Usar visualizações de projeto

As visualizações exibem os mesmos canvases do projeto

As visualizações de projeto são maneiras diferentes de inspecionar os mesmos canvases de um projeto. Alternar do Painel para as visualizações de Lista, Calendário, Kanban ou Linha do Tempo não cria cópias separadas do trabalho. O canvas continua sendo exatamente o mesmo; a visualização apenas altera como você o lê, o edita e identifica o que precisa de atenção.

Use a visualização que melhor se alinha à pergunta que você deseja responder:

Para aprender as noções básicas sobre projetos, consulte Entender os projetos. Para obter detalhes sobre o Painel, consulte Painel e progresso do projeto. Para a organização específica de canvases, consulte Gerenciar canvases em projetos.

Alternar visualizações

Abra um projeto e use as abas de visualização localizadas próximas ao topo do projeto. A página de detalhes do projeto oferece suporte aos seguintes atalhos de teclado de modo de visualização quando a interface do projeto está ativa:

Estes são atalhos de tecla simples. Eles não funcionam quando você está digitando em um campo de entrada, usando um menu aberto ou pressionando um atalho com teclas modificadoras, como Cmd+L, Ctrl+L, Alt+T ou Shift+C. Isso garante que os atalhos do navegador e do aplicativo continuem disponíveis.

O Painel é uma visualização resumida, por isso não exibe as opções de busca, ordenação, filtros ou a linha de configurações de abertura de canvases do projeto. O Calendário exibe a busca e os filtros, mas não a ordenação. As visualizações de Lista, Kanban e Linha do Tempo utilizam opções de busca, filtros, ordenação e configurações de comportamento de abertura específicas de cada visualização, caso as suas permissões de acesso permitam.

Progresso do projeto

O progresso do projeto baseia-se nos canvases contabilizados em seções marcadas como concluídas. Um canvas é considerado concluído quando está localizado em uma seção de conclusão, como Done (Concluído), Approved (Aprovado), Published (Publicado) ou qualquer outra seção que a sua equipe marcar como concluída.

O progresso não se baseia no nome do canvas, no status do projeto, na data de entrega ou no fato de todas as subtarefas do canvas estarem concluídas. As subtarefas do canvas representam um indicador separado. O Painel as exibe em cartões de KPI, progresso de subtarefas, ordenação e sinais de risco, mas as subtarefas não definem o canvas como concluído, a menos que o canvas também esteja inserido em uma seção de conclusão.

Essa distinção é importante porque o Painel, os cartões de progresso, a contagem de canvases concluídos e restantes e o histórico de burndown dependem das seções de conclusão. Se a seção Review (Revisão) for marcada como concluída, todos os canvases nela serão contabilizados como concluídos. Se a seção Done (Concluído) não estiver configurada como de conclusão, os canvases finalizados nela ainda serão exibidos como incompletos.

Abra o menu de uma seção ou coluna do Kanban para definir uma seção como concluída ou não concluída, desde que sua função permita realizar alterações de seção. Essas configurações de conclusão de seção fazem parte do fluxo de trabalho do projeto e não são meramente visuais.

Confirme essa configuração sempre que você:

• Renomear seções.
• Criar um fluxo de trabalho personalizado.
• Iniciar um novo projeto que já possui a seção final marcada como concluída.

Marcar as seções de conclusão posteriormente também é muito útil. O ALLO consegue contabilizar imediatamente os canvases existentes nessas seções como concluídos e utilizar o histórico de movimentação de seções para gerar dados significativos de progresso e histórico de burndown para o projeto.

Visualização do Painel do projeto

O Painel do projeto apresenta uma visão geral da saúde do projeto. Use-o quando precisar responder a perguntas como: "estamos progredindo?", "o que mudou?", "o que está atrasado?" e "onde estão os riscos?"

O Painel inclui informações sobre o progresso do projeto, total de canvases, canvases atrasados, contagem de subtarefas, gráfico de burndown, distribuição por seção, carga de trabalho, distribuição de tags de canvases, principais riscos e histórico do projeto. Em telas mais amplas, o histórico é exibido em uma barra lateral. Em telas menores, ele aparece abaixo dos cartões do painel.

Utilize o Painel durante revisões semanais, verificações de prontidão para lançamentos, revisões de entregas para clientes e organização de projetos. Se o número de progresso parecer incorreto, verifique primeiro as seções de conclusão. Se o gráfico de burndown parecer plano ou vazio, confirme se os canvases foram movidos para seções marcadas como concluídas e se o projeto possui histórico de atividades suficiente para gerar o gráfico.

