Projekte verstehen

Projekte organisieren Canvases in einer gemeinsamen Arbeitsansicht. Verwenden Sie ein Projekt, wenn ein Team wissen muss, welche Canvases zusammengehören, wer für das jeweilige Canvas verantwortlich ist, wann die Arbeit fällig ist, in welchem Abschnitt es sich befindet und wie viel Arbeit bereits in eine abgeschlossene Phase übergegangen ist.

Auf einem Canvas findet die eigentliche Arbeit statt. Ein Projekt ist die übergeordnete Ebene, die diese Canvases übersichtlich hält. In einem Launch-Projekt könnten die Canvases beispielsweise Launch-Briefing, Homepage-Review, Presse-Assets und Retrospektive heißen. Die Projektabschnitte zeigen, an welcher Stelle im Arbeitsablauf sich das jeweilige Canvas befindet.

Verwenden Sie Alle Canvases, wenn Ihre Hauptanforderung darin besteht, ein Canvas wiederzufinden. Verwenden Sie Projekte, wenn die Canvases eine gemeinsame Struktur, Termine, Tags, Verantwortliche und Mitwirkende oder den Dashboard-Fortschritt benötigen.

Wann Sie ein Projekt verwenden sollten

Verwenden Sie ein Projekt, wenn sich die Arbeit über mehrere Canvases oder Phasen erstreckt. Typische Beispiele für Projekte sind Produkt-Launches, Kundenlieferungen, Kampagnenplanungen, Forschungsprogramme, Workshop-Reihen, Inhaltskalender, Klassenprojekte, Einstellungspläne, Eventplanungen und wiederkehrende Teamabläufe.

Verwenden Sie ein einzelnes Canvas ohne Projekt, wenn es sich bei der Arbeit um ein einzelnes Meeting, ein Brainstorming, einen dokumentenähnlichen Bereich oder einen Workshop handelt, bei dem keine Verfolgung von Abschnitten erforderlich ist. Sie können das Canvas später jederzeit einem Projekt hinzufügen, wenn es Teil eines größeren Arbeitsablaufs wird.

Wenn Teammitglieder häufig Fragen stellen wie „Welches Canvas ist aktuell?“, „Wer ist dafür verantwortlich?“, „Was ist fertig?“, „Was ist überfällig?“ oder „Warum zeigt das Dashboard keinen Fortschritt an?“, erfordert die Arbeit wahrscheinlich ein Projekt.

Hauptbestandteile eines Projekts

Dasselbe Canvas kann in verschiedenen Ansichten angezeigt werden. Wenn Sie es in der Listen- oder Kanban-Ansicht verschieben, ändert dies das Canvas direkt im Projekt und erstellt keine Kopie.

Verhalten der Projektliste

Die Projektliste ist die kompakteste Ansicht zur Organisation von Canvases. Sie zeigt Canvases nach Abschnitten gruppiert, mit Spalten für Name, Verantwortliche, Mitwirkende, Fälligkeitstermin, Tags und auf breiteren Bildschirmen manchmal auch für das Erstellungs- oder Änderungsdatum.

Verwenden Sie die Listenansicht, wenn Sie mehrere Canvases hinzufügen, Abschnitte umbenennen, Canvases zwischen Abschnitten verschieben, Verantwortliche oder Termine anpassen, Tags anwenden, eine Unter-Canvas-Struktur erstellen oder prüfen möchten, welche Abschnitte für den Fortschritt zählen.

Zeilen können übergeordnete Canvases oder Unter-Canvases darstellen. Ein übergeordnetes Canvas befindet sich direkt im Abschnitt. Ein Unter-Canvas ist unter einem anderen Canvas verschachtelt und kann unter dem übergeordneten Element ein- oder ausgeblendet werden. Weitere Informationen zum allgemeinen Unter-Canvas-Modell finden Sie unter Unter-Canvases verwenden.

Abschnitte und Fortschritt

Abschnitte sind mehr als nur visuelle Gruppierungen. Ein Abschnitt kann über das Abschnittsmenü als abgeschlossen markiert werden. Jedes übergeordnete Projekt-Canvas in einem abgeschlossenen Abschnitt zählt für den Projektfortschritt und das Dashboard-Burndown als abgeschlossen. Es können auch mehrere Abschnitte als abgeschlossen markiert werden.

