Utiliser Google Calendar avec le Calendrier de l'espace de travail

Google Calendar apporte un contexte de planification externe

Utilisez Google Calendar avec ALLO lorsque votre emploi du temps réel se trouve déjà en dehors d'ALLO, mais que le travail s'effectue au sein de la plateforme. Les appels clients, les revues de conception, les points hebdomadaires, les jours fériés, les sessions d'entretien et les réunions de lancement peuvent s'afficher aux côtés des canvas ALLO, des dates de projet et des sessions d'OKR.

Cette intégration ne transforme pas ALLO en un éditeur complet de Google Calendar. Elle attribue au Calendrier de l'espace de travail quelques rôles spécifiques :

• lire les événements Google connectés dans le Calendrier de l'espace de travail
• vous permettre de choisir les calendriers Google à afficher
• ouvrir l'événement d'origine dans Google Calendar
• ouvrir ou créer un canvas associé lorsqu'un événement nécessite d'y lier du travail ALLO

Ce canvas associé offre à la réunion un espace dédié aux notes, aux références, aux retours et aux suivis.

Disponibilité

Connecter Google Calendar

Ouvrez les paramètres de l'espace de travail, puis recherchez l'application Google Calendar ou les paramètres d'intégration. Connectez le compte Google que vous souhaitez qu'ALLO lise.

Une fois la connexion établie, ALLO affiche les calendriers auxquels Google autorise l'accès pour votre compte. Choisissez les calendriers que vous souhaitez qu'ALLO intègre. Vous n'êtes pas obligé de sélectionner tous vos calendriers. Par exemple, vous pouvez connecter votre calendrier professionnel, un calendrier de lancement partagé et un calendrier destiné aux clients, tout en laissant de côté vos calendriers personnels.

Si les paramètres de Google Calendar ne sont pas visibles, il est possible que l'intégration ne soit pas activée dans votre espace de travail, que votre rôle ne vous permette pas de gérer les paramètres des applications, ou qu'un administrateur doive d'abord connecter l'application pour l'espace de travail.

Choisir les sources Google dans le Calendrier de l'espace de travail

Ouvrez le Calendrier de l'espace de travail. Dans la barre latérale des sources, les calendriers Google apparaissent sous la section Google Calendar une fois qu'ils ont été connectés et sélectionnés dans les paramètres d'intégration.

La sélection des sources au sein du Calendrier de l'espace de travail détermine ce qui est visible dans la vue d'agenda actuelle. Elle ne déconnecte pas Google Calendar.

Utilisez les filtres de sources lorsque vous devez répondre à une question précise :

Lire les événements Google dans ALLO

Les événements Google apparaissent en tant qu'événements Google Calendar, et non sous la forme de canvas de projet. Ils peuvent disposer de leur propre titre, heure, statut d'événement sur la journée, nom de calendrier, lieu et lien Google Calendar.

Les événements Google sont en lecture seule dans ALLO. Modifiez le titre, l'heure, les participants, la récurrence, le lieu ou la visibilité de l'événement directement dans Google Calendar. ALLO ne propose pas d'option pour glisser, redimensionner ou modifier un événement Google, sauf si un chemin d'écriture dédié à Google existe.

Les événements de canvas ALLO fonctionnent différemment. Si vous faites glisser ou redimensionnez un événement de canvas ALLO dans le Calendrier de l'espace de travail et que vous disposez d'un accès en écriture, ALLO met à jour la date du canvas. Cela ne modifie pas l'événement Google.

Événements Google liés et non liés

Un événement Google peut être lié à un canvas ALLO, ou il peut rester un événement externe sans aucun canvas ALLO associé pour le moment.

Utilisez un canvas ALLO lié lorsque la réunion nécessite un contexte qui doit subsister après l'appel : ordres du jour, captures d'écran, références créatives, décisions, commentaires, notes de transfert ou plans d'action. L'événement Google indique aux participants quand la réunion a lieu. Le canvas ALLO héberge le travail.

