Что такое проекты

Проекты организуют холсты в общее рабочее представление. Используйте проект, когда команде необходимо знать, какие холсты связаны друг с другом, кто отвечает за каждый из них, каковы сроки выполнения, в каком разделе находится работа и какая ее часть уже перешла на этап завершения.

Холст представляет собой пространство для непосредственного выполнения работы. Проект является слоем, который обеспечивает удобный обзор и сканирование этих холстов. Например, в проекте запуска холстами могут быть Краткое описание запуска, Обзор главной страницы, Пресс-материалы и Ретроспектива. Разделы проекта показывают текущее положение каждого холста в рабочем процессе.

Для настройки структуры проекта ознакомьтесь с разделами Даты, статус и уведомления в проекте, Использование тегов и фильтров, Управление участниками проекта и Панель мониторинга и прогресс проекта.

Когда следует использовать проект

Используйте проект, когда работа охватывает несколько холстов или этапов. В качестве примеров проектов можно привести запуски продуктов, сдачу проектов клиентам, планирование кампаний, исследовательские программы, серии воркшопов, контент-календари, учебные проекты, планы найма, организацию мероприятий и регулярные рабочие процессы команд.

Используйте один холст без проекта, если работа представляет собой одну встречу, один мозговой штурм, одно пространство в формате документа или один воркшоп, для которого не требуется отслеживание по разделам. Вы сможете добавить холст в проект позже, если он станет частью более крупного рабочего процесса.

Если коллеги постоянно спрашивают, какой холст является актуальным, кто отвечает за задачу, что уже готово, у каких задач истек срок выполнения или почему панель мониторинга не показывает прогресс, то для такой работы, скорее всего, необходим проект.

Основные элементы проекта

Один и тот же холст может отображаться в разных представлениях. Перемещение холста в представлениях «Список» или «Канбан» изменяет сам холст в проекте, а не его копию.

Поведение представления «Список»

Представление проекта «Список» является наиболее компактным для организации холстов. В нем холсты сгруппированы по разделам, а колонки отображают имя, владельца, соавторов, срок выполнения, теги, а на широких экранах также дату создания или изменения.

Используйте представление «Список», если Вам необходимо добавить несколько холстов, переименовать разделы, переместить холсты между разделами, назначить владельцев или даты, применить теги, создать структуру подхолстов или проверить, какие разделы учитываются в общем прогрессе.

Строки могут представлять собой холсты верхнего уровня или подхолсты. Холст верхнего уровня находится непосредственно в разделе. Подхолст вложен в другой холст и может разворачиваться или сворачиваться под своим родительским элементом. Подробнее о работе с подхолстами читайте в статье Использование подхолстов.

Разделы и прогресс

Разделы представляют собой не просто визуальные группы. Раздел можно отметить как выполненный в меню этого раздела. Каждый холст проекта верхнего уровня в выполненном разделе считается завершенным при расчете общего прогресса проекта и на графике сгорания задач на панели мониторинга. Как выполненные можно отметить сразу несколько разделов.

Например, в проекте можно отметить разделы Утверждено и Опубликовано как выполненные. Холст верхнего уровня, перемещенный в любой из этих разделов, будет считаться завершенным. Холст верхнего уровня в разделах Черновик, Проверка или Заблокировано остается частью общего количества холстов, но не учитывается как выполненный.

Вы можете отметить раздел как выполненный даже после того, как в проекте накопилась история действий. Это сразу делает историю раздела полезной: при обновлении прогресса проекта все существующие холсты верхнего уровня в этом разделе будут учтены как выполненные. Это удобно, если команда начинает работу с обычными разделами, а затем определяет, какие из них должны обозначать завершенную работу.

Подзадачи холста обрабатываются отдельно. Выполнение подзадач внутри одного холста помогает продвигать работу по нему, однако прогресс всего проекта рассчитывается на основе раздела, в котором находится холст, а не на основе выполнения его подзадач.

Перемещение и вложение холстов

Вы можете перетаскивать холсты внутри представления «Список» проекта, если это позволяют Ваша роль и текущее представление. Результаты перетаскивания имеют различные значения в зависимости от цели:

Если включена ручная сортировка, в представлении «Список» может быть заблокирована сортировка строк внутри одного раздела, так как видимый порядок определяется полем сортировки. Перемещение между разделами по-прежнему доступно, поскольку это действие меняет раздел холста, а не гарантирует ручной порядок строк.

Перетаскивание родительского холста в один из его собственных дочерних элементов заблокировано. Это предотвращает циклическую вложенность в дереве подхолстов.

Перемещение и копирование между проектами

Меню действий холста позволяет переместить или скопировать его в другой проект. При перемещении меняется местоположение холста. При копировании создается новый холст в целевом проекте. Копирование полезно для работы с шаблонами, регулярными встречами или версиями для конкретных клиентов, однако оно несет в себе риски, если обе копии начинают использоваться как один и тот же единственный источник истины.

