Usare il Calendario dello spazio di lavoro

Il Calendario dello spazio di lavoro è la pianificazione dello spazio di lavoro

Utilizzate il Calendario dello spazio di lavoro quando desiderate visualizzare le attività pianificate nell'intero spazio di lavoro senza dover aprire un progetto alla volta. Il Calendario dello spazio di lavoro consente di mostrare in un unico luogo gli eventi dei canvas di ALLO, le date dei canvas di progetto, le Sessioni OKR e gli eventi di Google Calendar collegati.

Questo strumento si differenzia dal Calendario del progetto. Il Calendario del progetto appartiene a un singolo progetto, mentre il Calendario dello spazio di lavoro è la superficie di pianificazione a livello di spazio di lavoro.

Utilizzate il Calendario dello spazio di lavoro per rispondere a domande che superano i confini dei singoli progetti:

• Cosa è previsto per questa settimana?
• Quali progetti hanno attività programmate per venerdì?
• Qual è la prossima revisione OKR in programma?
• Quali riunioni di Google sono affiancate alle attività di ALLO?
• Quale sorgente sta sovraccaricando questa giornata?

Il Calendario dello spazio di lavoro rappresenta anche la visualizzazione approfondita che sta alla base della sezione Oggi nella Home. L'area Oggi è una breve anteprima giornaliera. Il Calendario dello spazio di lavoro è invece il luogo in cui è possibile modificare gli intervalli di date, filtrare le sorgenti, confrontare le settimane e verificare il motivo per cui un elemento compare o meno nella giornata odierna.

Disponibilità

Aprire il Calendario dello spazio di lavoro

Aprite il Calendario dello spazio di lavoro dal menu di navigazione dello spazio di lavoro. Nell'applicazione, il percorso del Calendario dello spazio di lavoro è separato dalle pagine dei progetti. A seconda del percorso che lo ha aperto, potreste visualizzare URL come /home/calendar o /calendars/..., ma l'interfaccia del prodotto è lo stesso calendario a livello di spazio di lavoro.

Il Calendario dello spazio di lavoro rileva lo spazio di lavoro attivo. Cambiando spazio di lavoro, cambieranno anche le sorgenti e gli eventi disponibili. Se un evento risulta mancante, verificate prima di tutto di trovarvi nello spazio di lavoro corretto.

Calendario dello spazio di lavoro e Calendario del progetto

Le due viste condividono gli stessi componenti della griglia del calendario, ma non rappresentano la stessa interfaccia di prodotto.

Se state pianificando un progetto di lancio, iniziate all'interno del progetto stesso e utilizzate il Calendario del progetto. Se vi state preparando per la settimana lavorando su più progetti, utilizzate il Calendario dello spazio di lavoro.

Scegliere le sorgenti da visualizzare

Il Calendario dello spazio di lavoro dispone di una barra laterale delle sorgenti. Una sorgente è un flusso di eventi simile a un calendario. Le sorgenti vengono selezionate in base alla loro identità, non al colore. Due sorgenti possono avere colori simili e rimanere comunque separate.

Selezionate o deselezionate una sorgente per controllare ciò che compare nel Calendario dello spazio di lavoro corrente. Questa operazione non elimina il lavoro, non disconnette Google Calendar e non modifica l'accesso ai progetti: varia soltanto la pianificazione visibile.

Se il Calendario dello spazio di lavoro appare troppo sovraccarico, provate a disattivare intere sorgenti. Se il Calendario dello spazio di lavoro risulta vuoto, verificate che sia selezionata almeno una sorgente prima di presumere che la pianificazione sia interrotta.

Leggere la griglia del calendario

Il Calendario dello spazio di lavoro supporta le viste Mese, Settimana, Giorno e Agenda. Utilizzate la vista Mese quando avete bisogno di una panoramica generale di un lancio, di una campagna, di un semestre o di un ciclo di revisione. Utilizzate la vista Settimana quando dovete bilanciare le attività pianificate con le riunioni. Utilizzate la vista Giorno quando la precisione degli orari è fondamentale. Utilizzate la vista Agenda quando un elenco risulta più semplice da scorrere rispetto a una griglia.

