Dates, statut et notifications du projet

Les dates et le statut du projet indiquent l'état d'avancement global du projet. Les dates de canvas indiquent le moment où chaque tâche individuelle requiert de l'attention. Séparez clairement ces deux niveaux pour rendre la lecture du projet beaucoup plus simple.

Consultez cet article si une date de projet semble incorrecte, si un changement de statut surprend votre équipe ou si vous ne comprenez pas l'apparition d'une notification de projet dans votre Boîte de réception.

Pour en savoir plus sur la progression et le diagramme de flux (burndown), consultez l'article Tableau de bord et progression du projet. Pour afficher les canvases datés dans le Calendrier, consultez Utiliser un calendrier de projet. Pour nettoyer vos alertes, consultez Gérer les notifications de la Boîte de réception.

Dates de projet et dates de canvas

L'en-tête du projet peut afficher une plage de dates globale, souvent utilisée pour définir la période de début et de fin du projet. Un canvas situé au sein du projet peut également disposer de sa propre date d'échéance ou plage de dates.

Utilisez la date du projet pour définir le cadre général : la période de lancement, la durée d'engagement, la période de rendu d'un devoir, le déroulement d'une campagne ou le cycle de livraison.

Utilisez les dates de canvas pour le travail lui-même : la révision créative attendue vendredi, la session de feedback client mardi prochain, la phase de contrôle qualité avant le lancement ou la rétrospective après la livraison.

Si la date du projet change, c'est toute la chronologie du projet qui est modifiée. Si la date d'un canvas change, seule cette tâche spécifique est affectée.

Définir ou modifier la date du projet

Ouvrez le projet et utilisez l'option de date située dans l'en-tête du projet. Choisissez les dates de début et de fin correspondant à la période du projet, puis enregistrez.

Utilisez des dates réelles. Une fausse date de fin de projet nuit à la fiabilité des listes de projets, des rappels et des rapports d'avancement. Si l'échéance est inconnue, il est préférable de laisser ce champ vide jusqu'à ce que votre équipe dispose d'une plage de dates concrète.

La modification de la date du projet peut apparaître dans l'activité du projet afin que l'équipe conserve un historique du changement. Elle ne marque pas automatiquement les canvases comme terminés, ne déplace pas les sections et ne modifie pas la progression du Tableau de bord.

Définir des dates de canvas pour le travail au sein du projet

Ouvrez la ligne du canvas du projet, ses détails, l'élément de Calendrier ou l'option de date disponible, puis définissez la date de canvas à laquelle le travail doit s'effectuer. Utilisez les dates de canvas pour les échéances de révision, les jours de publication, les transferts, les réunions et les suivis.

Le Calendrier et la Chronologie (Timeline) dépendent des dates de canvas. Un projet peut disposer d'une date de fin parfaitement valide alors que le Calendrier semble vide parce que les différents canvases ne possèdent pas de date.

Si une date a un impact sur le travail quotidien d'un collaborateur, indiquez-la sur le canvas. S'il s'agit d'une échéance globale pour l'ensemble du projet, indiquez-la sur le projet.

Statut du projet

Le statut du projet décrit l'état de l'ensemble du projet. Les statuts principaux sont En cours, En pause et Terminé.

Utilisez En cours lorsque l'équipe déplace activement les canvases à travers le projet.

Utilisez En pause lorsque le projet est temporairement suspendu : décision d'un client, approbation budgétaire, vacances scolaires, changement d'effectif ou dépendance extérieure à l'équipe.

Utilisez Terminé lorsque le projet lui-même est achevé. Finaliser un projet est différent de déplacer des canvases individuels vers des sections terminées. Un projet peut afficher une progression de 100 % tout en restant ouvert pour des notes finales, des fichiers, des rétrospectives ou des rapports.

Changements de statut et notifications de la Boîte de réception

Lorsque quelqu'un modifie le statut d'un projet, les autres membres ayant rejoint le projet peuvent recevoir une notification dans leur Boîte de réception. La personne qui effectue la modification ne reçoit pas cette notification, puisqu'elle sait déjà ce qu'elle a fait.

Modifiez les statuts avec modération. Le statut En pause doit indiquer à l'équipe qu'elle ne doit plus s'attendre à des avancées immédiates. Le statut Terminé doit signifier que le projet est suffisamment achevé pour que les collaborateurs cessent de le suivre pour des mises à jour ordinaires.

