Gérer les membres d'un projet

Les membres du projet déterminent qui peut l'utiliser

Utilisez l'option Gérer les membres lorsque quelqu'un a besoin d'accéder à l'ensemble du projet : l'aperçu du projet, les vues du projet, les canvases du projet, les membres du projet et les canvases disponibles via ce projet. L'adhésion à un projet correspond à un accès au niveau du projet. Elle est liée à l'adhésion à l'espace de travail, mais il ne s'agit pas de la même chose.

Ces différences sont normales :

• Un membre de l'espace de travail peut appartenir à l'espace de travail tout en restant en dehors d'un projet privé.
• Un collaborateur externe peut être invité à un seul projet sans devenir membre de l'espace de travail.
• Une personne peut ouvrir un seul canvas à partir d'un partage direct sans voir le projet qui le contient.

ALLO sépare l'accès aux projets et l'accès aux canvases afin que les propriétaires puissent partager la juste quantité de travail.

Pour en savoir plus sur les rôles de manière générale, consultez Membres, Invités et collaborateurs externes. Pour le partage d'un canvas uniquement, consultez Partager un canvas.

Disponibilité

Membre, participant, invité et collaborateur externe

ALLO peut afficher différents termes selon la manière dont une personne accède au projet.

N'utilisez pas la liste People de l'espace de travail comme liste des membres du projet. L'annuaire People vous indique qui appartient à l'espace de travail, tandis que l'option Gérer les membres vous indique qui a accès à ce projet particulier.

Ouvrir l'option Gérer les membres

Ouvrez le projet, puis choisissez Gérer les membres depuis l'en-tête du projet ou le menu d'actions supplémentaires du projet. Dans certaines listes de projets, la ligne du projet peut également afficher des actions relatives aux membres.

Le menu du projet peut inclure d'autres actions de projet telles que les détails du projet, les étiquettes du projet, dupliquer, ajouter aux favoris, archiver, quitter ou copier le lien. Gérer les membres est l'action dédiée aux accès. Gérer les étiquettes de canvas modifie les étiquettes utilisées par les canvases du projet ; elle n'invite pas de personnes.

Si l'option Gérer les membres est manquante, vous vous trouvez peut-être dans une vue partagée ou restreinte, un espace de travail de démonstration, un projet archivé, ou vous possédez un rôle qui permet de visualiser le projet mais pas de gérer ses accès. Demandez au propriétaire du projet ou à l'administrateur de l'espace de travail de confirmer vos autorisations avant de modifier les rôles de l'espace de travail.

Ajouter des membres, des équipes ou des adresses e-mail de l'espace de travail

Utilisez le champ d'invitation pour rechercher des membres de l'espace de travail par leur nom ou leur adresse e-mail. Si les équipes sont disponibles dans votre espace de travail, vous pouvez également ajouter une équipe, ce qui ajoutera tous ses membres actifs au projet.

Lorsque vous invitez une personne par e-mail, ALLO vérifie si cet e-mail appartient à un membre actif de l'espace de travail. Les membres actifs de l'espace de travail suivent le parcours des membres internes du projet. Les adresses e-mail qui ne correspondent à aucun membre actif de l'espace de travail sont orientées vers le parcours des collaborateurs externes lorsque l'accès externe au projet est activé.

Si un collaborateur n'apparaît pas dans le sélecteur, vérifiez s'il est bien un membre actif de l'espace de travail, s'il a été désactivé ou si vous effectuez la recherche avec l'adresse e-mail qu'il utilise pour ALLO. S'il a besoin d'un accès normal à l'espace de travail, invitez-le dans l'espace de travail ou résolvez d'abord l'accès à l'espace de travail à ce niveau.

Gérer les collaborateurs externes

Les collaborateurs externes sont des personnes extérieures à l'espace de travail qui ont accès à ce projet. Ils ne deviennent pas membres de l'espace de travail, n'apparaissent généralement pas dans People et ne doivent pas recevoir d'accès à d'autres travaux non liés de l'espace de travail.

