Utiliser les vues de projet

Les vues affichent les mêmes canvases de projet

Les vues de projet proposent différentes manières de consulter les mêmes canvases d'un projet. Passer du Tableau de bord à la Liste, au Calendrier, au Kanban ou à la Chronologie ne crée pas de copies distinctes de votre travail. Un canvas reste exactement le même, c'est uniquement la vue qui modifie la façon dont vous le lisez, le modifiez et repérez les éléments nécessitant votre attention.

Utilisez la vue qui correspond le mieux à votre besoin :

Pour les notions fondamentales, consultez Comprendre les projets. Pour plus de détails sur le Tableau de bord, reportez-vous à Tableau de bord et progression du projet. Pour l'organisation spécifique des canvases, consultez Gérer les canvases dans les projets.

Passer d'une vue à l'autre

Ouvrez un projet, puis utilisez les onglets de vue situés vers le haut de la page du projet. La page détaillée du projet prend en charge ces raccourcis de mode de vue lorsque l'interface du projet est active :

Il s'agit de raccourcis à touche unique. Ils ne s'activent pas lorsque vous saisissez du texte dans un champ de saisie, lorsque vous utilisez un menu ouvert ou lorsque vous utilisez un raccourci combiné comme Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T ou Shift+C. Cela permet de préserver les raccourcis système de votre navigateur et de l'application.

Le Tableau de bord étant une vue de synthèse, il n'affiche pas la barre d'outils comprenant la Recherche, le tri, les filtres ou les options d'ouverture des canvases. La vue Calendrier affiche la Recherche et les filtres, mais pas les options de tri. Les vues Liste, Kanban et Chronologie utilisent quant à elles des options de Recherche, de filtre, de tri et d'ouverture spécifiques à chaque vue, selon les autorisations associées à votre rôle.

Progression du projet

La progression du projet est calculée en comparant le nombre de canvases terminés par rapport aux sections marquées comme terminées. Un canvas est considéré comme terminé lorsqu'il se trouve dans une section de complétion (comme Terminé, Approuvé, Publié ou toute autre section que votre équipe définit comme finalisée).

La progression ne dépend pas du nom du canvas, du statut du projet, de la date d'échéance ou de la complétion des sous-tâches du canvas. Les sous-tâches de canvas constituent un indicateur distinct. Le Tableau de bord les exploite dans les fiches KPI, le suivi des sous-tâches, le tri et les indicateurs de risques, mais la réalisation des sous-tâches ne rend pas le canvas lui-même terminé si ce dernier ne se trouve pas dans une section de complétion.

Cette distinction est essentielle car le Tableau de bord, les fiches de progression, le décompte des canvases terminés et restants, ainsi que l'historique du graphique de burndown dépendent tous des sections de complétion. Si la section À valider est configurée comme terminée, chaque canvas présent dans cette section sera comptabilisé comme terminé. À l'inverse, si la section Terminé n'est pas marquée comme complétée, les canvases pourtant finalisés qui s'y trouvent continueront d'être considérés comme incomplets.

Ouvrez le menu d'une section ou d'une colonne Kanban pour marquer une section comme terminée ou non, à condition que votre rôle vous y autorise. Ces paramètres de complétion de section font partie intégrante du flux de travail du projet et ne sont pas de simples éléments esthétiques.

Valisez ce paramètre lorsque :

• vous renommez des sections
• vous construisez un flux de travail personnalisé
• un nouveau projet démarre alors que la section finale est déjà marquée comme terminée

Définir des sections de complétion à un stade ultérieur reste tout à fait possible. ALLO peut immédiatement comptabiliser les canvases existants de ces sections comme terminés et s'appuyer sur l'historique des déplacements entre les sections pour générer des données de progression et un graphique de burndown pertinents pour votre projet.

Vue Tableau de bord du projet

La vue Tableau de bord présente l'état de santé général du projet. Utilisez-la pour répondre à des questions telles que : « Avons-nous progressé ? », « Qu'est-ce qui a changé ? », « Quels sont les éléments en retard ? » ou encore « Quels sont les risques identifiés ? »

Le Tableau de bord rassemble la progression du projet, le nombre total de canvases, les canvases en retard, le nombre de sous-tâches, le graphique de burndown, la répartition des sections, la charge de travail, la répartition des tags de canvas, les principaux risques et l'historique du projet. Sur les grands écrans, l'historique s'affiche dans un panneau latéral. Sur les écrans plus petits, il apparaît sous les différentes fiches du tableau de bord.

Utilisez le Tableau de bord lors des réunions hebdomadaires, des validations avant lancement, des revues de livraison client et du nettoyage des projets. Si les chiffres de progression vous semblent erronés, vérifiez d'abord la configuration de vos sections de complétion. Si le graphique de burndown semble vide ou plat, assurez-vous que des canvases ont bien été déplacés vers des sections marquées comme terminées et que le projet possède un historique d'activité suffisant pour alimenter le graphique.