Si un membre de l'équipe indique ne pas avoir reçu de notification de statut, vérifiez s'il a bien rejoint le projet, s'il possède les accès requis, si ses paramètres de notification l'autorisent, et s'il consulte le bon espace de travail.

Rappels de date d'échéance du projet

Les rappels de date d'échéance diffèrent de l'activité liée aux changements de date. La modification d'une date de projet peut apparaître dans l'Activité, mais cela ne signifie pas que chaque modification déclenche l'envoi d'un rappel.

Les rappels de date d'échéance de projet sont destinés aux membres ayant rejoint le projet lorsque ces rappels sont activés et que le projet est toujours d'actualité. Les projets archivés ou terminés ne doivent plus se comporter comme des travaux actifs réclamant de l'attention.

Si les rappels vous semblent trop nombreux ou superflus, vérifiez si la date du projet is bien réelle, si le projet doit être marqué comme Terminé, ou si les anciens projets doivent être archivés ou nettoyés.

Le statut, la progression et le Tableau de bord sont liés mais distincts

Modifier le statut ne modifie pas la progression. En revanche, marquer une section comme terminée ou y déplacer un canvas peut changer la progression globale. Modifier la date d'échéance du projet peut modifier les rappels et l'Activité, mais pas la progression.

Cette distinction s'avère très utile :

• Un projet peut être En pause à 80 % de progression parce que la révision finale dépend de la décision d'un client.
• Un projet peut être En cours à 100 % parce que l'équipe a déplacé tous les canvases dans une section terminée mais doit encore réaliser une rétrospective.
• Un projet peut être Terminé tout en contenant quelques canvases incomplets, si le propriétaire a volontairement clos le projet en y insérant des notes d'archivage.

Exemple : réunion de suivi

Le propriétaire d'un projet consulte le Tableau de bord avant la réunion de suivi hebdomadaire. La progression est de 71 %, le diagramme de flux est stable et deux canvases sont en retard. Le projet lui-même est toujours En cours.

L'équipe décide de mettre le projet en attente d'une validation externe. Le propriétaire modifie le statut en En pause, laisse un Commentaire sur le canvas de validation et met à jour la plage de dates du projet. Les membres ayant rejoint le projet peuvent voir ce changement de statut dans leur Boîte de réception ou dans l'Activité, et la prochaine personne qui ouvre le projet comprend immédiatement pourquoi la progression est interrompue.

Une fois la validation obtenue, le propriétaire rétablit le statut sur En cours, déplace les canvases validés dans une section terminée, et la progression du Tableau de bord se met automatiquement à jour grâce à ce déplacement.

Exemple : projet de classe ou de formation

Un enseignant ou un formateur peut utiliser la plage de dates du projet pour définir la durée de la classe, et attribuer des dates de canvas pour chaque devoir, atelier ou session de révision.

À la fin de la session de formation, modifier le statut du projet en Terminé clarifie la situation pour tout le monde. Si certains canvases restent incomplets parce que des étudiants ont manqué des devoirs ou que des activités facultatives ont été ignorées, cela ne signifie pas pour autant que le statut du projet est erroné. Le statut du projet indique l'état d'avancement du programme, tandis que la progression du Tableau de bord montre comment les canvases ont évolué.

Résolution des problèmes

• La date du projet a changé, mais le Calendrier reste inchangé : le Calendrier s'appuie sur les dates des canvases du projet, et non sur la seule date d'en-tête du projet. Vérifiez et ajustez les dates de vos différents canvases de projet.
• La progression du Tableau de bord a changé, mais pas le statut : la progression et le statut sont des indicateurs distincts. Vérifiez les paramètres de complétion de vos sections.
• Le statut a changé, mais personne n'a été notifié : vérifiez les membres du projet, l'accès à la Boîte de réception, les paramètres de notification, l'espace de travail, et assurez-vous que la personne ayant effectué le changement ne s'attendait pas à recevoir une notification pour sa propre action.
• Un ancien projet continue d'envoyer des rappels : confirmez si le projet doit être marqué comme Terminé, archivé ou s'il doit recevoir une nouvelle date réelle de mise à jour.