Dans la fenêtre contextuelle des membres du projet, utilisez l'action en bas de page pour basculer entre les membres du projet et les collaborateurs externes lorsque l'accès externe est disponible. La vue des collaborateurs externes affiche les personnes extérieures qui ont accès à ce projet et permet aux gestionnaires autorisés de les inviter ou de les retirer.

Recourez aux collaborateurs externes pour vos clients, prestataires, réviseurs, sous-traitants, étudiants participant à une activité unique, ou toute personne qui a besoin de ce projet mais ne doit pas rejoindre l'espace de travail. Si la personne a besoin d'un contexte d'équipe continu sur plusieurs projets, invitez-la plutôt en tant que membre de l'espace de travail.

Projets publics et privés

La visibilité du projet détermine qui peut le découvrir ou le rejoindre.

La modification de la visibilité modifie le modèle d'accès :

• Passer un projet de public à privé peut retirer les personnes qui n'avaient qu'un accès public large à l'espace de travail.
• Passer un projet de privé à public peut rendre le projet visible à l'ensemble de l'espace de travail.
• Si l'option de visibilité est désactivée, demandez au propriétaire du projet ou à l'administrateur de l'espace de travail de vérifier les paramètres du projet au lieu de tenter de résoudre la situation par des modifications de rôles non liées.

Filtres Rejoint et Non rejoint

Les projets peuvent proposer des filtres rapides Rejoint et Non rejoint, aux côtés des filtres de visibilité publique ou privée et de date d'échéance. Rejoint signifie que le projet fait partie de votre liste de participation active aux projets. Non rejoint est utile lorsque votre espace de travail affiche des projets publics ou découvrables auxquels vous pouvez accéder mais auxquels vous n'avez pas encore adhéré.

Ces filtres ne remplacent pas les autorisations. Un projet privé nécessite toujours une invitation. Un projet public peut être visible parce que vous êtes membre de l'espace de travail. Un partage direct de canvas peut apparaître en dehors de la liste des projets puisqu'il s'agit d'un accès au canvas et non d'une participation au projet.

Pour en savoir plus sur le filtrage et les vues de la liste des projets, consultez Utiliser les étiquettes et les filtres et Utiliser les vues de projet.

Qui peut voir le projet

Une personne peut voir un projet lorsqu'au moins un parcours d'accès valide au projet s'applique.

Si quelqu'un ne parvient pas à trouver le projet, confirmez l'espace de travail, l'adresse e-mail de connexion, si le projet est public ou privé, et si la personne a bien été invitée au projet plutôt qu'à un seul canvas.

Qui peut voir les canvases au sein du projet

L'accès au projet et l'accès au canvas sont liés, mais ils font l'objet de vérifications distinctes. Un projet peut contenir ou référencer des canvases qui possèdent leur propre état de partage. Une personne peut être autorisée à ouvrir le projet mais pas un canvas restreint situé à l'intérieur. L'inverse est également possible : une personne peut ouvrir un canvas partagé directement sans voir l'intégralité du projet.

Si quelqu'un peut ouvrir un canvas mais pas le projet, ajoutez-le depuis Gérer les membres uniquement s'il doit également avoir accès au projet. S'il ne doit voir que ce canvas, maintenez l'accès au niveau du canvas uniquement. Consultez Partager un canvas et Résoudre les problèmes d'accès partagé.

Transférer la propriété, retirer des personnes ou quitter

Si le transfert de propriété est disponible, utilisez-le uniquement lorsque le nouveau propriétaire doit devenir responsable des accès au projet et de ses paramètres importants. ALLO peut afficher une confirmation, car le propriétaire actuel peut perdre les options réservées aux propriétaires après avoir confirmé le transfert.

Les propriétaires de projet peuvent généralement retirer d'autres membres du projet. Les non-propriétaires ne peuvent généralement que quitter le projet eux-mêmes, si cette option est activée. Les administrateurs de l'espace de travail peuvent disposer d'options de récupération ou de transfert de propriété dans certaines situations de projets publics, mais cela ne leur donne pas automatiquement toutes les actions réservées au propriétaire du projet.

