Projektmitglieder verwalten

Projektmitglieder entscheiden, wer ein Projekt nutzen kann

Verwenden Sie die Option Mitglieder verwalten, wenn jemand Zugriff auf das gesamte Projekt benötigt: die Projektübersicht, Projektansichten, Projekt-Canvases, Projektmitglieder und die über dieses Projekt verfügbaren Canvases. Die Projektmitgliedschaft entspricht einem Zugriff auf Projektebene. Sie ist mit der Workspace-Mitgliedschaft verwandt, aber nicht identisch.

Ein Workspace-Mitglied kann dem Workspace angehören und dennoch von einem privaten Projekt ausgeschlossen sein. Ein externer Mitwirkender kann zu einem einzelnen Projekt eingeladen werden, ohne Workspace-Mitglied zu werden. Zudem kann eine Person ein einzelnes Canvas über eine direkte Canvas-Freigabe öffnen, ohne das übergeordnete Projekt zu sehen. Diese Unterschiede sind so vorgesehen. ALLO trennt den Projektzugriff vom Canvas-Zugriff, damit Eigentümer immer den passenden Umfang freigeben können.

Weitere Informationen zum umfassenderen Rollenmodell finden Sie unter Mitglieder, Gäste und externe Mitwirkende. Für die reine Canvas-Freigabe lesen Sie Ein Canvas freigeben.

Verfügbarkeit

Mitglied, Teilnehmer, Gast und externer Mitwirkender

ALLO kann unterschiedliche Bezeichnungen anzeigen, je nachdem, wie eine Person auf das Projekt zugegriffen hat.

Verwenden Sie die Workspace-Liste Personen nicht als Projektmitgliederliste. Die Personen-Liste zeigt an, wer dem Workspace angehört. Über Mitglieder verwalten sehen Sie, wer Zugriff auf dieses Projekt hat.

„Mitglieder verwalten“ öffnen

Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie die Gruppe der Mitglieder-Avatare im Kopfbereich. Hat das Projekt noch keine anzuzeigenden Mitglieder, wählen Sie stattdessen Mitglied hinzufügen. Wählen Sie in der Listen- oder Rasteransicht die Avatargruppe in der Projektzeile oder auf der Projektkarte.

Die Avatargruppe und Mitglied hinzufügen öffnen die Projektmitgliederverwaltung. Aktionen im Projektmenü wie Projektdetails, Projekt-Tags, Duplizieren, Favorisiert, Archivieren, Verlassen oder Link kopieren erfüllen andere Aufgaben. Canvas-Tags verwalten ändert die Tags der Canvases im Projekt; die Aktion lädt keine Personen ein.

Wenn Mitglieder verwalten fehlt, befinden Sie sich möglicherweise in einer freigegebenen oder eingeschränkten Ansicht, einem Demo-Workspace, einem archivierten Projekt oder einer Rolle, die das Projekt zwar anzeigen, aber den Zugriff nicht verwalten kann. Bitten Sie die projektverantwortliche Person oder den Workspace-Administrator, Ihre Berechtigungen zu bestätigen, bevor Sie Workspace-Rollen ändern.

Workspace-Mitglieder, Teams oder E-Mail-Adressen hinzufügen

Verwenden Sie das Einladungsfeld, um nach Workspace-Mitgliedern anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse zu suchen. Wenn Teams in Ihrem Workspace verfügbar sind, können Sie unter Umständen auch ein Team hinzufügen, wodurch die aktiven Mitglieder dieses Teams zum Projekt hinzugefügt werden.

Wenn Sie Personen per E-Mail einladen, prüft ALLO, ob die E-Mail-Adresse zu einem aktiven Workspace-Mitglied gehört. Aktive Workspace-Mitglieder verbleiben auf dem internen Pfad für Projektmitglieder. E-Mail-Adressen, die nicht zu aktiven Workspace-Mitgliedern gehören, werden dem Pfad für externe Mitwirkende zugeordnet, sofern der externe Projektzugriff verfügbar ist.