Gli elementi giornalieri (tutto il giorno) vengono visualizzati in modo diverso rispetto agli elementi con un orario specifico. Un canvas con data può comparire come elemento giornaliero. Una riunione o un evento con un orario definito può mostrare l'ora di inizio e di fine. Il Calendario dello spazio di lavoro legge l'intervallo di date visibile, pertanto il passaggio dalla settimana corrente a quella successiva cambierà gli eventi caricati.

Se lavorate con molte sorgenti, il nome della sorgente è importante tanto quanto il titolo dell'evento. Un elemento del venerdì in una sorgente di progetto ha un significato diverso rispetto a un evento di Google Calendar del venerdì o a una revisione di una Sessione OKR.

Passare da una vista all'altra: Mese, Settimana, Giorno e Agenda

Il Calendario dello spazio di lavoro memorizza le preferenze di visualizzazione, come la modalità selezionata e la visibilità del fine settimana, per il vostro utente e per lo spazio di lavoro. Se ritornate in un secondo momento e visualizzate la vista Agenda anziché quella Mese, potrebbe trattarsi della vostra preferenza salvata piuttosto che di una modifica alle impostazioni del progetto.

Leggere gli eventi dei canvas di ALLO

Gli eventi dei canvas di ALLO provengono dai canvas e dalle attività con data collegata a cui potete accedere. Un canvas con una scadenza o un intervallo pianificato compare in quella specifica data. Un canvas privo di scadenza potrebbe comunque essere visualizzato como elemento giornaliero nella sua data di creazione, in modo da non andare perso durante la consultazione del calendario.

Aprite un evento ALLO per visualizzare il canvas collegato o i dettagli dell'evento. Se disponete dei permessi necessari, potete creare un'attività a partire da una data o da una fascia oraria vuota. In questo modo verrà creato un canvas ALLO con la data o l'ora selezionata come punto di partenza.

Trascinate o ridimensionate gli eventi dei canvas di ALLO solo se disponete dell'accesso in scrittura. Uno spostamento modifica la data del canvas. Un ridimensionamento modifica la data o l'ora di fine dell'evento. Se non disponete dei permessi necessari, l'evento potrà comunque essere aperto, ma non consentirà la modifica della pianificazione.

Se una modifica alla data è importante per il team, aggiornate il canvas o lasciate un Commento. Le modifiche nel Calendario dello spazio di lavoro sono semplici da eseguire, ma i colleghi le considerano come impegni di pianificazione effettivi.

Leggere gli eventi di Google Calendar

Gli eventi di Google Calendar possono essere visualizzati accanto alle attività di ALLO dopo aver collegato e selezionato la sorgente del calendario. Forniscono un contesto utile per la pianificazione della giornata: riunioni, chiamate con i clienti, sessioni pubbliche e altri eventi esterni possono essere affiancati ai canvas di progetto e agli elementi pianificati di ALLO.

Gli eventi di Google sono in sola lettura su ALLO. Se dovete modificare un evento Google, apritelo in Google Calendar. Non interpretate l'assenza di una maniglia di trascinamento o un'azione di modifica disattivata come un problema relativo alle autorizzazioni del progetto ALLO.

Alcuni eventi di Google possono essere collegati a un canvas ALLO. Un evento Google collegato può aprire sia il canvas ALLO sia l'evento originale di Google Calendar. Un evento Google non collegato può comunque essere visualizzato come contesto di pianificazione. Quando l'azione è disponibile, aprendolo in ALLO si crea o si apre un canvas correlato per note, attività di revisione o il seguito di una riunione.

Per la configurazione e il comportamento dei collegamenti agli eventi, consultate la guida Utilizzare Google Calendar con il Calendario dello spazio di lavoro.

