Сроки, статус и уведомления проекта

Сроки и статус проекта показывают, как продвигается весь проект в целом. Даты холстов указывают, когда требуют внимания отдельные рабочие задачи. Разделение этих двух уровней значительно упрощает чтение и понимание проекта.

Используйте эту статью, если даты проекта отображаются некорректно, изменение статуса стало неожиданностью для команды или если возникли вопросы о причинах появления уведомлений по проекту в разделе Входящие.

Для получения информации о прогрессе и диаграммах сгорания задач ознакомьтесь со статьей Панель мониторинга и прогресс проекта. Чтобы узнать о холстах с установленными датами в Календаре, прочитайте статью Использование календаря проекта. Для настройки уведомлений перейдите к разделу Управление уведомлениями во Входящих.

Даты проекта и даты холстов

В заголовке проекта могут отображаться его общие сроки, которые обычно определяют начало и завершение всего проекта. Холст внутри проекта также может иметь собственный срок выполнения или диапазон дат.

Используйте сроки проекта для определения общих временных рамок, таких как период запуска, время активного взаимодействия, сроки выполнения учебных заданий, проведение кампании или цикл поставки.

Используйте даты холстов для конкретных рабочих задач, например: проверка креативных материалов в пятницу, встреча для получения отзывов клиентов во вторник, этап контроля качества перед запуском или ретроспектива после релиза.

При изменении сроков проекта сдвигается вся временная шкала проекта. Если меняется дата одного холста, изменения затрагивают только эту конкретную часть работы.

Установка или изменение сроков проекта

Открыв проект, воспользуйтесь элементом выбора даты в заголовке проекта. Выберите дату начала и завершения, определяющие временные рамки проекта, после чего сохраните изменения.

Указывайте реальные даты. Недостоверная дата завершения снижает доверие к спискам проектов, напоминаниям и обзорам. Если точный срок неизвестен, лучше оставить поле незаполненным, пока у команды не появится подтвержденный временной диапазон.

Изменение дат проекта может отображаться в истории активности, чтобы у команды сохранилась запись о правках. Это действие не приводит к автоматическому завершению работы на холстах, перемещению разделов или изменению прогресса на панели мониторинга.

Установка дат для холстов внутри проекта

Откройте строку холста проекта, его сведения, элемент Календаря или соответствующий инструмент выбора даты, а затем установите дату для проведения работ. Используйте даты холстов для сроков проверки, дней публикации, передачи задач, встреч и последующих обсуждений.

Отображение в Календаре и на Временной шкале зависит от дат конкретных холстов. У проекта может быть указана вполне реальная дата завершения, но Календарь будет казаться пустым, если у отдельных холстов не заданы собственные даты.

Если дата важна для ежедневной работы сотрудника, укажите ее на холсте. Если дата имеет значение для всего проекта в целом, задайте ее в параметрах проекта.

Статус проекта

Статус описывает текущее состояние всего проекта. Основные доступные статусы: В работе, На паузе и Завершен.

Используйте статус В работе, пока команда активно перемещает холсты в рамках проекта.

Используйте статус На паузе, когда работа над проектом временно приостановлена по определенной причине: в ожидании решения клиента, утверждения бюджета, учебного перерыва, изменений в кадровом составе или из-за внешних зависимостей.

Используйте статус Завершен, когда сам проект полностью выполнен. Обратите внимание, что завершение всего проекта отличается от перемещения отдельных холстов в выполненные разделы. Проект может иметь 100% прогресс, но оставаться открытым для добавления итоговых заметок, файлов, проведения ретроспектив или составления отчетов.

Изменение статуса и уведомления во Входящих

При изменении статуса проекта другими участниками, присоединившимися к проекту, во Входящие может прийти соответствующее уведомление. Пользователь, который сам внес эти изменения, не получает такое уведомление, так как он уже знает о выполненном им действии.

Изменяйте статусы обдуманно. Статус На паузе должен четко указывать команде, что активность по проекту приостановлена. Статус Завершен означает, что проект достаточно доработан и пользователям больше не нужно следить за его повседневными обновлениями.

