Google カレンダーをワークスペースカレンダーと連携して使用する

Google カレンダーによる外部スケジュールのコンテキスト追加

実際のスケジュール管理は ALLO の外部で行っているものの、実際の作業は ALLO 内で進めている場合に、Google カレンダーと ALLO を連携して使用すると便利です。顧客との会議、デザインレビュー、週次の進捗確認、祝日、採用面接のスケジュール、およびリリース会議などを、ALLO のキャンバス、プロジェクトの期日、OKRセッションと並べて表示できます。

この連携機能は、ALLO を完全な Google カレンダーのエディターにするものではありません。ALLO は連携された Google カレンダーのイベントをワークスペースカレンダーに読み込み、表示するカレンダーの選択や、Google カレンダーで元のイベントを開く機能を提供します。イベントに ALLO での作業を紐付けたい場合、ALLO は関連するキャンバスを開くか新規作成できるため、ミーティングのメモ、参考資料、フィードバック、フォローアップなどの作業スペースを確保できます。

利用要件

Google カレンダーの連携手順

ワークスペース設定を開き、Google カレンダーのアプリ設定または連携設定を見つけます。ALLO に読み込ませたい Google アカウントを連携します。

連携が完了すると、ALLO は Google アカウントでアクセス可能なカレンダーの一覧を表示します。ALLO に取り込みたいカレンダーを選択します。すべてのカレンダーを選択する必要はありません。たとえば、仕事用カレンダー、共有のリリーススケジュール、顧客対応用カレンダーのみを連携し、個人のカレンダーは除外するといった設定が可能です。

Google カレンダーの設定が表示されない場合は、ワークスペースで連携機能が有効になっていないか、ご自身の役割（ロール）でアプリ設定の権限が制限されているか、あるいは管理者が事前にアプリを連携する必要がある可能性があります。

ワークスペースカレンダーでの Google ソースの選択

ワークスペースカレンダーを開きます。連携設定でカレンダーが接続・選択されると、サイドバーのソース一覧にある「Google カレンダー」セクションに表示されます。

ワークスペースカレンダー内でのソース選択は、現在のスケジュール画面の表示・非表示を切り替えるためだけの機能です。この操作によって Google カレンダーの連携自体が解除されることはありません。ワークスペースカレンダー上で Google のソースのチェックを外すと、再度選択するまでカレンダーのグリッド上から非表示になります。Google カレンダーの連携設定から削除した場合は、連携ソースのリスト自体から除外されます。

特定の情報を絞り込んで確認したい場合は、以下のソースフィルターを活用してください。

ALLO での Google イベントの確認

Google カレンダーのイベントは、プロジェクトキャンバスとしてではなく、Google カレンダーイベントとして表示されます。イベントには、独自のタイトル、日時、終日設定、カレンダー名、場所、および Google カレンダーへのリンクを設定できます。

Google カレンダーのイベントは、ALLO 上では読み取り専用（リードオンリー）となります。イベントのタイトル、時間、参加者、繰り返し設定、場所、または Google 側の公開設定を変更するには、Google カレンダー側で編集を行ってください。専用の書き込み経路（書き込み連携）が設定されていない限り、ALLO 上でのドラッグ操作による移動、リサイズ、または Google イベントの直接編集は行えません。

ALLO のキャンバスイベントは仕様が異なります。ワークスペースカレンダー上で ALLO のキャンバスイベントをドラッグまたはリサイズする際、書き込み権限をお持ちであれば、ALLO 側でキャンバスの日付が更新されます。この操作によって Google カレンダー側のイベントが編集されることはありません。

リンク済みおよび未リンクの Google イベント

Google カレンダーのイベントは、ALLO のキャンバスにリンクさせることも、ALLO のキャンバスを持たない外部イベントのままにしておくことも可能です。

アジェンダ、スクリーンショット、クリエイティブ資料、決定事項、コメント、引き継ぎメモ、アクションアイテムなど、ミーティング終了後も残しておくべきコンテキストが必要な場合は、リンクされた ALLO キャンバスをご活用ください。Google イベントは会議の開催日時を伝え、ALLO キャンバスは実際の成果物を保管します。

