Comprender los proyectos

Los proyectos organizan los canvases en una vista operativa compartida. Utilice un proyecto cuando un equipo necesite saber qué canvases deben estar juntos, quién es el responsable de cada uno, cuándo vence el trabajo, en qué sección se ubica y qué cantidad de trabajo ha avanzado a una etapa completada.

Un canvas es el lugar donde se realiza el trabajo. Un proyecto es la capa que permite examinar fácilmente esos canvases. En un proyecto de lanzamiento, por ejemplo, los canvases podrían ser Launch brief, Homepage review, Press assets y Retrospective. Las secciones del proyecto muestran en qué parte del flujo de trabajo se ubica cada canvas.

Para obtener más información sobre la estructura de los proyectos, continúe con Fechas de proyectos, estados y notificaciones, Uso de etiquetas y filtros, Administrar miembros del proyecto y Dashboard del proyecto y progreso.

Cuándo utilizar un proyecto

Utilice un proyecto cuando el trabajo abarque varios canvases o etapas. Algunos excelentes ejemplos de proyectos son los lanzamientos de productos, entregas a clientes, planificación de campañas, programas de investigación, series de talleres, calendarios de contenido, proyectos de clase, planes de contratación, organización de eventos y operaciones recurrentes de equipo.

Utilice un solo canvas sin proyecto cuando el trabajo consista en una sola reunión, una lluvia de ideas, un espacio similar a un documento o un taller que no requiera el seguimiento por secciones. Puede agregar el canvas a un proyecto más adelante si este pasa a formar parte de un flujo de trabajo más amplio.

Si las personas suelen preguntar: «¿cuál es el canvas más reciente?», «¿quién es el responsable de esto?», «¿qué está listo?», «¿qué está vencido?» o «¿por qué no se muestra progreso en el Dashboard?», lo más probable es que el trabajo requiera un proyecto.

Partes principales de un proyecto

El mismo canvas puede aparecer en distintas vistas. Al moverlo en la vista de Lista o Kanban, se modifica el canvas dentro del proyecto, no una copia del mismo.

Comportamiento de la Lista del proyecto

La vista de Lista del proyecto es la forma más compacta de organizar los canvases. Muestra los canvases agrupados por secciones, con columnas para el nombre, responsable, colaboradores, fecha de vencimiento, etiquetas y, en pantallas más anchas, a veces las fechas de creación o de modificación.

Utilice la vista de Lista cuando necesite agregar varios canvases, renombrar secciones, mover canvases entre secciones, ajustar responsables o fechas, aplicar etiquetas, crear la estructura de sub-canvases o verificar qué secciones se toman en cuenta para el progreso.

Las filas pueden representar canvases de nivel superior o sub-canvases. Un canvas de nivel superior se ubica directamente en la sección. Un sub-canvas se encuentra anidado debajo de otro canvas y se puede expandir o contraer bajo su elemento principal. Para obtener más información sobre el modelo general de sub-canvases, consulte Uso de sub-canvases.

Secciones y progreso

Las secciones son más que simples grupos visuales. Una sección se puede marcar como completada desde el menú de la sección. Cada canvas de nivel superior del proyecto que se encuentre en una sección completada se contabilizará como completado para el progreso del proyecto y para el gráfico burndown del Dashboard. Es posible marcar más de una sección como completada.

Por ejemplo, en un proyecto se podrían marcar tanto Approved como Published como secciones completadas. Cualquier canvas de nivel superior que se mueva a cualquiera de estas secciones se considerará completado. Un canvas de nivel superior en Draft, Review o Blocked seguirá formando parte del total, pero no se contabilizará como completado.

Usted puede marcar una sección como completada incluso si el proyecto ya tiene un historial. Eso hace que el historial de la sección sea útil de inmediato: cuando se actualiza el progreso del proyecto, los canvases de nivel superior existentes en esa sección se contabilizan como completados. Esto es de gran ayuda cuando un equipo comienza con secciones comunes y posteriormente decide cuáles de ellas representarán el trabajo finalizado.

Las subtareas de los canvases son independientes. Completar subtareas dentro de un canvas puede ayudar a que este avance, pero el progreso del proyecto se basa en la sección del canvas, no en la finalización de sus subtareas.

Mover y anidar canvases

Usted puede arrastrar canvases dentro de la vista de Lista del proyecto siempre que su rol y la vista actual lo permitan. El destino de la colocación (drop) determina la acción:

Cuando el ordenamiento manual está activo, la vista de Lista del proyecto puede bloquear la ordenación de filas dentro de la misma sección, dado que el orden visible corresponde al campo de ordenación. Los movimientos entre secciones aún pueden funcionar, ya que cambian la sección del canvas en lugar de definir un orden de filas manual.