Creare attività dal Calendario dello spazio di lavoro

Selezionate una data vuota, un intervallo di date o una fascia oraria quando desiderate creare un canvas ALLO dal Calendario dello spazio di lavoro. Utilizzate questa opzione per le attività con data che inizialmente devono esistere al di fuori di un singolo progetto:

• un canvas di follow-up dopo una riunione
• una nota di preparazione personale
• un elemento di revisione
• un'attività dello spazio di lavoro collegata a una pianificazione

Per il percorso di creazione generale, consultate la guida Creare un canvas.

Se il lavoro appartiene al flusso di lavoro di un progetto specifico, createlo all'interno di quel progetto o spostatelo nel progetto dopo la creazione. Le sezioni di progetto, i tag, i proprietari e le regole di avanzamento risiedono nell'area Progetti, non nel Calendario dello spazio di lavoro.

Per la creazione specifica all'interno di un progetto, consultate la guida Creare un canvas in un progetto.

Riprogrammare le attività di ALLO

Quando spostate un evento di un canvas ALLO, il Calendario dello spazio di lavoro aggiorna l'evento localmente e registra la modifica della data sul canvas. Se il salvataggio non va a buon fine, il Calendario dello spazio di lavoro ripristinerà lo stato visibile precedente e mostrerà un percorso di recupero.

Utilizzate la riprogrammazione per modifiche reali alle date. Se una data ha solo una funzione di segnaposto, il calendario risulterà sovraccarico e i colleghi potrebbero considerare l'elemento come un lavoro programmato.

Per informazioni sull'avanzamento dei progetti e sul comportamento delle scadenze, consultate la guida Date, stato e notifiche del progetto.

Utilizzare il Calendario dello spazio di lavoro con la sezione Oggi

La sezione Oggi è una breve anteprima giornaliera disponibile nella Home. È ideale per un controllo mattutino o per prepararsi a una riunione. Il Calendario dello spazio di lavoro, invece, rappresenta la superficie di pianificazione completa.

Utilizzate la sezione Oggi quando avete solo bisogno di sapere cosa è importante in questo momento. Aprite il Calendario dello spazio di lavoro quando necessitate di un altro intervallo di date, di filtrare le sorgenti, del contesto di Google o di una visualizzazione più ampia della pianificazione.

Se un elemento compare nella sezione Oggi, il Calendario dello spazio di lavoro è solitamente il luogo migliore per esaminare la settimana circostante. Se un elemento non compare nella sezione Oggi, il Calendario dello spazio di lavoro vi aiuta a verificare se sia programmato per un altro giorno, se sia escluso dai filtri delle sorgenti, se sia collegato a un altro spazio di lavoro o se sia privo di una data.

Risoluzione dei problemi

• Il Calendario dello spazio di lavoro risulta vuoto:

  • Verificate lo spazio di lavoro attivo.
  • Verificate le sorgenti selezionate nella barra laterale.
  • Controllate l'intervallo di date visualizzato.
  • Assicuratevi che i calendari Google siano collegati correttamente.
  • Controllate se l'attività ha una data assegnata o se compare nella data di creazione come evento giornaliero.

• Un canvas di progetto non è visibile nel Calendario dello spazio di lavoro:

  • Aprite il progetto e controllate il Calendario del progetto.
  • Verificate i filtri attivi e le date assegnate al canvas.
  • Il progetto potrebbe contenere il canvas, mentre il Calendario dello spazio di lavoro potrebbe essere filtrato su un'altra sorgente o intervallo.

• Impossibile modificare un evento di Google Calendar:

  • Gli eventi di Google sono di sola lettura all'interno di ALLO.
  • Apritelo direttamente in Google Calendar per apportare modifiche.

• Un collega vede un evento che a voi non compare:

  • Confrontate lo spazio di lavoro attivo e le sorgenti selezionate.
  • Verificate lo stato della connessione a Google Calendar.
  • Controllate i permessi di accesso al canvas o al progetto sottostante.
  • Consultate la guida Impossibile accedere al lavoro per problemi relativi ai permessi o la guida Lavoro mancante per procedure di recupero più ampie.