Comprendre les projets

Les projets organisent les canvases au sein d'une vue opérationnelle partagée. Utilisez un projet lorsqu'une équipe a besoin de savoir quels canvases vont ensemble, qui possède chacun d'eux, quelles sont les échéances de travail, dans quelle section ils se situent et quelle quantité de travail a atteint une étape finalisée.

Un canvas est l'espace où s'effectue le travail. Un projet est la couche structurelle qui permet de visualiser facilement ces canvases. Dans un projet de lancement, par exemple, les canvases peuvent s'intituler Brief de lancement, Revue de la page d'accueil, Ressources de presse et Rétrospective. Les sections du projet indiquent la place de chaque canvas dans le flux de travail.

Pour en savoir plus sur la structure des projets, consultez Dates de projet, statuts et notifications, Utiliser les balises et les filtres, Gérer les membres du projet et Tableau de bord de projet et avancement.

Quand utiliser un projet

Utilisez un projet lorsque le travail s'étend sur plusieurs canvases ou étapes. Les lancements de produits, les livraisons clients, la planification de campagnes, les programmes de recherche, les séries d'ateliers, les calendriers éditoriaux, les projets de classe, les plans de recrutement, l'organisation d'événements et les opérations d'équipe récurrentes sont d'excellents exemples de projets.

Utilisez un seul canvas sans projet lorsque le travail se limite à une seule réunion, une session de remue-méninges (brainstorm), un espace documentaire unique ou un atelier qui ne nécessite pas de suivi par section. Vous pourrez ajouter ce canvas à un projet plus tard s'il s'intègre dans un flux de travail plus large.

Si les collaborateurs demandent constamment « quel canvas est le plus récent ? », « qui en est le propriétaire ? », « qu'est-ce qui est prêt ? », « qu'est-ce qui est en retard ? » ou « pourquoi le tableau de bord n'affiche-t-il aucun avancement ? », le travail nécessite probablement la création d'un projet.

Composants principaux d'un projet

Le même canvas peut apparaître dans différentes vues. Le fait de le déplacer dans la vue Liste ou Kanban modifie directement le canvas au sein du projet, et non une copie de celui-ci.

Comportement de la vue Liste du projet

La vue Liste du projet est la vue la plus dense pour organiser les canvases. Elle présente les canvases regroupés par sections, avec des colonnes pour le nom, le propriétaire, les collaborateurs, la date d'échéance, les balises, et parfois les dates de création ou de modification sur les écrans plus larges.

Utilisez la vue Liste lorsque vous devez ajouter plusieurs canvases, renommer des sections, déplacer des canvases d'une section à une autre, modifier les propriétaires ou les dates, appliquer des balises, structurer des sous-canvases ou vérifier quelles sections comptent dans le calcul de l'avancement.

Les lignes peuvent représenter des canvases de premier niveau ou des sous-canvases. Un canvas de premier niveau est placé directement dans la section. Un sous-canvas est imbriqué sous un autre canvas et peut être développé ou masqué sous son parent. Pour en savoir plus sur le modèle général des sous-canvases, consultez Utiliser les sous-canvases.

Sections et avancement

Les sections sont bien plus que de simples groupes visuels. Une section peut être marquée comme terminée à partir de son menu contextuel. Chaque canvas de premier niveau situé dans une section terminée est comptabilisé comme finalisé pour le calcul de l'avancement du projet et le graphique d'avancement (burndown) du tableau de bord. Il est possible de marquer plusieurs sections comme terminées.

Par exemple, un projet peut avoir deux sections terminées : Approuvé et Publié. Un canvas de premier niveau déplacé dans l'une ou l'autre de ces sections sera comptabilisé comme finalisé. Un canvas de premier niveau situé dans Brouillon, Revue ou Bloqué fait toujours partie du total mais n'est pas considéré comme finalisé.

Vous pouvez marquer une section comme terminée même si le projet a déjà un historique d'activité. L'historique de cette section devient alors immédiatement exploitable : lors de l'actualisation de l'avancement du projet, les canvases de premier niveau existants dans cette section sont considérés comme finalisés. Cela s'avère particulièrement utile lorsqu'une équipe commence par utiliser des sections ordinaires, puis décide ultérieurement quelles sections doivent représenter le travail achevé.

Les sous-tâches des canvases sont distinctes. Finaliser des sous-tâches à l'intérieur d'un canvas peut aider à faire progresser ce dernier, mais l'avancement global du projet repose sur la section du canvas et non sur la complétion de ses sous-tâches.

Déplacer et imbriquer des canvases

Vous pouvez faire glisser des canvases dans la vue Liste du projet si votre rôle et la vue en cours vous y autorisent. Les zones de dépôt ont des significations différentes :

Lorsqu'un tri manuel est actif, la vue Liste du projet peut bloquer le tri des lignes au sein d'une même section car l'ordre d'affichage dépend du champ de tri. Les déplacements d'une section à une autre restent possibles, car ils modifient la section du canvas plutôt que de garantir un ordre manuel des lignes.

Le glisser-déposer d'un canvas parent sous l'un de ses propres descendants est bloqué afin d'éviter la création de boucles infinies dans l'arborescence des sous-canvases.