Wenn ein Teammitglied nicht in der Auswahl angezeigt wird, prüfen Sie, ob es sich um ein aktives Workspace-Mitglied handelt, ob es deaktiviert ist und ob Sie mit der E-Mail-Adresse suchen, die diese Person für ALLO verwendet. Falls es normalen Workspace-Zugriff benötigt, laden Sie es in den Workspace ein oder klären Sie den Workspace-Zugriff zunächst auf dieser Ebene.

Die Verwaltung der Projektmitglieder nimmt E-Mail-Adressen entgegen, um Personen zum Projekt hinzuzufügen.

Externe Mitwirkende verwalten

Externe Mitwirkende sind Personen außerhalb des Workspace, die Zugriff auf dieses Projekt haben. Sie werden keine Workspace-Mitglieder, erscheinen in der Regel nicht unter „Personen“ und sollten keinen Zugriff auf nicht damit zusammenhängende Workspace-Inhalte erhalten.

Verwenden Sie im Modal für Projektmitglieder die Fußzeilenaktion, um zwischen Projektmitgliedern und externen Mitwirkenden zu wechseln, sofern der externe Zugriff verfügbar ist. Die Ansicht für externe Mitwirkende zeigt die externen Personen an, die Zugriff auf dieses Projekt haben, und ermöglicht es autorisierten Managern, diese einzuladen oder zu entfernen.

Nutzen Sie die Option für externe Mitwirkende für Kunden, Dienstleister, Reviewer, Auftragnehmer, Teilnehmer an einer einzelnen Aktivität oder alle Personen, die dieses Projekt benötigen, aber dem Workspace nicht beitreten sollten. Wenn eine Person einen fortlaufenden Teamkontext über viele Projekte hinweg benötigt, laden Sie sie stattdessen als Workspace-Mitglied ein.

Öffentliche und private Projekte

Die Projektsichtbarkeit bestimmt, wer das Projekt finden oder ihm beitreten kann. Lesen Sie Öffentliche und private Projekte, bevor Sie die Sichtbarkeit ändern, besonders wenn bestehende Teilnehmer oder unabhängig freigegebene Canvases ihren Zugriff behalten müssen.

Filter „Beigetreten“ und „Nicht beigetreten“

Projekte können neben Filtern für öffentlich/privat und das Fälligkeitsdatum auch die Schnellfilter Beigetreten und Nicht beigetreten anzeigen. Beigetreten bedeutet, dass das Projekt Teil Ihrer aktiven Projektliste ist. Nicht beigetreten ist nützlich, wenn Ihr Workspace öffentliche oder auffindbare Projekte anzeigt, auf die Sie zugreifen können, denen Sie aber noch nicht beigetreten sind.

Diese Filter ersetzen keine Berechtigungen. Für einen neuen Zugriff auf ein privates Projekt ist weiterhin eine Einladung erforderlich. Wer bereits teilnimmt, kann das Projekt auch nach einer Änderung der Sichtbarkeit weiterhin sehen. Ein öffentliches Projekt kann sichtbar sein, weil Sie ein Workspace-Mitglied sind. Eine direkte Canvas-Freigabe kann außerhalb der Projektliste angezeigt werden, da es sich um einen Canvas-Zugriff und nicht um eine Projektteilnahme handelt.

Informationen zum Filtern und zu Ansichten der Projektliste finden Sie unter Tags und Filter verwenden und Projektansichten verwenden.

Wer das Projekt sehen kann

Eine Person kann ein Projekt sehen, wenn mindestens ein gültiger Projektzugriffspfad vorliegt.

Wenn jemand das Projekt nicht finden kann, überprüfen Sie den Workspace, die angemeldete E-Mail-Adresse, ob das Projekt öffentlich oder privat ist und ob die Person dem Projekt beigetreten ist oder lediglich Zugriff auf ein einzelnes Canvas erhalten hat.