Некоторые процессы перемещения и копирования могут быть направлены как на весь проект, так и на отдельный холст. Выбор проекта делает перемещенный холст элементом верхнего уровня в нем. Выбор холста делает его подхолстом для этого элемента. Подробнее см. в статье Управление холстами в проектах.

Меню разделов позволяет переместить или скопировать весь раздел в другой проект. Это перемещает или копирует структуру раздела и все находящиеся в нем холсты с учетом проверки прав доступа. Используйте копирование раздела, если в другом проекте требуется аналогичный этап рабочего процесса. Используйте перемещение раздела, если данный раздел должен находиться в другом проекте.

Доступ и видимость

Права доступа к проекту и права доступа к холсту могут различаться. Пользователь может иметь доступ к проекту, но не иметь возможности открыть холст с ограниченным доступом внутри него. И наоборот: соавтор может иметь прямой доступ к конкретному холсту без доступа к проекту в целом.

Доступность действий может быть ограничена или скрыта в зависимости от роли в рабочем пространстве, роли в проекте, прав доступа к холсту, статуса архивирования или удаления, статуса пользователя со значением Гость, состояния общего доступа к проекту и настроек функций рабочего пространства. Если действия по перемещению, копированию, управлению разделами или отслеживанию прогресса отсутствуют, это обычно означает, что Ваша текущая роль или контекст не позволяют выполнить данное действие.

Если соавтор теряет доступ к холсту после его перемещения в другой проект, проверьте, не был ли его доступ унаследован от старого проекта. В таком случае добавьте соавтора через раздел Управление участниками проекта в новом проекте или настройте совместный доступ к холсту напрямую.

Распространенные сценарии использования проектов

Для запуска продукта создайте такие разделы, как Планирование, Креатив, Проверка, Утверждено и Опубликовано. Отметьте разделы Утверждено и Опубликовано как выполненные, если эти этапы представляют собой готовую работу для расчета прогресса и построения графиков сгорания. Используйте холсты для краткого описания проекта, проверки ресурсов, заметок тестировщиков, комнаты запуска и ретроспективы.

Для проекта с клиентом создайте разделы Подготовка, Старт, Проверка, Утверждено и Передача. Дайте холстам для клиентов понятные названия и делитесь только теми холстами или областями проекта, которые должен видеть клиент.

Для регулярных операций используйте простые разделы. Применяйте теги для категорий, которые проходят через разные разделы, например, команда, риск, канал, приоритет или регион.

С чего начать настройку

Начните с названия проекта, небольшого количества разделов и первых реальных холстов. Назначайте владельцев там, где важна персональная ответственность. Добавляйте даты, когда сроки влияют на ход работы. Добавляйте теги холстов только тогда, когда пользователи будут использовать их для фильтрации. Отмечайте разделы как выполненные только после того, как команда придет к согласию, что эти разделы действительно означают завершение работы.

Избегайте создания идеальной системы до начала реальной работы. Проекты приносят пользу тогда, когда они отражают реальные процессы на холстах. Добавляйте новые уровни структуры только тогда, когда команда сама начнет запрашивать эти улучшения.

Если проект становится перегруженным информацией, проверьте фильтры, названия разделов и холстов, прежде чем перестраивать всю структуру. В большинстве случаев избыточность информации вызвана неверной настройкой представлений, названий или тегов.

Решение возможных проблем

• Холст не отображается или потерян

  • Активны неверные фильтры. Сбросьте текущие фильтры проекта.
  • Выбрано другое представление. Переключите режим отображения проекта.
  • Холст находится вне проекта. Выполните поиск по проекту или перейдите в раздел Все холсты.
  • Холст перемещен или удален. Используйте Поиск по ALLO или проверьте раздел Корзина.

• Прогресс проекта отображается некорректно

  • Разделы настроены неверно. Проверьте, какие именно разделы отмечены как выполненные.
  • Холсты находятся в других разделах. Убедитесь, что холсты верхнего уровня перенесены в выполненные разделы.
  • Данные не обновились. Дождитесь автоматического обновления страницы или обновите ее вручную после изменения разделов.

• Проект доступен только для чтения и его нельзя отредактировать

  • Недостаточно прав доступа. Это связано с правами учетной записи, а не с потерей данных. Ознакомьтесь со статьей Доступ только для чтения.
  • Настройки общего доступа заблокированы. Изучите рекомендации в статье Устранение неполадок с общим доступом.
  • Ваша роль в рабочем пространстве не позволяет редактировать данный объект. Ознакомьтесь со статьей Участники, гости и внешние соавторы.