Utilizzare il calendario del progetto

La visualizzazione Calendario mostra le attività di progetto per data

Utilizzate il calendario di progetto quando la tempistica è la domanda principale. La visualizzazione Calendario vi aiuta a vedere quali canvas sono in scadenza, quando si svolgono le revisioni, dove si concentra il lavoro e quali giorni non hanno attività di progetto programmate.

La visualizzazione Calendario è particolarmente indicata per lanci, calendari editoriali, scadenze con i clienti, eventi, revisioni ricorrenti e qualsiasi progetto in cui le date cambiano il modo in cui il team agisce. Non è però la vista migliore per ogni canvas. Le attività di pianificazione senza data possono essere più chiare in Elenco o Kanban.

Il Calendario del progetto condivide il comportamento a griglia del Calendario dello spazio di lavoro, ma serve a un lavoro diverso:

Per le basi delle visualizzazioni, consultate Utilizzare le visualizzazioni di progetto. Per comprendere la differenza tra date del progetto e date dei canvas, consultate Date del progetto, stato e notifiche.

Aprire il calendario del progetto

Aprite il progetto, quindi passate alla visualizzazione Calendario. Se il calendario non è disponibile per il progetto, verificate se i controlli di visualizzazione del progetto o il vostro ruolo lo consentono.

Il Calendario mostra i canvas del progetto dotati di date. A seconda della configurazione del progetto, tale data può corrispondere alla data di scadenza, a una data programmata o a un altro campo data utilizzato dalla visualizzazione. I canvas privi di data potrebbero non essere visibili sul Calendario.

Se il Calendario risulta vuoto, non presupponete che il progetto non contenga canvas. Passate alla visualizzazione Elenco, azzerate i filtri e verificate se i canvas hanno date.

Aggiungere date ai canvas

Aprite una riga di canvas o i dettagli del canvas e impostate la data di scadenza o il campo data pertinente. Utilizzate le date per la pianificazione reale, come scadenze, riunioni, date di pubblicazione, date di consegna, finestre di revisione, fasi del giorno di lancio o promemoria di follow-up.

Evitate date fittizie. Se a ogni canvas viene assegnata la stessa data arbitraria, il Calendario smette di dire la verità. Il Calendario deve aiutare il team a decidere cosa richiede attenzione ora.

Se un canvas copre diverse attività di lavoro concrete, valutate l'opportunità di utilizzare sotto-canvas o canvas di progetto distinti dotati di date specifiche, anziché un'unica scadenza generica.

Creare canvas dal calendario

Se il progetto lo consente, selezionate una data e aggiungete un canvas direttamente da quel giorno. Assegnate al canvas un titolo chiaro e un proprietario. Aggiungete tag, sezione e collaboratori dove opportuno.

La creazione dal Calendario è indicata per pubblicazioni di contenuti, checklist di lancio, riunioni di revisione o follow-up pianificati. Dopo la creazione, passate a Elenco o Kanban per verificare che il canvas si trovi nella sezione corretta o nella fase di flusso di lavoro prevista.

Se non riuscite a effettuare la creazione dal Calendario, potreste non disporre dei permessi di modifica o la visualizzazione Calendario potrebbe non supportare la creazione nello stato attuale. In tal caso, create il canvas da Elenco o Kanban e inserite la data da lì, quindi consultate Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas se l'azione manca ovunque.

Spostare o riprogrammare i canvas

Se il vostro ruolo lo consente, aggiornate la data dai dettagli del canvas o dalle opzioni del Calendario. Se è disponibile la riprogrammazione tramite trascinamento (drag-and-drop), utilizzatela con attenzione e confermate la nuova data. Gli spostamenti nel Calendario possono influire sulle aspettative del team, in particolare in prossimità di lanci o scadenze con i clienti.

Quando riprogrammate un canvas, lasciate un commento o aggiornate il canvas se la motivazione è rilevante. Una modifica silenziosa della data può confondere revisori e proprietari.

Se il canvas contiene materiali da revisionare, verificate che il lavoro interno corrisponda ancora alla nuova data e al piano d'azione previsto.

Utilizzare i filtri nella visualizzazione Calendario

I filtri del Calendario consentono di focalizzare la visualizzazione per proprietario, tag del canvas, stato, team o intervallo di date. Sono utili quando un calendario di lancio include troppi canvas o quando ogni team vuole consultare la propria pianificazione.

Ricordate che i filtri nascondono anche canvas validi. Un calendario filtrato per Design non mostrerà i canvas relativi alla revisione legale. Un calendario filtrato per Miei non mostrerà le scadenze dei colleghi. Azzerate i filtri prima di concludere che un lavoro sia mancante.

Per informazioni sul funzionamento dei filtri, consultate Utilizzare tag e filtri.

Interpretare i risultati del calendario con attenzione

Una giornata densa di impegni può indicare una concentrazione eccessiva di scadenze simultanee oppure che il team stia utilizzando una determinata data come segnaposto provvisorio. Aprite i canvas interessati e verificate se la data inserita sia reale.

Una giornata vuota non significa che nessuno stia lavorando. Potrebbe indicare semplicemente che i canvas non presentano date di scadenza o che le attività vengono monitorate in un altro progetto.

I canvas scaduti dovrebbero essere esaminati insieme ai relativi proprietari. Se una scadenza non è più rilevante, rimuovetela o aggiornatela per garantire che il Calendario mantenga la propria utilità.

Utilizzare il calendario per la pianificazione dei lanci

Per un lancio, la visualizzazione Calendario aiuta a verificare se i canvas relativi a strategia, creatività, aspetti legali, QA, note di rilascio e attività del giorno del lancio sono distribuiti in modo realistico. Inserite le date di revisione prima del giorno del lancio definitivo. Aggiungete canvas di follow-up dopo il lancio per evitare che retrospettiva e analisi delle metriche spariscano.

Abbinate il Calendario alla visualizzazione Kanban. La bacheca Kanban mostra la fase del flusso di lavoro, mentre il Calendario indica le tempistiche. Un canvas può scadere domani ed essere ancora bloccato in fase di revisione: questo è esattamente il tipo di rischio che un team di lancio deve poter individuare subito.

Per un esempio end-to-end, consultate Pianificare un lancio.

Autorizzazioni e modifica

In alcuni casi potete visualizzare il calendario senza poter modificare le date. Se le modifiche alle date non sono disponibili o non vanno a buon fine, verificate il vostro ruolo nel progetto. Il progetto potrebbe essere in sola lettura, archiviato o condiviso con autorizzazioni limitate.

Se potete modificare il progetto ma non riuscite ad aprire i singoli canvas al suo interno, le autorizzazioni per i canvas potrebbero essere distinte da quelle del progetto complessivo. Consultate la guida Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas.

Risolvere i problemi della visualizzazione Calendario

Se un canvas non appare nel Calendario, controllate che abbia una data, che non sia nascosto da filtri e che l'intervallo di date visualizzato sia quello corretto. Poi passate a Elenco e cercate il titolo del canvas.

Se un canvas appare nel giorno sbagliato, apritelo e controllate il campo data. Se il progetto supporta più campi data, verificate se il Calendario mostra le date di scadenza o un altro tipo di data.

Se il Calendario appare vuoto per un utente ma non per un altro, confrontate filtri, spazio di lavoro, account e permessi del progetto.

Se i canvas con date sono scomparsi dopo un'eliminazione o una pulizia del progetto, controllate il Cestino e Quando un lavoro sembra mancante.