Google Kalender mit dem Workspace-Kalender verwenden

Google Kalender fügt externen Terminplan-Kontext hinzu

Verwenden Sie den Google Kalender mit ALLO, wenn sich Ihr tatsächlicher Terminplan bereits außerhalb von ALLO befindet, die Arbeit jedoch innerhalb von ALLO stattfindet. Kundenanrufe, Design-Reviews, wöchentliche Check-ins, Feiertage, Interview-Runden und Launch-Meetings können neben ALLO-Canvases, Projektdaten und OKR-Sitzungen angezeigt werden.

Die Verbindung macht ALLO nicht zu einem vollständigen Editor für den Google Kalender. ALLO liest verbundene Google-Termine in den Workspace-Kalender ein, lässt Sie auswählen, welche Google-Kalender angezeigt werden, und kann den ursprünglichen Termin im Google Kalender öffnen. Wenn ein Termin mit einer ALLO-Arbeit verknüpft werden soll, kann ALLO ein zugehöriges Canvas öffnen oder erstellen. So erhält das Meeting einen festen Ort für Notizen, Referenzen, Feedback und Nachbereitungen.

Verfügbarkeit

Google Kalender verbinden

Öffnen Sie die Workspace-Einstellungen und suchen Sie nach der Google Kalender-App oder den Integrationseinstellungen. Verbinden Sie das Google-Konto, aus dem ALLO Daten lesen soll.

Nach dem Verbinden zeigt ALLO die Kalender an, auf die Google Ihrem Konto Zugriff gewährt. Wählen Sie die Kalender aus, die ALLO einbeziehen soll. Sie müssen nicht jeden Kalender auswählen. Beispielsweise können Sie Ihren Arbeitskalender, einen gemeinsamen Launch-Kalender und einen kundenorientierten Kalender verbinden, während Sie persönliche Kalender unberücksichtigt lassen.

Wenn die Google Kalender-Einstellungen nicht sichtbar sind, ist die Integration in Ihrem Workspace möglicherweise nicht aktiviert, Ihre Rolle erlaubt keine App-Einstellungen oder der Workspace erfordert, dass ein Administrator die App zuerst verbindet.

Google-Quellen im Workspace-Kalender auswählen

Öffnen Sie den Workspace-Kalender. Nach dem Verbinden und Auswählen in den Integrationseinstellungen werden die Google-Kalender in der Quellen-Seitenleiste unter dem Bereich „Google Kalender“ angezeigt.

Die Quellenauswahl im Workspace-Kalender steuert, was in der aktuellen Terminplan-Ansicht sichtbar ist. Sie trennt die Verbindung zum Google Kalender nicht. Wenn Sie eine Google-Quelle im Workspace-Kalender abwählen, wird diese Quelle im Raster ausgeblendet, bis Sie sie erneut auswählen. Wenn Sie sie aus den Google Kalender-Integrationseinstellungen entfernen, ist sie nicht mehr Teil der Liste der verbundenen Quellen.

Verwenden Sie Quellenfilter, wenn Sie eine bestimmte Frage beantworten möchten:

Google-Termine in ALLO lesen

Google-Termine werden als Google Kalender-Termine und nicht als Projekt-Canvases angezeigt. Sie können über einen eigenen Titel, eine eigene Uhrzeit, einen ganztägigen Status, einen Kalendernamen, einen Ort und einen Google Kalender-Link verfügen.

Google-Termine sind in ALLO schreibgeschützt. Ändern Sie den Titel, die Uhrzeit, die Teilnehmer, die Wiederholung, den Ort oder die Sichtbarkeit auf Google-Seite direkt im Google Kalender. ALLO bietet kein Verschieben per Drag-and-Drop, keine Größenänderung und keine Bearbeitung von Google-Terminen an, es sei denn, es ist ein dedizierter Google-Schreibpfad eingerichtet.

ALLO-Canvas-Termine verhalten sich anders. Wenn Sie einen ALLO-Canvas-Termin im Workspace-Kalender verschieben oder in der Größe ändern und über Schreibzugriff verfügen, aktualisiert ALLO das Canvas-Datum. Dadurch wird kein Google-Termin bearbeitet.

Verknüpfte und nicht verknüpfte Google-Termine

Ein Google-Termin kann mit einem ALLO-Canvas verknüpft sein oder ein externer Termin ohne zugehöriges ALLO-Canvas bleiben.

Verwenden Sie ein verknüpftes ALLO-Canvas, wenn das Meeting Kontext erfordert, der auch nach dem Anruf erhalten bleiben soll: Agenden, Screenshots, kreative Referenzen, Entscheidungen, Kommentare, Übergabenotizen oder Aktionspunkte. Der Google-Termin informiert darüber, wann das Meeting stattfindet. Das ALLO-Canvas enthält die eigentliche Arbeit.

