Utilizzare il calendario del progetto

La visualizzazione Calendario mostra le attività di progetto per data

Utilizzate il calendario di progetto quando la pianificazione temporale è l'aspetto principale da valutare. La visualizzazione Calendario vi aiuta a individuare quali canvas sono in scadenza, quando si svolgono le revisioni, dove si concentrano i sovraccarichi di lavoro e quali giorni sono privi di attività di progetto programmate.

La visualizzazione Calendario è particolarmente indicata per i lanci, i calendari editoriali, le scadenze con i clienti, gli eventi, le revisioni ricorrenti e per qualsiasi progetto in cui le date determinino le azioni del team. Non è tuttavia la visualizzazione ottimale per ogni tipo di canvas. Le attività di pianificazione prive di data potrebbero risultare più chiare nelle visualizzazioni Elenco o Kanban.

Il Calendario del progetto condivide lo stesso comportamento a griglia del Calendario dello spazio di lavoro, ma ha scopi diversi:

Per le nozioni di base sulle visualizzazioni, consultate Utilizzare le visualizzazioni di progetto. Per comprendere la differenza tra le date del progetto e quelle del canvas, consultate Date del progetto, stato e notifiche.

Aprire il calendario del progetto

Aprite il progetto, quindi passate alla visualizzazione Calendario. Se il calendario non è disponibile per il progetto, verificate se le opzioni di visualizzazione del progetto o il vostro ruolo lo consentano.

Il Calendario mostra i canvas del progetto dotati di date. A seconda della configurazione del progetto, tale data può corrispondere alla data di scadenza, a una data programmata o a un altro campo data utilizzato dalla visualizzazione. I canvas privi di data potrebbero non essere visibili sul Calendario.

Se il Calendario risulta vuoto, non presupponete che il progetto non contenga alcun canvas. Passate alla visualizzazione Elenco, azzerate i filtri e verificate se ai canvas siano state associate delle date.

Aggiungere date ai canvas

Aprite una riga di canvas o i dettagli del canvas e impostate la data di scadenza o il campo data pertinente. Utilizzate le date per la pianificazione reale, come scadenze, riunioni, date di pubblicazione, date di consegna, finestre di revisione, fasi del giorno di lancio o promemoria di follow-up.

Evitate date fittizie. Se a ogni canvas viene assegnata la stessa data arbitraria, il Calendario cessa di riflettere la realtà. Il Calendario deve invece aiutare il team a decidere quali elementi richiedano attenzione immediata.

Se un canvas copre diverse attività di lavoro concrete, valutate l'opportunità di utilizzare sotto-canvas o canvas di progetto distinti dotati di date specifiche, anziché un'unica scadenza generica.

Creare canvas dal calendario

Se il progetto lo consente, selezionate una data e aggiungete un canvas direttamente da quel giorno. Assegnate al canvas un titolo chiaro e un proprietario. Aggiungete tag, sezione e collaboratori dove opportuno.

La creazione dal Calendario è indicata per la pubblicazione di contenuti, liste di controllo per i lanci, riunioni di revisione o follow-up pianificati. Dopo la creazione, passate alla visualizzazione Elenco o Kanban per verificare che il canvas si trovi nella sezione corretta o nella fase di flusso di lavoro prevista.

Se non riuscite a effettuare la creazione dal Calendario, potreste non disporre dei permessi di modifica o la visualizzazione Calendario potrebbe non supportare la creazione nello stato attuale. In tal caso, create il canvas dalla visualizzazione Elenco o Kanban e inserite la data da lì, quindi consultate la guida Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas se l'azione dovesse mancare ovunque.

Spostare o riprogrammare i canvas

Se il vostro ruolo lo consente, aggiornate la data dai dettagli del canvas o dalle opzioni del Calendario. Se è disponibile la riprogrammazione tramite trascinamento (drag-and-drop), utilizzatela con attenzione e confermate la nuova data. Gli spostamenti nel Calendario possono influire sulle aspettative del team, in particolare in prossimità di lanci o scadenze con i clienti.

Quando riprogrammate un canvas, lasciate un Commento o aggiornate il canvas se la motivazione è rilevante. Una modifica silenziosa della data può confondere i revisori e i proprietari interessati.

