Comprendre les canvas

Dans ALLO, un canvas est l'espace de travail partagé au sein duquel votre équipe peut rassembler des idées, des fichiers, des diagrammes, des notes, des commentaires et des pages de présentation au même endroit. Privilégiez-le lorsque votre travail fait appel à la pensée visuelle et spatiale : planification d'un atelier, revue de design, collecte de recherches, explication d'un processus ou partage de retours sur un document, tout en gardant intact le fil des discussions.

Le modèle mental le plus simple à retenir est le suivant : un projet structure le travail, un canvas est l'endroit où le travail s'effectue et les éléments sont les objets placés sur ce canvas. Si vous débutez, commencez par consulter notre guide sur les bases du canvas, puis revenez ici pour déterminer le format de canvas qui convient le mieux à vos objectifs.

Glossaire rapide du canvas

Différence entre canvas, projet et fichier

Un projet constitue le conteneur global rassemblant des travaux liés entre eux. Il peut contenir des canvases, des sections, des responsables, des étiquettes, des dates d'échéance, des indicateurs de progression et des collaborateurs. Le canvas est l'un des éléments de ce projet : c'est là que l'équipe crée, structure et examine le contenu visuel réel.

Un fichier est un contenu que vous insérez à l'intérieur d'un canvas. Les images, fichiers PDF, feuilles de calcul et autres fichiers importés deviennent alors des éléments de canvas qui peuvent être déplacés, redimensionnés, commentés, prévisualisés, remplacés, téléchargés ou combinés à d'autres objets. Si l'examen de ce fichier est l'objet principal de votre tâche, placez-le sur un canvas pour que les commentaires et le contexte restent toujours rattachés à la révision.

Cette distinction est essentielle pour la gestion des autorisations. L'accès à un projet permet de rendre un canvas visible aux bons membres de l'espace de travail, tandis que les options de partage du canvas déterminent qui peut spécifiquement ouvrir ou collaborer sur ce document. Reportez-vous au guide de partage d'un canvas pour savoir comment accorder des accès en lecture seule, en commentaire ou en modification.

Canvas de page ou tableau blanc libre ?

Choisissez un canvas de page lorsque votre travail suit un parcours logique ou chronologique : étapes de révision, parties d'une réunion, diapositives de présentation, pages d'un rapport ou atelier collaboratif allant de l'ordre du jour jusqu'à la synthèse finale. Un canvas de page met à votre disposition le rail de diapositives, le menu de page, la vue d'ensemble, le mode Présentation, l'impression et l'exportation PDF.

Choisissez un tableau blanc libre lorsque votre travail ne se prête pas à un découpage en pages physiques. Ce format est idéal pour cartographier des systèmes, regrouper de nombreuses notes adhésives, brainstormer en toute liberté ou faire évoluer un grand tableau visuel au fil de plusieurs sessions de travail. Le tableau blanc libre offre un espace continu et infini qui s'adapte à l'étendue de vos idées.

Pour obtenir une comparaison détaillée de leurs caractéristiques, consultez notre guide sur les canvases de page et tableaux blancs libres.

Ce que vous pouvez faire dans un canvas

Vous pouvez ajouter tous vos objets de travail quotidiens depuis la barre d'outils : notes adhésives, textes, formes géométriques, flèches de connexion, dessins à main levée, feuilles de calcul, autocollants, fichiers importés, vidéos YouTube ou sous-canvases. Sur mobile, l'interface simplifiée se concentre sur les actions essentielles : sélection, outil main, dessin, notes adhésives, import de fichiers et insertion de liens.

Dès qu'un contenu est présent sur le canvas, sélectionnez-le pour modifier rapidement ses options grâce à la barre d'outils intégrée ou ouvrez le menu d'élément pour afficher toutes les commandes de gestion. Vous pouvez facilement en changer la couleur, modifier la police, gérer l'alignement, ajouter des commentaires, insérer des liens, grouper des objets, verrouiller des éléments, dupliquer du contenu, gérer l'ordre des calques, recadrer, remplacer des images ou copier le texte sous format Markdown.

La barre d'outils est le point d'accès principal pour donner vie à votre canvas. Elle regroupe tous les outils de création à portée de main, ce qui vous évite de devoir quitter l'espace de travail pour ajouter une note adhésive, un fichier, un dessin au stylo ou une grille de calcul.

Commencez par explorer les éléments de canvas, puis fiez-vous aux guides de référence si vous souhaitez en connaître tous les détails :

• Barre d'outils intégrée détaille les options de modification rapide affichées à côté de votre sélection.
• Menu d'élément passe en revue l'ensemble complet d'actions applicables à un objet sélectionné.

La collaboration est intégrée au cœur de l'expérience grâce aux commentaires, mentions, présence en temps réel, tchats d'équipe et partages d'accès :

• Commentaires et mentions détaille la rédaction de retours ancrés sur le contenu.
• Collaboration en temps réel présente les curseurs nominatifs et les indicateurs de présence.
• Chat du canvas explique la messagerie rapide par écrit.
• Appels audio/vidéo décrit les réunions d'équipe synchrones.
• Collaborer avec des invités guide le partage d'accès avec des collaborateurs externes.

Ce qu'un canvas n'est pas

Un canvas n'est pas un simple outil de prévisualisation de fichiers. Vos documents importés s'intègrent dans un véritable espace de travail partagé au sein duquel des notes, des flèches directionnelles, des commentaires, des responsables de tâches et d'autres pages contextuelles viennent s'organiser tout autour.

