Usar vistas de proyecto

Las vistas muestran los mismos canvases del proyecto

Las vistas de proyecto son diferentes formas de inspeccionar los mismos canvases del proyecto. Cambiar de Panel de control a las vistas de Lista, Calendario, Kanban o Cronograma no crea copias separadas del trabajo. Un canvas sigue siendo el mismo canvas; la vista solo cambia la manera en que usted lo lee, lo edita e identifica los elementos que requieren atención.

Utilice la vista que mejor se adapte a la pregunta que se esté planteando:

Para conocer los conceptos básicos de los proyectos, consulte Entender los proyectos. Para ver detalles sobre el Panel de control, consulte Panel de control y progreso del proyecto. Para la organización específica de un canvas, consulte Administrar canvases en proyectos.

Cambiar de vista

Abra un proyecto y, a continuación, utilice las pestañas de vista situadas cerca de la parte superior del proyecto. El detalle del proyecto admite estos atajos de modo de vista cuando el entorno del proyecto está activo:

Estos son atajos de teclado de tecla simple. No se ejecutarán cuando usted esté escribiendo en un campo de entrada, utilizando un menú abierto o presionando un atajo modificado como Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T o Shift+C. De este modo, los atajos del navegador y de la aplicación siguen disponibles.

El Panel de control es una vista de resumen, por lo que no muestra las opciones de 'Buscar', ordenar, filtrar del proyecto ni la fila de configuraciones para abrir canvases. El Calendario muestra la opción de 'Buscar' y los filtros, pero no la ordenación. Las vistas de Lista, Kanban y Cronograma utilizan opciones específicas de la vista para 'Buscar', filtrar, ordenar y controlar el comportamiento de apertura cuando su rol lo permita.

Progreso del proyecto

El progreso del proyecto se basa en los canvases contabilizados en las secciones marcadas como completadas. Un canvas se considera completado cuando se encuentra en una sección de finalización, como Done, Approved, Published u otra sección que su equipo marque como completada.

El progreso no se basa en el nombre del canvas, el estado del proyecto, la fecha de vencimiento ni en si todas las subtareas del canvas están completadas. Las subtareas del canvas son una señal independiente. El Panel de control las utiliza en las tarjetas de KPI, el progreso de subtareas, la ordenación y las señales de riesgo, pero las subtareas no hacen que todo el canvas esté completado a menos que este también se encuentre en una sección de finalización.

Esta distinción es importante porque el Panel de control, las tarjetas de progreso, el recuento de canvases completados y restantes, y el historial de gráfico de trabajo restante (burndown) dependen de las secciones de finalización. Si Review se marca como completada, cada canvas en Review se contabilizará como completado. Si Done no se marca como completada, los canvases terminados en Done seguirán figurando como incompletos.

Abra el menú de una sección o columna de Kanban para marcar una sección como completada o no completada cuando su rol le permita realizar cambios en las secciones. Estas configuraciones de finalización de sección forman parte del flujo de trabajo del proyecto, no son meros elementos visuales.

Confirme la configuración cuando:

• renombre secciones
• diseñe un flujo de trabajo personalizado
• un nuevo proyecto comience con la sección final ya marcada como completada

Marcar las secciones de finalización más adelante sigue siendo útil. ALLO puede contabilizar de inmediato los canvases existentes en esas secciones como completados y utilizar el historial disponible de movimiento entre secciones para que el progreso y el historial de gráfico de trabajo restante (burndown) tengan sentido en el proyecto.

Vista de Panel de control del proyecto

El Panel de control del proyecto es la vista del estado de salud del proyecto. Utilícelo cuando necesite responder preguntas como: ¿estamos avanzando?, ¿qué ha cambiado?, ¿qué está retrasado? y ¿dónde están los riesgos?

El Panel de control incluye el progreso del proyecto, los canvases totales, los canvases vencidos, el recuento de subtareas del canvas, el gráfico de trabajo restante (burndown), la distribución de secciones, la carga de trabajo, la distribución de etiquetas de canvas, los principales riesgos y el historial del proyecto. En pantallas más anchas, el historial aparece en un panel lateral. En pantallas más pequeñas, se muestra debajo de las tarjetas del panel.

Utilice el Panel de control durante la revisión semanal, los controles de preparación para el lanzamiento, la revisión de entregas a clientes y la limpieza de proyectos. Si el número de progreso parece incorrecto, verifique primero las secciones de finalización. Si el gráfico de trabajo restante (burndown) se muestra plano o vacío, confirme que los canvases se hayan movido a secciones marcadas como completadas y que el proyecto tenga suficiente historial para generar el gráfico.

El Panel de control resume todo el proyecto. Utilice las vistas de Lista, Calendario, Kanban o Cronograma cuando necesite inspeccionar un responsable, etiqueta, sección o rango de fechas filtrados.

Vista de Lista

La vista de Lista es el mejor lugar para depurar los datos del proyecto. Agrupa los canvases por sección y le permite escanear nombres, personas asignadas, colaboradores, fechas de vencimiento, etiquetas y, en pantallas anchas, las fechas de creación y modificación.

Utilice la vista de Lista cuando necesite agregar varios canvases, corregir nombres inconsistentes, comparar responsables, actualizar fechas, aplicar etiquetas, expandir canvases secundarios o mover canvases entre secciones. La creación de un canvas integrado (inline) mantiene el nuevo canvas en la sección donde lo agregue.

La Lista también es el lugar más claro para auditar las secciones de finalización. Si el progreso en el Panel de control no parece correcto, cambie a la vista de Lista y verifique qué canvases se encuentran en las secciones marcadas como completadas.

Si el ordenamiento manual no se comporta como espera, verifique la ordenación. Una ordenación activa cambia el orden visible, por lo que debe desactivar la ordenación cuando desee arrastrar los canvases para darles un orden manual. Los movimientos entre secciones siguen siendo útiles porque cambian la sección del canvas, no solo el orden de las filas.

Vista de Calendario

La vista de Calendario muestra los canvases con fechas en un modo mensual, semanal o diario. Es ideal para lanzamientos, cronogramas de contenido, periodos de revisión, eventos, fechas límite con clientes y entregas recurrentes.

Es posible que los canvases sin fecha no aparezcan en el Calendario. Esto no significa que hayan desaparecido. Cambie a la vista de Lista o Kanban, borre los filtros y agregue fechas donde el tiempo sea importante. Consulte Usar el calendario del proyecto.

Cuando su rol le permita la creación, seleccione una fecha, un rango de fechas o un bloque de tiempo para crear un canvas integrado. Arrastrar o cambiar el tamaño de un elemento del calendario actualiza las fechas del canvas cuando su rol permita realizar ediciones. Utilice esta función para cambios reales de programación, no para fechas provisionales que solo llenan el calendario sin aportar valor a la toma de decisiones.

El Calendario del proyecto no es el Calendario del espacio de trabajo. Utilice el Calendario del espacio de trabajo cuando desee filtros de origen, eventos de Google Calendar, sesiones de OKR y trabajos con fecha de varios proyectos en un solo lugar.

Vista de Kanban

La vista de Kanban muestra las secciones del proyecto en forma de columnas. Utilícela cuando la cuestión principal sea la etapa del flujo de trabajo: Planning, Design, Review, Approved, Published o las etapas que su equipo realmente utilice.

Mueva los canvases entre columnas a medida que el trabajo avance. Esto mantiene la precisión del progreso en el Panel de control cuando las secciones de finalización están configuradas correctamente. Kanban es útil en reuniones breves (standups) y de revisión porque los cuellos de botella se visualizan sin necesidad de abrir cada canvas.

Mantenga los nombres de las secciones vinculados a decisiones reales. Una columna llamada Later (Más tarde) puede ser útil si cuenta con un responsable claro y un hábito de revisión definido. Una columna llamada Misc (Varios) suele indicar que el proyecto necesita una limpieza.

Vista de Cronograma

La vista de Cronograma muestra los canvases con fechas a lo largo del tiempo. Es útil cuando la duración es más importante que una única fecha de vencimiento: por ejemplo, una fase de lanzamiento, un periodo de producción de contenido, un intervalo de revisión por parte del cliente o un plan para un taller de varios días.

El Cronograma puede agrupar las filas por sección o persona asignada. Arrastrar o cambiar el tamaño de una barra del cronograma actualiza el rango de fechas del canvas cuando su rol permita realizar ediciones. Mover una barra entre filas puede actualizar la sección o la persona asignada, según el modo de agrupación activo.

Los canvases deben tener una fecha de finalización para aparecer en el Cronograma. Si falta un canvas en esta vista, verifique primero sus fechas y, a continuación, borre los filtros y la búsqueda.

Búsqueda, filtros, etiquetas y ordenación

La función de 'Buscar', los filtros y la ordenación pueden hacer que una vista muestre solo una parte del proyecto. Esto es de gran utilidad, pero también es lo primero que debe verificar cuando parezca que falta un canvas.

Los filtros comunes incluyen la persona asignada, las etiquetas, la fecha de vencimiento, la sección y el texto de búsqueda. Un filtro para un miembro del equipo oculta a todos los demás. Un filtro de etiquetas oculta los canvases que no tienen etiquetas. Un filtro de fecha oculta el trabajo fuera de ese rango.

Las opciones de ordenación varían según la vista. Las vistas de Lista y Kanban se centran en campos del canvas como el nombre, la persona asignada, la fecha de vencimiento, las etiquetas y, en ocasiones, campos de auditoría o progreso de subtareas del canvas. El Cronograma se centra en la agrupación por sección y persona asignada. El Calendario ya tiene un formato de fecha, por lo que no utiliza el mismo menú de ordenación.

Para conocer el comportamiento de los filtros, consulte Usar etiquetas y filtros. Para conocer las etiquetas de los canvases de proyecto, consulte Administrar etiquetas de canvas.

Jerarquía de canvases y subcanvases

Las vistas de proyecto organizan los canvases del proyecto. Un canvas también puede contener trabajos más detallados, canvases secundarios o subtareas del canvas, dependiendo de cómo se haya creado el trabajo.

Utilice subcanvases cuando un canvas necesite un espacio de trabajo secundario específico dentro del propio canvas visual. Por ejemplo, un canvas de planificación de lanzamiento podría contener subcanvases para la investigación de precios, el análisis de riesgos o la revisión de la campaña. Consulte Usar subcanvases.

Utilice las subtareas del canvas para los elementos de seguimiento que correspondan al interior de un solo canvas. Trátelas como una señal local para ese canvas y no como la regla de finalización del proyecto. Recuerde que la regla de finalización del proyecto sigue dependiendo de las secciones marcadas como completadas.

Ejemplos

En un proyecto de lanzamiento, utilice el Panel de control para verificar la preparación, la vista de Kanban para revisar las etapas, la vista de Lista para la limpieza de responsables y etiquetas, el Calendario para controlar la presión de la semana de lanzamiento y el Cronograma para el trabajo que abarca varios días. Marque Approved, Ready o Launched como secciones de finalización únicamente si esas secciones significan realmente que el canvas está terminado.

En un calendario de contenido, utilice el Calendario para las fechas de publicación, la vista de Kanban para las etapas editoriales, la vista de Lista para los títulos y los responsables, y el Panel de control para identificar los canvases vencidos y el progreso de las subtareas del canvas. Utilice etiquetas para definir el canal, la región, el tipo de contenido o el riesgo.

En un proyecto con clientes, utilice la vista de Lista para los entregables, la vista de Kanban para el estado de revisión, el Cronograma para las ventanas de revisión de varios días y el Panel de control antes de una reunión de estado. Si el cliente puede abrir el proyecto pero no un canvas específico, verifique el uso compartido del canvas de manera independiente al acceso al proyecto.

Si una vista parece vacía

• La vista actual no muestra ningún elemento:
  • Los filtros activos, los términos de búsqueda o los rangos de fechas están ocultando el contenido. Pruebe a limpiarlos.
  • El canvas se encuentra en una sección, columna de Kanban, fecha de Calendario o rango de Cronograma diferente. Cambie a otra vista para comprobarlo.
  • Es posible que esté en un proyecto o espacio de trabajo equivocado. Confirme su ubicación actual.
• El progreso en el Panel de control es incorrecto:
  • Las secciones de finalización no están configuradas de forma correcta. Revise qué secciones están marcadas como completadas.
• Las vistas de Calendario o Cronograma están vacías:
  • Los canvases no tienen fechas asignadas. Compruebe las fechas de los canvases del proyecto.
• Las vistas de Lista o Kanban están vacías:
  • Verifique las opciones de la función de 'Buscar', los filtros activos y los permisos de acceso.
• Falta un canvas en todas las vistas:
  • Es posible que el elemento se haya movido, eliminado, archivado o que esté oculto debido a restricciones de acceso.
  • Consulte la papelera en Información general de la Papelera.
  • Busque el elemento en Buscar en ALLO.
  • Obtenga más detalles en Cuando el trabajo parece haber desaparecido.