Aktivitäten überprüfen

Aktivitäten helfen Ihnen zu verstehen, was sich geändert hat

Nutzen Sie die Aktivitätsanzeige, wenn Sie sich eher an eine Aktion als an einen Titel erinnern. Vielleicht hat gestern jemand ein Canvas aktualisiert, ein Projekt kommentiert, ein Dashboard geändert, eine Aufgabe verschoben oder an einem Ziel gearbeitet, aber Sie erinnern sich nicht mehr an den genauen Namen. Über den Aktivitätsverlauf können Sie die letzten sichtbaren Änderungen überprüfen und die Originalarbeit direkt aus dem Eintrag heraus öffnen.

Der Aktivitätsverlauf versteht sich als Feed für die Zusammenarbeit. Er ist kein Ersatz für die Suche, markierte Elemente, Benachrichtigungen oder einen offiziellen Audit-Export. Seine Aufgabe ist es, praktische Fragen zu beantworten: Wer hat etwas getan, welche Art von Element wurde geändert, wo ist es geschehen und wie gelangen Sie dorthin zurück.

Einen umfassenderen Vergleich der Tools finden Sie unter Übersicht über Suche und Aktivitäten.

Wo Aktivitäten angezeigt werden

Aktivitäten können in verschiedenen Bereichen angezeigt werden. Der jeweilige Bereich bestimmt, welche Änderungen Sie einsehen.

Wenn ein Aktivitätseintrag fehlt, prüfen Sie vor der Fehlerbehebung, ob Sie sich im richtigen Bereich befinden. Ein Feed auf Canvas-Ebene zeigt nicht jedes Ereignis im gesamten Workspace an.

Einen Aktivitätseintrag lesen

Ein Aktivitätseintrag enthält in der Regel die handelnde Person, die Aktion, das Ziel, den Zeitpunkt sowie eine Möglichkeit, die entsprechende Arbeit zu öffnen, sofern Sie darauf Zugriff haben. Beispielsweise kann angezeigt werden, dass ein Teammitglied ein Canvas kommentiert, ein Projekt-Canvas aktualisiert, ein Dashboard geändert oder an einer OKR-Ressource gearbeitet hat.

Nutzen Sie den Eintragstext, um zu entscheiden, ob Sie die Arbeit öffnen müssen. Wenn der Eintrag lediglich als Kontext dient, müssen Sie unter Umständen nichts weiter tun. Wenn er eine Änderung betrifft, die in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt, öffnen Sie das Original-Canvas, das Projekt, die Aufgabe, das Dashboard oder das OKR-Element, um direkt dort zu reagieren.

Wenn sich ein Eintrag auf eine Ressource bezieht, die Sie nicht mehr zuordnen können, wurde diese möglicherweise nach dem Auftreten der Aktivität umbenannt oder verschoben.

Arbeit aus den Aktivitäten heraus öffnen

Wählen Sie den verlinkten Titel oder die Aktion zum Öffnen im Aktivitätseintrag aus. ALLO öffnet das Originaldokument, sofern dieses noch existiert und Sie weiterhin über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Handelt es sich beim Ziel um ein Canvas, wird dieses geöffnet. Wenn es sich um ein Projekt oder eine Aufgabe handelt, öffnet sich der Projektkontext. Handelt es sich um ein Dashboard oder eine OKR-Ressource, wird der entsprechende Bereich aufgerufen.

Wenn die Arbeit schreibgeschützt geöffnet wird, erlaubt Ihre Rolle möglicherweise keine Bearbeitungen. Die Aktivitätsanzeige kann Sie darüber informieren, dass etwas passiert ist, ohne Ihnen das Recht zur Bearbeitung zu erteilen. Bei Problemen mit schreibgeschütztem Zugriff siehe Schreibgeschützter Zugriff.

Wenn sich die Arbeit nicht öffnen lässt, prüfen Sie, ob sie gelöscht, verschoben oder für Sie nicht mehr freigegeben wurde. Nutzen Sie die Leitfäden Wenn Arbeiten anscheinend fehlen und So funktioniert der Papierkorb.

Aktivitäten zur Kontextwiederherstellung nutzen

Der Aktivitätsverlauf ist besonders nützlich, wenn Titel vage sind. Wenn jemand sagt: „Ich habe das Planungs-Board aktualisiert“, liefert die Suche unter Umständen mehrere Boards. Aktivitäten können Ihnen genau zeigen, welches Planungs-Board kürzlich geändert wurde und wer die Änderung vorgenommen hat.

Nutzen Sie den Aktivitätsverlauf nach Meetings, um das Canvas zu finden, das bearbeitet wurde. Verwenden Sie ihn nach einer Übergabe, um zu sehen, woran ein Teammitglied gearbeitet hat. Nutzen Sie ihn bei der Projektdurchsicht, um die jüngsten Änderungen an Aufgaben, Canvases und Dashboards zu überfliegen. Verwenden Sie ihn auch dann, wenn sich eine Datei oder ein Kommentar geändert zu haben scheint, Sie aber nicht wissen, wo.