Un canvas n'est pas un projet à part entière. Le projet constitue l'enveloppe d'organisation qui encadre l'ensemble des tâches. Bien qu'un canvas puisse être déplacé, copié, partagé ou archivé au sein d'un projet, le canvas reste spécifiquement l'endroit physique où l'équipe crée, conçoit et échange autour des éléments visuels.

Un canvas n'est pas nécessairement un diaporama de présentation. Les canvases de page peuvent se comporter comme des diapositives lorsque vous lancez une présentation, mais ils peuvent aussi servir de documents de travail, de supports d'ateliers ou de tableaux de révision. Quant aux tableaux blancs libres, ils sont délibérément conçus sans aucun concept de diapositive.

Un canvas n'a pas vocation à héberger de lourdes bases de données brutes. Utilisez des outils spécialisés ou vos feuilles de calcul sources pour traiter de gros volumes d'informations, puis importez une vue simplifiée, une feuille synthèse ou un fichier clé sur le canvas lorsque votre équipe a besoin de l'analyser visuellement.

Comment l'état du canvas modifie l'affichage

L'interface utilisateur du canvas s'adapte en permanence. Selon la situation, un même collaborateur verra des commandes différentes s'afficher d'un canvas à un autre.

Si un menu ou un bouton n'apparaît pas sur votre écran, ne pensez pas immédiatement à un bug ou à une erreur du guide de support. Vérifiez d'abord le format du canvas, vos autorisations d'accès, votre statut éventuel d'invité, le type d'objet sélectionné, votre appareil et les paramètres définis par l'espace de travail.

Le passage d'un thème à un autre ne doit pas altérer la lisibilité de votre travail. Veillez à utiliser un niveau de contraste suffisant pour vos images, textes, formes géométriques et commentaires afin de garantir qu'ils restent déchiffrables en thème clair comme en thème sombre.

Cycle de vie d'un canvas

La majorité des canvases passent par les étapes d'un cycle de vie simple :

1. Création depuis un canvas vierge, un modèle existant, un projet, une importation, un tableau blanc libre ou un sous-canvas.
2. Structuration de l'espace à l'aide de pages, de titres, de sections, d'arrière-plans thématiques ou de consignes verrouillées.
3. Ajout d'éléments tels que des notes adhésives, des fichiers, des images, des formes, des flèches directionnelles, des feuilles de calcul, des liens de partage ou des sous-canvases.
4. Invitation des collaborateurs en leur attribuant des rôles de lecture seule, de commentaire, de modification ou d'accès invité.
5. Collaboration active en temps réel via le suivi des curseurs, les commentaires, les tchats et les réunions d'équipe.
6. Synthèse et finalisation en résolvant les commentaires, en attribuant des tâches aux responsables, en déplaçant le canvas dans le bon projet ou en lançant une présentation ou un export final.
7. Archivage et pérennisation en repliant les pages inactives, en sauvegardant le format épuré sous forme de modèle réutilisable, ou en utilisant l'historique des versions.

Connaître ce cycle de vie vous aide à vous orienter rapidement vers le bon guide d'aide. Les questions de création sont traitées dans le guide de création d'un canvas. Les actions de modification sont expliquées dans éléments de canvas. Les questions d'autorisations relèvent du guide pour partager un canvas. Enfin, les incidents d'exportation sont détaillés dans la résolution des échecs d'exportation de canvas.

Disponibilité et autorisations

Exemples d'usages

Pour une revue de design : Créez un canvas de page, téléversez vos captures d'écran ou vos fichiers PDF, invitez vos réviseurs en leur attribuant des droits d'accès en commentaire, demandez-leur de mentionner les responsables des corrections sur les zones concernées, puis exportez un document PDF final destiné aux parties prenantes.

Pour un atelier stratégique : Démarrez depuis un modèle préétabli, créez une page pour chaque activité d'équipe, repliez les pages de préparation pour ne pas encombrer l'écran, lancez une réunion audio/vidéo ou utilisez le chat pour guider les participants, puis affichez les pages finales en mode Présentation.

Pour une cartographie ouverte de recherche : Optez pour un tableau blanc libre, assemblez vos notes adhésives et vos fichiers importés sous forme de groupes thématiques, utilisez les commentaires pour lister les questions en suspens et affranchissez-vous des contraintes des pages (comme la présentation de diapositives ou l'exportation PDF).

Que faire en cas de problème ?

Il manque un bouton ou une option. Les explications les plus courantes résident dans vos droits d'accès, le type de canvas, l'appareil utilisé ou les paramètres d'administration de votre espace de travail. Les invités ne bénéficient pas de toutes les commandes d'administration. Les tableaux blancs libres masquent les outils spécifiques aux pages. La version mobile propose une barre d'outils simplifiée. Enfin, certaines actions de fichiers sont temporairement bloquées pendant leur traitement ou si le téléchargement est restreint.

Le canvas ne s'ouvre pas, semble introuvable ou affiche une erreur d'autorisation. Assurez-vous d'être connecté avec le bon compte utilisateur, vérifiez si le lien d'accès est toujours actif et confirmez que le canvas n'a pas été déplacé, archivé, supprimé ou retiré du projet. Reportez-vous à la liste de contrôle du guide pour résoudre les problèmes de canvas.

Le canvas semble désordonné. La meilleure réponse consiste à lui redonner de la structure plutôt qu'à changer d'outil. Donnez des titres clairs à vos pages, organisez votre travail étape par étape, utilisez des sous-canvases pour approfondir certains points complexes, verrouillez les consignes de vos exercices, résolvez les commentaires déjà traités et classez vos canvases terminés au sein de projets clairs pour tout le monde.