Déplacer et copier d'un projet à un autre

Les menus contextuels des canvases permettent de déplacer ou de copier un canvas vers un autre projet. Le déplacement modifie l'emplacement du canvas. La copie crée un nouveau canvas indépendant dans le projet de destination. Copier un canvas est utile pour utiliser des modèles, planifier des réunions récurrentes ou créer des variantes adaptées à un client spécifique (ceci comporte toutefois un risque si les deux copies sont considérées comme la même source d'information unique).

Certains flux de déplacement et de copie peuvent cibler soit un projet, soit un canvas. Choisir un projet place le canvas déplacé au premier niveau de ce projet. Choisir un canvas en fait un sous-canvas imbriqué sous ce dernier. Consultez Gérer les canvases dans les projets.

Les menus de section permettent de déplacer ou de copier une section entière vers un autre projet. Cela déplace ou copie la structure de la section ainsi que tous les canvases qu'elle contient, sous réserve des vérifications de droits et d'accès. Copiez une section lorsque son flux de travail doit être reproduit à l'identique dans un autre projet. Déplacez une section lorsqu'elle doit appartenir à un projet différent.

Accès et visibilité

L'accès au projet et l'accès aux canvases peuvent différer. Un utilisateur peut être autorisé à ouvrir le projet sans pour autant avoir accès à un canvas restreint au sein de celui-ci. À l'inverse, un autre collaborateur peut bénéficier d'un partage direct sur un canvas sans avoir accès à l'ensemble du projet.

Les actions disponibles peuvent être masquées ou désactivées selon le rôle dans l'espace de travail, le rôle dans le projet, les autorisations du canvas, l'état d'archivage ou de suppression, le statut d'Invité, le statut partagé du projet et les fonctionnalités de l'espace de travail. L'absence d'actions de déplacement, de copie, de section ou de suivi de l'avancement signifie généralement que votre rôle actuel ou le contexte n'autorise pas ces opérations.

Si un collaborateur perd l'accès à un canvas après que celui-ci a été déplacé dans un autre projet, vérifiez si ses droits d'accès provenaient du projet d'origine. Ajoutez-le à l'aide de l'option Gérer les membres du projet dans le projet de destination, ou effectuez un partage de canvas direct.

Structures de projet courantes

Pour un lancement, créez des sections telles que Planification, Création, Revue, Approuvé et Publié. Marquez les sections Approuvé et Publié comme terminées si elles représentent des travaux achevés pour l'avancement et le graphique de progression. Utilisez des canvases pour le brief, la revue des ressources, les notes de contrôle qualité, l'espace de lancement et la rétrospective.

Pour un projet client, configurez des sections pour la Préparation, le Lancement, la Revue, l' Approbation et la Livraison. Veillez à ce que les canvases destinés au client portent des noms explicites, et partagez uniquement les canvases ou les zones du projet que le client doit voir.

Pour les opérations récurrentes, privilégiez des sections simples. Utilisez des balises pour classer les éléments transversaux aux sections, comme l'équipe, le niveau de risque, le canal de diffusion, la priorité ou la région géographique.

Ce qu'il convient de configurer en premier

Commencez par définir le nom du projet, un nombre limité de sections et les premiers canvases opérationnels. Désignez des propriétaires là où les responsabilités doivent être clairement établies. Ajoutez des dates lorsque les échéances influencent le flux de travail. N'ajoutez des balises de canvas que si vos collaborateurs prévoient de les utiliser pour filtrer l'affichage. Enfin, ne marquez des sections comme terminées que lorsque l'ensemble de l'équipe s'accorde à dire que les travaux correspondants sont effectivement achevés.

Évitez de concevoir un système parfait avant même que le travail ne commence. Les projets prennent toute leur valeur lorsqu'ils reflètent l'avancement réel des canvases. Ajoutez de la structure uniquement lorsque l'équipe commence à en éprouver le besoin.

Si le projet devient trop chargé ou confus, vérifiez les filtres, le nom des sections et le nom des canvases avant de le restructurer entièrement. Dans la plupart des cas, l'encombrement résulte simplement d'un problème d'affichage, de nomenclature ou d'organisation des balises.

Solutions de dépannage

• Canvas manquant :

  • Un filtre actif masque peut-être l'élément. Effacez les filtres ou changez de vue.
  • Utilisez la fonction de recherche au sein du projet.
  • Vérifiez dans l'espace Tous les canvases, la Recherche globale ALLO ou la Corbeille.

• Avancement du projet incorrect :

  • Vérifiez quelles sections sont marquées comme terminées.
  • Assurez-vous que les canvases concernés se trouvent bien dans ces sections.
  • La liste du projet ou le tableau de bord peut nécessiter une actualisation suite à des modifications récentes de sections.

• Modification du projet impossible (lecture seule) :

  • Il s'agit généralement d'un problème d'autorisation d'accès et non d'une perte de données.
  • Consultez l'aide sur l' Accès en lecture seule ou pour Résoudre les accès dans Partagé avec moi.
  • Pour en savoir plus sur les rôles, consultez la section Membres, invités et collaborateurs externes.