Wenn Sie die Arbeit gefunden haben und wissen, dass Sie diese häufiger aufrufen werden, markieren Sie sie als Favorit. Siehe Markiert verwenden.

Aktivitäten und Kommentare

Kommentare, Erwähnungen und Aktualisierungen der Zusammenarbeit können je nach Bereich und Workspace-Einstellungen auf aktivitätsbezogenen Oberflächen angezeigt werden. Wenn Sie jemand direkt erwähnt hat, sind das Posteingang oder Erwähnungen möglicherweise ein besserer Ausgangspunkt als der Aktivitätsverlauf.

Verwenden Sie das Canvas-Panel für die Zusammenarbeit, wenn die Konversation zu einem bestimmten Canvas gehört. Nutzen Sie Aktivitäten, wenn Sie Änderungen über einen größeren Bereich hinweg überfliegen möchten.

Informationen zur Canvas-Zusammenarbeit finden Sie unter Kommentare und Erwähnungen und Canvas-Seitenleiste für die Zusammenarbeit.

Berechtigungen und Datenschutz

Aktivitäten richten sich nach den Zugriffsrechten. Sie sollten nicht erwarten, Einträge für private Arbeiten zu sehen, die Sie nicht öffnen können. Wenn Sie den Zugriff auf ein Projekt oder ein Canvas verlieren, lassen sich ältere Aktivitätslinks für Sie möglicherweise nicht mehr öffnen.

Ein Gast und externe Projektpartner sehen möglicherweise einen eingeschränkteren Aktivitätsfeed als Workspace-Mitglieder. Die Aktivitätsanzeige für freigegebene Elemente kann zudem durch die jeweilige Freigabe eingeschränkt sein. Wenn Sie eine umfassendere Sichtbarkeit benötigen, bitten Sie den Eigentümer oder Administrator, Ihre Rolle anzupassen.

Wenn zwei Teammitglieder unterschiedliche Aktivitätsfeeds sehen, vergleichen Sie Workspace, Bereich, Konto und Rolle.

Warum der Aktivitätsverlauf leer sein könnte

Der Aktivitätsverlauf kann leer sein, weil in diesem Bereich keine Aktionen stattgefunden haben, Sie keinen Zugriff auf die jüngsten Arbeiten haben, der Filter oder der Bereich zu eng gefasst ist, oder weil die Arbeit gelöscht oder verschoben wurde.

Erweitern Sie zunächst den Bereich. Wenn die Canvas-Aktivitäten leer sind, überprüfen Sie die Projekt-Aktivitäten. Wenn die Projekt-Aktivitäten leer sind, prüfen Sie die Aktivitäten eines größeren Workspace oder die Aktivitätsansicht auf der Startseite. Vergewissern Sie sich anschließend, dass Sie sich im richtigen Workspace befinden und mit dem richtigen Konto angemeldet sind.

Wenn die Aktivitäten immer noch fehlerhaft oder unvollständig erscheinen, nutzen Sie die Suche, um direkt nach der Arbeit zu suchen und diese zu überprüfen. Wenn auch die Arbeit fehlt, prüfen Sie den Papierkorb oder fragen Sie den Eigentümer.

Der Aktivitätsverlauf ist kein vollständiges Audit-Protokoll

Die Aktivitätsanzeige ist dafür konzipiert, dass Nutzer die jüngste Zusammenarbeit nachvollziehen können, und dient nicht als Audit-Bericht für rechtliche Zwecke. Ereignisse, die in einem benutzerorientierten Feed nicht nützlich sind, werden unter Umständen zusammengefasst oder weggelassen. Die Darstellung kann zudem davon abhängen, auf welcher Oberfläche Sie sich befinden.

Wenn Ihr Workspace offizielle Aufzeichnungen, Exporte oder Compliance-Überprüfungen benötigt, wenden Sie sich mit Angabe des Workspace, der Ressource, des Zeitraums und des Grundes an Ihren Administrator oder den ALLO-Support.

Fehlerbehebung bei Aktivitäten

• Ein Eintrag öffnet das falsche Element:
  • Das Element wurde möglicherweise umbenannt oder verschoben. Der Link kann korrekt sein, selbst wenn sich der aktuelle Titel von dem von Ihnen gemerkten unterscheidet.
• Ein Eintrag lässt sich nicht öffnen:
  • Fehlende Zugriffsrechte oder das Element wurde ungeteilt.
  • Das Element wurde gelöscht oder in den Papierkorb verschoben.
  • Nutzen Sie bei anhaltenden Problemen den Leitfaden Wenn Sie nicht auf Arbeiten zugreifen können.
• Ein erwarteter Eintrag fehlt:
  • Sie befinden sich möglicherweise im falschen Aktivitätsbereich (Scope).
  • Die Änderung wurde an einem nicht unterstützten Ressourcentyp vorgenommen.
  • Suchen Sie stattdessen direkt nach dem Element.
• Der Aktivitätsfeed ist zu unübersichtlich:
  • Nutzen Sie die Funktion „Markiert“ sowie die Projektorganisation, um wichtige Arbeiten schneller im Blick zu behalten.