Se il canvas contiene materiali da revisionare, verificate che il lavoro interno corrisponda ancora alla nuova data e al piano d'azione previsto.

Utilizzare i filtri nella visualizzazione Calendario

I filtri del Calendario consentono di focalizzare la visualizzazione per proprietario, tag del canvas, stato, team o intervallo di date. Questa funzione è utile quando un calendario di lancio include troppi canvas o quando ciascun team desidera consultare la propria pianificazione specifica.

Ricordate che i filtri nascondono i canvas validi. Un calendario filtrato per Design non mostrerà i canvas relativi alla revisione legale. Un calendario filtrato per Miei non mostrerà le scadenze dei colleghi. Azzerate i filtri prima di concludere che un elemento di lavoro sia mancante.

Per informazioni sul funzionamento dei filtri, consultate Utilizzare tag e filtri.

Interpretare i risultati del calendario con attenzione

Una giornata densa di impegni può indicare una concentrazione eccessiva di scadenze simultanee oppure che il team stia utilizzando una determinata data come segnaposto provvisorio. Aprite i canvas interessati e verificate se la data inserita sia reale.

Una giornata vuota non significa che nessuno stia lavorando. Potrebbe indicare semplicemente che i canvas non presentano date di scadenza o che le attività vengono monitorate in un altro progetto.

I canvas scaduti dovrebbero essere esaminati insieme ai relativi proprietari. Se una scadenza non è più rilevante, rimuovetela o aggiornatela per garantire che il Calendario mantenga la propria utilità.

Utilizzare il calendario per la pianificazione dei lanci

Per la gestione di un lancio, la visualizzazione Calendario aiuta a verificare se i canvas relativi a strategia, creatività, aspetti legali, QA, note di rilascio e attività del giorno del lancio siano distribuiti in modo realistico. Inserite le date di revisione prima del giorno del lancio definitivo. Aggiungete canvas di follow-up successivi al lancio per evitare che le attività di retrospettiva e l'analisi delle metriche vengano trascurate.

Abbinate il Calendario alla visualizzazione Kanban. La bacheca Kanban mostra la fase del flusso di lavoro, mentre il Calendario indica le tempistiche. Un canvas può scadere domani ed essere ancora bloccato in fase di revisione: questo è esattamente il tipo di rischio che un team di lancio deve poter individuare subito.

Per un esempio dettagliato e completo, consultate la guida Pianificare un lancio.

Autorizzazioni e modifica

In alcuni casi, potrebbe essere possibile visualizzare il calendario senza disporre dei permessi per modificare le date. Se non riuscite ad apportare modifiche alle date o se l'operazione non va a buon fine, verificate il vostro ruolo all'interno del progetto. Il progetto potrebbe essere impostato in modalità sola lettura, archiviato o condiviso con autorizzazioni limitate.

Se potete modificare il progetto ma non riuscite ad aprire i singoli canvas al suo interno, le autorizzazioni per i canvas potrebbero essere distinte da quelle del progetto complessivo. Consultate la guida Risolvere i problemi di accesso a progetti e canvas.

Risoluzione dei problemi della visualizzazione Calendario

Nel caso in cui riscontriate anomalie nell'utilizzo del calendario, consultate le seguenti soluzioni rapide:

• Un canvas non viene visualizzato nel Calendario:

  • Verificate che al canvas sia stata associata una data valida.
  • Controllate se vi sono filtri attivi che nascondono l'elemento.
  • Assicuratevi di aver selezionato l'intervallo di date corretto.
  • Passate alla visualizzazione Elenco e utilizzate lo strumento Cerca per trovare il titolo del canvas.

• Un canvas appare nel giorno errato:

  • Aprite il canvas e verificate il valore inserito nel campo data.
  • Se il progetto supporta più campi data, controllate se il Calendario sia impostato per mostrare le date di scadenza o un altro tipo di data.

• Il Calendario appare vuoto solo per alcuni utenti:

  • Confrontate i filtri attivi impostati dai diversi utenti.
  • Verificate che vi sia corrispondenza tra gli spazi di lavoro e gli account utilizzati.
  • Controllate i permessi di accesso al progetto per ciascun utente.

• I canvas con date sono scomparsi dopo un'eliminazione o pulizia del progetto:

  • Verificate il Cestino.
  • Consultate la guida su Quando un lavoro sembra mancante.