Ein ALLO-Canvas aus einem Google-Termin öffnen oder erstellen

Wenn für einen Google-Termin eine ALLO-Aktion verfügbar ist, öffnen Sie diese im Workspace-Kalender. ALLO prüft, ob bereits ein Canvas mit diesem Google-Termin verknüpft ist. Wenn ein Canvas vorhanden ist, öffnet ALLO dieses. Falls kein Canvas existiert, kann ALLO ein neues Canvas mit dem Titel des Google-Termins erstellen und mit dem Termin verknüpfen.

Dies ist nützlich für wiederkehrende Besprechungen und Kundenanrufe. Sie können den Termin im Google Kalender belassen und ALLO für die dazugehörige Arbeit nutzen: Sammeln von Referenzen vor dem Meeting, Überprüfen von Bildmaterial während des Meetings und Dokumentieren der Entscheidung im Anschluss.

Der Zugriff unterliegt weiterhin beiden Systemen:

Wenn ein Teammitglied den Google-Termin sehen, aber das ALLO-Canvas nicht öffnen kann, teilen Sie das Canvas mit ihm oder überprüfen Sie den Workspace- und Canvas-Zugriff. Wenn ein Teammitglied das Canvas öffnen, aber den Google-Termin nicht sehen kann, überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen im Google Kalender.

Google Kalender mit der Ansicht „Heute“ verwenden

Die Ansicht Heute bietet eine kurze tägliche Vorschau auf der Startseite (Home). Der Workspace-Kalender ist die vollständige Terminplan-Oberfläche.

Wenn ein verbundener Google-Termin Teil der Tagesarbeit ist, kann dies erklären, warum ein Element in der Ansicht „Heute“ angezeigt wird oder warum der Tag ausgelastet erscheint. Öffnen Sie den Workspace-Kalender, wenn Sie angrenzende Daten sehen, Quellen wechseln oder das mit einem Meeting verknüpfte ALLO-Canvas finden möchten.

Wenn ein Google-Termin nicht an der erwarteten Stelle angezeigt wird, überprüfen Sie den Workspace-Kalender, bevor Sie davon ausgehen, dass die Ansicht „Heute“ fehlerhaft ist. Der Termin befindet sich möglicherweise in einem anderen Google-Kalender, liegt außerhalb des sichtbaren Datumsbereichs, wurde durch die Quellenauswahl herausgefiltert oder ist im aktuellen Workspace nicht verbunden.

Was die Google Kalender-Synchronisierung nicht leistet

Die Google Kalender-Integration ist kein bidirektionaler Ersatz für die Terminplanung im Google Kalender.

Diese Trennung ist beabsichtigt. Der Google Kalender bleibt für die Terminplanung von Meetings zuständig, während ALLO für die visuelle Arbeit, Kommentare, Entscheidungen und die mit diesem Zeitplan verknüpften Canvases verantwortlich ist.

Fehlerbehebung

• Google-Kalender werden nicht angezeigt:

  • Öffnen Sie die Google Kalender-Integrationseinstellungen.
  • Vergewissern Sie sich, dass das Konto verbunden ist.
  • Prüfen Sie, ob die Kalenderliste geladen wird und mindestens ein Kalender ausgewählt ist.

• Der Workspace-Kalender zeigt ALLO-Inhalte, aber keine Google-Termine an:

  • Überprüfen Sie den Bereich für Google Kalender-Quellen.
  • Überprüfen Sie den ausgewählten Datumsbereich, das verbundene Konto und die ausgewählten Kalender.
  • Eine ausgeblendete Quelle kann dazu führen, dass ein voll funktionsfähiger Kalender leer erscheint.

• Ein Google-Termin wird angezeigt, lässt sich in ALLO jedoch nicht öffnen:

  • Der Termin verfügt möglicherweise über keine stabile Google-Termin-ID.
  • ALLO kann das zugehörige Canvas eventuell nicht erstellen.
  • Ihr Workspace-Zugriff erlaubt das resultierende Canvas eventuell nicht.
  • Lösung: Versuchen Sie zuerst, den Termin im Google Kalender zu öffnen. Wenn die Aktion in ALLO weiterhin fehlschlägt, nutzen Sie bitte Support mit den richtigen Details kontaktieren.

• Ein Google-Termin wird am falschen Tag oder zur falschen Uhrzeit angezeigt:

  • Bearbeiten Sie den Termin im Google Kalender.
  • Aktualisieren Sie bei Bedarf den verbundenen Kalender. Der Workspace-Kalender zeigt das Datum und die Uhrzeit an, die er von Google für den ausgewählten Zeitraum erhält.

• Eine Person sieht einen Google-Termin, eine andere hingegen nicht:

  • Vergleichen Sie die Berechtigungen der Google-Konten.
  • Überprüfen Sie den Workspace, die verbundenen Kalender sowie die Quellenauswahl im Workspace-Kalender.
  • Stellen Sie sicher, dass Zugriff auf das verknüpte ALLO-Canvas besteht.