Les lignes correspondant aux collaborateurs externes peuvent présenter moins d'options de rôle que celles des membres internes. Si un collaborateur externe dispose d'un accès incorrect, retirez-le ou invitez-le à nouveau depuis la vue des collaborateurs externes au lieu de chercher les mêmes menus de transfert de propriété que ceux utilisés pour les membres de l'espace de travail.

Exemples d'accès aux projets

Si une équipe produit conserve sa feuille de route dans un projet public, les membres de l'espace de travail peuvent la découvrir et la rejoindre. Le propriétaire du projet n'a pas besoin d'inviter chaque membre de l'espace de travail individuellement.

Si l'équipe financière conserve un budget de lancement confidentiel dans un projet privé, l'adhésion à l'espace de travail ne suffit pas. Ajoutez uniquement les personnes qui doivent voir ce projet, et partagez des canvases individuels uniquement lorsqu'un réviseur a besoin d'une partie plus restreinte.

Si un client doit laisser un Commentaire sur un canvas de revue de design, partagez directement le canvas. Inviter le client à l'ensemble du projet exposerait également un contexte de projet dont il n'a pas besoin.

Si un prestataire doit mettre à jour plusieurs livrables de projet, l'adhésion au projet est généralement plus propre que l'envoi de partages de canvases distincts pour chaque surface de travail.

Cas de boutons manquants et d'options masquées

Erreurs courantes à éviter

• Ajouter chaque réviseur externe comme membre de l'espace de travail : Utilisez l'accès collaborateur externe lorsqu'ils n'ont besoin que d'un seul projet.
• Supposer que « public » signifie accessible à tout Internet : La visibilité d'un projet public est limitée à l'espace de travail, et non ouverte sur le web.
• Penser que retirer un collaborateur d'un canvas supprime tout son accès : Si la personne fait également partie du projet, elle peut conserver un autre chemin d'accès.
• Transférer la propriété à la légère : La propriété constitue une réelle limite de contrôle et d'options, et non un simple badge décoratif.
• Conserver un ancien employé comme collaborateur externe : Si son compte a été désactivé, un administrateur de l'espace de travail doit nettoyer son statut de membre avant que les partages spécifiques ne fonctionnent correctement.

Résolution des problèmes de membres de projet

• Impossible d'ouvrir le projet :
  • L'utilisateur n'est pas connecté avec la bonne adresse e-mail.
  • Le projet est privé et l'utilisateur n'a pas été invité.
  • L'utilisateur se trouve dans un autre espace de travail.
  • Solution : Vérifiez l'espace de travail, l'adresse e-mail de connexion, le statut d'invitation, puis actualisez le projet et réessayez.
• Le projet s'ouvre, mais impossible de le modifier :
  • Le rôle de l'utilisateur dans le projet est configuré en lecture seule.
  • Le projet est archivé.
  • Les paramètres globaux de l'espace de travail limitent les modifications.
• Le projet s'ouvre, mais impossible d'accéder à un canvas interne :
  • Le canvas possède ses propres restrictions d'accès distinctes du projet.
  • Solution : Demandez au propriétaire du canvas de vérifier ses paramètres de partage. L'adhésion au projet peut ne pas suffire pour ce canvas spécifique.
• Une personne retirée apparaît toujours dans l'activité ou les Commentaires :
  • Il s'agit d'un historique de paternité ou d'anciennes modifications.
  • Cela ne signifie pas que la personne possède toujours un accès actif.
  • Solution : Vérifiez la liste des membres du projet ainsi que la liste de partage du canvas pour confirmer le retrait effectif avant de signaler un problème.

Contactez le support si un propriétaire autorisé ne parvient pas à ajouter, retirer, transférer ou afficher les membres du projet après avoir actualisé la page. Veuillez fournir le nom de l'espace de travail, le nom du projet, l'adresse e-mail concernée, le statut de la personne (membre ou collaborateur externe), l'action tentée ainsi que des captures d'écran de l'interface Gérer les membres.