Le Tableau de bord offre une synthèse globale du projet. Utilisez plutôt les vues Liste, Calendrier, Kanban ou Chronologie si vous devez analyser un responsable, un tag, une section ou une plage de dates en particulier à l'aide des filtres.

Vue Liste

La vue Liste est idéale pour organiser et nettoyer les données de votre projet. Elle regroupe les canvases par section et vous permet de parcourir rapidement les noms, les responsables, les collaborateurs, les dates d'échéance, les tags et, sur les écrans larges, les dates de création et de modification.

Privilégiez la vue Liste pour ajouter plusieurs canvases d'un coup, corriger des titres incohérents, comparer les attributions de responsables, mettre à jour des dates, appliquer des tags, développer des canvases enfants ou déplacer des canvases d'une section à l'autre. La création d'un canvas directement sur la ligne le place automatiquement dans la section correspondante.

La Liste s'avère également être l'espace le plus lisible pour vérifier la configuration de vos sections de complétion. Si la progression indiquée sur le Tableau de bord semble incorrecte, passez en vue Liste et examinez quels canvases se trouvent dans les sections marquées comme terminées.

Si le tri manuel ne fonctionne pas comme prévu, vérifiez si un tri automatique est actif. Un tri actif modifie l'ordre d'affichage général. Désactivez-le si vous souhaitez réorganiser manuellement vos canvases par glisser-déposer. Les déplacements entre sections restent opérationnels et pertinents, car ils modifient la section d'affectation du canvas et pas seulement sa position dans la liste.

Vue Calendrier

La vue Calendrier présente les canvases ayant une date d'échéance selon un affichage mensuel, hebdomadaire ou journalier. Elle s'avère particulièrement adaptée pour planifier des lancements, des calendriers éditoriaux, des périodes de validation, des événements, des échéances clients ou des livraisons récurrentes.

Les canvases n'ayant pas de dates associées ne s'affichent pas dans le Calendrier. Cela ne signifie pas qu'ils sont supprimés. Passez simplement en vue Liste ou Kanban, effacez les filtres et ajoutez des dates là où le calendrier l'exige. Consultez Utiliser un calendrier de projet.

Si vos autorisations de rôle vous le permettent, sélectionnez une date, une plage de dates ou un créneau horaire pour créer un canvas directement. Faire glisser ou redimensionner un élément du calendrier met à jour automatiquement ses dates si vous disposez des droits de modification. Utilisez cette fonctionnalité pour planifier de réels changements de calendrier, et non des dates fictives qui surchargeraient la vue sans aider l'équipe à prendre des décisions.

Le Calendrier de projet se distingue du Calendrier de l'espace de travail. Utilisez le Calendrier de l'espace de travail si vous souhaitez centraliser les filtres de sources, les événements Google Calendar, les sessions d'objectifs clés (OKR) ainsi que l'ensemble des tâches datées provenant de plusieurs projets différents.

Vue Kanban

La vue Kanban affiche les sections du projet sous forme de colonnes. Utilisez-la lorsque la priorité est de suivre l'avancement d'un flux de travail : Planification, Conception, À valider, Approuvé, Publié ou toute autre étape réellement utilisée par votre équipe.

Déplacez les canvases d'une colonne à l'autre au fil de l'avancement des tâches. Cela garantit l'exactitude des données de progression du Tableau de bord si vos sections de complétion sont correctement définies. La vue Kanban est précieuse lors des réunions de suivi et des revues d'équipe, car elle permet d'identifier les goulets d'étranglement en un coup d'œil, sans avoir à ouvrir chaque canvas un par un.

Veillez à l'adéquation de vos noms de sections avec des étapes de décision réelles. Une colonne nommée Plus tard est pertinente si elle est associée à un responsable identifié et fait l'objet d'un examen régulier. À l'inverse, une colonne intitulée Divers indique généralement que le projet nécessite un travail de tri ou de nettoyage.

Vue Chronologie

La vue Chronologie affiche les canvases dotés de dates tout au long d'une échelle temporelle. Elle est idéale lorsque la durée d'une tâche est plus importante qu'une simple date d'échéance unique, comme pour une phase de lancement, une période de production de contenu, une phase de validation client ou l'organisation d'un atelier sur plusieurs jours.

La Chronologie permet de regrouper les lignes d'affichage par section ou par responsable. Faire glisser ou redimensionner une barre sur la frise chronologique ajuste instantanément la plage de dates du canvas, à condition que votre rôle vous y autorise. Déplacer une barre d'une ligne à l'autre peut également mettre à jour la section ou le responsable affecté, selon le mode de regroupement sélectionné.

Les canvases doivent obligatoirement posséder une date de fin pour figurer sur la Chronologie. Si un canvas n'apparaît pas, commencez par vérifier ses dates d'échéance, puis effacez les filtres et les termes de recherche.