Если коллега сообщает, что не получил уведомление об изменении статуса, проверьте, добавлен ли он в проект, есть ли у него доступ к проекту, разрешают ли это его настройки уведомлений, а также открыто ли у него нужное рабочее пространство.

Напоминания о сроках выполнения проекта

Напоминания о приближении срока выполнения отличаются от записей об изменении дат в истории активности. Изменение сроков проекта может отображаться в разделе «Активность», но это не означает, что при каждом редактировании отправляется новое напоминание.

Напоминания о сроках выполнения проекта предназначены для добавленных участников проекта, если такие напоминания включены и проект остается актуальным. Архивные или завершенные проекты не должны создавать уведомлений, как активные рабочие задачи.

Если напоминаний кажется слишком много, убедитесь, что у проекта указаны реальные даты, проверьте, не пора ли установить для него статус Завершен, а также заархивируйте или удалите старые проекты.

Статус, прогресс и панель мониторинга взаимосвязаны, но независимы

Изменение статуса не влияет на прогресс проекта. При этом отметка раздела как завершенного или перемещение холста в завершенный раздел могут изменить показатели прогресса. Изменение срока выполнения проекта может повлиять на напоминания и активность, но не на прогресс.

Такое разделение очень удобно по нескольким причинам:

• Проект может быть переведен в статус На паузе на уровне прогресса 80%, так как итоговая проверка ожидает решения со стороны клиента.
• Проект может находиться в статусе В работе при достижении 100% прогресса, если команда переместила все холсты в завершенные разделы, но планирует провести ретроспективу.
• Проект может быть переведен в статус Завершен с несколькими незавершенными холстами, если владелец намеренно закрыл проект и оставил архивные заметки.

Пример: совещание по статусу проекта

Владелец проекта открывает панель мониторинга перед еженедельным обзором. Прогресс составляет 71%, диаграмма сгорания задач не имеет изменений, а два холста просрочены. Сам проект при этом все еще находится в статусе В работе.

Команда решает, что выполнение проекта зависит от внешнего согласования. Владелец меняет статус проекта на На паузе, оставляет Комментарий на холсте согласования и корректирует диапазон дат проекта. Присоединившиеся участники увидят изменение статуса в разделе Входящие или в истории активности, и следующий пользователь, открывший проект, сразу поймет, почему работа временно остановилась.

После получения согласования владелец возвращает статус В работе и перемещает утвержденные холсты в завершенный раздел, после чего прогресс на панели мониторинга автоматически обновляется.

Пример: учебный или тренировочный проект

Преподаватель или инструктор может использовать общий диапазон дат проекта для обозначения периода обучения, а даты холстов использовать для каждого отдельного задания, семинара или обзорного занятия.

По окончании занятий изменение статуса проекта на Завершен вносит ясность в его общее состояние. Если некоторые холсты остались незавершенными из-за того, что студенты пропустили работу или проигнорировали необязательные задания, это не всегда означает, что статус проекта указан неверно. Статус проекта описывает состояние учебной программы, в то время как прогресс на панели мониторинга показывает движение холстов по этапам работы.

Устранение неполадок

• Даты проекта изменились, но Календарь остался прежним: проверьте даты отдельных холстов. Календарь строится на основе дат конкретных холстов, а не только общих сроков проекта из его заголовка.
• Прогресс на панели мониторинга изменился, но статус остался прежним: проверьте настройки завершения разделов. Прогресс и статус проекта рассчитываются независимо друг от друга.
• Статус проекта изменился, но никто не получил уведомление:
  • Убедитесь, что пользователи добавлены в список участников проекта.
  • Проверьте доступ к разделу Входящие и настройки уведомлений.
  • Убедитесь, что открыто верное рабочее пространство.
  • Обратите внимание, что автор изменений не получает уведомлений о собственных действиях.
• По старому проекту продолжают приходить напоминания: убедитесь, что проект завершен, заархивирован или для него установлены новые актуальные даты. Проверьте, нужно ли изменить статус на Завершен.