Использование тегов и фильтров в проектах

Теги организуют разные элементы на разных уровнях

В проектах есть две похожие по названию концепции тегов, которые выполняют совершенно разные задачи.

Теги проектов группируют и фильтруют проекты в списке проектов рабочего пространства. Используйте их, когда хотите найти проекты по команде, клиенту, кварталу, программе, региону, приоритету или операционной области. Тег проекта относится к набору проектов на уровне всего рабочего пространства, а не к холстам внутри конкретного проекта.

Теги холстов организуют холсты внутри одного проекта. Используйте их, если проект содержит много холстов и участникам требуется фильтрация по типу актива, этапу проверки, команде, каналу, рискам или результатам. Управление тегами холстов осуществляется из контекстного меню проекта, они применяются только к холстам в этом проекте.

Не путайте эти две категории. Тег проекта с именем Marketing помогает находить маркетинговые проекты. Тег холста с именем Marketing внутри проекта помогает находить маркетинговые холсты в этом проекте. Они могут называться одинаково, но относятся к разным спискам тегов.

Ориентируйтесь на видимые элементы управления тегами. Если вы фильтруете список проектов рабочего пространства, используйте теги проектов. Если вы упорядочиваете холсты внутри проекта, используйте теги холстов.

Доступность

Выбор подходящего инструмента

Если категория будет полезна в будущем, создайте тег. Если вам нужен временный срез данных, используйте фильтр. Если вы пытаетесь найти конкретный элемент по названию, используйте поиск.

Использование тегов проектов для группировки проектов рабочего пространства

Теги проектов наиболее полезны, когда в рабочем пространстве накопилось столько проектов, что одних названий уже недостаточно. Например, команда разработки продукта может пометить проекты тегами Mobile, Web, Research и Launch. Агентство может группировать проекты по клиентам. Операционный отдел может отмечать проекты по регионам или кварталам.

Откройте список проектов рабочего пространства и используйте кнопки тегов или инструменты фильтрации:

• Кнопка Все сбрасывает фильтр тегов проектов.
• Выбор тега показывает проекты, к которым он применен.
• Если в вашем рабочем пространстве доступен множественный выбор тегов, используйте его только тогда, когда вам действительно нужен пересекающийся или объединенный срез данных в текущем интерфейсе.

Слишком большое количество активных фильтров может привести к тому, что активное рабочее пространство покажется пустым.

Теги проектов можно создавать, переименовывать, удалять и упорядочивать в меню Управление тегами проектов. Полное описание процесса очистки приведено в статье Управление тегами проектов.

Использование тегов холстов внутри проекта

Теги холстов принадлежат холстам внутри одного конкретного проекта. Они помогают, когда проект содержит множество холстов и команде нужен удобный способ находить брифы, черновики, отзывы, готовые материалы, протоколы встреч, отчеты для заинтересованных сторон или задачи с высоким уровнем риска.

Откройте контекстное меню проекта и выберите Управление тегами холстов. Откроется набор тегов для этого проекта. После создания набора тегов примените их в строках холстов или через элементы управления тегами в представлении вашего проекта.

Теги холстов не создают категории проектов для всего рабочего пространства. Если вы создадите тег холста внутри проекта Q3 Launch, он будет предназначен только для холстов в проекте Q3 Launch. Он не пометит сам проект Q3 Launch в списке проектов рабочего пространства и не появится автоматически во всех остальных проектах.

Инструкции по настройке, очистке и устранению неполадок с отсутствующими кнопками см. в разделе Управление тегами холстов.

Использование фильтров без потери общей картины

Фильтры сужают область видимости. В зависимости от представления они могут включать фильтры тегов, владельцев или участников, статуса, видимости, участия, даты или поисковых запросов. Фильтры отлично помогают сфокусироваться, но при этом могут легко заставить вас поверить, что часть работы бесследно исчезла.