O Painel resume o projeto como um todo. Use as visualizações de Lista, Calendário, Kanban ou Linha do Tempo quando precisar inspecionar um responsável específico, tag, seção ou intervalo de datas filtrado.

Visualização de Lista

A visualização de Lista é o local ideal para organizar os dados do projeto. Ela agrupa os canvases por seção e permite que você examine rapidamente nomes, responsáveis, colaboradores, datas de entrega, tags e, em telas amplas, as datas de criação e modificação.

Use a Lista quando precisar adicionar vários canvases de uma vez, corrigir nomes inconsistentes, comparar responsáveis, atualizar datas, aplicar tags, expandir canvases secundários ou mover canvases entre seções. A criação de canvas em linha mantém o novo canvas diretamente na seção onde você o adicionou.

A Lista também é o lugar mais claro para auditar as seções de conclusão. Se o progresso no Painel parecer incorreto, mude para a Lista e verifique quais canvases estão posicionados em seções marcadas como concluídas.

Se a ordenação manual não se comportar como esperado, verifique o recurso de ordenação. Quando a ordenação ativa está habilitada, a ordem visível é alterada. Portanto, limpe a ordenação selecionada quando desejar arrastar os canvases manualmente para definir a ordem. Mover canvases entre seções diferentes ainda pode ser útil, pois essa ação altera a seção do canvas, e não apenas a ordem das linhas.

Visualização de Calendário

A visualização de Calendário exibe canvases com prazos definidos em formatos mensal, semanal ou diário. Ela é ideal para planejar lançamentos, cronogramas de conteúdo, períodos de revisão, eventos, prazos de clientes e entregas recorrentes.

Canvases que não possuem datas definidas podem não ser exibidos no Calendário. Isso não significa que eles desapareceram. Alterne para a visualização de Lista ou Kanban, limpe os filtros e adicione datas onde os prazos forem necessários. Consulte Usar o calendário do projeto.

Caso as suas permissões permitam a criação, selecione uma data, um intervalo de datas ou um horário para criar um canvas diretamente em linha. Arrastar ou redimensionar um item no calendário atualiza as datas do canvas, se a sua função permitir edições. Use esse recurso para alterações reais no cronograma, evitando datas fictícias que apenas poluem o calendário sem ajudar na tomada de decisões da equipe.

O Calendário do projeto é diferente do Calendário do espaço de trabalho. Use o Calendário do espaço de trabalho quando desejar centralizar filtros de origem, eventos do Google Agenda, sessões de OKR e trabalhos com prazos definidos vindos de múltiplos projetos em um único lugar.

Visualização de Kanban

A visualização de Kanban exibe as seções do projeto como colunas. Use-a quando a principal dúvida for em qual etapa o fluxo de trabalho se encontra: Planning (Planejamento), Design, Review (Revisão), Approved (Aprovado), Published (Publicado) ou qualquer outra etapa que sua equipe realmente utilize.

Mova os canvases entre as colunas conforme o trabalho avança. Isso mantém o progresso exibido no Painel preciso, desde que as suas seções de conclusão estejam configuradas corretamente. O Kanban é muito útil em reuniões diárias (standups) e de revisão, pois os gargalos tornam-se visíveis sem a necessidade de abrir cada canvas individualmente.

Mantenha os nomes das seções associados a decisões reais do projeto. Uma coluna chamada Later (Mais tarde) pode ser útil caso possua um responsável claro e um hábito estabelecido de revisão. Por outro lado, uma coluna chamada Misc (Diversos) geralmente indica que o projeto precisa de uma organização.

Visualização de Linha do Tempo

A visualização de Linha do Tempo exibe canvases com prazos ao longo do tempo. Ela é útil quando a duração é mais importante do que uma única data de entrega, como em fases de lançamento, períodos de produção de conteúdo, janelas de revisão com clientes ou planos para workshops de vários dias.

A Linha do Tempo pode agrupar as faixas horizontais por seção ou por responsável. Arrastar ou redimensionar uma barra na linha do tempo atualiza o intervalo de datas do canvas, se a sua função permitir edições. Mover uma barra de uma faixa para outra pode alterar a seção ou o responsável, de acordo com o modo de agrupamento ativado.

Os canvases precisam de uma data de término para serem exibidos na Linha do Tempo. Se um canvas não estiver aparecendo, verifique as datas dele primeiro e, em seguida, limpe as buscas e os filtros.

