Utilizzare Google Calendar con il Calendario dello spazio di lavoro

Google Calendar aggiunge il contesto della pianificazione esterna

Utilizzate Google Calendar con ALLO quando la vostra pianificazione reale si trova già al di fuori di ALLO, ma il lavoro effettivo si svolge all'interno della piattaforma. Chiamate con i clienti, revisioni del design, verifiche settimanali, festività pubbliche, cicli di colloqui e riunioni di lancio possono essere visualizzati accanto ai canvases di ALLO, alle date dei progetti e alle Sessioni OKR.

Il collegamento non trasforma ALLO in un editor completo di Google Calendar, ma assegna al Calendario dello spazio di lavoro alcune funzioni specifiche:

• leggere gli eventi di Google collegati nel Calendario dello spazio di lavoro
• consentirvi di scegliere quali calendari di Google visualizzare
• aprire l'evento originale in Google Calendar
• aprire o creare un canvas correlato quando un evento richiede il collegamento a un'attività di ALLO

Il canvas correlato offre uno spazio dedicato alla riunione per inserire note, riferimenti, feedback e attività di follow-up.

Disponibilità

Collegare Google Calendar

Aprite le impostazioni dello spazio di lavoro, quindi individuate le impostazioni dell'app o dell'integrazione di Google Calendar. Collegate l'account Google da cui desiderate che ALLO legga i dati.

Dopo il collegamento, ALLO mostrerà i calendari a cui Google consente l'accesso al vostro account. Scegliete i calendari che desiderate includere in ALLO. Non è necessario selezionarli tutti. Ad esempio, potete collegare il calendario di lavoro, un calendario di lancio condiviso e un calendario rivolto ai clienti, escludendo i calendari personali.

Se le impostazioni di Google Calendar non sono visibili, l'integrazione potrebbe non essere abilitata nel vostro spazio di lavoro, il vostro ruolo potrebbe non consentire l'accesso alle impostazioni delle app, oppure lo spazio di lavoro potrebbe richiedere che un amministratore colleghi l'app preventivamente.

Scegliere le sorgenti di Google nel Calendario dello spazio di lavoro

Aprite il Calendario dello spazio di lavoro. Nella barra laterale delle sorgenti, i calendari di Google appariranno sotto la sezione Google Calendar dopo essere stati collegati e selezionati nelle impostazioni di integrazione.

La selezione della sorgente all'interno del Calendario dello spazio di lavoro controlla ciò che è visibile nella vista di pianificazione corrente, ma non scollega Google Calendar.

Utilizzate i filtri delle sorgenti quando dovete rispondere a una domanda specifica:

Leggere gli eventi di Google in ALLO

Gli eventi di Google vengono visualizzati come eventi di Google Calendar, non come canvases di progetto. Possono avere un titolo, un orario, uno stato di giornata intera, il nome del calendario, la posizione e il collegamento a Google Calendar.

Gli eventi di Google sono in sola lettura su ALLO. Potete modificare il titolo, l'orario, i partecipanti, la ricorrenza, la posizione o la visibilità lato Google direttamente all'interno di Google Calendar. ALLO non consente il trascinamento, il ridimensionamento o la modifica degli eventi di Google, a meno che non esista un percorso di scrittura dedicato verso Google.

Gli eventi dei canvas di ALLO sono differenti. Se trascinate o ridimensionate un evento del canvas di ALLO nel Calendario dello spazio di lavoro e disponete dell'accesso in scrittura, ALLO aggiornerà la data del canvas. Questa operazione non modifica l'evento di Google.

Eventi di Google collegati e non collegati

Un evento di Google può essere collegato a un canvas di ALLO, oppure può rimanere un evento esterno senza alcun canvas di ALLO associato.

Utilizzate un canvas di ALLO collegato quando la riunione richiede un contesto che deve essere conservato dopo la chiamata: ordini del giorno, screenshot, riferimenti creativi, decisioni, commenti, note di consegna o attività operative. L'evento di Google indica alle persone quando si svolge la riunione, mentre il canvas di ALLO ospita il lavoro effettivo.