Для начала примените один или два фильтра. Например, отфильтруйте список по значениям Владелец: Mina и Тег: Launch, прежде чем добавлять даты, статус, видимость и условия поиска. Если результат окажется пустым, сначала удалите самый узкий фильтр.

Закончив просмотр, сбросьте фильтры, чтобы следующий пользователь или вы сами в будущем не приняли отфильтрованное представление за полную версию рабочего пространства или проекта.

Типичные сценарии

Руководитель портфеля проектов хочет видеть все активные проекты клиентов. Используйте теги проектов, такие как Customer, Enterprise или сегмент клиента, а затем при необходимости добавляйте фильтры проектов по владельцу или видимости.

Владелец проекта хочет найти все холсты с обзорами дизайна внутри проекта запуска. Используйте теги холстов, такие как Design review, Legal, Final или Blocked, а затем отфильтруйте представление проекта по соответствующему тегу.

Участник команды хочет найти задачи, назначенные ему на этой неделе. Используйте фильтры по владельцу или участию в сочетании с датой, а не создавайте новый тег с именем человека.

Рецензент помнит фразу из названия холста. Сначала используйте Поиск. Теги предназначены для многократно используемых категорий, а не для поиска конкретного элемента по памяти.

Права доступа и скрытые элементы управления

Если элементы управления тегами или фильтрами отсутствуют, сначала проверьте, на том ли экране вы находитесь. Управление тегами проектов осуществляется через настройки тегов в списке проектов. Управление тегами холстов выполняется из контекстного меню проекта. Доступ участников проекта настраивается через меню Управление участниками, а не в диспетчерах тегов.

Если открыт нужный экран, но действие по-прежнему недоступно, возможно, у вас нет прав на редактирование проекта, управление тегами или изменение настроек проекта. Проект также может быть архивирован, предоставлен с ограниченным доступом, находиться в демо-режиме или быть ограничен настройками рабочего пространства.

Обратитесь к владельцу проекта или администратору рабочего пространства, чтобы подтвердить вашу роль в проекте. Если вы можете просматривать проект, но не можете редактировать теги, это может быть ожидаемым поведением. См. разделы Управление участниками проекта и Участники, гости и внешние соавторы.

Ошибки, приводящие к беспорядку в проектах

• Создание индивидуальных тегов для каждого человека: это избыточно, так как существуют фильтры владельцев. Используйте фильтры участников или владельцев.
• Использование тегов холстов для классификации проектов: это нарушает иерархию. Для классификации самих проектов используйте теги проектов.
• Использование тегов проектов для классификации отдельных холстов: это засоряет глобальный список. Используйте теги холстов внутри проекта.
• Создание тегов-дубликатов (например, Design, design, Creative и Assets): это затрудняет навигацию. Выберите один понятный термин, а остальные удалите.
• Пустой список после применения фильтров: это ошибочно принимают за удаление данных. Сбросьте фильтры, смените вид представления и воспользуйтесь поиском.

Что делать, если отфильтрованная работа кажется пропавшей

• Проект или холст исчез из списка:
  • Возможная причина: активны фильтры тегов, владельцев, дат, видимости или условий поиска.
  • Решение: сбросьте все фильтры и смените вид представления. Проект, скрытый фильтром проекта, никуда не делся. Холст, скрытый фильтром тегов, по-прежнему находится в проекте.
• Работа не отображается даже после сброса фильтров:
  • Возможная причина: элемент был архивирован, удален, перемещен, закрыт для доступа или ограничен настройками.
  • Решение: обратитесь к руководствам Если поиск не дает результатов, Если работа кажется пропавшей и Корзина.
• Два участника видят разные результаты:
  • Возможная причина: у пользователей настроены разные фильтры отображения.
  • Решение: перед проверкой прав доступа сравните активные фильтры на экранах. Разные фильтры являются гораздо более частой причиной расхождений, чем ошибки в правах доступа.