Buscar, filtros, tags e ordenação

O recurso de Buscar, filtros e ordenação pode fazer com que uma visualização exiba apenas parte do projeto. Isso é muito útil, mas também é o primeiro ponto a ser verificado quando um canvas parecer estar ausente.

Os filtros comuns incluem responsável, tags, data de entrega, seção e texto de busca. Um filtro aplicado para um colega de equipe oculta o trabalho de todos os outros. Um filtro de tag oculta os canvases que não possuem tags. Um filtro de data oculta os trabalhos fora do período selecionado.

As opções de ordenação variam de acordo com a visualização. A Lista e o Kanban focam em campos do canvas como nome, responsável, data de entrega, tags e, às vezes, campos de auditoria ou progresso de subtarefas do canvas. A Linha do Tempo foca no agrupamento por seção e por responsável. Como o Calendário já é estruturado por datas, ele não utiliza esse mesmo menu de ordenação.

Para saber mais sobre o comportamento de filtros, consulte Usar tags e filtros. Para tags de canvases de projetos, consulte Gerenciar tags de canvas.

Hierarquia de canvases e subcanvases

As visualizações de projeto organizam os canvases do projeto. Um canvas também pode conter trabalhos mais detalhados, canvases secundários ou subtarefas de canvas, dependendo de como o trabalho foi criado.

Use subcanvases quando um canvas precisar de um espaço de trabalho secundário focado diretamente dentro do próprio canvas visual. Por exemplo, um canvas de planejamento de lançamento pode conter subcanvases para pesquisa de preços, análise de riscos ou revisão de campanha. Consulte Usar subcanvases.

Use as subtarefas do canvas para itens de acompanhamento pertencentes a um único canvas. Trate-as como um indicador local exclusivo daquele canvas e não como a regra de conclusão do projeto. A regra de conclusão do projeto continuará sendo definida pelas seções marcadas como concluídas.

Exemplos

Para um projeto de lançamento, utilize o Painel para avaliar a prontidão, o Kanban para revisões de etapas, a Lista para organizar responsáveis e tags, o Calendário para gerenciar a pressão da semana de lançamento e a Linha do Tempo para trabalhos que abrangem vários dias. Defina seções como Approved (Aprovado), Ready (Pronto) ou Launched (Lançado) como seções de conclusão apenas se essas seções realmente significarem que o canvas foi concluído.

Para um calendário de conteúdos, use o Calendário para acompanhar as datas de publicação, o Kanban para controlar as fases editoriais, a Lista para gerenciar os títulos e responsáveis, e o Painel para monitorar canvases atrasados e o progresso das subtarefas dos canvases. Utilize tags para identificar canais, regiões, tipos de conteúdo ou riscos.

Para um projeto de cliente, use a Lista para gerenciar as entregas, o Kanban para verificar os estados de revisão, a Linha do Tempo para janelas de revisão de vários dias e o Painel antes de reuniões de status. Se o cliente conseguir abrir o projeto, mas não um canvas específico, verifique as permissões de compartilhamento do canvas separadamente do acesso ao projeto.

Se uma visualização parecer vazia

Caso a visualização do seu projeto não exiba as informações esperadas, verifique as seguintes situações comuns:

• A visualização está completamente vazia:
  • Limpe os filtros ativos, os termos de busca e os intervalos de datas selecionados.
  • Alterne para outra aba de visualização do projeto.
  • Verifique se o canvas está posicionado em uma seção diferente, em outra coluna do Kanban, em outra data do Calendário ou em um período diferente na Linha do Tempo.
  • Confirme se você acessou o projeto e o espaço de trabalho corretos.
• O progresso no Painel está incorreto:
  • Acesse as seções ou colunas do Kanban e verifique quais delas estão devidamente marcadas como seções de conclusão.
• O Calendário ou a Linha do Tempo parecem vazios:
  • Verifique se os canvases possuem datas de início e término válidas configuradas nas configurações do canvas.
• A Lista ou o Kanban parecem vazios:
  • Verifique os termos digitados na barra de Buscar, revise as tags selecionadas nos filtros e valide as permissões de acesso da sua função.
• Um canvas específico desapareceu de todas as visualizações:
  • O item pode ter sido movido de projeto, arquivado ou excluído por outro membro da equipe.
  • Consulte as seções da Lixeira para verificar se o canvas foi excluído.
  • Use a busca global clicando em Buscar no ALLO para tentar localizar o título do canvas.
  • Consulte o artigo de ajuda sobre Dados ausentes.