Uso del calendario de espacio de trabajo

El calendario de espacio de trabajo es el cronograma del espacio de trabajo

Utilice el calendario de espacio de trabajo cuando desee visualizar el trabajo organizado por fechas en todo el espacio de trabajo sin tener que abrir cada proyecto de forma individual. El calendario de espacio de trabajo puede mostrar eventos de canvases de ALLO, fechas de canvases de proyectos, sesiones de OKR y eventos de Google Calendar conectados en un mismo lugar.

Esto es diferente del calendario de proyecto. El calendario de proyecto pertenece a un proyecto específico. Por su parte, el calendario de espacio de trabajo es la superficie de planificación a nivel de espacio de trabajo.

Utilice el calendario de espacio de trabajo para responder preguntas que van más allá de los límites de un solo proyecto:

• ¿Qué está sucediendo esta semana?
• ¿Qué proyectos tienen tareas programadas para el viernes?
• ¿Qué revisión de OKR está próxima a realizarse?
• ¿Qué reuniones de Google coinciden con el trabajo de ALLO?
• ¿Qué fuente de información está saturando este día?

El calendario de espacio de trabajo también es la vista detallada que se encuentra detrás de Hoy en Inicio. "Hoy" ofrece una vista previa diaria y resumida, mientras que el calendario de espacio de trabajo es el lugar donde usted puede cambiar los rangos de fechas, filtrar fuentes, comparar semanas e investigar los motivos por los cuales un elemento aparece o no el día de hoy.

Disponibilidad

Cómo abrir el calendario de espacio de trabajo

Abra el calendario de espacio de trabajo desde el menú de navegación del espacio de trabajo. En la aplicación, la ruta del calendario de espacio de trabajo es independiente de las páginas de los proyectos. Según la ruta por la cual haya ingresado, es posible que visualice direcciones de Internet (URL) como /home/calendar o /calendars/..., pero la superficie del producto sigue siendo el mismo calendario a nivel de espacio de trabajo.

El calendario de espacio de trabajo está vinculado a cada espacio de trabajo. Al cambiar de espacio de trabajo, las fuentes y los eventos de la agenda disponibles se actualizarán. Si nota que falta un evento, confirme primero que se encuentra en el espacio de trabajo correcto.

Diferencias entre el calendario de espacio de trabajo y el calendario de proyecto

Ambas vistas comparten los mismos componentes de la cuadrícula de calendario, pero no corresponden a la misma superficie del producto.

Si está planificando un proyecto de lanzamiento, comience en el proyecto y utilice el calendario de proyecto. Si se está preparando para la semana a través de múltiples proyectos, utilice el calendario de espacio de trabajo.

Cómo elegir las fuentes que desea visualizar

El calendario de espacio de trabajo cuenta con una barra lateral de fuentes. Una fuente es un flujo de eventos similar a un calendario. Las fuentes se seleccionan por su identidad y no por su color. Dos fuentes distintas pueden tener colores similares y seguir siendo independientes.

Seleccione o desmarque una fuente para controlar lo que aparece en el calendario de espacio de trabajo actual. Al hacer esto no se eliminarán tareas, no se desconectará Google Calendar ni se modificará el acceso al proyecto, solo cambiará la planificación que se muestra en pantalla.

Si el calendario de espacio de trabajo parece demasiado saturado, desactive primero fuentes de planificación completas. Si el calendario parece vacío, verifique que haya al menos una fuente seleccionada antes de suponer que hay un problema con el cronograma.

Cómo leer la cuadrícula del calendario

El calendario de espacio de trabajo admite las vistas por Mes, Semana, Día y Agenda. Utilice la vista mensual cuando necesite observar el panorama general de un lanzamiento, campaña, semestre o ciclo de revisión. Utilice la vista semanal cuando deba equilibrar el trabajo fechado con las reuniones. Utilice la vista diaria cuando el horario exacto sea prioritario. Utilice la vista de agenda cuando prefiera una lista que sea más fácil de escanear que una cuadrícula.

