Использование календаря рабочего пространства

Календарь рабочего пространства: расписание всей рабочей области

Используйте календарь рабочего пространства, когда хотите видеть распределение работы по времени во всей рабочей области без необходимости открывать каждый проект по отдельности. Календарь рабочего пространства позволяет просматривать события холстов ALLO, даты холстов проектов, сессии OKR, а также подключенные события Google Календаря в одном месте.

Этот инструмент отличается от календаря проекта. Календарь проекта относится только к одному конкретному проекту. В то же время календарь рабочего пространства является интерфейсом расписания на уровне всей рабочей области.

Используйте календарь рабочего пространства для решения вопросов, выходящих за рамки отдельных проектов:

• Что происходит на этой неделе?
• В каких проектах запланирована работа на пятницу?
• Какое ревью OKR запланировано в ближайшее время?
• Какие встречи в Google Календаре пересекаются с работой в ALLO?
• Из-за каких источников текущий день перегружен задачами?

Календарь рабочего пространства также представляет собой более подробный инструмент по сравнению с областью Сегодня на Главной. Раздел Сегодня служит кратким обзором на день, в то время как в календаре рабочего пространства Вы можете изменять диапазоны дат, фильтровать источники, сравнивать недели и выяснять, по какой причине тот или иной элемент отображается или отсутствует в списке дел на сегодня.

Доступность

Открытие календаря рабочего пространства

Откройте календарь рабочего пространства из меню навигации рабочей области. В приложении путь к календарю рабочего пространства отделен от страниц проектов. В зависимости от того, как Вы перешли в данный раздел, URL-адрес может выглядеть как /home/calendar или /calendars/..., однако сам интерфейс представляет собой один и тот же календарь на уровне всей рабочей области.

Календарь рабочего пространства привязан к текущей рабочей области. Переключение между рабочими областями меняет доступные источники и события. Если какое-то событие отсутствует, сначала убедитесь, что Вы находитесь в нужной рабочей области.

Календарь рабочего пространства и календарь проекта

Оба эти режима используют общие компоненты календарной сетки, однако они представляют собой разные интерфейсы.

Если Вы планируете проект по запуску, начните работу непосредственно в самом проекте и используйте календарь проекта. Если же Вы готовитесь к рабочей неделе и работаете с несколькими проектами одновременно, используйте календарь рабочего пространства.

Выбор источников для отображения

Календарь рабочего пространства содержит боковую панель источников. Источник представляет собой поток событий, аналогичный календарному. Источники выбираются по их названию, а не по цвету. Два разных источника могут иметь похожие цвета, но при этом оставаться полностью независимыми друг от друга.

Установка или снятие флажка у источника определяет, какие элементы отображаются в текущем календаре рабочего пространства. Это действие не удаляет работу, не отключает Google Календарь и не меняет права доступа к проектам. Изменяется исключительно видимая часть расписания.

Если календарь рабочего пространства выглядит перегруженным, попробуйте сначала отключить ненужные источники. Если же календарь кажется пустым, перед тем как делать вывод о сбое в работе расписания, проверьте, выбран ли хотя бы один источник.

Чтение сетки календаря

Календарь рабочего пространства поддерживает режимы отображения «Месяц», «Неделя», «День» и «Повестка дня». Используйте режим «Месяц», когда Вам необходимо оценить общую структуру запуска, маркетинговой кампании, учебного семестра или цикла обзора. Используйте режим «Неделя», чтобы сбалансировать задачи с жесткими сроками и запланированные встречи. Используйте режим «День» для точного почасового планирования. Переключайтесь в режим «Повестка дня», если список дел воспринимается удобнее, чем сетка календаря.

События на весь день визуально отличаются от событий с привязкой ко времени. Холст с указанной датой может отображаться как событие на весь день. Встреча или временное событие показывает точное время начала и окончания. Календарь рабочего пространства загружает данные только для видимого диапазона дат, поэтому при переходе на следующую неделю список отображаемых событий обновляется.

При работе с большим количеством источников название источника играет не менее важную роль, чем заголовок самого события. Элемент пятничного расписания в источнике проекта имеет совсем иное значение, чем пятничное событие из Google Календаря или сессия обзора OKR.

Переключение между режимами «Месяц», «Неделя», «День» и «Повестка дня»

Календарь рабочего пространства сохраняет Ваши предпочтения, включая выбранный режим отображения и видимость выходных дней, для каждого пользователя и рабочей области. Если при следующем входе Вы увидите режим «Повестка дня» вместо режима «Месяц», это связано с Вашими сохраненными настройками, а не со сбросом параметров проекта.

События холстов ALLO

События холстов ALLO генерируются на основе холстов и связанных с датами задач, к которым у Вас есть доступ. Холст с установленным сроком выполнения или запланированным диапазоном дат отображается на соответствующей дате. Холст без срока выполнения может отображаться как событие на весь день на дату его создания, чтобы он не потерялся при просмотре календаря.

Откройте событие ALLO, чтобы просмотреть связанный холст или подробные сведения. При наличии соответствующих разрешений Вы можете создавать задачи, выбирая пустые даты или временные интервалы. При этом будет создан новый холст ALLO с датой или временем нажатия в качестве отправной точки.