Arrastrar un canvas principal debajo de uno de sus propios elementos secundarios está bloqueado. Esto evita la creación de bucles en la jerarquía de sub-canvases.

Mover y copiar entre proyectos

Los menús de los canvases permiten mover o copiar un canvas a otro proyecto. Moverlo cambia el lugar donde reside el canvas. Copiarlo crea un canvas nuevo en el proyecto de destino. La copia resulta útil para plantillas, reuniones recurrentes o versiones específicas de clientes, pero implica el riesgo de que ambas copias se traten por error como la misma fuente de información.

Algunos flujos de movimiento y copia pueden tener como destino un proyecto o un canvas. Elegir un proyecto hace que el canvas trasladado quede en el nivel superior de ese proyecto. Elegir un canvas lo convierte en un sub-canvas bajo dicho elemento. Consulte Administrar canvases en proyectos.

Los menús de las secciones permiten mover o copiar una sección completa a otro proyecto. Esto traslada o duplica la estructura de la sección y los canvases que contiene, de acuerdo con los permisos y controles de acceso. Utilice la opción de copiar sección cuando otro proyecto necesite el mismo fragmento del flujo de trabajo. Utilice la opción de mover sección cuando esta pertenezca a un proyecto diferente.

Acceso y visibilidad

El acceso al proyecto y el acceso al canvas pueden ser diferentes. Una persona puede abrir el proyecto pero no tener acceso a un canvas restringido dentro del mismo. Otra persona puede contar con un acceso compartido directo al canvas sin tener acceso a la totalidad del proyecto.

Las acciones pueden estar ocultas o deshabilitadas según el rol del espacio de trabajo, el rol del proyecto, los permisos del canvas, el estado de archivado, el estado de eliminación, el estado de Invitado, el estado del proyecto compartido y la configuración de funciones del espacio de trabajo. Si no se muestran las acciones de mover, copiar, sección o progreso, por lo general significa que el rol o el contexto actual no permite realizar dicha acción.

Si un colaborador pierde el acceso después de que un canvas cambie de proyecto, verifique si su acceso provenía del proyecto anterior. Agréguelo mediante Administrar miembros del proyecto en el proyecto de destino o comparta el canvas de forma directa.

Patrones comunes de proyectos

Para un lanzamiento, cree secciones tales como Planning, Creative, Review, Approved y Published. Marque Approved y Published como completadas si representan el trabajo finalizado para el progreso y el gráfico burndown. Utilice canvases para la descripción del proyecto (brief), revisión de recursos, notas de control de calidad (QA), sala de lanzamiento y retrospectiva.

Para un proyecto con clientes, cree secciones como Prep, Kickoff, Review, Approved y Handoff. Mantenga nombres claros en los canvases destinados al cliente y comparta únicamente los canvases o áreas del proyecto que este deba visualizar.

Para operaciones recurrentes, mantenga secciones sencillas. Utilice etiquetas para las categorías que abarquen múltiples secciones, tales como equipo, riesgo, canal, prioridad o región.

Qué configurar primero

Comience con el nombre del proyecto, un número reducido de secciones y los primeros canvases reales. Asigne responsables cuando sea importante definir la rendición de cuentas. Añada fechas cuando los plazos de tiempo influyan en el comportamiento de las actividades. Utilice etiquetas de canvas únicamente cuando las personas vayan a filtrar por ellas. Marque secciones como completadas solo cuando el equipo esté de acuerdo en que dichas secciones representan un trabajo finalizado.

Evite construir un sistema perfecto antes de que el trabajo real exista. Los proyectos resultan de utilidad cuando reflejan el trabajo de los canvases reales. Agregue estructura cuando el equipo comience a solicitarla.

Si el proyecto se vuelve demasiado desordenado, verifique los filtros, los nombres de las secciones y de los canvases antes de reestructurarlo. En la mayoría de los casos, el desorden se debe a un problema de vista, de nomenclatura o de etiquetado.

Rutas de recuperación

Síntomas y soluciones comunes:

• No puede encontrar un canvas:
  • Limpie los filtros aplicados.
  • Cambie de vista.
  • Busque dentro del proyecto.
  • Revise las secciones Todos los canvases, Buscar y la Papelera.
• El progreso del proyecto se muestra de forma incorrecta:
  • Verifique qué secciones están marcadas como completadas.
  • Asegúrese de que los canvases se encuentren realmente dentro de dichas secciones.
  • Confirme si el Dashboard o la lista del proyecto se han actualizado tras los cambios de sección más recientes.
• Usted puede ver el proyecto pero no puede editarlo:
  • Lo más probable es que se trate de un problema de permisos y no de una pérdida de información.
  • Consulte las secciones Acceso de solo lectura, Solucionar problemas de acceso compartido y Miembros, Invitados y colaboradores externos.