Ouvrir ou créer un canvas ALLO depuis un événement Google

Lorsqu'un événement Google est associé à une action ALLO, ouvrez-le depuis le Calendrier de l'espace de travail. ALLO vérifie si un canvas est déjà connecté à cet événement Google. Si un canvas existe, ALLO l'ouvre. Si aucun canvas n'existe, ALLO peut en créer un en utilisant le titre de l'événement Google et le connecter à cet événement.

Cette fonctionnalité est utile pour les revues récurrentes et les appels clients. Vous pouvez conserver l'événement dans Google Calendar tout en utilisant ALLO pour le travail qui s'articule autour : rassembler des références avant la réunion, examiner des visuels pendant la réunion et consigner la décision finale par écrit après coup.

L'accès dépend des règles des deux systèmes :

Si un collaborateur peut voir l'événement Google mais ne peut pas ouvrir le canvas ALLO, partagez le canvas avec lui ou consultez la section Accès à l'espace de travail et au canvas. Si un collaborateur peut ouvrir le canvas mais ne peut pas voir l'événement Google, vérifiez les paramètres de partage de Google Calendar.

Utiliser Google Calendar avec l'espace Aujourd'hui

L'espace Aujourd'hui offre un aperçu quotidien rapide sur l'Accueil. Le Calendrier de l'espace de travail constitue l'interface d'agenda complète.

Si un événement Google connecté fait partie de votre journée de travail, cela peut expliquer pourquoi un élément s'affiche dans Aujourd'hui ou pourquoi votre journée est chargée. Ouvrez le Calendrier de l'espace de travail lorsque vous avez besoin de consulter les dates adjacentes, de changer de source ou de trouver le canvas ALLO connecté à une réunion.

Si un événement Google n'apparaît pas là où vous l'attendez, vérifiez le Calendrier de l'espace de travail avant de supposer que l'espace Aujourd'hui comporte une erreur. L'événement peut se trouver sur un autre calendrier Google, en dehors de la plage de dates visible, masqué par vos filtres de sources ou non connecté à l'espace de travail actuel.

Ce que la synchronisation Google Calendar ne fait pas

La synchronisation avec Google Calendar ne remplace pas une planification bidirectionnelle complète.

Cette séparation est délibérée. Elle permet à Google Calendar de rester le point d'ancrage de la planification des réunions, tandis qu'ALLO conserve la responsabilité du travail visuel, des commentaires, des décisions et des canvas connectés à cet emploi du temps.

Résolution des problèmes

Si les calendriers Google n'apparaissent pas, ouvrez les paramètres de l'intégration Google Calendar et vérifiez que le compte est connecté, que la liste des calendriers se charge et qu'au moins un calendrier est sélectionné.

Si le Calendrier de l'espace de travail affiche le travail ALLO mais aucun événement Google, vérifiez la section des sources Google Calendar, la plage de dates sélectionnée, le compte connecté et les calendriers sélectionnés. Une source masquée suffit à donner l'impression qu'un calendrier en bon état est vide.

Si un événement Google s'affiche mais ne s'ouvre pas dans ALLO, essayez d'abord de l'ouvrir dans Google Calendar. Si l'action ALLO échoue toujours, les causes sont généralement les suivantes :

• l'événement n'a pas d'identifiant Google stable
• ALLO ne parvient pas à créer le canvas associé
• vos droits dans l'espace de travail ne permettent pas d'accéder au canvas créé

Utilisez Contacter le support avec les bonnes informations si l'action ALLO échoue encore alors que l'événement s'ouvre dans Google.

Si un événement Google apparaît au mauvais jour ou à la mauvaise heure, modifiez-le dans Google Calendar. Le Calendrier de l'espace de travail affiche la date et l'heure qu'il reçoit de Google pour la plage sélectionnée.

Si une personne voit un événement Google et qu'une autre ne le voit pas, comparez les autorisations des comptes Google, l'espace de travail, les calendriers connectés, les sources sélectionnées dans le Calendrier de l'espace de travail et l'accès au canvas ALLO associé.