Los elementos de todo el día se muestran de manera diferente a los eventos con horarios específicos. Un canvas con fecha puede aparecer como un elemento de todo el día. Una reunión o un evento con hora programada mostrará su hora de inicio y de finalización. El calendario de espacio de trabajo lee el rango de fechas visible, por lo que pasar de esta semana a la siguiente cambiará los eventos que se cargan en pantalla.

Si trabaja con múltiples fuentes, el nombre de la fuente es tan importante como el título del evento. Un elemento programado para el viernes en la fuente de un proyecto tiene un significado distinto al de un evento de Google Calendar o una revisión de sesión de OKR ese mismo día.

Cómo cambiar entre las vistas de Mes, Semana, Día y Agenda

El calendario de espacio de trabajo recuerda las preferencias de visualización, tales como el modo seleccionado y la visibilidad de los fines de semana para su usuario y espacio de trabajo. Si vuelve más tarde y ve la vista de agenda en lugar de la mensual, es probable que se deba a sus preferencias guardadas y no a un cambio en la configuración del proyecto.

Lectura de eventos de canvases de ALLO

Los eventos de canvases de ALLO provienen de los canvases y del trabajo vinculado a fechas al que usted tiene acceso. Un canvas con una fecha de vencimiento o un rango programado aparecerá en esa fecha específica. Un canvas sin fecha de vencimiento aún puede aparecer como un elemento de todo el día en su fecha de creación, evitando así que se pierda al explorar el calendario.

Abra un evento de ALLO para ver el canvas vinculado o los detalles del evento. Si cuenta con los permisos necesarios, puede crear trabajo desde una fecha o rango de tiempo vacío. Esto creará un canvas de ALLO que tomará la fecha o la hora seleccionada como punto de partida.

Arrastre o cambie el tamaño de los eventos de canvases de ALLO únicamente cuando tenga permisos de edición. Mover un evento modificará la fecha del canvas, mientras que cambiar su tamaño alterará la fecha o la hora de finalización del evento. Si no dispone de estos permisos, podrá abrir el evento pero no podrá editar la planificación.

Si un cambio de fecha es importante para el equipo, actualice el canvas o deje un Comentario. Es sencillo realizar modificaciones en el calendario de espacio de trabajo, pero sus compañeros de equipo interpretarán dichos cambios como compromisos de planificación.

Lectura de eventos de Google Calendar

Los eventos de Google Calendar se mostrarán junto al trabajo de ALLO una vez que la fuente del calendario esté conectada y seleccionada. Ofrecen un contexto sumamente útil para planificar su día: reuniones, llamadas con clientes, sesiones públicas y otros eventos externos pueden visualizarse junto a los canvases de los proyectos y a las tareas programadas de ALLO.

Los eventos de Google son de solo lectura dentro de ALLO. Si necesita editar un evento de Google, ábralo directamente en Google Calendar. No considere la falta de un controlador de arrastre o la imposibilidad de editar como un error en los permisos de su proyecto en ALLO.

Ciertos eventos de Google pueden vincularse a un canvas de ALLO. Un evento de Google vinculado permite abrir tanto el canvas de ALLO como el evento original en Google Calendar. Un evento de Google no vinculado seguirá mostrándose como contexto de la planificación. Cuando la opción esté disponible, abrirlo en ALLO creará o abrirá un canvas relacionado para tomar notas, realizar revisiones o dar seguimiento a la reunión.

Para obtener más información sobre la configuración y el comportamiento de los enlaces a eventos, consulte Uso de Google Calendar con el calendario de espacio de trabajo.