Recherche, filtres, tags et tri

Les options de Recherche, de filtrage et de tri peuvent masquer une partie des éléments d'un projet. Bien que cette fonctionnalité soit utile, c'est aussi le premier point à vérifier si un canvas semble avoir disparu.

Les critères de filtrage courants intègrent le responsable, les tags, la date d'échéance, la section et les termes de recherche. Un filtre ciblant un membre de l'équipe masquera les tâches de tous les autres. De la même façon, filtrer par tag masque les canvases non étiquetés, et un filtre de date masque tout travail en dehors de la plage définie.

Les options de tri varient selon la vue sélectionnée. Les vues Liste et Kanban privilégient les champs de canvas comme le titre, le responsable, l'échéance, les tags et parfois les champs de progression ou d'audit des sous-tâches. La Chronologie met l'accent sur le regroupement par section ou par attribution. La vue Calendrier reposant déjà entièrement sur une structure temporelle, elle ne propose pas ce type de menu de tri.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des filtres, reportez-vous à Utiliser les tags et les filtres. Pour les tags spécifiques aux canvases de projet, consultez Gérer les tags de canvas.

Hiérarchie des canvases et sous-canvases

Les vues de projet permettent d'organiser les canvases principaux. Toutefois, un canvas peut également englober des éléments de travail plus détaillés, des canvases enfants ou des sous-tâches de canvas, selon sa méthode de création initiale.

Utilisez les sous-canvases lorsqu'un canvas requiert un sous-espace de travail ciblé au sein du canvas principal lui-même. Par exemple, un canvas de planification de lancement peut contenir des sous-canvases dédiés à l'analyse de positionnement des prix, à l'évaluation des risques ou à la revue de campagne. Reportez-vous à Utiliser les sous-canvases.

Utilisez des sous-tâches de canvas pour lister les actions complémentaires internes à un canvas spécifique. Considérez-les comme un indicateur d'avancement propre à ce canvas, et non comme la règle de complétion globale du projet. Cette dernière dépend en effet uniquement des sections configurées comme terminées.

Exemples

Pour un projet de lancement, utilisez le Tableau de bord pour évaluer l'état de préparation, le Kanban pour suivre les étapes de validation, la Liste pour réorganiser les attributions et les tags, le Calendrier pour gérer la planification de la semaine de lancement, et la Chronologie pour visualiser le travail s'étalant sur plusieurs jours. Ne marquez des sections telles que Approuvé, Prêt ou Lancé comme terminées que si elles signifient réellement que le canvas est pleinement finalisé.

Pour un calendrier éditorial, utilisez la vue Calendrier pour suivre les dates de publication, le Kanban pour visualiser les étapes de rédaction, la Liste pour contrôler les titres et les responsables, et le Tableau de bord pour identifier les canvases en retard ainsi que l'avancement des sous-tâches de canvas. Utilisez des tags pour préciser le canal de diffusion, la zone géographique, le type de contenu ou le niveau de risque.

Pour un projet client, utilisez la Liste pour inventorier les livrables, le Kanban pour identifier les états de validation, la Chronologie pour gérer les créneaux d'examen s'étalant sur plusieurs jours, et le Tableau de bord pour préparer vos réunions de suivi de projet. Si votre client parvient à ouvrir le projet mais n'accède pas à un canvas donné, vérifiez les paramètres de partage propres à ce canvas de manière distincte des accès généraux du projet.

Si une vue semble vide

Si vos canvases n'apparaissent pas à l'écran, cela est souvent dû à des filtres actifs ou à des options d'affichage restrictives.

• Filtres actifs : Effacez les filtres de responsables, de tags et les plages de dates.
• Recherche : Supprimez tout terme de recherche résiduel dans la barre de Recherche.
• Changement de vue : Basculez vers une autre vue pour vérifier si le canvas est placé dans une section différente, une colonne Kanban distincte ou s'il possède d'autres dates.
• Contexte : Assurez-vous que vous êtes positionné dans le bon projet et dans le bon espace de travail.

La progression du Tableau de bord semble incorrecte

• Sections de complétion mal configurées : Vérifiez quelles sections de votre projet sont officiellement configurées comme terminées.
• Canvases hors section : Assurez-vous que les canvases finalisés sont situés dans une colonne ou une section marquée comme complétée.

Les vues Calendrier ou Chronologie sont vides

• Absence de dates : Vérifiez les dates de vos canvases de projet. Si un canvas n'a pas de date d'échéance ou de date de fin, il ne s'affichera pas sur ces vues temporelles.

Un canvas reste introuvable sur toutes les vues Le canvas a peut-être changé d'emplacement ou ses droits d'accès ont été restreints.

• Suppression : Le canvas a pu être placé dans la corbeille. Consultez Corbeille.
• Recherche globale : Le canvas a pu être déplacé vers un autre projet. Consultez Recherche globale sur ALLO.
• Perte de données : Pour d'autres causes possibles, reportez-vous à Que faire lorsque votre travail semble avoir disparu.