Перетаскивание или изменение размеров событий холстов ALLO возможно только при наличии прав на редактирование. Перемещение события меняет дату холста. Изменение размера события меняет дату или время окончания. Если у Вас нет необходимых разрешений, событие все равно откроется для просмотра, но функции редактирования расписания будут недоступны.

Если изменение даты важно для команды, обновите холст или оставьте Комментарий. Изменения в календаре рабочего пространства вносятся очень просто, однако Ваши коллеги могут воспринимать их как твердые обязательства по срокам.

События Google Календаря

События Google Календаря могут отображаться рядом с задачами ALLO после подключения и выбора соответствующего источника. Они обеспечивают полезный контекст для планирования дня: встречи, звонки клиентам, открытые сессии и другие внешние события могут располагаться непосредственно рядом с проектными холстами и элементами расписания ALLO.

События Google доступны в ALLO только для чтения. Если Вам нужно отредактировать событие Google, откройте его непосредственно в самом Google Календаре. Не следует воспринимать отсутствие возможности перетаскивания или отключенное редактирование как проблему с Вашими разрешениями в проекте ALLO.

Некоторые события Google можно привязать к холсту ALLO. При выборе связанного события Google можно открыть как соответствующий холст ALLO, так и исходное событие Google Календаря. Несвязанные события Google по-прежнему отображаются в качестве календарного контекста. При наличии такой возможности открытие события в ALLO создает или открывает связанный холст для заметок, материалов проверки или последующей работы по итогам встречи.

Информацию о настройке и привязке событий см. в статье Использование Google Календаря совместно с календарем рабочего пространства.

Создание задач из календаря рабочего пространства

Выберите пустую дату, диапазон дат или временной интервал, если хотите создать холст ALLO непосредственно из календаря рабочего пространства. Используйте эту возможность для датированных задач, которые на начальном этапе должны находиться вне рамок конкретного проекта:

• Холст для фиксации результатов встречи (follow-up).
• Личная заметка для подготовки.
• Элемент для проверки.
• Задачи рабочей области, связанные с расписанием.

Общий порядок действий описан в статье Создание холста.

Если задача относится к рабочему процессу конкретного проекта, создайте ее внутри этого проекта или переместите туда после создания. Разделы проекта, теги, владельцы и правила ведения прогресса настраиваются в проектах, а не в календаре рабочего пространства.

Сведения о создании задач в рамках проекта приведены в статье Создание холста в проекте.

Перенос сроков работы в ALLO

При перемещении события холста ALLO календарь рабочего пространства обновляет событие локально и вносит изменения в даты самого холста. Если запись изменений завершится ошибкой, календарь рабочего пространства вернет событие на прежнее место и предложит варианты восстановления данных.

Используйте перенос сроков только для реальных изменений дат. Если даты указываются в качестве временного ориентира, календарь становится перегруженным информацией, а коллеги могут ошибочно принять временный элемент за запланированную задачу.

Информацию о прогрессе проекта и поведении сроков выполнения см. в статье Даты проекта, статус и уведомления.

Совместное использование календаря рабочего пространства и области Сегодня

Область Сегодня представляет собой краткую сводку на день на Главной странице. Она отлично подходит для утренней проверки планов или подготовки к встречам. Календарь рабочего пространства является полноценным инструментом планирования расписания.

Используйте область Сегодня, когда Вам достаточно знать, что требует внимания прямо сейчас. Открывайте календарь рабочего пространства, если Вам требуются другой диапазон дат, фильтрация источников, контекст Google Календаря или более масштабный вид расписания.

Если задача отображается в области Сегодня, то календарь рабочего пространства является лучшим местом для детального обзора всей текущей недели. Если же задача не отображается в области Сегодня, календарь рабочего пространства поможет проверить, запланирована ли она на другой день, скрыта фильтрами источников, относится к другой рабочей области или у нее вовсе отсутствует дата.

Устранение неполадок

Календарь рабочего пространства пуст Если в календаре ничего не отображается:

• Неверные параметры: Проверьте текущую рабочую область, выбранные источники и диапазон дат.
• Не подключен Google Календарь: Убедитесь, что внешние календари связаны и выбраны на боковой панели.
• Отсутствуют даты: Проверьте, заданы ли даты для задач или должны ли они отображаться на дату своего создания в виде событий на весь день.

Холст проекта не отображается в календаре рабочего пространства Если Вы не видите нужный холст проекта:

• Календарь проекта содержит холст, но общий календарь его скрывает: Откройте исходный проект и проверьте календарь проекта.
• Активны фильтры или выбран другой диапазон: Убедитесь, что календарь рабочего пространства не отфильтрован по другим источникам либо периодам времени.

Событие Google Календаря невозможно отредактировать Если функции редактирования для события Google недоступны:

• События Google доступны только для чтения: Сервис ALLO отображает эти события для контекста, но не имеет прав на изменение записей в самом Google Календаре. Для внесения изменений откройте событие непосредственно в Google Календаре.

Один участник команды видит событие, а другой нет Если видимость событий различается у коллег:

• Разные настройки: Сравните выбранную рабочую область, выбранные источники и подключение к Google.
• Проблемы с правами доступа: Проверьте доступ к исходному холсту или проекту. При ошибках с правами доступа используйте статью Если Вы не можете получить доступ к работе. Для поиска утерянных элементов ознакомьтесь с руководством Когда работа кажется утерянной.