Creación de trabajo desde el calendario de espacio de trabajo

Seleccione una fecha, rango de fechas o intervalo de tiempo vacío cuando desee crear un canvas de ALLO desde el calendario de espacio de trabajo. Utilice este método para el trabajo fechado que deba existir inicialmente fuera de un proyecto específico:

• un canvas de seguimiento posterior a una reunión
• una nota de preparación personal
• un elemento de revisión
• trabajo del espacio de trabajo vinculado a la planificación

Para conocer los pasos generales de creación, consulte Crear un canvas.

Si el trabajo pertenece al flujo de trabajo de un proyecto específico, créelo desde dicho proyecto o muévalo al mismo después de su creación. Las secciones de los proyectos, las etiquetas, los responsables y las reglas de progreso residen en la sección de Proyectos y no en el calendario de espacio de trabajo.

Para obtener información sobre la creación específica en proyectos, consulte Crear un canvas en un proyecto.

Cómo reprogramar el trabajo en ALLO

Cuando usted mueve un evento de canvas de ALLO, el calendario de espacio de trabajo actualiza el evento localmente y registra el cambio de fecha en el canvas. Si la escritura de datos falla, el calendario de espacio de trabajo restablecerá el cambio visual y mostrará una opción de recuperación.

Utilice la reprogramación únicamente para cambios reales de fecha. Si una fecha es solo provisional, el calendario se saturará de información innecesaria y sus compañeros de equipo podrían tratar el elemento como un compromiso programado de trabajo.

Para conocer el progreso de los proyectos y el comportamiento de las fechas de vencimiento, consulte Fechas, estado y notificaciones del proyecto.

Uso del calendario de espacio de trabajo con 'Hoy'

Hoy es una vista previa diaria y resumida en la página de Inicio. Es ideal para una revisión matutina o para la preparación de reuniones. El calendario de espacio de trabajo, en cambio, representa la superficie de planificación completa.

Utilice 'Hoy' cuando solo requiera saber qué es lo más importante en el momento actual. Abra el calendario de espacio de trabajo cuando necesite otro rango de fechas, filtros de fuentes, contexto de Google o una vista de planificación más amplia.

Si un elemento aparece en 'Hoy', el calendario de espacio de trabajo suele ser el mejor lugar para inspeccionar el resto de la semana. Si un elemento no aparece en 'Hoy', el calendario de espacio de trabajo le ayuda a verificar si está programado para otro día, si está filtrado por fuente, si está conectado a otro espacio de trabajo o si carece de fecha.

Resolución de problemas

Si experimenta inconvenientes al utilizar el calendario, revise las siguientes situaciones comunes:

• El calendario de espacio de trabajo se muestra vacío:
  • Verifique que se encuentre en el espacio de trabajo correcto.
  • Compruebe las fuentes seleccionadas en la barra lateral.
  • Revise que el rango de fechas sea el adecuado.
  • Asegúrese de que sus calendarios de Google estén conectados.
  • Confirme si las tareas tienen una fecha asignada o si aparecen en su fecha de creación como eventos de todo el día.
• Falta un canvas de proyecto en el calendario de espacio de trabajo:
  • Abra el proyecto y verifique el calendario de proyecto.
  • Revise los filtros activos y las fechas del canvas en el proyecto. El proyecto puede contener el canvas, mientras que el calendario de espacio de trabajo podría estar filtrado para mostrar otra fuente o rango.
• No es posible editar un evento de Google Calendar:
  • Abra el evento en Google Calendar para realizar la edición. ALLO muestra los eventos de Google, pero no gestiona la edición de estos.
• Un compañero de equipo puede ver un evento pero otro no:
  • Compare el espacio de trabajo en el que se encuentra cada usuario.
  • Revise las fuentes seleccionadas y la conexión de Google Calendar.
  • Verifique que ambos tengan los permisos de acceso correspondientes al canvas o proyecto de origen. Para fallas de permisos, consulte Cuando no puede acceder al trabajo. Para pasos adicionales de recuperación, consulte Cuando el trabajo parece haber desaparecido.