Beispielsweise kann ein Projekt sowohl Genehmigt als auch Veröffentlicht als abgeschlossene Abschnitte definieren. Ein übergeordnetes Canvas, das in einen dieser Abschnitte verschoben wird, gilt als abgeschlossen. Ein übergeordnetes Canvas in Entwurf, Review oder Blockiert bleibt Teil der Gesamtzahl, zählt jedoch nicht als abgeschlossen.

Sie können einen Abschnitt auch dann noch als abgeschlossen markieren, wenn das Projekt bereits eine Historie aufweist. Dadurch wird der Verlauf dieses Abschnitts sofort wirksam: Sobald der Projektfortschritt aktualisiert wird, zählen bereits vorhandene übergeordnete Canvases in diesem Abschnitt als abgeschlossen. Dies ist hilfreich, wenn ein Team zunächst mit normalen Abschnitten beginnt und erst später entscheidet, welche Abschnitte die erledigte Arbeit darstellen sollen.

Unteraufgaben auf einem Canvas sind davon unabhängig. Das Abschließen von Unteraufgaben innerhalb eines Canvas kann dieses zwar voranbringen, der Projektfortschritt basiert jedoch auf dem Abschnitt des Canvas und nicht auf dem Abschluss von Unteraufgaben.

Canvases verschieben und verschachteln

Sie können Canvases innerhalb der Projektliste per Drag-and-Drop verschieben, sofern Ihre Rolle und die aktuelle Ansicht dies zulassen. Das Ablegen hat unterschiedliche Auswirkungen:

Wenn eine manuelle Sortierung aktiv ist, blockiert die Projektliste möglicherweise das Sortieren von Zeilen innerhalb desselben Abschnitts, da die sichtbare Reihenfolge durch das Sortierfeld vorgegeben ist. Abschnittsübergreifende Verschiebungen können weiterhin funktionieren, da sie den Abschnitt des Canvas ändern und keine feste manuelle Zeilenreihenfolge voraussetzen.

Das Ziehen eines übergeordneten Canvas unter eines seiner eigenen untergeordneten Elemente ist gesperrt. Dies verhindert Schleifen in der Unter-Canvas-Struktur.

Projektübergreifendes Verschieben und Kopieren

Über Canvas-Menüs können Sie ein Canvas in ein anderes Projekt verschieben oder kopieren. Das Verschieben ändert den Speicherort des Canvas. Das Kopieren erstellt ein weiteres Canvas für das Zielprojekt. Das Kopieren ist nützlich für Vorlagen, wiederkehrende Meetings oder kundenspezifische Versionen, birgt jedoch Risiken, wenn zwei Kopien fälschlicherweise als dieselbe Datenquelle behandelt werden.

Einige Verschiebe- und Kopierprozesse können entweder ein Projekt oder ein Canvas als Ziel haben. Wenn Sie ein Projekt auswählen, wird das verschobene Canvas zu einem übergeordneten Canvas in diesem Projekt. Wenn Sie ein Canvas auswählen, wird es als Unter-Canvas unter diesem Canvas abgelegt. Siehe Canvases in Projekten verwalten.

Über Abschnittsmenüs können Sie einen gesamten Abschnitt in ein anderes Projekt verschieben oder kopieren. Dadurch werden die Abschnittsstruktur und die darin enthaltenen Canvases verschoben oder kopiert, sofern die Berechtigungs- und Zugriffsprüfungen erfolgreich sind. Verwenden Sie das Kopieren von Abschnitten, wenn ein anderes Projekt denselben Workflow-Teil benötigt. Verwenden Sie das Verschieben von Abschnitten, wenn der Abschnitt in ein anderes Projekt gehört.

Zugriff und Sichtbarkeit

Der Projektzugriff und der Canvas-Zugriff können sich voneinander unterscheiden. Eine Person kann zwar das Projekt öffnen, aber keinen Zugriff auf ein eingeschränktes Canvas darin haben. Eine andere Person wiederum kann eine direkte Canvas-Freigabe erhalten, ohne Zugriff auf das gesamte Projekt zu haben.

Aktionen können je nach Arbeitsbereichsrolle, Projektrolle, Canvas-Berechtigung, Archivierungsstatus, gelöschtem Status, Gast-Status, freigegebenem Projektstatus und den Funktionen des Arbeitsbereichs ausgeblendet oder deaktiviert sein. Wenn Aktionen zum Verschieben, Kopieren, für Abschnitte oder den Fortschritt fehlen, bedeutet dies in der Regel, dass Ihre aktuelle Rolle oder der Kontext diese Aktion nicht zulässt.

