das Projekt öffnet, versteht sofort, warum der Fortschritt stagniert.

Sobald die Genehmigung vorliegt, ändert die Projektleitung den Status wieder auf In Bearbeitung und verschiebt die genehmigten Canvases in einen abgeschlossenen Abschnitt. Der Fortschritt auf dem Dashboard aktualisiert sich durch diese Verschiebung automatisch.

Beispiel: Unterrichts- oder Schulungsprojekt

Eine Lehrkraft oder Kursleitung kann den Projekt-Zeitraum für die Dauer des Kurses und die Canvas-Termine für die jeweiligen Aufgaben, Workshops oder Feedback-Sitzungen nutzen.

Nach Beendigung des Kurses sorgt die Änderung des Projektstatus auf Abgeschlossen für Klarheit. Wenn einzelne Canvases unvollständig bleiben, weil Teilnehmende Aufgaben verpasst oder optionale Aktivitäten übersprungen haben, bedeutet dies nicht zwingend, dass der Projektstatus unzutreffend ist. Der Projektstatus beschreibt den Ablauf des Lehrprogramms, während der Dashboard-Fortschritt verdeutlicht, wie sich die einzelnen Canvases entwickelt haben.

Fehlerbehebung

• Der Projekttermin wurde geändert, aber der Kalender aktualisiert sich nicht
  • Prüfen Sie die einzelnen Canvas-Termine. Der Kalender basiert auf den Terminen der einzelnen Projekt-Canvases, nicht nur auf dem im Projekt-Header festgelegten Gesamttermin.
• Der Fortschritt auf dem Dashboard hat sich geändert, der Status jedoch nicht
  • Überprüfen Sie die Einstellungen für den Spalten- oder Abschnittsabschluss. Fortschritt und Status sind voneinander unabhängig.
• Der Status wurde geändert, aber es wurden keine Benachrichtigungen gesendet
  • Überprüfen Sie die Projektmitgliedschaft.
  • Stellen Sie sicher, dass die Personen Zugriff auf den Posteingang haben.
  • Überprüfen Sie die Benachrichtigungseinstellungen sowie das ausgewählte Workspace.
  • Beachten Sie, dass Sie für eigene Statusänderungen keine Benachrichtigungen erhalten.
• Ein altes Projekt sendet weiterhin Erinnerungen
  • Prüfen Sie, ob das Projekt als Abgeschlossen markiert, archiviert oder mit einem realistischen neuen Enddatum versehen werden sollte.