Wer Canvases innerhalb des Projekts sehen kann

Der Projektzugriff und der Canvas-Zugriff hängen zusammen, sind jedoch separate Überprüfungen. Ein Projekt kann Canvases enthalten oder referenzieren, die über einen eigenen Freigabestatus verfügen. Eine Person kann unter Umständen das Projekt öffnen, aber ein darin enthaltenes, eingeschränktes Canvas nicht aufrufen. Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Eine Person kann ein direkt freigegebenes Canvas öffnen, ohne das gesamte Projekt zu sehen.

Geben Sie das gesamte Projekt frei, wenn die Person den Projektplan, die Projektansichten, die Projekt-Canvases, die Mitglieder, den Status, Termine und den fortlaufenden Kontext benötigt. Geben Sie ein einzelnes Canvas frei, wenn die Person lediglich eine bestimmte Arbeitsfläche überprüfen oder bearbeiten muss. Ein Kunde, der ein einzelnes Design-Canvas überprüft, benötigt wahrscheinlich nicht das gesamte Projekt. Ein Dienstleister, der mehrere Ergebnisse im gesamten Projekt aktualisiert, hingegen schon.

Wenn jemand ein Canvas, aber nicht das Projekt öffnen kann, fügen Sie die Person nur dann über Mitglieder verwalten hinzu, wenn sie auch Zugriff auf das Projekt erhalten soll. Wenn sie nur dieses eine Canvas sehen soll, belassen Sie den Zugriff auf der Canvas-Ebene. Siehe Ein Canvas freigeben und Freigegebenen Zugriff korrigieren.

Eigentümerschaft übertragen, Personen entfernen oder das Projekt verlassen

Falls die Übertragung der Eigentümerschaft verfügbar ist, nutzen Sie diese nur, wenn der neue Eigentümer den Projektzugriff und wichtige Einstellungen übernehmen soll. ALLO zeigt unter Umständen eine Bestätigung an, da der bisherige Eigentümer nach der Übertragung geschützte Projekteinstellungen verlieren kann.

Projekteigentümer können in der Regel andere Projektmitglieder entfernen. Personen ohne Eigentümerrolle können das Projekt möglicherweise nur selbst verlassen, sofern das Verlassen aktiviert ist. Workspace-Administratoren verfügen in bestimmten Situationen bei öffentlichen Projekten möglicherweise über Optionen zur Wiederherstellung oder zur Übertragung der Eigentümerschaft, was ihnen jedoch nicht automatisch jede Aktion eines Projekteigentümers ermöglicht.

Zeilen für externe Mitwirkende weisen möglicherweise weniger Rollenoptionen auf als interne Mitglieder. Wenn ein externer Mitwirkender über den falschen Zugriff verfügt, entfernen Sie ihn oder laden Sie ihn erneut über die Ansicht für externe Mitwirkende ein, anstatt nach demselben Menü zur Übertragung der Eigentümerschaft zu suchen, das für Workspace-Mitglieder verwendet wird.

Beispiele für den Projektzugriff

Wenn ein Produktteam eine Roadmap in einem öffentlichen Projekt verwaltet, können Workspace-Mitglieder diese finden und ihr beitreten. Die projektverantwortliche Person muss unter Umständen nicht jedes Workspace-Mitglied einzeln einladen.

Wenn das Finanzteam ein vertrauliches Einführungsbudget in einem privaten Projekt führt, reicht die Workspace-Mitgliedschaft nicht aus. Fügen Sie nur die Personen hinzu, die dieses Projekt sehen sollen, und geben Sie einzelne Canvases nur dann frei, wenn ein Reviewer einen kleineren Ausschnitt benötigt.

Wenn ein Kunde einen Kommentar zu einem einzelnen Design-Review-Canvas hinterlassen möchte, geben Sie das Canvas direkt frei. Die Einladung des Kunden zum gesamten Projekt würde auch Projektkontexte offenlegen, die er möglicherweise nicht benötigt.

Wenn ein externer Dienstleister mehrere Projektergebnisse aktualisieren muss, ist eine Projektmitgliedschaft in der Regel übersichtlicher, als separate Canvas-Freigaben für jede einzelne Arbeitsfläche zu senden.