Wenn ein Mitwirkender nach dem Verschieben eines Canvas in ein anderes Projekt den Zugriff verliert, prüfen Sie, ob sein Zugriff über das alte Projekt erteilt wurde. Fügen Sie die Person über Projektmitglieder verwalten im Zielprojekt hinzu oder geben Sie das Canvas direkt frei.

Häufige Projektmuster

Erstellen Sie für einen Launch Abschnitte wie Planung, Kreativphase, Review, Genehmigt und Veröffentlicht. Markieren Sie Genehmigt und Veröffentlicht als abgeschlossen, wenn diese Abschnitte für den Fortschritt und das Burndown erledigte Arbeit darstellen. Verwenden Sie Canvases für das Briefing, das Asset-Review, QA-Notizen, den Launch-Raum und die Retrospektive.

Erstellen Sie für ein Kundenprojekt Abschnitte für Vorbereitung, Kickoff, Review, Genehmigt und Übergabe. Sorgen Sie für eindeutige Namen der kundenorientierten Canvases und geben Sie nur die Canvases oder Projektbereiche frei, die der Kunde sehen soll.

Halten Sie bei wiederkehrenden Abläufen die Abschnitte einfach. Verwenden Sie Tags für abschnittsübergreifende Kategorien wie Team, Risiko, Kanal, Priorität oder Region.

Was Sie zuerst einrichten sollten

Beginnen Sie mit dem Projektnamen, einer geringen Anzahl von Abschnitten und den ersten echten Canvases. Weisen Sie Verantwortliche zu, wenn feste Zuständigkeiten wichtig sind. Fügen Sie Termine hinzu, wenn zeitliche Vorgaben das Verhalten beeinflussen. Verwenden Sie Canvas-Tags nur dann, wenn danach gefiltert werden soll. Markieren Sie Abschnitte erst dann als abgeschlossen, wenn im Team Einigkeit darüber besteht, dass diese Abschnitte für erledigte Arbeit stehen.

Vermeiden Sie es, ein perfektes System aufzubauen, bevor die eigentliche Arbeit existiert. Projekte werden erst dann nützlich, wenn sie reale Canvas-Arbeit widerspiegeln. Fügen Sie Strukturen erst hinzu, wenn das Team danach verlangt.

Wenn ein Projekt unübersichtlich wird, überprüfen Sie Filter, Abschnitts- und Canvas-Namen, bevor Sie es neu strukturieren. Meistens liegt die Unordnung an einer ungünstigen Ansicht, der Namensgebung oder den Tags.

Wiederherstellung und Problembehandlung

Ein Canvas fehlt Wenn ein Canvas im Projekt nicht auffindbar ist, überprüfen Sie folgende Punkte:

• Filter und Ansichten: Löschen Sie aktive Filter und wechseln Sie zwischen den Ansichten.
• Projekt-Suche: Suchen Sie direkt innerhalb des Projekts nach dem Namen des Canvas.
• Globaler Speicherort: Überprüfen Sie den Bereich Alle Canvases sowie die globale Suche in ALLO.
• Gelöschte Elemente: Kontrollieren Sie den Papierkorb.

Der Projektfortschritt wird falsch angezeigt Wenn die Prozentanzeige des Fortschritts nicht korrekt erscheint, prüfen Sie Folgendes:

• Abgeschlossene Abschnitte: Überprüfen Sie, welche Abschnitte im Menü als abgeschlossen markiert sind.
• Canvas-Platzierung: Stellen Sie sicher, dass sich die übergeordneten Canvases in diesen abgeschlossenen Abschnitten befinden. Unteraufgaben beeinflussen den Projektfortschritt nicht direkt.
• Aktualisierung: Warten Sie einen Moment, bis die Projektliste oder das Dashboard nach kürzlichen Änderungen an den Abschnitten aktualisiert wurde. Weitere Details finden Sie unter Projekt-Dashboard und Fortschritt.

Das Projekt wird angezeigt, kann aber nicht bearbeitet werden Wenn Sie das Projekt sehen, aber keine Änderungen vornehmen können, liegt dies meist an den Berechtigungen und nicht an einem Datenverlust:

• Zugriffsrechte prüfen: Eventuell verfügen Sie nur über Lesezugriff. Informieren Sie sich unter Schreibgeschützter Zugriff.
• Freigabe-Einstellungen: Beheben Sie Zugriffsprobleme im Bereich Mit mir geteilt.
• Rollen verifizieren: Überprüfen Sie Ihre Rolle oder Ihren Gast-Status unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende.