Utilizzare le viste del progetto

Le viste mostrano gli stessi canvases del progetto

Le viste del progetto sono modi diversi per esaminare gli stessi canvases del progetto. Passare dalla Dashboard a Elenco, Calendario, Kanban o Timeline non crea copie separate del lavoro. Un canvas rimane lo stesso identico canvas; la vista modifica semplicemente il modo in cui lo consultate, lo modificate e individuate gli elementi che richiedono attenzione.

Utilizzate la vista che meglio risponde alla domanda che vi state ponendo:

Per le nozioni di base sui progetti, consultate Comprendere i progetti. Per i dettagli sulla Dashboard, consultate Dashboard del progetto e progresso. Per l'organizzazione specifica dei canvases, consultate Gestire i canvases nei progetti.

Passare da una vista all'altra

Aprite un progetto, quindi utilizzate le schede delle viste situate nella parte superiore del progetto. I dettagli del progetto supportano queste scorciatoie per la modalità di visualizzazione quando l'interfaccia di navigazione del progetto è attiva:

Si tratta di scorciatoie da tastiera a tasto singolo. Non si attivano quando state digitando in un campo di inserimento, quando utilizzate un menu aperto o quando premete una combinazione con tasti modificatori come Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T o Shift+C. In questo modo le scorciatoie del browser e dell'applicazione rimangono disponibili.

La Dashboard è una vista di sintesi, pertanto non mostra la barra Cerca, l'ordinamento, i filtri o la riga delle impostazioni di apertura dei canvases del progetto. Il Calendario mostra la barra Cerca e i filtri, ma non l'ordinamento. Elenco, Kanban e Timeline utilizzano controlli di Cerca, filtro, ordinamento e comportamento di apertura specifici per ciascuna vista, a seconda di quanto consentito dal vostro ruolo.

Progresso del progetto

Il progresso del progetto si basa sui canvases conteggiati rispetto alle sezioni contrassegnate come completate. Un canvas viene considerato completato quando si trova in una sezione di completamento, come ad esempio Completato, Approvato, Pubblicato o un'altra sezione che il vostro team definisce come completata.

Il progresso non dipende dal nome del canvas, dallo stato del progetto, dalla data di scadenza o dal completamento di ogni singola sottoattività del canvas. Le sottoattività del canvas costituiscono un indicatore a parte. La Dashboard le utilizza nelle schede KPI, nel progresso delle sottoattività, nell'ordinamento e nei segnali di rischio, ma le sottoattività non rendono completo l'intero canvas a meno che questo non si trovi anche in una sezione di completamento.

Questa distinzione è fondamentale poiché la Dashboard, le schede di avanzamento, il conteggio dei canvases completati e rimanenti e la cronologia del burndown dipendono tutti dalle sezioni di completamento. Se la sezione In revisione viene contrassegnata come completata, ogni canvas in essa contenuto verrà conteggiato come completato. Se la sezione Completato non è contrassegnata come completata, i canvases terminati in essa contenuti risulteranno ancora incompleti.

Aprite il menu di una sezione o di una colonna Kanban per contrassegnare una sezione come completata o meno, se il vostro ruolo consente modifiche alle sezioni. Queste impostazioni di completamento delle sezioni sono parte integrante del flusso di lavoro del progetto e non semplici elementi estetici.

Verificate questa impostazione quando:

• rinominate le sezioni
• create un flusso di lavoro personalizzato
• un nuovo progetto si avvia con la sezione finale già contrassegnata como completata

Contrassegnare le sezioni di completamento in un secondo momento è comunque utile. ALLO può conteggiare immediatamente come completati i canvases già esistenti in quelle sezioni e utilizzare la cronologia dei movimenti tra le sezioni per rendere significativi il progresso e l'andamento del burndown del progetto.

Vista Dashboard del progetto

La Dashboard del progetto è la vista che mostra lo stato di salute del progetto. Utilizzatela quando dovete rispondere a domande come: «Stiamo andando avanti?», «Cosa è cambiato?», «Cosa è in ritardo?» e «Quali sono i rischi?»

La Dashboard include il progresso del progetto, i canvases totali, i canvases scaduti, il conteggio delle sottoattività dei canvases, il burndown, la distribuzione delle sezioni, il carico di lavoro, la distribuzione dei tag dei canvases, i rischi principali e la cronologia del progetto. Sui monitor più grandi, la cronologia viene visualizzata in una barra laterale; sugli schermi più piccoli, compare sotto le schede della dashboard.

Utilizzate la Dashboard durante le revisioni settimanali, le verifiche di idoneità al lancio, i controlli delle consegne ai clienti e la pulizia del progetto. Se la percentuale di progresso sembra errata, controllate innanzitutto le sezioni di completamento. Se il grafico di burndown appare piatto o vuoto, verificate che i canvases siano stati spostati nelle sezioni contrassegnate come completate e che il progetto disponga di una cronologia sufficiente da tracciare.

La Dashboard offre una sintesi dell'intero progetto. Utilizzate le viste Elenco, Calendario, Kanban o Timeline quando dovete esaminare un singolo elemento filtrato per responsabile, tag, sezione o intervallo di date.

Vista Elenco

La vista Elenco rappresenta l'ambiente ideale per organizzare e correggere i dati del progetto. Raggruppa i canvases per sezione e consente di scorrere rapidamente nomi, assegnatari, collaboratori, scadenze, tag e, sui monitor più grandi, le date di creazione e modifica.

Utilizzate la vista Elenco quando dovete aggiungere più canvases, correggere nomi incongruenti, confrontare i responsabili, aggiornare le date, applicare i tag, espandere i canvases figli o spostare i canvases tra le sezioni. La creazione di canvases in linea mantiene il nuovo canvas nella sezione esatta in cui lo inserite.

La vista Elenco è anche lo spazio più chiaro per verificare le sezioni di completamento. Se il progresso della Dashboard non vi sembra corretto, passate a Elenco e controllate quali canvases si trovano nelle sezioni contrassegnate come completate.

Se l'ordinamento manuale non si comporta como previsto, controllate l'ordinamento attivo. Un ordinamento attivo modifica l'ordine visibile, pertanto disattivatelo se desiderate trascinare i canvases per ordinarli manualmente. Gli spostamenti tra le sezioni sono comunque possibili poiché modificano la sezione di appartenenza del canvas e non solo l'ordine delle righe.

Vista Calendario

La vista Calendario mostra i canvases provvisti di data in modalità mensile, settimanale o giornaliera. È particolarmente indicata per i lanci, i calendari editoriali, le finestre di revisione, gli eventi, le scadenze dei clienti e i passaggi di consegne periodici.

I canvases privi di data potrebbero non essere visualizzati nel Calendario. Questo non significa che siano andati perduti. Passate a Elenco o Kanban, rimuovete i filtri e aggiungete le date dove la pianificazione temporale è importante. Consultate Utilizzare un calendario di progetto.

Se il vostro ruolo consente la creazione, selezionate una data, un intervallo di date o una fascia oraria per creare un canvas direttamente in linea. Il trascinamento o il ridimensionamento di un elemento del calendario ne aggiorna le date sul canvas, a condizione che il vostro ruolo ne consenta la modifica. Utilizzate questa funzione per variazioni di pianificazione reali, evitando date fittizie che appesantiscono il calendario senza aiutare nessuno a prendere decisioni.

Il Calendario del progetto non corrisponde al Calendario dello spazio di lavoro. Utilizzate il Calendario dello spazio di lavoro se desiderate avere filtri di origine, eventi di Google Calendar, Sessioni OKR e attività con data provenienti da più progetti in un unico punto.

Vista Kanban

La vista Kanban mostra le sezioni del progetto sotto forma di colonne. Utilizzatela quando la vostra priorità è verificare lo stato del flusso di lavoro: Pianificazione, Design, In revisione, Approvato, Pubblicato o qualsiasi altra fase effettivamente utilizzata dal vostro team.

Spostate i canvases tra le colonne al variare dello stato di avanzamento del lavoro. Questo consente di mantenere accurati i dati sul progresso della Dashboard, purché le sezioni di completamento siano configurate correttamente. La vista Kanban è utile nei momenti di allineamento e nelle reuni di revisione, poiché i colli di bottiglia sono subito visibili senza dover aprire ogni singolo canvas.

Mantenete i nomi delle sezioni strettamente collegati a decisioni concrete. Una colonna denominata In seguito può essere utile se ha un responsabile definito e una routine di revisione chiara. Una colonna chiamata Varie di solito indica che il progetto necessita di una riorganizzazione.

Vista Timeline

La vista Timeline mostra i canvases provvisti di data disposti su una linea temporale. È indicata quando la durata complessiva è più importante di una singola data di scadenza: ad esempio per una fase di lancio, una finestra di produzione di contenuti, un periodo di revisione con i clienti o il programma di un workshop di più giorni.

La Timeline può raggruppare le righe per sezione o per assegnatario. Trascinare o ridimensionare una barra della timeline aggiorna l'intervallo temporale del canvas, a condizione che il vostro ruolo ne consenta la modifica. Spostare una barra tra righe differenti può aggiornare la sezione o l'assegnatario, a seconda della modalità di raggruppamento selezionata.

I canvases devono avere una data di fine per poter essere visualizzati sulla Timeline. Se un canvas non compare, controllatene prima le date, quindi cancellate i termini inseriti nella barra Cerca e azzerate i filtri.

Funzione Cerca, filtri, tag e ordinamento

La funzione Cerca, i filtri e l'ordinamento possono limitare la vista mostrando solo una parte del progetto. Questa operazione è molto utile, ma rappresenta anche la prima cosa da verificare quando un canvas sembra mancare.

I filtri più comuni includono l'assegnatario, i tag, la data di scadenza, la sezione e il testo di ricerca. Un filtro applicato a un collega nasconderà il lavoro di tutti gli altri. Un filtro per tag nasconderà i canvases senza tag. Un filtro temporale nasconderà le attività esterne all'intervallo.

Le opzioni di ordinamento variano in base alla vista. Elenco e Kanban si concentrano sui campi del canvas quali nome, assegnatario, data di scadenza, tag e, talvolta, campi di controllo o di progresso delle sottoattività del canvas. La Timeline si concentra sul raggruppamento per sezione e assegnatario. Il Calendario ha già una struttura temporale predefinita, pertanto non utilizza lo stesso menu di ordinamento.

Per il funzionamento dei filtri, consultate Utilizzare tag e filtri. Per i tag del canvas del progetto, consultate Gestire i tag dei canvases.

Gerarchia dei canvases e sub-canvases

Le viste del progetto organizzano i canvases del progetto. Un canvas può anche contenere approfondimenti di lavoro, canvases figli o sottoattività del canvas, a seconda di come è stato impostato il lavoro.

Utilizzate i sub-canvases quando un canvas richiede uno spazio di lavoro figlio specifico all'interno del canvas visivo stesso. Ad esempio, un canvas per la pianificazione del lancio potrebbe contenere sub-canvases per lo studio dei prezzi, l'analisi dei rischi o la revisione della campagna. Consultate Utilizzare i sub-canvases.

Utilizzate le sottoattività del canvas per gli elementi di follow-up appartenenti a un singolo canvas. Considerateli come un indicatore locale per quel canvas e non come la regola di completamento del progetto. La regola di completamento del progetto deriva sempre dalle sezioni contrassegnate come completate.

Esempi

Per un progetto di lancio, utilizzate la Dashboard per l'idoneità, Kanban per la revisione delle fasi, Elenco per la correzione di responsabili e tag, Calendario per monitorare le scadenze della settimana di lancio e la Timeline per le attività distribuite su più giorni. Contrassegnate le sezioni Approvato, Pronto o Lanciato come sezioni di completamento solo se queste indicano che il canvas è effettivamente finito.

Per un calendario editoriale, utilizzate il Calendario per le date di pubblicazione, Kanban per le fasi redazionali, Elenco per i titoli e i responsabili e la Dashboard per verificare i canvases scaduti e l'avanzamento delle sottoattività dei canvases. Utilizzate i tag per canale, area geografica, tipo di contenuto o livello di rischio.

Per un progetto con un cliente, utilizzate Elenco per i deliverable, Kanban per lo stato di revisione, la Timeline per le finestre di revisione di più giorni e la Dashboard prima di una riunione di allineamento. Se il cliente riesce ad accedere al progetto ma non a un canvas specifico, verificate le autorizzazioni di condivisione del canvas in modo indipendente rispetto all'accesso al progetto.

Cosa fare se una vista appare vuota

Se non riuscite a visualizzare i canvases previsti, provate innanzitutto ad azzerare i termini della funzione Cerca, a rimuovere tutti i filtri e a cancellare gli intervalli di date. Passate a un'altra vista per verificare se il lavoro è presente.

Sintomi comuni e risoluzione

• Il progresso della Dashboard è errato:

  • Controllate quali sezioni sono contrassegnate come completate.
  • Verificate che i canvases siano stati spostati nelle corrette sezioni di completamento.

• Il Calendario o la Timeline appaiono completamente vuoti:

  • Verificate che siano state inserite le date di inizio e fine sui canvases del progetto.
  • Rimuovete eventuali filtri temporali attivi.

• La vista Elenco o Kanban è vuota:

  • Verificate i parametri di ricerca, i filtri impostati e i permessi di accesso.
  • Assicuratevi di trovarvi nel progetto e nello spazio di lavoro corretti.

• Un canvas non compare in nessuna vista:

  • L'elemento potrebbe essere stato spostato in un altro progetto o spazio di lavoro.
  • L'elemento potrebbe essere stato archiviato o eliminato. Consultate la guida sul Cestino o utilizzate la funzione Cerca in tutto ALLO.
  • Le autorizzazioni di accesso del vostro account potrebbero essere state limitate. Consultate la guida Quando il lavoro sembra mancare.