In einem Education-Workspace kann ALLO ein Projekt als Kursraum bezeichnen. Wenn Sie beispielsweise „Biologie 101“ als privaten Kursraum einrichten, behalten Studierende und Lehrkräfte, die bereits teilnehmen, ihren Zugriff. Workspace-Mitglieder, die lediglich aufgrund der öffentlichen Sichtbarkeit Zugriff hatten, verlieren ihn. Auch bei Kursräumen bleiben der Projektzugriff und direkte Canvas-Freigaben getrennte Zugriffswege, wie oben beschrieben.

Fehlende Aktionen und ausgeblendete Status

Wenn ein Teammitglied die Aktion sieht, Sie jedoch nicht, vergleichen Sie zunächst die Projektrollen. Wenn niemand die Aktion sieht, bitten Sie einen Workspace-Administrator, die Workspace-Einstellungen und den Projektstatus zu überprüfen.

Häufige Fehler

Fügen Sie nicht jeden externen Reviewer als Workspace-Mitglied hinzu. Nutzen Sie den Zugriff für externe Mitwirkende, wenn diese nur ein einziges Projekt benötigen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass „öffentlich“ bedeutet, dass jeder im Internet das Projekt sehen kann. Die Sichtbarkeit eines öffentlichen Projekts ist workspace-öffentlich, nicht web-öffentlich.

Entfernen Sie nicht einfach einen Canvas-Mitwirkenden in der Annahme, dass der Projektzugriff damit erloschen ist. Wenn die Person auch dem Projekt angehört, verfügt sie möglicherweise weiterhin über einen Zugriffspfad.

Übertragen Sie die Eigentümerschaft nicht unüberlegt. Die Eigentümerschaft stellt eine tatsächliche Zugriffsgrenze dar, keine rein dekorative Kennzeichnung.

Behalten Sie ehemalige Mitarbeiter nicht als externe Mitwirkende bei, bevor deren früherer Status als Workspace-Mitglied geklärt ist. Wenn sie deaktiviert wurden, muss ein Workspace-Administrator möglicherweise zuerst den Mitgliedsstatus bereinigen, bevor die Freigabe auf Elementebene wie erwartet funktioniert.

Fehlerbehebung bei Problemen mit Projektmitgliedern

• Das Projekt lässt sich nicht öffnen: Überprüfen Sie den Workspace, die angemeldete E-Mail-Adresse, die Projektsichtbarkeit, die Projektmitgliedschaft sowie den Status (intern oder extern). Laden Sie das Projekt anschließend neu und versuchen Sie es erneut.
• Das Projekt lässt sich öffnen, kann aber nicht bearbeitet werden: Überprüfen Sie die Projektrolle der Person und ob das Projekt schreibgeschützt, archiviert oder durch Workspace-Einstellungen eingeschränkt ist.
• Das Projekt lässt sich öffnen, aber ein Canvas darin nicht: Bitten Sie die für das Canvas verantwortliche Person, die Canvas-Freigabe zu überprüfen. Die Projektmitgliedschaft reicht für dieses Canvas möglicherweise nicht aus.
• Eine entfernte Person wird weiterhin in Aktivitäten oder Kommentaren angezeigt: Dies kann an historischen Autorenrechten liegen und bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Person noch Zugriff hat. Testen Sie dies anhand der Projektmitgliederliste und der Canvas-Freigabeliste, bevor Sie den Support kontaktieren.

Wenden Sie sich an den Support, wenn eine autorisierte verantwortliche Person nach dem Neuladen der Seite keine Projektmitglieder hinzufügen, entfernen, übertragen oder anzeigen kann. Geben Sie den Workspace-Namen, den Projektnamen, die betroffene E-Mail-Adresse, den Status der Person (Workspace-Mitglied oder externer Mitwirkender), die versuchte Aktion sowie Screenshots der Ansicht Mitglieder verwalten an.