Google イベントから ALLO キャンバスを開く・新規作成する

Google イベントに対して ALLO の操作（アクション）を行う場合は、ワークスペースカレンダーから該当のイベントを開きます。ALLO は、その Google イベントにキャンバスがすでに連携されているかどうかを自動的にチェックします。連携済みのキャンバスが存在する場合は、そのキャンバスを開きます。キャンバスが存在しない場合は、Google イベントのタイトルを流用して新しいキャンバスを作成し、イベントに自動連携することができます。

これは、定期的なレビュー会議や顧客との打ち合わせに非常に便利です。予定自体は Google カレンダー上で管理しながら、ミーティング前の参考資料の収集、会議中のビジュアル素材のレビュー、終了後の決定事項の書き込みといった、その予定に付随する一連の作業に ALLO を活用できます。

アクセス権限は、依然として双方のシステムの設定に従います。

チームメンバーが Google イベントを確認できるものの、ALLO のキャンバスを開けない場合は、該当するキャンバスを共有するか、ワークスペースとキャンバスのアクセス権限をご確認ください。キャンバスは開けるものの Google イベントを確認できない場合は、Google カレンダーの共有設定をご確認ください。

「本日」エリアでの Google カレンダーの利用

「本日」エリアは、ホーム画面上でその日の簡易的なプレビューを提供します。これに対して、ワークスペースカレンダーはスケジュール全体を確認・管理するための画面です。

連携済みの Google イベントが当日のタスクに関連している場合、その予定がなぜ「本日」エリアに表示されているのか、あるいはその日のスケジュールがなぜ過密なのかを把握するのに役立ちます。前後の日付を確認したり、表示ソースを切り替えたり、ミーティングにリンクされている ALLO のキャンバスを探したりする場合は、ワークスペースカレンダーを開いてください。

Google イベントが想定した場所に表示されない場合は、「本日」エリアの不具合と判断する前に、ワークスペースカレンダーをご確認ください。該当のイベントが別の Google カレンダーに登録されている、表示対象外の日付範囲にある、ソース選択のフィルターによって非表示になっている、あるいは現在のワークスペースに連携されていないといった原因が考えられます。

Google カレンダー同期の対象外となる機能

Google カレンダーとの連携機能は、Google カレンダーに代わって双方向でスケジュールを完全に管理・置換するものではありません。

この切り分けは意図的な仕様です。Google カレンダーがミーティングのスケジュール調整を担い、ALLO はそのスケジュールに紐づくビジュアルワーク、コメント、決定事項、および各種キャンバスの管理を担う役割分担となっています。

トラブルシューティング

連携時の問題が発生した場合は、以下の対処方法をご確認ください。

• Google カレンダーの一覧が表示されない
  • 原因・対策: Google カレンダーの連携設定を開き、アカウントが正しく接続されているか確認してください。カレンダーリストが正常に読み込まれ、少なくとも1つのカレンダーにチェックが入っている（選択されている）ことを確認します。
• ワークスペースカレンダーに ALLO のワークは表示されるが、Google イベントが一切表示されない
  • 原因・対策: Google カレンダーのソース設定、選択されている日付範囲、接続中のアカウント、および選択されたカレンダーが正しいか確認してください。ソースが非表示（フィルター）になっている場合、正常に接続されていてもカレンダー上は空に見えることがあります。
• Google イベントは表示されるが、ALLO のキャンバスを開くことができない
  • 原因・対策: イベントに一意の Google イベント ID が存在しないか、ALLO 側での関連キャンバスの自動作成に失敗しているか、あるいはキャンバスへのワークスペースアクセス権限が不足している可能性があります。一度元の Google カレンダーでイベントが開けるか確認してください。それでも問題が解決しない場合は、サポート窓口へのお問い合わせをご利用ください。
• Google イベントの日時や曜日が正しく表示されない
  • 原因・対策: 元の Google カレンダーでイベント情報を編集し、必要に応じてカレンダーの同期（更新）を行ってください。ワークスペースカレンダーは、Google から受信した日付・時間情報をそのまま表示します。
• 一部のメンバーにのみ Google イベントが表示され、他のメンバーには表示されない
  • 原因・対策: 各メンバー間で、以下の設定や権限を比較・確認してください。
    • Google アカウントのアクセス権限
    • 所属しているワークスペース
    • 連携済みのカレンダー設定
    • ワークスペースカレンダーにおけるソースの選択状況
    • リンクされている ALLO キャンバスへのアクセス権限