Aprire o creare un canvas di ALLO da un evento di Google

Quando un evento di Google prevede un'azione su ALLO, aprite l'evento dal Calendario dello spazio di lavoro. ALLO verifica se un canvas è già collegato a tale evento di Google. Se il canvas esiste, ALLO lo apre. Se non esiste alcun canvas, ALLO può crearne uno utilizzando il titolo dell'evento di Google e collegarlo all'evento.

Questo è particolarmente utile per le revisioni ricorrenti e le chiamate con i clienti. È possibile mantenere l'evento su Google Calendar e al contempo utilizzare ALLO per il lavoro di supporto: raccogliere i riferimenti prima della riunione, esaminare gli elementi visivi durante la chiamata e redigere la decisione finale al termine.

L'accesso segue comunque le regole di entrambi i sistemi:

Se un collega riesce a visualizzare l'evento di Google ma non può aprire il canvas di ALLO, condividete il canvas con lui o verificate l'accesso allo spazio di lavoro e al canvas. Se un collega può aprire il canvas ma non riesce a visualizzare l'evento di Google, verificate la condivisione su Google Calendar.

Utilizzare Google Calendar con la sezione Oggi

La sezione Oggi offre una breve anteprima giornaliera nella Home. Il Calendario dello spazio di lavoro rappresenta invece la schermata di pianificazione completa.

Se un evento di Google collegato fa parte del lavoro della giornata, può aiutare a explicarne la comparsa o perché la giornata sia così densa di impegni. Aprite il Calendario dello spazio di lavoro quando avete la necessità di consultare le date circostanti, cambiare le sorgenti o individuare il canvas di ALLO collegato a una riunione.

Se un evento di Google non viene visualizzato dove previsto, verificate il Calendario dello spazio di lavoro prima di presumere che la sezione Oggi contenga errori. L'evento potrebbe trovarsi su un altro calendario di Google, al di fuori dell'intervallo di date visibile, essere nascosto dalla selezione delle sorgenti o non essere collegato nello spazio di lavoro corrente.

Cosa non prevede la sincronizzazione di Google Calendar

L'integrazione con Google Calendar non sostituisce la pianificazione bidirezionale su Google Calendar.

Questa separazione è intenzionale: consente di mantenere Google Calendar responsabile della pianificazione delle reuni e ALLO del lavoro visivo, dei commenti, delle decisioni e dei canvases collegati a tale pianificazione.

Risoluzione dei problemi

I calendari di Google non vengono visualizzati

• Verificate di aver aperto le impostazioni di integrazione di Google Calendar.
• Confermate che l'account sia effettivamente collegato.
• Verificate che l'elenco dei calendari venga caricato correttamente.
• Accertatevi che sia selezionato almeno un calendario.

Il Calendario dello spazio di lavoro mostra il lavoro su ALLO ma nessun evento di Google

• Controllate la sezione della sorgente di Google Calendar.
• Verificate l'intervallo di date selezionato.
• Controllate l'account collegato e i calendari selezionati nelle impostazioni.
• Una sorgente nascosta può far apparire vuoto un calendario configurato correttamente.

Un evento di Google viene visualizzato ma non si apre in ALLO Provate innanzitutto ad aprire l'evento direttamente all'interno di Google Calendar. Se l'azione su ALLO continua a non funzionare, le cause probabili sono:

• L'evento non dispone di un ID evento di Google stabile.
• ALLO non è in grado di creare il canvas correlato.
• L'accesso al vostro spazio di lavoro non consente la creazione del canvas risultante.

Se l'azione su ALLO non va a buon fine anche dopo l'apertura dell'evento in Google Calendar, utilizzate la guida Contattare il supporto con i dettagli corretti.

Un evento di Google si trova nel giorno o nell'ora sbagliati

• Modificate l'evento direttamente in Google Calendar.
• Se necessario, aggiornate il calendario collegato.
• Il Calendario dello spazio di lavoro mostra esattamente la data e l'ora che riceve da Google per l'intervallo selezionato.

Un utente visualizza un evento di Google mentre un altro non lo vede Confrontate i seguenti elementi tra i membri del team:

• Autorizzazioni dell'account Google.
• Spazio di lavoro attivo.
• Calendari collegati.
• Selezione delle sorgenti nel Calendario dello spazio di lavoro.
• Livello di accesso al canvas di ALLO collegato.